Otel programı demosu nasıl izlenir? Kendi senaryolarınızla puanlama listesi

Otel yönetim sistemi (PMS) demo görüşmesi, satıcının sahnelediği bir gösterim değil, sizin kurduğunuz bir sınamadır. Bir hafta önceden kendi haftanızdan beş ile on senaryo gönderin, her birini ekranda kendi personeliniz yürütsün, geçti, kısmen geçti ya da geçmedi olarak puanlayın ve fiyat konuşmadan önce kendi verilerinizle açılmış bir deneme hesabı isteyin.

Sunucu on bir dakikada bir misafirin girişini yapıyor, ödeme alıyor, hesabı bölüyor ve rapor basıyor. Her şey çalışıyor, çünkü her şey hazırlanmış. Sizin gece görevliniz, içinde hiç yarım kalmış rezervasyon bulunmamış bir otelin kopyasını izliyor. Bu yazının sonunda bir sonraki otel yönetim sistemi demo görüşmesini kendi sınamanız olarak yürütebileceksiniz: kendi senaryolarınızla, klavye başında kendi personelinizle ve satıcılar arasında karşılaştırabileceğiniz bir puanlama listesiyle.

Rehberli demo neden bu kadar az şey kanıtlar?#

Çünkü rehberli demo bir prova, sınav değil: veriyi, sırayı ve hiçbir şeyin ters gitmediği yolu satıcı seçer.

Demo tesisi tertemizdir. Tek para birimi vardır, birkaç fiyat planı vardır, geçen sezondan açık kalmış rezervasyon yoktur; ekranlar sizinkinden sade görünür. Sunucu her düğmenin yerini bilir ve bu diziyi çok kez tıklamıştır; sizin resepsiyonistiniz bilmez ve demo, ekibinizin sistemi öğrenmesinin ne kadar süreceği konusunda size hiçbir şey söylemez.

Tek kullanıcılı demolar, asıl önemli çakışmaları da gizler: iki kişinin aynı rezervasyonu düzenlemesi, oda temizlenirken oda değişikliği yapılması, hesap kapatıldıktan sonra ödemenin işlenmesi. Prova edilmiş bir yol ise toparlanmayı hiç göstermez. Görmek istediğiniz, hatadan sonra ne olduğudur: yanlış bir harcama nasıl düzeltilir, düzeltmeye kimin yetkisi vardır, kayıtta sonra ne görünür. Demoda ikinci ayı gösteren hiçbir şey de yoktur: verinin büyüdüğü, raporların muhasebecinizin defteriyle uzlaşmak zorunda kaldığı ay.

Çözüm basit ve iki taraf için de rahatsız edici: sizin senaryolarınız, sizin sıranız, klavye başında sizin personeliniz.

Demodan bir hafta önce satıcıya ne göndermelisiniz?#

Kısa bir yazılı paket gönderin: senaryolarınız, veriniz, katılımcılarınız ve her senaryonun sonunda beklediğiniz raporlar.

Her senaryoyu bir konu değil, adım dizisi olarak yazın. "Misafir girişten sonra 214 numaralı odadan 310'a taşınıyor; hesap, kart ve kat hizmetleri durumu peşinden gitmeli" sınanabilir; "oda değişikliği" sınanamaz. Beklenen bitiş durumunu tek satırda belirtin ki odadakiler sonucun doğru olup olmadığına sonradan tartışmadan, orada karar verebilsin.

Kendi haftanızdan zor durumları ekleyin: bir misafirin bir kısmı nakit bir kısmı kartla ödemesi, odayı şirket öderken minibarı misafirin ödemesi, fiyatı değiştiren erken ayrılış. Demo ortamına gerçek oda tiplerinizden ve fiyat planlarınızdan birkaçının yüklenmesini isteyin; isterseniz adlar değiştirilsin. Genel odalarla yapılan demo, kendi kurulumunuz hakkında size hiçbir şey öğretmez. Kimin katılacağını ve herkesin hangi senaryoyu yürüteceğini yazın; klavyeye yalnızca satıcının dokunduğu bir demo, sınav değil videodur. Önceden sorun: neyi gösteremiyorsunuz ve neden. Bu soruya dürüst yanıt veren satıcı, her şeyi vaat eden satıcıdan size daha fazla bilgi verir.

Bu paket, daha geniş bir ihtiyaç dosyasıyla birlikte daha iyi çalışır; ihtiyaç listesi ve teklif isteme dosyası hazırlama rehberine bakın.

Gerçek bir haftadan hangi on senaryoyu yazmalısınız?#

Ekibinizin tekrarladığı on görevi ve geçen ay ters giden üç görevi seçin; bunlar herhangi bir özellik listesinden sistemin daha fazlasını kapsar.

Paranın, kimliğin ve odanın buluştuğu dört anı kapsayın: giriş, hesaba harcama işlemek, hesabı bölmek, günü kapatmak. En az bir düzeltme ekleyin; iptal ve ters kaydı temiz yapamayan bir sistem ay sonunda size saatler kaybettirir. Acente voucheriyle net fiyattan bir senaryo ekleyin, çünkü sözleşmeli fiyatlar ve hesap nadiren demonun ima ettiği gibi davranır. Bir grup ya da blok da ekleyin: bloktan kullanılan oda sayısı, rooming listesi ve ana hesap, küçük sistemlerin önce kırıldığı yerlerdir. Yapabiliyorsanız aynı senaryoyu iki kez izleyin: bir kez resepsiyonist olarak, bir kez de ertesi sabah bunu muhasebeciye açıklayacak kişi olarak. Size anlatılanı değil, gördüğünüzü yazın; notunuz, ikinci satıcıyla karşılaştıracağınız şeydir.

Hangi uyum adımlarını ekranda görmelisiniz?#

Kimlik bildirimini, e-belge inceleme adımını ve düzeltme izini demoda canlı görün; sessizce ters gittiğinde size en çok para kaybettiren adımlar bunlardır.

Türkiye'de her konaklama; ödeme, mali belge (fatura ya da e-belge), misafir kimlik bildirimi (KBS) ve kişisel veri (KVKK, kişisel verilerin korunması kanunu) adımlarını içerir. Her birinin normal bir iş akışının içinde, ayarlar menüsünde değil, gerçekleşmesini isteyin. Kimlik bildiriminin nereden tetiklendiğine bakın: giriş akışından mı, birinin hatırlaması gereken ayrı bir ekrandan mı. Sonra sorun: bildirim başarısız olursa sistem ne yapar.

Gönderilmeden önce bir kişinin incelemesini bekleyen bir e-belge isteyin. İncelemesiz otomatik gönderim bir tasarım tercihidir ve hangisini satın aldığınızı bilmeniz gerekir. Silme değil düzeltme isteyin: mali kayıtlar iptal ve ters kayıtla düzeltilmeli, orijinal görünür kalmalı. Demo bir harcamanın yok olmasını gösteriyorsa sorun: nereye gitti? Kişisel verinin nerede saklandığını, ne kadar tutulduğunu ve otel içinde kimin görebildiğini sorun; girişte alınan açık rıza, misafir kaydıyla birlikte saklanmıyorsa işe yaramaz. Yükümlülüklerinizi satıcıya genel çerçevede anlatın; tarihleri, eşikleri ve cezaları kendi muhasebeciniz ya da hukuk danışmanınızla doğrulayın. Uyum sorusunun çözüleceği yer demo masası değildir.

Geniş soru seti için otel programı satıcılarına sorulacak sorulara, düzeltme yolu için folyodaki hatalı kalem iptal ve ters kayıt rehberine bakın.

Odada kimler bulunmalı, herkes neyi yürütmeli?#

Sistemi kullanacak kişiler, her biri kendi görevini yürütürken; sahip ya da genel müdür tıklamadan dinlerken.

Ön büro şefi girişi, oda değişikliğini ve bölünmüş hesabı yürütür; resepsiyonun bütün gün tekrarladığı görevler bunlardır. Gece görevlisi gün kapanışını ve sonrasındaki iptali yürütür; demoların çoğunun atladığı, ay sonunuzun sakin geçip geçmeyeceğine karar veren senaryo budur. Kat hizmetleri, taşınma sırasındaki oda durumu değişikliğini yürütür ve oda panosunun telefonda nasıl göründüğünü sorar. Muhasebe, fatura ya da e-belge adımını ve defterle uzlaşan raporu yürütür; kapalı bir günü kimin yeniden açabildiğini sorar. Rezervasyon ya da gelir yönetimi, grup bloğunu ve acente voucherini yürütür; bir fiyat değişikliğinin mevcut rezervasyonlara nasıl ulaştığını sorar.

Odayı küçük tutun. Her biri bir görevin sahibi olan altı kişi, izleyen on beş kişiden daha iyi soru sorar. Genel müdür not alır ve kapanış sorularını sorar.

Oturum başlamadan önce her katılımcı, geçen hafta ters giden bir görevi yazıp fazladan bir senaryo olarak getirsin. Bu plansız durumlar, genellikle demonun en bilgi verici bölümüdür. Seçimden sonrası için rol bazlı otel programı eğitim planına bakın.

Her senaryo nasıl puanlanır: geçti, kısmen geçti, geçmedi?#

Her senaryoyu aynı üçlü ölçekle puanlayın ve özelliğin durumuna ilişkin bir satır ekleyin; böylece satıcılar arası karşılaştırma bir bellek değil, bir belge olur.

Geçti, yazdığınız bitiş durumuna, personelinizle, yoğun bir öğleden sonra kabul edeceğiniz bir sürede ulaşıldı demektir. Kısmen geçti, çalıştığı ama bir geçici çözüm, ikinci bir ekran ya da birinin hatırlaması gereken elle bir adım gerektirdiği demektir; geçici çözümü yazın, gerçek maliyet odur. Geçmedi, çalışmadığı ya da satıcının gösteremediği demektir; bir geçmedi bir hakaret değil bir bilgidir ve listeye aittir. Dördüncü bir işaret olarak "gösterilmedi" ekleyin ve geçmedi ile ayrı tutun ki eksik bir özelliği, eksik bir gösterimden ayırt edebilesiniz.

Her özelliğin durumunu satıcının kendi sözcükleriyle kaydedin: geliştirildi, referans bir otelde kullanımda ya da devreye almada size açık. Yanıtı yazılı isteyin. Puanı hemen, odada, bir sonraki senaryo başlamadan verin; iki gün sonra bellekten yazılan puanların hepsi ortaya kayar.

Demodan sonra ne istemelisiniz?#

Kendi verinizle yüklenmiş süreli bir deneme hesabı, aramanıza izin verilen bir referans otel ve tüm kısmen geçti ve geçmedi yanıtlarının yazılı hâli.

Deneme hesabı, ücretsiz planla aynı şey değildir. Belirli bir süre, kendi oda tipleriniz ve fiyat planlarınız ve sunucu izlemeden aynı on senaryoyu çalıştırma izni isteyin. Benzer büyüklükte, tipte ve sezon yapısında bir referans otel isteyin ve otelin sistemi sevip sevmediğini değil, ne için kullandığını sorun. Kurulumunuzu ve veri geçişinizi kimin yapacağını sorun ve imzadan önce o kişiyle konuşun; demo sunucusu, işi yapacak kişi nadiren olur.

Kısmen geçti ve geçmedi satırlarına tarihli, yazılı yanıt alın. Demoda verilen sözlerin ertesi yılın yol haritasına dönüştüğü çok görülmüştür. Sözleşmenin girdiğiniz veri hakkında ne dediğini, ayrılırsanız veriye ne olduğunu ve ne kadar önce bildirmeniz gerektiğini sorun; ayrıntı için otel yazılımı sözleşmesinde imzadan önce okunacak maddelere bakın. Sonra aynı oturumu ikinci satıcıyla, aynı listede yürütün ve izlenimleri değil belgeleri karşılaştırın.

Şimdi ne yapmalı#

Senaryo paketinizi bugün kısa listenizdeki ilk satıcıya gönderin ve verinizi yükleyebilmesi için oturumu bir hafta sonraya alın. Aynı on senaryoyu, aynı listede, kısa listenizdeki her satıcıyla yürütün ve doldurulmuş listeleri yan yana tutun. Demo sınamanın yalnızca ilk yarısıdır; ikinci yarısı, kendi personelinizin sistemi kimsenin yönlendirmesi olmadan bir deneme hesabında kullanmasıdır. Bu dönemin size neye mal olup olmaması gerektiği için ücretsiz otel programı ve deneme sürümü rehberine bakın.