Günlük müşteri listesi nedir? Konaklama yerleri için Vergi Usul Kanunu kuralı

Türkiye'de 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 240'ıncı maddesinin (C) bendi, otel, motel ve pansiyon gibi konaklama yerlerinden günlük müşteri listesi düzenlemesini ister: müteselsil seri ve sıra numaralı, işletmede bulundurulan, mükellef bilgilerini, misafirin adını soyadını oda numarası ve oda fiyatıyla, düzenleme tarihini gösteren bir belge.

Gün sonu işleminde aynı geceye ilişkin üç kaydın uyuşması gerekir: günlük müşteri listesi, misafir hesabı ve fatura. Oteliniz hesabı ve faturayı istendiğinde çıkarıyor ama geçen ayın listelerini sırayla, üzerinde oda fiyatları yazılı biçimde ortaya koyamıyorsa, eksik olan faturalama değil listedir. Bu yazının sonunda 240'ıncı maddenin ne istediğini, listenin KBS'den nasıl ayrıldığını, bilgisayarda tutulup tutulamayacağını, satış noktalarındaki yazar kasaları nasıl etkilediğini ve her gece nasıl mutabık kılınacağını bileceksiniz.

240'ıncı madde konaklama işletmesinden ne istiyor?#

213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 240'ıncı maddesinin (C) bendi, otel, motel ve pansiyon gibi konaklama yerlerinden oda, bölme ve yatak planlarına uygun olarak müteselsil seri ve sıra numaralı günlük müşteri listeleri düzenlemesini ve bunları işletmede bulundurmasını ister. Bu, Cumhurbaşkanlığı Mevzuat Bilgi Sistemi'ndeki birleşik metne dayanır (mevzuat.gov.tr, 7 Kasım 2026).

Madde taşıma işletmeleri ile konaklama yerlerini kapsar ve kazancı basit usulde tespit edilenleri açıkça anar; yani küçük bir pansiyon kuralın içinde kalır, dışında değil. Metinde listenin içeriği tam olarak üç gruptur: mükellefin adı, soyadı, varsa unvanı ve adresi; oda numaraları yazılarak misafirin adı, soyadı ve oda fiyatı; düzenleme tarihi.

Numaralandırma yükümlülüğün parçasıdır, işletmenin alışkanlığı değil. Müteselsil seri ve sıra numaraları, dosyayı açan herkesin eksik bir günü görmesini sağlar. Liste oda, bölme ve yatak planına uygun düzenlenir; yani misafir adına ya da varış tarihine göre alfabetik değil, tesisin kendi oda düzenine göre sıralanır.

Metin listelerin işletmede bulundurulmasını söyler. Bu bir yer koşuludur: belge, odaların bulunduğu yerde, gösterilmeye hazır durur. Metnin belirlemedikleri ise biçim, imza kuralı ve yazılım kuralıdır. Bunlardan birini siz uydurmayın; kendi durumunuzu mali müşavirinizle netleştirin.

Amacı açıktır: liste, adı belli bir kişiyi bir tarihte bir odaya ve bir fiyata bağlar; oda fiyatının sonradan denetlenebilmesi bunu mümkün kılar.

Günlük müşteri listesi ile KBS aynı şey mi?#

Değil. Günlük müşteri listesi, konaklamaya ve oda fiyatına ilişkin bir vergi belgesidir. KBS (Kimlik Bildirme Sistemi, misafir kimlik bildirimi) ise misafirin kim olduğuna ilişkin ayrı bir bildirimdir; check-in akışının içinden hazırlanır ve gönderilir.

İki kayıt farklı sorulara yanıt verir. Liste, kimin hangi tarihte hangi odada hangi fiyatta kaldığını; KBS, bu kişinin kim olduğunu yanıtlar. Listede oda fiyatı ve oda numarası yer alır; kimlik bildirimi kimlikle ilgilidir, fiyatla değil. Liste işletmede kalır; KBS bildirimi otelden check-in akışından çıkar. Saklama süreleri de farklıdır: liste için madde 253 uyarınca beş yıl. KBS için bir saklama süresi doğrulanmadı; bu nedenle burada bir süre yazmıyoruz.

Pratik sonucu şudur: bir misafirin KBS bildirimi doğru yapılmış olabilir ama günlük listede eksik olabilir; tersi de olur. Tek sistemin ikisini yapması iki yükümlülüğü birleştirmez.

Yanlarında üçüncü ve dördüncü kayıt durur: misafirin borcunu taşıyan misafir hesabı (folyo) ve satışın mali belgesi olan fatura. Liste ikisinin de yerine geçmez; onlar da listenin yerine geçmez. Kimlik tarafı için ayrıca KBS nedir? Otellerde ve pansiyonlarda misafir kimlik bildirimi yazısına bakabilirsiniz.

Liste nasıl numaralandırılır ve doldurulur?#

Günde bir tarihli yaprak, seri numarasıyla, her misafirin adının ve fiyatının yanına yazılan oda numarasıyla. Kanun müteselsil seri ve sıra numarası ile oda numaralarının yazılmasını ister; ikisi de bir boşluğun görülebilmesi içindir.

Seri ve sıra iki farklı sayaçtır: biri belge serisine, biri serinin içindeki sıraya aittir. İkisi de kesintisiz akar; bu yüzden kaldırılan ya da atlanan bir yaprak görünür. Düzenleme tarihini klasör etiketine değil, yaprağın kendisine yazın.

Tesisin oda ve yatak planını izleyin; planı elinde tutan biri listeyi oda oda gezebilsin. Misafirin adı odayı belli etse bile oda numarasını yazın; listeyi misafir hesabına bağlayan şey oda numarasıdır. Gruplarda her misafir, kaldığı odanın altında yer alır. Acentenin gönderdiği oda dağıtım listesi günlük müşteri listesi değildir.

Düzeltmelere gelince: bu yazı için okunan metinler alanları ve numaralandırmayı belirler ama bir düzeltme yöntemi belirlemez. Yaprağı yıkmayın, üzerine yazmayın, numarasını değiştirmeyin; düzeltmeyi açıklayabileceğiniz biçimde kaydedin ve vergi dairesinin nasıl beklediğini mali müşavirinize sorun.

Otel günlük müşteri listesini bilgisayarda tutabilir mi?#

Okuyabildiğimiz metinler bunu netleştirmiyor. Günlük müşteri listesinin elektronik ortamda tutulmasına izin veren ya da yasaklayan bir kurala rastlanmadı; bugün için güvenli yol, işletmede tutulan basılı, numaralı nüshadır.

Aranan yerler şunlardı: Gelir İdaresi Başkanlığı portalında yayımlanan, yürürlükteki ve yürürlükten kaldırılmış Vergi Usul Kanunu genel tebliğleri; hiçbiri elektronik müşteri listesine değinmiyor. Ayrıca Vergi Usul Kanunu ya da Gider Vergileri Kanunu kapsamında bilgisayardan ya da elektronik listeden söz eden bir GİB özelgesi bulunamadı. Bu yokluğun üzerine bir uygulama inşaat etmeyin.

Elektronik belge olarak düzenlenmesi gereken belgelerle ilgili ceza hükümleri ceza dilidir, bu liste için izin anlamına gelmez. Bir otel sistemi veriyi (misafir, oda, fiyat, tarih) hazırlayıp yaprağı yazdırabilir; basılı nüsha, metnin tarif ettiği biçimdir. e-Fatura ya da e-Arşiv izninin müşteri listesine yayıldığını varsaymayın; farklı belge, farklı kural. Kâğıttan vazgeçmeden önce mali müşavirinize ve vergi dairesine yazılı olarak sorun, yanıtı dosyayla birlikte saklayın.

Liste resepsiyondaki ve satış noktalarındaki yazar kasaları nasıl etkiler?#

Resepsiyonda alınan bir ödemenin ödeme kaydedici cihaz (ÖKC, yazar kasa) gerektirip gerektirmediğine karar verebilir. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın 2018 tarihli bir özelgesi bu soruyu, müşterinin günlük müşteri listesinde kayıtlı olup olmadığına bağlar.

Özelge tek bir vaka, genel bir düzenleme değil. GİB Balıkesir Vergi Dairesi Başkanlığı, restoran, bar ve diğer satış noktalarında yeni nesil ödeme kaydedici cihaz (YN ÖKC) kullanan bir otele 10 Ocak 2018 tarihli, 58889402-105[2017/127-1086]-4004 sayılı yanıtı vermiştir (GİB, Balıkesir Vergi Dairesi Başkanlığı, özelge, 10.01.2018 (yeni sekmede açılır)). Bu olayın kendi koşullarına ilişkin bir özelge olarak aktarın.

Özelgenin dediği şu: otel, motel ve pansiyonlar, yalnızca günlük müşteri listesinde kayıtlı misafirlere verilen hizmetlerle ilgili tahsilatlarda, Vergi Usul Kanunu'na göre belge düzenlemeleri şartıyla YN ÖKC kullanmak zorunda değildir. Listede kayıtlı olmayan müşterilere hizmet verilen kafeterya, restoran, bar gibi her tahsilat noktasında ayrı YN ÖKC gerekir. Bu müşteriler ödemeyi resepsiyonda yaparsa, yalnızca bu ödemeler için resepsiyonda da YN ÖKC kullanılır. YN ÖKC kullanılan bir noktada fatura düzenlenirse, cihazdan GİB'in teknik kılavuzuna uygun olarak fatura bilgi fişi verilir.

Özelge, yalnızca günlük müşteri listesindeki misafirlerine hizmet veren ve fatura ya da perakende satış fişi düzenleyen konaklama yerlerini cihaz zorunluluğu dışında bırakan 3100 sayılı Kanun'la ilgili 49 Seri No.lu Genel Tebliğ'in (A) bölümünün 5'inci bendine ve 426 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne dayanır.

İşletmeye sonucu: eksik bir liste, restorana gelen dışarıdan bir müşteriyi, resepsiyonda cihaz gerektiren bir ödemeye dönüştürür. Liste bu yüzden yalnızca evrak işi değil, cihaz sorunudur. Geniş resim için Otel restoranı ve barında ÖKC: yazar kasa, odaya yazma ve fatura yazısına bakabilirsiniz.

Liste, misafir hesabı ve fatura nasıl mutabık kılınır?#

Tek sayı üç yerde: günlük listede yazılı oda fiyatı, misafirin hesabına işlenen tutar ve faturadaki satır eşleşmeli; bunu kontrol edecek an gün sonudur.

Gün sonu (night audit) iş gününü kapatır. Listedeki dolu odaları, hesabına harcama işlenen odalarla ay sonunda değil, gün kapanmadan karşılaştırın. Oda değişiklikleri burada önemlidir: liste misafirin bulunduğu odayı, hesap geçmişi taşır. Listeye hiç geçmeyen bir değişiklik, kâğıt üzerinde boş görünen bir oda bırakır.

Ücretsiz ve iç kullanım odaları da bir odayı işgal eder. Bunları nasıl göstereceğinize karar verin ve her gece aynı biçimde uygulayın. Acente rezervasyonlarında listedeki ad yine misafirin adıdır; acente hesapta ve faturada ödeyendir, odanın konuğu değil. Konaklama sırasında değişen fiyat üç yerde de aynı hikâyeyi anlatmalı; yoksa liste aynı gece için faturayla çelişir.

Fatura satışın mali belgesidir; liste onun yerine geçmez, fatura da listenin yerine geçmez. Bir fatura iptal edilip yeniden düzenlendiğinde hesap, liste ve yeni belge yine aynı konaklamayı anlatmalıdır. Faturalama tarafı için e-Fatura ve e-Arşiv farkı: otelde misafire ve acenteye fatura ile Otelde fatura iptali: e-Arşiv, e-Fatura ve yanlış kesilen belge yazılarına bakabilirsiniz.

Liste ne kadar ve nerede saklanır?#

Beş yıl; süre, listenin ilgili olduğu yılı izleyen takvim yılının başından itibaren hesaplanır ve liste işletmede bulundurulur. 213 sayılı Kanun'un 253'üncü maddesi, defter tutmakla yükümlü olanların defter ve belgelerini, ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılının başından itibaren beş yıl saklamasını şart koşar (mevzuat.gov.tr, 213 sayılı Kanun, birleşik metin (yeni sekmede açılır)).

Örneğin, 15 Mart 2026 tarihli bir liste, 1 Ocak 2027'de başlayan ve beş yıl süren bir döneme girer; böylece 2031 sonuna kadar saklanır. Kendi belgeleriniz için bu hesabı mali müşavirinizle doğrulayın. 240'ıncı maddenin (C) bendi listelerin işletmede bulundurulmasını söylediğine göre, saklama yeri yükümlülüğün parçasıdır, idari bir tercih değil.

Elinde bulunamayan numaralı seri, eksik seriyle aynı şeydir. Yaprakları, verilen bir tarihin dakikalar içinde bulunabileceği biçimde saklayın. Süre bitmeden imha etmeyin; imha edileni ve zamanını kayda geçirin. KBS bildirimleri ya da KVKK (kişisel verilerin korunması kanunu) kapsamındaki veriler gibi diğer kayıtların saklanması ayrı kuralları olan ayrı bir sorundur; bunu bu konuya katmayın. Daha geniş bir çerçeve için Otel kayıtları ne kadar saklanır? Saklama ve imha tablosu hazırlamak yazısına bakabilirsiniz.

Şimdi ne yapmalı#

Son yedi günlük müşteri listesini alın, aynı gecelerin dolu oda raporunun, misafir hesaplarının ve faturalarının yanına koyun ve üçünün çeliştiği geceyi arayın. Bu tek kontrol, ön büronuzun evrak sorunu mu yoksa fiyat sorunu mu olduğunu gösterir. Sonra sonucu mali müşavirinize götürün ve iki soruyu yazılı olarak netleştirin: işletmeniz listeyi nasıl üretiyor ve bir şey yanlış olduğunda nasıl düzeltiyor.