Gün sonunda kart mutabakatı: POS toplamını otel sistemiyle eşleştirmek

Gün sonunda kart mutabakatı, üç toplamın günlük eşleşmesidir: POS cihazının gün sonu raporu, otel sisteminin aynı iş gününe ait ödeme raporu ve bankanın daha sonra hesaba geçirdiği tutar. Nakit resepsiyonda sayılır; kartlar çoğu otelde ancak banka ekstresi geldiğinde kontrol edilir. Farkların haftalar sonra ortaya çıkmasının nedeni budur.

Kasa günde iki kez sayılır ve her lira hesaplıdır. Genellikle çok daha fazla para geçiren POS cihazı ise bir düğmeyle kapatılır ve çıktısı bir çekmeceye konur. Bu iki alışkanlık arasındaki boşluk, haftalar sonra, resepsiyonda kimsenin hiç görmediği bir banka ekstresinde ortaya çıkar. Yazının sonunda her iş günü üç yönlü bir eşleştirme yapabilecek, POS cihazını sabit bir noktada kapatabilecek, farkların olağan nedenlerini sayabilecek ve her farkı kimin kapattığını kayıt altına alabileceksiniz.

Gün sonunda kart mutabakatı nedir?#

Bir iş gününe ait her kart harcamasının otel sisteminde POS'ta karşılığı olan bir kaydı, POS'taki her kaydın da sistemde karşılığı olan bir harcaması olduğunu kontrol etmektir. Kayıtların eşleşmesidir; paranın hesaba geçtiğinin doğrulaması değildir.

İş günü, gün sonu işleminin kapattığı otelin kendi muhasebe günüdür. Takvim tarihi değildir, POS cihazının kendi günü de değildir. Eşleştirmenin tamamı bu tek tanıma dayanır; bu yüzden prosedürünüze yazmaya değer.

Nakit sayılır, çünkü fizikseldir: açık, vardiya devrinde görünür ve birine aittir. Kart harcaması resepsiyonda fiziksel iz bırakmaz, bu yüzden varsayılan olarak güvenilir sayılır. Otellerin gördüğü ilk bağımsız kayıt genellikle banka ekstresidir; o zamana kadar misafir gitmiş, vardiya değişmiş, bazen ay kapanmıştır. Kart farklarının geç ortaya çıkmasının yapısal nedeni budur ve aşağıdaki rutin tam olarak bunu ortadan kaldırmak için vardır.

İki rol, iki an çalışır. Gece görevlisi POS'u kapatır ve toplamlarını kaydeder; gelir kontrolü ya da muhasebe ertesi sabah eşleştirmeyi yeniden yapar. Unvanlar ve görev paylaşımı otelden otele değişir; kimin ne yaptığını kendi prosedürünüze yazın. İyi uygulama dar ve ucuzdur: fark aynı gece bulunur, misafir hesabı ya da rezervasyon referansıyla yazılır ve adı belli biri kapatır.

Bu yazı bankanın kart terminalini, yani POS'u kapsar. Yazar kasa gibi mali belge cihazları ayrı bir konudur; kendi kuralları ve kendi mutabakatı vardır. Resepsiyonun nakit tarafı için resepsiyon kasası nasıl yönetilir? yazısına bakabilirsiniz.

Hangi üç toplamın uyuşması gerekir?#

POS'un gün sonu raporu, otel sisteminin aynı iş gününe ait ödeme raporu ve bankanın tahsilatı. İlk ikisi tam olarak uyuşmak zorundadır; üçüncüsü, komisyon ve yolda olan hareketler çıkarıldıktan sonra uyuşur.

Üçüncü toplamın ilke olarak birinciye eşit olması beklenmez. Beklenen, birinciden komisyon düşülmüş, iade ve ters ibrazlar çıkarılmış, henüz tahsil edilmemiş olanlar düşülmüş halidir. Banka alacağını POS toplamıyla eşleştirilecek şey sanmak, otellerin kendi rutinine fark yerleştirmesinin en yaygın yoludur.

Üç toplamı, üstünde iş günü yazılı tek bir kâğıda alın. Tek sayfada görülen fark, birinin peşine düşeceği farktır. POS raporunu çekmeceye değil gün sonu dosyasına koyun ki sabah kontrolü, kontrol edecek bir şeyle karşılaşsın.

POS cihazı gün sonunda nasıl kapatılır?#

Bir kez, iş gününe ait son tahsilattan sonra ve gün sonu işlemi kesinleşmeden önce gelen sabit bir noktada kapatılmalı; raporu adı yazılı bir kişi imzalamalıdır.

Noktayı birinin hafızasında değil prosedürde sabitleyin: belirtilen bir saat ya da beklenen son çıkışın ödemesini yaptığı an, işletmenizin savunabileceği hangisiyse. Çıktının üzerine şunları yazın: iş günü, parti ya da sıra numarası, brüt toplam, ayrı gösterilen iadeler ve işlem sayısı.

POS resepsiyon, restoran ve spa arasında paylaşılıyorsa ya satış noktası bazında kapatın ya da rapora hangi noktaların tahsilatlarını kapsadığını yazın. Kapanıştan sonra alınan her tahsilat bir sonraki iş gününe aittir; ertesi günün dosyasına yazıp işaretleyin ki sabah kontrolü onu kayıp bir kalem sanmasın.

Cihaz ağ, kâğıt ya da arıza nedeniyle kapatılamıyorsa nedenini ve saatini yazın, sabah kontrolü yapacak kişiye başlamadan önce bildirin. Raporu imzalayın ve tarihleyin. İmzasız POS raporu bir çıktıdır, kayıt değil.

POS ile otel sistemi neden uyuşmaz?#

Neredeyse her zaman, bir tarafın diğerinin kaydetmediği bir şeyi kaydetmesi ya da farklı kaydetmesi yüzünden: farklı tutar, farklı yöntem, farklı tarih ya da tek tarafta kalmış bir iptal.

Yanlış tutar, örneğin hesapta 1.540 yazarken 1.450 girilen bir tahsilattır. Misafir hesabı ile fiş çelişir ama ikisi de kendi içinde tutarlı görünür; resepsiyonda hiçbir şey bunu işaretlemez. Yanlış yöntem, kart ödemesinin nakit olarak işlenmesi ya da hesap cariye aktarılırken POS'taki tahsilatın açıkta kalmasıdır.

Yanlış tarih, gece yarısından hemen sonra alınan bir tahsilatın sonraki iş gününe ait olmasıyla ortaya çıkar; POS ve sistem, bunun hangi güne ait olduğu konusunda aynı fikirde olmayabilir. İlgili bir tuzak da ön otorizasyonun ödeme sanılmasıdır: bloke para değildir. POS'ta görünür ama tahsil edilmiş ödeme olarak asla işlenmemelidir.

Bölünmüş ödemeler ve bahşişler kendi farklarını yaratır: hesap kapandıktan sonra fişe eklenen bahşiş ya da iki kartla ödenen tek hesabın tek satır olarak işlenmesi. Çift çekim, misafirin kartından iki kez para çekerken sisteme yalnızca bir tahsilatın ulaşmasıdır; misafir bunu genellikle otelden önce fark eder.

Sanal POS ve ödeme bağlantılarında ne değişir?#

Kâğıt rulo ve çoğu zaman ortak bir kesim noktası yoktur; servis sağlayıcının işlem listesi POS tarafı olur ve otel, kendi kontrol ettiği bir referans üzerinden eşleştirmek zorundadır.

Üye işyeri paneli ya da arka ofis, basılı raporun yerini alır. Panodan bir toplam okumak yerine, iş gününe ait işlem listesini dışa aktarın. Sağlayıcının günü ile otelin iş günü, özellikle gece yarısı civarında ve farklı saat dilimlerinde ayrışabilir; bu yüzden işlem zaman damgaları üzerinden eşleştirin, sonra her birinin hangi iş gününe ait olduğuna karar verin.

Başarısız bir 3D Secure doğrulaması ya da yarıda bırakılmış bir ödeme sayfası bir denemedir, ödeme değil. Otel sistemi yalnızca tamamlanmış ödemeleri tutmalıdır; panel başarısız denemeleri bunların yanında gösterir. Varıştan önce gönderilen bir ödeme bağlantısı, konaklamadan günler ya da haftalar önce ödenebilir; ödeme tarihi ile konaklama tarihi farklı gerçeklerdir ve eşleştirme tarihe değil rezervasyon numarasına ihtiyaç duyar.

Panelden yapılan iadeler, orijinal tahsilatla aynı yolu ve zamanlamayı izlemeyebilir; kendi satırları olarak görünür ve kendi kalemleri olarak eşleştirilmelidir. Eşleştirmeyi sizin ürettiğiniz bir referans üzerinden yapın: rezervasyon numarası ya da benzersiz bir sipariş referansı gibi. Asla yalnızca tutar üzerinden yapmayın; aynı gece aynı tutarı ödeyen iki misafir olağan bir durumdur. Temel kavramlar için otelde ödeme teknolojisi terimleri yazısına bakabilirsiniz.

Tahsilat ve komisyon banka ekstresinde nasıl görünür?#

Banka, konaklamadan sonra ve genellikle birden fazla satır halinde net bir tutar geçer. Komisyon, kart kabulünün maliyetidir, kasa açığı değil; kendi kalemi olarak kaydedilmelidir.

Önce brütü brütle eşleştirin: POS toplamı ile sistem toplamı. Ancak ondan sonra, komisyon ve iadeler çıkarılarak bankayla karşılaştırın. Net alacağı brüt toplamla eşleştirirseniz her gün yinelenen ve hacimle büyüyen bir fark yaratırsınız; gerçek hatalar onun içinde gizlenir.

Tahsilat zamanlaması sözleşmeye, kart türüne ve bankanın takvimine bağlıdır. Prosedürünüzde sabit bir gün sayısı varsaymayın; hesabınıza neyin uygulandığını bankanıza sorun. İade ve ters ibrazlar ayrı satırlar olarak gelir ve orijinal tahsilattan sonraki bir muhasebe dönemine düşebilir; bu yüzden bir dönemin tahsilatı, bir dönemin satışlarına nadiren eşittir.

Bankadan yalnızca toplam alacağı değil, işlem bazındaki tahsilat dosyasını ya da panelini isteyin. Tek bir net rakam hiçbir şeyle mutabık kılınamaz. Banka ekstresi üçüncü kayıttır ve en son gelen kayıttır; o geldiğinde ilk iki toplam arasındaki eşleştirme yapılmış ve fark açıklanmış olmalıdır. Bu akışın geneli için otel programından muhasebe programına ne aktarılır? yazısına bakabilirsiniz.

Farkı kim kapatır ve nasıl kayda geçer?#

Neden üzerinde fiilen işlem yapabilecek kişi; sahibi ve durumu yazılı bir kayıtla ve kapanana kadar sabah gelir kontrolünün yeniden incelemesiyle.

Kaydın şu alanları olmalıdır: iş günü, POS toplamı, sistem toplamı, fark ve yönü, misafir hesabı ya da rezervasyon referansı, olası neden, sorumlu, durum ve kapanış tarihi. Atamayı kıdemle değil nedenle yapın: işleme hatası ön büroya, tahsilat ya da komisyon kalemi muhasebeye, tek taraflı iptal POS'a ve misafire ulaşabilen kişiye aittir.

Süre sınırını bir yönetim kuralı olarak belirleyin; örneğin aynı iş günü içinde ya da aynı hafta içinde, ve yazılı hale getirin. Bu sizin kuralınızdır, yasal bir zorunluluk değil. Yönetim, küçük açıklanamayan farklar için bir tolerans belirleyebilir; tolerans neyin araştırılacağına karar verir, kaydı defterden silmez.

Misafirin kartına dokunan her konu, defter meselesi olmadan önce misafir meselesidir: düzeltme ve gerektiğinde iade hesaplara değil, misafire gider. Döngüyü kapatın: gece görevlisi dosyayı üretir, gelir kontrolü eşleştirmeyi yeniden yapar ve her kalemi onaylar ya da yeniden açar; aralarındaki devir teslim kaydın kendisidir. Sabah tarafının ayrıntısı için otelde gelir kontrolü (income audit) nedir? yazısına bakabilirsiniz.

Şimdi ne yapmalı#

Bu gece gün sonu dosyasına tek bir sayfa ekleyin: POS toplamı, aynı iş gününe ait sistem ödeme toplamı ve aralarındaki fark; POS'u kapatan kişinin imzasıyla. O sayfayı sabah kimin kontrol edeceğini de adıyla belirleyin. Üç yönlü eşleştirme, POS kapanışı, fark nedenleri, sanal POS istisnası ve fark defteri tek bir rutindir; bu rutin, sessiz geceler dahil her iş günü işlediğinde çalışır.