Otelde ışıklar nasıl açılır? Odanın kullanımı için tek sayfalık kart

Kapının yanındaki yuvaya anahtar kartı takın: o yuvaya takılı kart, odanın elektriğini açar; kart yerinde durmadıkça ışıklar yanmaz. Resepsiyona ulaşmak için telefonun üzerine basılı numarayı çevirin. Kalıcı çözüm, resimli tek sayfalık bir karttır ve misafir takıldığı yerde dururken elinin altında bulunur.

Bir misafir gece on birde odaya girer, anahtar kartı yuvaya değil masaya bırakır ve karanlık bir odada durur. Sonra telefonu kaldırır ve resepsiyon, giriş sırasına ayırması gereken dakikayı kaybeder. Bu yazı bu aramaları nasıl sayacağınızı, misafirlerin gerçekte nelere takıldığını ve telefon çalmadan soruyu yanıtlayan tek sayfalık bir kartı nasıl hazırlayıp yerleştireceğinizi gösteriyor.

Resepsiyonunuz bu aramalardan gerçekte kaç tane alıyor?#

Sorunun büyüklüğünü hafızadan ölçemezsiniz. Resepsiiyonun bir haftalık telefon kaydını alın ve her aramayı, misafirin çalıştıramadığı eşyaya göre etiketleyin.

Resepsiyonun zaten tuttuğu kaydı kullanın: gün sonu (night audit) çıktısı, santral kaydı ya da resepsiyon defteri. Tek bir kaynağı seçin ve bütün hafta onu kullanın, çünkü kaynakları karıştırmak tanımları da karıştırır. Her aramaya tek bir eşya etiketi verin: ışıklar ve elektrik, klima, duş ve sıcak su, kasa, televizyon ve kumanda, telefon ve resepsiyon numarası.

İkinci bir etiket ekleyin: arıza mı, kullanım mı. Yanmayan bir lamba bakım işidir; düğmeyi bulamayan bir misafir kart işidir ve ikisinin çözümü farklıdır. Saati not edin, çünkü kullanım aramaları konaklamanın ilk saatlerinde ve akşam yeniden kümelenir; kendi kaydınız bunun doğru olup olmadığını ve resepsiyonun en ince olduğu saate denk gelip gelmediğini gösterir. Oda numarasını da not edin: aramaların çoğunun üç odadan gelmesi, misafirlerden değil bir cihazdan ya da oda düzeninden kaynaklanıyor demektir.

Aktardığınız her sayıyı iç sayım olarak tutun. Örneğin 60 odalı bir otel bir haftada 40 kullanım araması sayıyorsa, bu otelin kendi sorununun büyüklüğüdür, kimse için kıstas değildir.

Gelen aramalar kötü karşılanırsa sorun ikiye katlanır; otelde konaklayan misafirlerin aramaları, uyandırma servisi ve mesajlar için bir arama standardı, siz odayı düzeltirken resepsiyonun sakin kalmasını sağlar. Aynı odalar hafta hafta görünmeye devam ediyorsa, şikâyet kaydından kök neden bulma yöntemi burada da işler.

Misafirler gerçekte neye takılıyor?#

Kayıtlarda beş eşya tekrar tekrar öne çıkar: kart yuvası, klima, duş bataryası, kasa ve televizyon girişi. Altıncısı telefondur, çünkü resepsiyon numarası çoğu zaman hiçbir yere basılı değildir.

Kart yuvasının içindeki anahtar odanın elektriğini kontrol eder. Kartın yuvada kalması gerekir; bazı yuvalar tık sesi duyulana kadar bastırmayı ister. Klimanın mod düğmesi soğutma, ısıtma, fan ve nem alma arasında döner; vantilatör simgesi görüp soğuk hava hissetmeyen misafir genellikle yanlış moddadır, bozuk bir cihazın karşısında değildir. Duş bataryası tek kolla sıcaklığı ayarlarken bir yönlendirici suyu el duşuna ya da üst başlığa gönderir; misafir kolunu akış bekleyerek çevirir, sıcaklık alır.

Kasalar çoğunlukla kapı kapandıktan sonraki ilk kilitlenmede şifre alır. Şifre seçmeden kapıyı kapatan misafir artık resepsiyona muhtaçtır ve resepsiyonun bir master prosedürü olmalıdır. Televizyonlar, önceki misafir telefonundan yansıtma yaptıktan sonra yanlış girişte kalır; cevap kanal düğmesi değil, kaynak düğmesidir. Resepsiyon numarası ne telefonun üzerinde ne de kartta basılıysa misafir tahmin eder ve yanlış tahmin başka bir odaya ulaşır. Otel televizyon sistemlerini, girişleri ve yansıtmayı, kartın o bölümünü yazmadan önce daha derinlemesine anlamaya değer.

Tek sayfalık kartta neler olmalı?#

Her eşya için bir fotoğraf, en fazla üç adım ve otelin her misafir dilinde aynı sayfa.

Gerçek odadaki gerçek cihazı fotoğraflayın. Misafirler cümleyi değil biçimi eşleştirir; farklı bir klimanın stok görseli hiçbir şey öğretmez. Adımları numaralandırın ve üçte durdurun; bir eşya dört adım istiyorsa, daha uzun bir kart değil, cihazın üzerinde bir etiket gerekir. Her adımı bir hareket olarak yazın: kartı tık sesi gelene kadar bastırın, mod düğmesine kar tanesi görünene kadar basın. Şeylerin nerede olduğunu anlatan cümlelerden kaçının.

Dilleri, zaten ölçtüğünüz misafir bileşiminden seçin, on maddelik bir listeden değil. İki ile dört dil genellikle okunabilir bir puntoyla tek sayfayı doldurur; misafir bileşiminize göre bir dil planı, seçimi kendi varış verinizden yapmanıza yardım eder. Puntoyu loş ışıkta ayakta okunacak kadar büyük tutun, sayfayı plastikle kaplayın ve kat hizmetleri temizlik sırasında eksik kartı değiştirebilsin diye her odaya bir yedek koyun. Resepsiyon numarasını büyük puntoyla kartın üzerine yazın; böylece kart, bir insana nasıl ulaşılır sorusunu da ayrı bir aramaya gerek bırakmadan yanıtlar.

Kart nereye konmalı?#

Odanın anlamayı kestiği yerde, misafirin durduğu yere: kapıya, cihazın yanına ve banyonun içine.

Kapıda, göz hizasında, kart yuvasının yanına. Işıklar sorusu burada yaşanır ve onu zamanında yakalayan yerleşim budur. Klimanın kumandasının üzerinde ya da yanında, çekmecede değil: cihazdan uzağa kaldırılan kart, kimsenin açmadığı karttır. Banyo kapısının iç tarafına, oturma hizasına, duş bataryası ve sıcak su için.

Masadaki klasör ya varışta bir kez okunur ya hiç. Onu talimat değil başvuru belgesi sayın ve oda içi misafir rehberinin içeriğiyle ve dilleriyle uyumlu tutun. Girişte tek bir şey söyleyin, kart yuvası, ve kartı eline verin; ikinci cümle gece on birde hatırlanmaz.

Açıklamak yerine nedeni nasıl ortadan kaldırırsınız?#

Karttaki her eşya, misafir başına bir kez değil, odada bir kez düzeltebileceğiniz bir tasarım hatasıdır.

Düğme plakasını ve kart yuvasını küçük, basılı ya da kazınmış bir etiketle işaretleyin; etiket, kartı hiç okumayan misafirden bile sağ çıkar. Çok düğmeli kumandayı cihazı çalıştıran en basit modelle değiştirin ve her konaklamanın başında varsayılan modu ayarlayın. Televizyonu her çıkıştan sonra otel kanalında ya da doğru girişte açılacak şekilde ayarlayın; kat hizmetleri bunu temizlik sırasında saniyeler içinde yapabilir.

Kasa talimatını, misafirin zaten bakıyor olduğu yerde, kasa kapısının iç yüzüne yazdırın. Resepsiyon numarasını yalnız karta değil telefonun gövdesine de yapıştırın. Dersi tadilata taşıyın: daha az düğme grubu, kapının yanında tek bir ana düğme, tek kumandalı bir duş ve şemaya ihtiyaç duymayan bir yatak başı düzeni.

Kartın işe yaradığını nasıl anlarsınız?#

Aynı haftalık resepsiyon aramalarını yeniden sayın ve toplamı değil, kullanım etiketini karşılaştırın.

Aynı etiketleme düzenini ve aynı hafta uzunluğunu kullanın; farklı yöntem farklı sayı ve hiçbir yanıt vermez. En sık görünen üç odayı izleyin: görünmez olurlarsa kart ya da etiket görevini yapmıştır. Kat hizmetlerine sorun; onlar kartın yatakta bırakıldığını ya da çöpe atıldığını görür ve şikâyeti resepsiyondan önce duyarlar.

Çıkışta tek bir soru ekleyin: odada çalıştırması zor bir şey var mıydı? Bu soru belirli bir yanıt üretir; genel bir memnuniyet sorusu kibar bir yanıt üretir. Yorumlarda, misafirlerin telefonda kullandığı aynı kelimeleri arayın. Duşla ilgili bir yorum, hiç yapılmamış bir aramadır.

Şimdi ne yapmalı#

Bu hafta resepsiyonun bir haftalık arama kaydını oda eşyasına göre etiketleyin. Ardından en sık görünen beş eşya için tek bir sayfa basın ve misafir takıldığı yerde dururken görebileceği yere koyun. Sayım size ne çizeceğinizi söyler, kart size zaman kazandırır, etiketler ve daha basit cihazlar aramaları kalıcı olarak bitirir.