Fam trip nedir? Acentelere otel tanıtım gezisi nasıl planlanır?

Fam trip nedir sorusunun kısa yanıtı: familiarization trip, yani tanıtım gezisi. Bir otel ya da destinasyonun, seyahat acentesi çalışanlarını, tur operatörü personelini veya seyahat yazarlarını ürünü yerinde deneyimlemeleri için ağırladığı ziyarettir. Amaç, acentenin oteli broşürden değil, kendi hafızasından satmasını sağlamaktır. Geziyi düzenlemeye ancak acente, pazar ve gidereceği şüpheyi adıyla söyleyebiliyorsanız değer.

Bir acente telefonda, otelinizde denize yürüyüşün gerçekte nasıl olduğunu soran bir gezginle konuşuyor. Acente oraya hiç gitmemiştir. Broşürde "denize birkaç adım" yazar, acente yararlı bir şey söyleyemez ve rezervasyon, geçen bahar gezdiği tesise gider. Bu yazı tüm kararı baştan sona ele alıyor: fam trip ne zaman maliyetini karşılar, kimi davet edersiniz, program ne gösterir, kim neyi öder, bilgi dosyasına ne girer ve ziyaretin sözleşmeye dönüşmesi için nasıl takip edilir.

Fam trip nedir ve ne işe yarar?#

Fam trip, tanıtım gezisi, bir otelin ya da destinasyonun seyahat acentelerini, tur operatörü çalışanlarını veya seyahat yazarlarını ürünü yerinde deneyimlemeleri için ağırlamasıdır. Amacı dardır: broşürün yerine, acentenin satabileceği bir anı koymak.

Mekanizma basittir. Acentenin günlük işi, görmediği yerlerle ilgili soruları yanıtlamaktır. Tanıtım gezisi ona bir koridoru, bir kahvaltı salonunu, bir resepsiyon masasını ve denize yürüyüşü kendi cümleleriyle anlatacak hale getirir.

Fam trip geçmiş ciro için bir ödül değildir. Teşekkür amacıyla verilen gezi bir incentive, yani motivasyon gezisidir ve başka ölçütlerle değerlendirilir. Fam trip, acentenin bu geziden sonra ne satabildiğiyle ölçülür. Tesis incelemesi de değildir: tesis incelemesi bir satış görüşmesinin içine sığar, bir iki saat sürer. Fam trip en az bir gece, genellikle iki gece sürer ve yalnız lobiyi değil, işleyen bir günü kapsar.

Bir geziyi değerli kılan üç çıktı vardır: acentenin kendi cümleleriyle kurduğu doğru bir tarif, arayabileceği adı belli bir otel çalışanı ve sonraki talebi yoldaki diğer tesise değil size yönlendirmesi için bir neden.

Maliyet gerçektir: satabileceğiniz odalar, yemekler, transferler, basılı malzeme ve hepsinden önemlisi satış müdürünün gezi öncesinde, sırasında ve sonrasındaki zamanı. Dürüst bir sınır da vardır. Ürün, fiyat veya sezon acentenin müşterilerine uymuyorsa keyifli bir ziyaret talep yaratmaz. Misafirperverlik bir uyumsuzluğu çözemez.

Fam trip ne zaman maliyetini karşılar?#

Gezi, acenteleri, pazarı ve satacakları ürünü adıyla sayabiliyorsanız ve ziyaret şu anda rezervasyonu engelleyen belirli bir şüpheyi kaldırıyorsa maliyetini karşılar.

Düzenlemek için iyi nedenler: kimsenin tesisinizi tanımadığı bir pazar, kimsenin görmediği yeni bir blok veya renovasyon, destinasyonunuzu programına alan bir tur operatörü ya da bölgeyi satan ama sizi satmayan acenteler. Bu kanal hakkında daha fazla bilgi için otellerin tur operatörleriyle çalışma rehberi yazımıza bakabilirsiniz.

Kötü nedenler: henüz sözleşmeli fiyatlarınızın olmaması, gezi sonrasında telefonlara bakacak kimsenin bulunmaması, tarihlerin acentenin satış sezonunun dışına düşmesi veya sorunun aslında bilgi eksikliği değil fiyat ya da müsaitlik olması. Fam trip bilgi verir; fiyatı ya da müsaitliği çözemez.

Bütçe onaylamadan önce şu karar kuralını uygulayın: "bu geziden sonra şu acente şunu yapabilecek" biçiminde tek bir cümle yazın. İki boşluğu da bir ad ve bir eylemle dolduramıyorsanız geziyi düzenlemeyin.

Ardından kapasite kontrolü yapın. Ödeme yapan misafirleri yerinden etmeden boşaltabileceğiniz oda sayısını belirleyin. Yüksek sezonda gerçek maliyet, ücretsiz bir odanın kat hizmetleri maliyeti değil, yerinden edilen gelirdir. Zamanlama kontrolünü de yapın: ziyaret, o pazar için acentenin sözleşme ve broşür sezonundan önce, programlar basılıp fiyatlar kesinleşmeden gerçekleşmeli.

Geziyi tek seferlik bir etkinlik olarak değil, acente ve tur operatörlerine yıllık B2B satış planı içinde planlayın. Ardından hiçbir takip çalışması gelmeyen tek bir gezi, sahibi olmayan bir maliyettir.

Kimi davet etmeli, kiminle birlikte düzenlemelisiniz?#

Programı yazan ve gezginin sorusunu yanıtlayan kişileri davet edin; birlikte düzenlenecek ortak, onları zaten destinasyonunuza getirmek için bir nedene sahip olan kurum olsun.

Unvana göre değil, role göre davet edin. Ürün veya sözleşme müdürü programa neyin gireceğine karar verir. Şube veya rezervasyon personeli gezginlerle gerçekten konuşur. Operasyon sorumlusu yoldaki şikayetleri çözer. Üçü de, gezinizin yanıtlayabileceği farklı bir soruyla karşılaşır.

Seyahat yazarını yalnızca yayın yeri ve tarihi kesinleşmişse davet edin. Yayımlanmayan bir yazı, karşılığı olmayan bir otel konaklamasıdır. Küçük ve odaklı grup, büyük ve karışık gruptan iyidir: aynı pazarı satan altı ila on kişi, ortak hiçbir şey satmayan yirmi beş kişiden daha fazla sonuç üretir.

Düşünülebilecek ortak düzenleyiciler: bölgeye zaten grup getiren bir tur operatörü, koruyacağı bir uçuş hattı olan bir havayolu veya havalimanı işletmesi, bölgesel bir destinasyon kuruluşu ya da aynı vadiyi veya şehri paylaşan bir grup otel. Her biri bir liste getirir; siz tesisi getirirsiniz. Davetiyeler çıkmadan önce yazılı olarak anlaşın: kimi kim davet ediyor, hangi kalemi kim ödüyor, misafir listesi sonradan kime ait, ortak adı malzemenizde kullanabilecek mi.

Birlikte düzenlenen gezi, paylaşılan maliyet ve paylaşılan bir listedir; asla bir onay ya da destek anlamına gelmez. Ortak kuruluşun sizi onayladığını ya da önerdiğini söylemeyin. Ticari çıkarları da uyumlu tutun: aynı segmentteki iki otelin tek gezide yer alması, ziyareti acentenin fiyat üzerinden yapacağı bir karşılaştırmaya dönüştürür.

Program ne göstermeli?#

Acentenin gerçekte satacağı oda ve hizmetleri, misafirin gerçekte bulacağı durumlarıyla gösterin; acentenin kendi başına fikir edinebilmesi için de zaman bırakın.

Satılmasını istediğiniz kategoriyi gösterin. Envanterinizin çoğu standart odaysa grup, her fotoğrafta görünen suitte değil, standart bir odada gerçekten vakit geçirsin. Sürtünme noktalarını da gösterin, çünkü acentelere bunlar sorulur: lobiden denize yürüyüş, kahvaltıda asansör bekleme süresi, en yakın eczaneye uzaklık, yoldan gelen gürültü, öğleden sonra üçte resepsiyondaki kuyruk.

Boş oteli değil, işleyen günü gösterin. Sürmekte olan bir kahvaltı servisi ve yoğun bir çıkış saati, sabah onda sessiz bir gösteri odasından daha çok şey öğretir. Misafirlerin yediği yerde, misafirlerin yediği saatlerde yiyin. Kapalı bir restoranda verilen bir yemek, acenteye sabah sekizdeki kahvaltı salonu hakkında hiçbir şey söylemez.

Bir çalışma oturumu yerleştirin: satış müdürüyle ve fiyat listesiyle bir saat, ön büro ekibiyle soru cevap, bir rezervasyonun nasıl alınıp onaylandığının kısa bir gösterimi. Sonrasında boş zaman bırakın. Plansız bir saat, insanların fotoğraf çekmesini, lobide oturmasını ve bir şeyi hatırlamasını sağlar. Aşırı programlanmış bir gezi kibar notlar üretir, anı üretmez.

Bitirişi, bilgi dosyası elinde ve adı belli bir iletişim kişisiyle yapın ki kimse bir kartvizit ve belirsiz bir sözle ayrılmasın.

Kim neyi öder?#

Uygulanabilir bir varsayılan: oda, otelin verdiği yemekler ve yerel transferler otelde; destinasyona ulaşım misafirde veya ortak düzenleyendedir. Her şey, davetiye çıkmadan önce yazılı olarak anlaşılır.

Otelcilikte yaygın uygulama, kural olarak değil: otel oda gecelerini, kendi restoranlarındaki kahvaltı ve yemekleri, havalimanı transferini ve bir davetli yemeğini karşılar; uçak biletlerini acente veya ortak düzenleyici üstlenir; bunun dışındaki her kalem geziye özel anlaşılır.

Oda fiyatını değil, gerçek maliyeti hesaplayın. Satış müdürünün öncesindeki ve sonrasındaki saatleri, ön büro zamanı, kat hizmetlerinin oda hazırlığı ve sezonda yerinden edilen odaların geliri, onayladığınız sayının içine girer.

Her şeyi kayıt altına alın: hangi odalar, hangi geceler, hangi hizmetler, kimin onayı ve bunların satış fiyatı ne olurdu. Ücretsiz konaklama ve hizmetlerin KDV, konaklama vergisi ve kayıtlarınız açısından nasıl değerlendirileceğine muhasebeciniz karar verir. Geziden sonra değil, önce sorun.

Türkiye'de her konaklama; ödeme, mali belge (fatura ya da e-belge), misafir kimlik bildirimi (KBS) ve kişisel veri (KVKK) adımlarını içerir. Ağırlanan acente, herhangi bir misafir gibi aynı akıştan giriş yapar. KBS sisteminde ekibinize destek gerekiyorsa KBS misafir kimlik bildirimi rehberi yazımıza bakabilirsiniz.

Davetiyede otelin karşılamadıklarını açıkça yazın: uçak biletleri, vizeler, sigorta, kişisel harcamalar ve Türkiye'ye ulaşım. Havalimanında yaşanan sürprizler bir odadan daha pahalıya gelir. Maliyet paylaşımını, program ve misafir listesiyle aynı belgeye koyun ve ortak düzenleyiciye yazılı onay için gönderin.

Bilgi dosyasına ne girmeli?#

Dosya, acentenin eve döndükten bir hafta sonra sizi aramadan oteli satabilmesini sağlamalı; ve on iki ek yerine, tarihi yazılmış tek bir dosya olmalı.

Bir bilgi föyüyle başlayın: kategoriye göre oda sayısı, yatak düzenleri, oda başına en fazla kişi sayısı, havalimanına, plaja ve merkeze dakika cinsinden uzaklıklar, açılış tarihleri ve hangi tesisin hangi sezonda açık olduğu. Buradaki sayılar sözleşmeyle aynı olmalı, çünkü acente onları yüksek sesle okuyacak.

Fiyat rehberi ve koşulları ekleyin: sözleşmeli veya önerilen fiyatlar, dahil olanlar, iptal ve ödeme koşulları, çocuk politikası, minimum konaklama. Bağlayıcı sürüm için sözlü bir sözü değil, sözleşmeyi gösterin. Bu konudaki kavramlar için otel dağıtım terimleri, sözleşme, fiyat ve kanal sözlüğü rehberi yardımcı olur.

İletişim, fiyatlar kadar önemlidir: cep numarası ve e-postasıyla adı belli bir kişi, artı hafta sonları ve misafir konaklaması sırasındaki operasyonel sorular için adı belli bir yedek. Satış notlarını da ekleyin: acentenin gezgine yüksek sesle okuyabileceği üç dört cümle, otel sıfatları listesi olarak değil, misafire fayda olarak yazılmış.

Kullanım hakkıyla birlikte görseller verin: kullanabilecekleri fotoğraflar, ihtiyaç duydukları boyutlarda ve ne yapamayacaklarına dair düz bir ifade. Sürüm kontrolü uygulayın: tek dosya ya da tek bağlantı, tarihli, ilk sayfada sürüm numarası. Aksi halde acenteler eski dosyayı saklar ve Mart ayında geçen yılın fiyatını verir.

Nasıl takip edilir ve sonuç nasıl ölçülür?#

Takip 48 saat içinde başlar, her misafire özgüdür ve teşekkür e-postalarıyla değil, imzalanan sözleşmeler ve geziden gelen rezervasyonlarla ölçülür.

48 saat içinde kısa, kişisel bir not gönderin: dosya, fotoğraflar ve o kişinin ziyaret sırasında sorduğu tek şey. Genel geçer e-postalar bir kez okunur ve silinir. İki hafta içinde sattıkları şeye bağlı somut bir ticari adım atın: bir tarih aralığı için oda tutma, bir seri gidiş için teklif ya da sözleşme daveti.

Kararı isteyin ve yanıtı kaydedin: sözleşme imzalandı, gerekçesiyle şimdi değil ya da hayır. Gerekçeli bir "şimdi değil", sessizlikten değerlidir; çünkü neyi değiştireceğinizi söyler.

Sonucu izleyin. Acente hesabına gezi tarihini etiket olarak ekleyin ve sonradan o acenteden gelen rezervasyonları işaretleyin. Hesap kaydına bir not düşmek yeterlidir; önemli olan birinin bakmasıdır. Bir satış sezonu sonra değerlendirin: gezi sözleşme mi, talep mi, hiçbir şey mi üretti? Yanıtı ertesi yılın planına ve misafir listesine aktarın.

Dürüst sonucu kabul edin. Bazı geziler ikinci yılda ödeyen bir ilişki kurar, bazıları hiçbir şey üretmez. Hangisinin hangisi olduğunu bilmek, işe yarayan çıktının kendisidir.

Bütçeyi onaylamadan önce#

Tek bir oda ayırmadan önce hedef cümlesini ve misafir listesini yazın: bu geziden sonra hangi acente, adıyla, ne yapabilecek ve tam olarak kim geliyor. Bu yazıdaki her şey, program, maliyet paylaşımı, dosya ve takip, o tek cümleyi gerçek kılmak için vardır; ziyaretin sözleşmeye dönüşüp dönüşmeyeceğine ise takip karar verir.