Otel hoş geldiniz mektubu: oda, VIP ve balayı misafiri için örnekler

Otelde hoş geldiniz mektubu, üç ile beş satırlık kısa bir imzalı nottur: misafiri rezervasyonundaki adıyla karşılar, ilk saatte ihtiyaç duyacağı bir iki bilgiyi verir ve aranacak tek bir kişinin adını yazar. Ansiklopedik her şey oda bilgilendirme rehberine aittir, mektuba değil.

Genel müdür, tam kapasite bir hafta sonundan önce bir yığın mektubu imzalar. Bunların biri, kart üzerinde misafirin adının yanlış yazıldığı bir odaya gider ve misafir manzarayı fark etmeden önce bunu fark eder. Bu yazının sonunda elinizde standart oda, VIP ve özel gün konaklamaları için bir hoş geldiniz mektubu otel şablonu, ayrıca yanlış adı misafirden önce yakalayan bir kontrol adımı olacak.

Otelde hoş geldiniz mektubu gerçekte ne işe yarar?#

Bu mektubun işlevi tanınmayı sağlamak ve bir görevi yerine getirmektir: otelin kendi sesiyle misafire, birinin kim olduğunu bildiğini ve bir şey ters gittiğinde kimi arayacağını söyler. Üç işi sırasıyla yapar: misafirin adını kullandığı biçimle yazar; kahvaltı saatleri, havuz saatleri, otopark veya Wi-Fi gibi ilk saatte işe yarayan iki bilgiyi verir; ulaşılabilir bir numarası olan tek bir kişinin adını yazar.

Doğru uzunluk üç ile beş satırdır. Bir sayfayı dolduran mektup, altına imza atılmış bir rehberdir. Ağırlığı taşıyan imzadır: o gün vardiyada olan, adı belli bir kişi tarafından imzalanan mektup bir sorumluluk doğurur; "ekip" imzalı mektup ise seri baskı gibi okunur.

Neyin başka yere ait olduğuna karar verin. Giriş ve çıkış saatleri, spa menüleri, alerjen listeleri, ulaşım, çamaşırhane fiyatları ve TV kanalları, misafirin üçüncü günde de bulabileceği oda içi misafir bilgilendirme rehberine aittir. Yol tarifi, otopark, transfer talepleri ve erken giriş soruları, varıştan önce okunan varış öncesi e-postaya aittir; mektup ise odada okunur. Mektuba asla sağlık bilgisi, dini gönderme, ödenen fiyatla ilgili yorum ya da başka bir misafirle ilgili bir şey yazılmaz.

Her satır için iki soruluk sınama vardır: misafir bu satırı iki kez okur mu, ve bu satır gelecek ay başka bir misafir için de doğru olur mu? İlk soruda cevap hayırsa satırı silin; ikincide hayırsa o satır rehber maddesidir.

Her hoş geldiniz mektubunda neleri doğru yapmak gerekir?#

Dört şey: ad, misafirin verdiği biçimiyle; doğru dil; konaklamayla tutarlı tarihler; ve gerçekten ulaşılabilen bir kişi.

Adı rezervasyon kaydından kopyalayın, kanalın görüntü alanından değil; kanaldan gelen ad çoğu kez farklı bir yazı düzeninde veya kelime sırasında gelir. Kiril veya Arap yazısıyla yazılan adlar bilinçli bir yazı çevirisi kararı gerektirir ve en güvenilir kaynak, misafirin kendi yazışmasındaki yazımıdır. Unvanı misafirin kullandığı gibi kullanın; emin değilseniz yanlış unvan yerine unvansız ad ve soyad daha güvenlidir.

Dili misafirin vatandaşlığına göre değil, rezervasyonun diline göre seçin: bir pasaportla seyahat eden misafir bambaşka bir dille rezervasyon yapmış olabilir. Tarihleri kontrol edin: mektup, geçmiş bir tarihten veya misafirin içinde olmadığı bir odadan söz etmemeli. Oda girişte değişirse mektubu yeniden basın ya da oda numarasını hiç yazmayın.

Tek bir kişi verin: bir ad, bir numara veya dahili, ve o kişinin bulunduğu saatler. "Lütfen resepsiyonu arayın" bir iletişim bilgisi değildir. Ve yalnızca sistemde önceden ayarlanmış olanı vaat edin; kâğıtta duyurulan oda yükseltmesi, kartta var olmadan önce rezervasyonda var olmalıdır.

Şablon: standart oda için hoş geldiniz mektubu#

Standart mektup altı kısa bölümdür. Her seferinde aynı sırayla doldurursanız beş satırın altında kalır.

Birinci bölüm selamlamadır: rezervasyonun resmiyet derecesine uyun; "Ayşe Demir" olarak rezervasyon yapan misafire "Ayşe" diye seslenmeyin. İkinci bölüm tanımadır: oda tipi, konaklama süresi veya otelin zaten karşıladığı bir talep gibi, bu konaklamaya özgü ve doğru tek cümle. Üçüncü bölüm, segmente göre seçilmiş iki bilgidir: iş yolcusuna kahvaltı saati ve faturanın nasıl düzenleneceği gerekir; aileye havuz saatleri ve çocuk menüsü. Dördüncü bölüm iletişim, beşinci imza, altıncı ise yalnızca otel gerçekten yerine getirecekse eklenen bir kapanış cümlesidir.

Sırayı sabit tutun ki bir yönetici bir yığın mektubu tek tek okumak yerine saniyeler içinde gözden geçirebilsin. Aşağıdaki tablodaki tüm adlar, oteller ve ayrıntılar örnek amaçlıdır.

Şablon: VIP misafir ve otel sahibinin misafiri#

VIP mektubu üç şeyi değiştirir: kimin imzaladığını, ne vaat ettiğini ve bunları ne kadar sessizce yaptığını.

İmzayı genel müdür veya nöbetçi müdür atar, santral yerine doğrudan bir hatla. Mektup, odada hazırlanmış tek bir ikramı ve geri kalan her şeyi üstlenecek tek bir kişiyi vaat eder; ikramın değerini asla yazmaz. Misafirin durumunu odadaki başkasının okuyabileceği sözlerle adlandırmamalı, fiyatı anmamalı ve otelin kabul etmediği bir yükümlülük ima etmemelidir.

Sahibin misafiri için, sahibin adını yalnızca onun onayıyla kullanın ve mektubu sahibin arkadaşlığının değil, otelin sesiyle yazın. Ölçülülük ikramın kendisidir: kapıda kurdele yok, yemekte duyuru yok, misafirin söylemediği bir şeyi yanındakine bildiren not yok. Sağlık, din, aile durumu ve misafirin otelle doğrudan paylaşmadığı her şey tamamen dışarıda bırakılmalı. Seviyeler ve ikramlar tesise göre değişir; mektup, şablonun ima ettiği değil, otelin gerçekten kararlaştırdığı seviyeye uymalı, tıpkı VIP seviyeleri ve karşılama kontrol listesinde ele alındığı gibi.

Şablon: tekrar gelen misafir, balayı ve yıl dönümü#

Bu üç mektup, sıcak oldukları için değil, otelin kayıt tuttuğunu kanıtladıkları için hak ederler yerlerini.

Tekrar gelen misafir için, geçen sefer karşılanan bir talep veya oda tipi gibi, misafir geçmişinden doğrulanabilir bir ayrıntıya değinin. Arkasında hiçbir şey olmayan "sizi hatırlıyoruz", düz bir hoş geldin notundan daha kötüdür. Geçmiş zayıfsa mektubu basit tutun: doğru bir ad ve adı belli bir kişi, uydurma bir hatıradan iyidir.

Balayı mektubunu yalnızca misafir veya rezervasyon böyle söylüyorsa yazın; iki yetişkinin oda paylaşmasından asla sonuç çıkarmayın. Yıl dönümünde tarihi konaklamayla karşılaştırın, çünkü yanlış günde kutlayan bir mektup, mektupsuz kalmaktan kötüdür. Pasta, oda süslemesi veya yemekte bir not gibi gözle görülür her şeyden önce sorun: bazı misafirler özel günlerini sessizce kutlar, bazıları hiç kutlamıyor olabilir. Her yerdeki sınırlar burada da geçerli: sağlık yok, din yok, ilişki hakkında varsayım yok, aynı odadaki önceki misafire gönderme yok. Doğrulanan ayrıntıyı misafir geçmişine geri işleyin ki bir sonraki konaklamada kullanılacak doğru bir şey olsun. Özel gün planlaması için ayrıca doğum günü, balayı ve yıl dönümü konaklamalarının planlanmasına bakın.

Mektup odaya girmeden önce adı, dili ve tarihi kim kontrol eder?#

Adı belirtilen tek bir kişi, her varış günü, o günün varış listesine karşı, kat hizmetleri mektupları yerleştirmeden önceki sabit bir saatte.

Saati, varış listesi kesinleştikten sonra ve odalar hazırlanmadan önce, genellikle öğleden sonra sabitleyin. "Aklına geldiğinde" yapılan kontrol bir adım değildir. Kaynak olarak rezervasyon kaydını kullanın ve resepsiyon, kanaldan bozuk gelen bir adı düzelttikten sonra kontrol edin. Rezervasyon dilini doğrulayın ve mektubu imzalayan kişinin imzaladığı metni okuyabildiğini doğrulayın. Varış tarihini, ayrılış tarihini ve metinde geçen her tarihi kontrol edin. Adı basılı olan kişinin gerçekten vardiyada olduğunu ve basılı numaradan ulaşılabilir olduğunu kontrol edin.

Gece yarısından sonra gelecek misafirlerin mektuplarını gece vardiyasıyla hazırlayın; gece ekibi, misafir resepsiyona varmadan önce adı ve iletişim kişisini bilmelidir. Kimin ne zaman kontrol ettiğine dair tek satırlık bir kayıt tutun ki bir hata bir kişiye yüklenmek yerine bir adıma izlenebilsin.

Basılı, ekranda veya mesajla: ne değişir?#

Ortam, misafirin mektubu ne zaman okuduğunu, kimin hâlâ düzeltebileceğini ve ne kadar uzun olması gerektiğini değiştirir.

Basılı mektup odada ilk saat içinde okunur ve kat hizmetleri yerleştirdikten sonra düzeltilemez; geç oda değişimleri için küçük bir fazladan baskı payı tutun. Odadaki ekranda veya otelin misafir uygulamasında kişiselleştirme girişte yapılabilir ve düzeltme saniyeler sürer; ama yalnızca ekranı açan veya uygulamayı kuran misafire ulaşır. Mesaj varıştan önce ulaştığı için varış öncesi e-postayla yarışır; ikisini değil, birini gönderin.

Açık rızaya özen gösterin: teklif içeren bir mesaj, konaklama bilgisi içeren mesajdan farklı şeydir ve bu sınır, varsayılmak yerine otelin danışmanıyla doğrulanmalıdır. Hangi ortamı seçerseniz seçin aynı üç iş, aynı dört kontrol ve aynı adlı kişi geçerlidir. Her misafir için tek bir mektup basıp adı son dakikada elle eklemeyin; el yazısı, işin böyle yapıldığını ele verir.

Şimdi ne yapmalı#

Yarının varış listesini alın, bir oda için hazırlanmış mektubu seçin ve bu yazıdaki dört kontrolü ona uygulayın: ad, dil, tarihler, iletişim. Mektup bu sınamadan geçemezse sorun şablonda değil, eksik adımdadır ve genel müdürün başka bir şeyi imzalamadan önce düzelteceği tek şey o kontrol adımıdır.