Misafire kampanya mesajı: İYS kaydı ve ticari ileti onayı

İYS (İleti Yönetim Sistemi), Türkiye'nin ticari elektronik ileti yönetim sistemidir. 6563 sayılı Kanun onay ilkesini koyar; üç iş günü kuralı ise bu kanunu uygulayan Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik'te yer alır. Buna göre bir otel, misafire pazarlama mesajını ancak önceden onay aldıktan sonra gönderebilir; İYS dışında alınan bir onay üç iş günü içinde İYS'ye kaydedilmezse geçersizdir. Rezervasyonla ilgili hizmet mesajları onay gerektirmez, ancak içinde hiçbir tanıtım yapılamaz.

Sezon kampanyası yazıldı, misafir listesi hazır ve binada kimse bu misafirlerden hangilerinin mesajı almayı kabul ettiğini söyleyemiyor. Türkiye'nin e-ticaret mevzuatında bu sorunun yanıtı, mesajın hiç gönderilip gönderilemeyeceğini belirler. Bu yazıyı okuduktan sonra her mesaj şablonunu ticari ya da hizmet olarak sınıflandırabilecek, onayları geçerli biçimde kaydedebilecek, İYS kaydını sabit bir takvimle yürütebilecek ve ret taleplerini yasal süre içinde karşılayabileceksiniz.

Misafire gönderilen mesaj ne zaman ticari ileti sayılır?#

Ticari elektronik ileti, bir mal veya hizmetin tanıtımını yapmak amacıyla telefon, SMS, e-posta veya mesajlaşma uygulaması üzerinden bir iletişim bilgisine gönderilen iletidir. Misafirin zaten rezerve ettiği konaklamayla ilgili teyit ya da operasyonel bir bilgi ise hizmet mesajıdır ve farklı kurallara tabidir.

Ölçüt içeriktir, kanal değil. Mesajda bir teklif, fiyat, paket veya rezervasyon çağrısı varsa, SMS ile, e-postayla, WhatsApp'tan veya misafir uygulaması bildirimiyle gönderilsin, o ileti ticaridir. Kanal daha sonra önem kazanır; çünkü onay ve ret yolu kanala özgüdür. Ama sınıflandırmayı önce mesajın içeriği belirler.

Yönetmeliğin 6. maddesi ayrıca onay gerektirmeyen iletileri sayar: sağlanan mal veya hizmetteki değişiklik, kullanım ve bakımla ilgili bilgiler; devam eden abonelik, üyelik veya ortaklık, tahsilat, borç hatırlatma, bilgi güncelleme, satın alma ve teslimata ilişkin bildirimler. Bu hizmet mesajlarının tek şartı vardır: içinde hiçbir mal veya hizmet tanıtılamaz. Altına spa indirimi eklenmiş bir ödeme hatırlatması artık hizmet mesajı değildir.

Hizmet mesajları İYS üzerinden kontrol edilmez; muafiyet gerçektir ama dardır ve metin bir şey satmaya başladığı anda ortadan kalkar. Zor vakalar ortadadır: varış öncesi gönderilen, hem yol tarifi hem de ücretli oda yükseltmesi teklif eden bir e-posta. Böyle bir mesajı ya iki iletiye bölün ya da tamamını ticari olarak ele alın. Varış öncesi hangi bilginin hangi mesaja gireceğini varış öncesi misafir mesajları rehberimiz ayrıntılandırıyor.

Sınıflandırmayı her mesaj şablonu için bir kez yazılı olarak belirleyin; böylece karar, nöbeti kim üstlenirse üstlensin yeniden tartışılmaz. Şablonun sahibi etiketi metin yazılmadan önce koyar ve etiket şablonla birlikte yaşar.

Otel teklifi göndermeden önce önceden onay gerekir mi?#

Evet. 6563 sayılı Kanun, ticari elektronik iletinin gönderilebilmesi için alıcının önceden onayını şart koşar ve iletinin içeriğinin alınan onaya uygun olmasını ister. Kanun, Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun'dur (6563 sayılı, Resmî Gazete 05.11.2014); yükümlülükler 6 ila 8. maddelerde yer alır (Mevzuat Bilgi Sistemi, güncel metin (yeni sekmede açılır), 1 Kasım 2026).

Onay yazılı olarak veya her türlü elektronik iletişim aracıyla verilebilir. Bu yüzden rezervasyon motorundaki bir onay kutusu ve resepsiyonda imzalanan bir form, kanıt elinizde kalırsa ikisi de işe yarar. Kanıtın ne göstermesi gerektiğine, onayı kaydetme bölümünde değiniyoruz.

İçerik onayla örtüşmek zorundadır. Aylık e-posta bülteni için verilmiş bir izin, haftalık SMS kampanyasını kapsamaz; teklifler için verilmiş bir izin, aynı grubun başka bir markasından gönderilecek mesajları kapsamaz. Alıcı dilediği zaman, gerekçe göstermeden iletileri reddedebilir ve misafir bir kez konakladı diye onay kalıcı hâle gelmez.

Esnaf ve tacirlere önceden onay alınmadan ileti gönderilebilir; ancak bu alıcıların adresleri İYS'ye kaydedilmeli ve gönderim öncesi ret durumları kontrol edilmelidir. Böyle bir alıcı ret hakkını kullandıysa, artık onay alınmadan ileti gönderilemez. Bu kural acente ve kurumsal müşteri kişileri için önemlidir; aşağıda geri dönüyoruz.

6563 sayılı Kanun kapsamındaki onay, KVKK (kişisel verilerin korunması kanunu) açık rızasından ayrı bir yükümlülüktür: biri pazarlama mesajını, diğeri kişisel verilerin işlenmesini düzenler ve her birinin kendi kaydı gerekir. Veri tarafını otellerde KVKK yazımız ele alıyor. Herhangi bir muafiyete dayanmadan önce kendi durumunuzu bir hukuk danışmanına anlatın; yönetmelik zaman zaman değişir ve okunması gereken metin güncel olandır.

İYS nedir, kim kaydolmak zorundadır?#

İYS, yönetmelikte tanımlanan ticari elektronik ileti yönetim sistemidir: onayların alındığı, ret hakkının kullanıldığı ve şikâyet süreçlerinin yönetildiği yer. "İYS kaydı zorunlu mu" sorusunun yanıtı da buradan çıkar: ticari elektronik ileti göndermek isteyen her gerçek ve tüzel kişi, gönderici olarak İYS'ye kaydolur; kayıt olmadan onayları veya retleri sorgulayacak bir yol yoktur.

Yönetmelik, Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik'tir (Resmî Gazete 15.07.2015, sayı 29417); 04.01.2020 ve 28.08.2020 tarihlerinde değiştirilmiş hâliyle güncel metinden (yeni sekmede açılır) okunur (Mevzuat Bilgi Sistemi, 4 Kasım 2026).

İşleyen kural nettir: İYS'de onayı bulunmayan alıcılara ticari elektronik ileti gönderilemez. Otel onayı kendisi alabileceği gibi İYS üzerinden de alabilir. İYS dışında alınan onaylar üç iş günü içinde İYS'ye kaydedilir; kaydedilmeyen onaylar geçersiz sayılır.

İş günü, ulusal bayram, genel tatil ve hafta sonu tatili dışındaki günlerdir. Cuma günü alınan bir onayın İYS'ye kaydedilmesi için son gün Çarşamba'dır; Pazartesi, Salı ve Çarşamba iş günü sayılır. Kaydın bu sürenin dışına taşması onayı geçersiz kılar.

Yönetmelik saklama sürelerini de belirler: onay kayıtları, onayın geçerliliği sona erdikten sonra üç yıl; diğer ileti kayıtları, kayıt tarihinden itibaren üç yıl saklanır. Eşikler ve muafiyetler burada bilinçli olarak yazılmıyor: bir kuralın size uygulanmadığına karar vermeden önce durumunuzu Ticaret Bakanlığı'nın güncel duyuruları ve danışmanınızla teyit edin.

Onay nasıl kaydedilir ki geçerli olsun?#

Kutunun işaretlenmiş olmasını değil, onayın kendisini kaydedin: kim onay verdi, hangi kanal ve hangi içerik için, ne zaman, hangi kapıdan ve kanıt nerede duruyor.

Onay anında altı alanı kaydedin: iletişim bilgisi, kanal, içerik kapsamı, tarih ve saat, kaynak (resepsiyon, rezervasyon motoru, misafir uygulaması, web sitesi) ve misafirin gördüğü cümle. Cümlenin sürümünü saklayın. Metin "e-posta ile sezon teklifleri"nden "teklifler ve iş ortağı fırsatları"na değişirse, eski onay yeni mesajı artık kapsamıyor olabilir.

İYS dışında alınan onayları üç iş günü içinde İYS'ye kaydedin ve kayıt teyidini onay kaydının yanında tutun. Onay kayıtlarını geçerlilik sona erdikten sonra üç yıl, diğer ileti kayıtlarını kayıt tarihinden itibaren üç yıl saklayın; bu süreleri tek bir saklama tablosuna yerleştirmek için otel kayıtları ne kadar saklanır rehberimizi kullanabilirsiniz.

Resepsiyonda tek bir form ve işaretlenmemiş tek bir kutu kullanın; görevli cümleyi yüksek sesle okusun. Önceden işaretlenmiş bir kutu, bir tercihin kanıtı değildir. Rezervasyon motorunda pazarlama kutusunu, rezervasyon tamamlandıktan sonra ve kullanım koşulları onayından ayrı bir yere koyun; ikisi sonradan birbirine karıştırılmasın.

Kaydı pazarlama, rezervasyon ve ön büronun aynı kaynaktan okuduğu bir yerde tutun. Birbirinden habersiz üç ayrı tablo, bir ret talebinin gözden kaçtığı yerdir.

Misafir onayı nasıl geri çeker ve otel ne kadar hızlı davranmalıdır?#

Her ticari iletide, iletinin gönderildiği kanaldan kolay ve ücretsiz ret imkânı sunulmalıdır ve otel, ret talebi kendisine ulaştıktan sonra üç iş günü içinde o alıcıya gönderimi durdurmalıdır. Alıcı, İYS üzerinden de olmak üzere dilediği zaman ve gerekçe göstermeden ret hakkını kullanabilir.

Aynı kanal demek, bir SMS'e, yalnızca oturum açma gerektiren bir web formuyla değil, o SMS'e yanıt vererek de ret edilebilmesi demektir. Otele ulaşan ret bildirimleri üç iş günü içinde İYS'ye bildirilir. Gönderimin durdurulması, ret talebi otele ulaştığı andan itibaren üç iş günü içinde, hafta sonu ve tatillerin sayılmadığı iş günleriyle hesaplanır.

Ret bir tercih ayarı değildir: kapsadığı iletişim bilgisi ve içerik kapsamı için geçerlidir; bu yüzden resepsiyon listesinde, rezervasyon motorunda ve misafir uygulamasında aynı anda durdurun. Ret işlemini tamamlamak için gerekçe, şifre ya da telefon görüşmesi istemeyin; bu adımdaki zorluk, kuralın tam olarak engellemek istediği şeydir.

Ret talebini, geldiği tarihle ve İYS'ye bildirildiği tarihle birlikte kaydedin. Bu iki tarih, süre içinde davranıldığının tek kanıtıdır.

Eski listeler, rezervasyon siteleri ve mesajlaşma uygulamaları ne olacak?#

Kayıtlı bir onayı olmayan liste, pazarlama listesi değildir. Onaylanmamış olarak ele alın ve misafirin bir noktada "mutlaka" kabul etmiş olduğunu varsaymak yerine izni sıfırdan yeniden kurun.

İYS'de onayı yoksa ve başka yerden alınıp süresinde kaydedilmiş bir onay kanıtı da yoksa, o kişiye ticari ileti gönderilemez. Yeniden izin almak da bedelsiz değildir: misafirden onayını teyit etmesini isteyen mesajın kendisi de ticari iletidir ve yasal bir yola ihtiyacı vardır. Uzun süredir kullanılmayan bir listeye böyle bir mesaj göndermeden önce danışmanınıza sorun.

Rezervasyon sitesinden gelen misafir bilgileri konaklamayı ve hesabı destekler; kendiliğinden pazarlama onayı doğurmaz ve acentenin koşulları daha fazla kullanımı kısıtlayabilir. Kurumsal ve acente kişileri esnaf ve tacir kuralına girer: önceden onay gerekmez, ama adresler İYS'ye kaydedilir ve göndermeden önce ret kullanıp kullanmadıkları İYS'den kontrol edilir.

Mesajlaşma uygulamaları da aynı içerik ölçütüne tabidir. Konaklamayı desteklemek için açılmış bir WhatsApp hattı hizmet kanalıdır; aynı hattı kampanyaya çevirmek, onun niteliğini ve hukuki dayanağını değiştirir. Çizginin nerede olduğunu konaklama sırasında otel WhatsApp hattı yazımız ayrıntılandırıyor. Hizmet bilgisine teklif karıştıran her mesaj, teklif ne kadar küçük görünürse görünsün, tamamıyla ticari kategoriye çekilir.

Resepsiyon, rezervasyon motoru ve misafir uygulaması için tek bir izin rutini#

Üç kapılı tek rutin: misafir ister resepsiyona gelsin, ister web sitesine, ister misafir uygulamasına, aynı cümle, aynı kayıt ve aynı İYS kaydı geçerli olsun.

Rutine tek bir sahip atayın; genellikle satış ve pazarlama müdürü, ikinci isim olarak ön büro müdürü. Onay cümlesini, otelin satış yaptığı her dilde bir kez kararlaştırın ve üç kapıda da kelimesi kelimesine aynı kullanın. Üç günlük süreyi takvime sabitleyin: İYS dışında alınan onaylar üç iş günü içinde kaydedilir, ret talepleri aynı pencerede bildirilir.

Her çeyrekte bir örneklem denetleyin: saklanan cümle hâlâ yürüyen kampanyayla örtüşüyor mu, kayıtta kanal ve kaynak görünüyor mu? Bu yazıdaki sınıflandırma tablosunu kampanya bilgilendirmesinin yanında tutun; her yeni şablon, yazılmadan önce ticari ya da hizmet olarak etiketlensin.

Şimdi ne yapmalı#

Bu hafta tek bir kampanya listesi alın ve kaç kişinin, göndermek üzere olduğunuz mesajla örtüşen kayıtlı bir onayı olduğunu sayın. Eksik olanları üç iş günü içinde İYS'ye kaydedin, kanıtlanamayanları listeden çıkarın ve aynı cümleyle aynı kaydı resepsiyonun, rezervasyon motorunun ve misafir uygulamasının arkasına koyun; böylece bir sonraki kampanya savunulabilir bir listeden başlar. Kendi durumunuzu ve dayanmak istediğiniz her muafiyeti bir hukuk danışmanıyla teyit edin.