Ön büro terimleri: folyo, posting, routing ve diğer kavramlar

Folyo, bir konaklamanın süren hesabıdır. Posting, bu hesaba bir harcama veya ödeme yazmaktır. Routing ise belirli harcamaların başka bir hesaba, örneğin şirketin ana hesabına gitmesini sağlayan kuraldır. Türkiye'deki ön bürolarda İngilizce terimler Türkçe karşılıklarıyla karışık kullanılır; bu yüzden bir kelime iki anlam taşıyabilir.

Çıkışta bir misafir minibarın zaten ödendiğini söyler. Masanın önünde bir folyo, bir posting, bir routing kuralı ve bir kapora vardır ama bunları ayırt edecek ortak bir sözlük yoktur. Ön bürodaki hesap tartışmalarının çoğu, para sorunundan önce kelime sorunudur. Bu yazı, bu tartışmalara yol açan ön büro terimlerini tanımlar, her İngilizce terimin yanına Türkçe karşılığını verir ve bir kelimenin sessizce iki anlama geldiği yerleri işaret eder. Sonunda bir sonraki vardiyadaki kişiyle aynı kelimelerle folyo kontrol edebilir, routing kurabilir ve iş gününü kapatabilirsiniz.

Folyo nedir ve üzerinde ne bulunur?#

Folyo, bir konaklamanın süren hesabıdır: her harcama ve her ödeme, tarih sırasıyla, bakiye sıfırlanana kadar. Türkiye'deki masalarda adı misafir hesabıdır; eski personel hâlâ folyo der.

Varsayılan kural, her rezervasyona bir folyodur. İki taraf ayrı ödüyorsa, örneğin misafir ve şirket ya da odayı paylaşan iki misafir, ikinci bir folyo açılır. Harcamalar bir tarafta, tahsilatlar diğer tarafta durur; aradaki fark bakiyedir, gelir değil. İkisini karıştırmak yeni personelin en sık yaptığı okuma hatasıdır.

Folyo fatura değildir. Fatura, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 229 ve 231. maddelerinde tanımlanan, satılan mal veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı göstermek üzere satıcının müşteriye verdiği ticari belgedir ve yasal süre içinde düzenlenir (mevzuat.gov.tr, 01.11.2026). Folyo ise otelin iç kaydıdır. Konaklama vergisi ayrı bir vergidir: 6802 sayılı Gider Vergileri Kanunu'nun 34. maddesine göre otel, motel, tatil köyü ve pansiyon gibi tesislerdeki geceleme ve bağlantılı hizmetleri kapsar, fatura ve benzeri belgelerde ayrıca gösterilir ve KDV matrahına dahil edilmez. Oranlar, süreler ve e-belge kuralları için mali müşavirinize danışın. Kamuya açık veri. Bir onay veya ortaklık anlamına gelmez.

Folyo çıkışta kapanır ve değişmeyi bırakır. Sonradan yapılan düzeltme yeni bir belge ya da ters kayıtla olur; kapanmış kayıt asla düzenlenmez. Folyoyu çıkışta değil girişte kontrol edin: yanlış fiyat kodu ya da yanlış routing ile açılmış bir folyo, üç gün sonraki itirazlı hesabın olağan kaynağıdır. Her satır, yardımsız üç soruyu yanıtlamalıdır: ne satıldı, hangi iş gününde, ödemesi kimin. Mevzuatla ilgili daha geniş kavram seti için otelciler için mevzuat sözlüğümüze bakın.

Posting, routing ve ana hesap ne demektir?#

Posting, bir tutarı folyoya yazmaktır. Routing, bir tutarın hangi folyoya düşeceğine karar veren kuraldır. Ana hesap ise bir grubun ya da şirketin harcamalarını toplayan folyodur.

Bir posting, en az şu bilgileri taşır: iş günü, satış noktası veya departman, tutar ve para birimi, işlemi yapan kişi ve makbuz, sipariş ya da voucher gibi bir referans. Referans yoksa, bir hafta sonra o harcamayı kimse savunamaz. Routing varıştan önce, çıkışta değil kurulur. Tipik kurallar: oda ve vergiler şirket ana hesabına, ekstralar misafire; ya da ilk iki gece acenteye, kalan misafire.

Ana hesap yalnızca sözleşmenin şirketin ödediğini söylediğini toplar. Gerisi misafir folyosunda kalmalıdır; yoksa şirkete minibar faturalanır. Yabancı para ile işlem yaparken şunu bilin: Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası gösterge niteliğindeki kurları her iş günü saat 15.30'da belirler ve aynı gün yayımlar; hafta sonu, resmî tatil ve yarım günlerde gösterge kur belirlenmez (TCMB, Gösterge Niteliğindeki Kurlar, 2026). Vergi veya faturalama için hangi kurun kullanılacağı, mali müşavirinizin yanıtlaması gereken bir sorudur.

Cari hesap, kapanmış bir folyonun şirket ya da acente sonradan ödeyeceği zaman taşındığı yerdir. Bu bir alacak hesabıdır: yaşlandırılır, adı yazılı bir sahibi olur ve takip edilir. Bir itirazı bekletmek için uygun bir yer değildir. Birden çok oteli olan gruplarda her masada aynı routing kuralları olmalıdır; aksi halde grup raporu ile tesis raporu birbirini tutmaz; bu konuyu otel grubu yönetimi kontrol listemiz ayrıntılı ele alır. Grup gelmeden routing'i test edin: örneğin bir hayali oda harcaması ve bir hayali minibar harcaması işleyin, hangi folyoya düştüklerini kontrol edin, sonra ikisini de ters kayıtla geri alın.

Para kavramları bir bakışta#

Ön büro hangi kelimeleri iki anlamda kullanır?#

Kapora ve garanti, blok ve kontenjan, walk-in ve misafir kaydırma: her çift tek bir fikir gibi duyar ama iki şekilde davranır ve fark hem parada hem envanterde ortaya çıkar.

Kapora ya da avans, teslim alınmış ve folyoya işlenmiş paradır. Garanti ise ödeme sözüdür: genellikle bir kart veya sözleşme, henüz hiçbir şey alınmamıştır. Garantili rezervasyon gelmezse tahsil edilebilir; yalnızca kapora ile tutulan bir rezervasyon ise o kapora üzerinden kapanır.

Blok, bir grup için tutulan odalar dizisidir. Kontenjan, bir acentenin satması için tutulan odalardır. STR'nin Forward STAR rehberine göre kontenjanlar, kendilerine karşı rezervasyon yapılıp oda envanterden düşülmedikçe rezerve oda olarak raporlanmaz (CoStar Group, Forward STAR Data Reporting Guidelines, 2026). İki kelime, iki envanter durumu. Bloke oda, blok değildir: biri satıştan çekilmiş oda, diğeri grup tutması. Özellikle vardiya devrinde hangisini kastettiğinizi söyleyin.

Pansiyon kelimesi fiyat konuşmasında pansiyon tipini (oda kahvaltı, yarım pansiyon gibi), tesis listesinde ise küçük bir konaklama tesisini anlatır. Cümle iki şekilde okunabiliyorsa, yerine oda kahvaltı ya da konaklama tesisi yazın. Kesin, teyitli, opsiyonlu gibi rezervasyon durumu kelimeleri, aynı STR rehberine göre sektörde farklı biçimlerde yorumlanır. Sözleşmenizde biri geçiyorsa, oteliniz için ne demek olduğunu yazılı hale getirin.

Garantili rezervasyon ile no-show arasındaki fark nedir?#

Garanti, bir rezervasyona eklediğiniz koşuldur. No-show, misafirin ne gelmesi ne de iptal etmesi durumudur. İlki tahsil edip edemeyeceğinizi, ikincisi ne kaydedeceğinizi belirler.

Bir rezervasyon kaydında en az şu bilgiler bulunmalıdır: ad ve iletişim, varış ve ayrılış tarihleri, oda tipi, fiyat ve fiyat kodu, pansiyon tipi, garanti türü, pazar ya da segment ve kim neyi ödüyor. Walk-in, rezervasyonsuz gelen misafirdir: müsait envanterden, seçtiğiniz fiyatla satarsınız ve kaynağı walk-in olarak işlersiniz ki kanal dağılımı dürüst kalsın.

Misafir kaydırma, teyitli rezervasyonu karşılayamadığınız için misafiri başka bir tesise göndermektir. Bu, masanın kendi başına karar verebileceği bir şey değildir; ticari bir uygulamadır. Ne borçlu olduğunuz sözleşmenize ve kendi politikanıza bağlıdır; usulü ve varsa tazminatı avukatınızla ve sigortacınızla ihtiyaç doğmadan önce netleştirin.

No-show işleyişi şöyledir: garantiye göre tahsil edin, folyoyu kapatın ve olayı konaklama değil no-show olarak kaydedin. STR rehberleri no-show'u, odayı ödeme garantisiyle ayırtıp varıştan önce iptal etmeyen ve odayı kullanmayan misafir olarak tanımlar; bu olay için satılmış oda gecesi kaydedilmez ve garantili no-show politikasının uygulanması iyi niyete ya da misafir sadakatine göre takdire bağlı olabilir (CoStar Group, Historical Benchmarking Data Reporting Guidelines, 2026). Aynı rehbere göre bitiş tarihinden sonra alınan grup eksilme ve iptal ücretleri oda geliri değil, diğer gelirler altında izlenir. Raporlarınız bunları karıştırıyorsa oda geliri olduğundan büyük görünür. İptal ve no-show koşullarını misafirin aldığı onaya yazın: misafirin yazılı olarak hiç görmediği bir ücret, büyük olasılıkla vazgeçeceğiniz bir ücrettir.

Void, ters kayıt, indirim ve iade nasıl ayrışır?#

İptal (void), hiç var olmaması gereken bir kaydı iptal eder; kayıt silinmez, iptal işaretli kalır. Ters kayıt, ters yönde yeni bir kayıt işler. İndirim, borçlu tutarı düşürür. İade, parayı geri gönderir. Dördü de iz bırakır ve hiçbiri bir şeyi silmez.

İptal, kayıt kesinleşmeden, genellikle aynı iş gününde ve gün sonu öncesi kullanılır; kayıt durur, iptal işaretli olarak. Ters kayıt, kayıt raporlandıktan sonra kullanılır: nedeniyle birlikte orijinalin negatifini işlersiniz, böylece iki kayıt birlikte okunabilir. İndirim, bir servis aksaklığından ya da pazarlıkla belirlenmiş fiyattan sonra folyo üzerinde yapılan düşüştür; geliri azaltır, ödeme değildir.

İade, paranın otelden çıkmasıdır. STR rehberleri oda gelirinin iskontolar, iadeler, indirimler ve fazla tahsilatlar düşülmüş olarak raporlanmasını ister ve ürün ya da hizmet sorunundan kaynaklanan iadeleri oda gelirinin azalması sayar (CoStar Group, Historical Benchmarking Data Reporting Guidelines, 2026). Aynı rehbere göre ücretsiz (ikram) odalar gelir getirmediği için satılan odalara girmez; sahip kullanımındaki oda da ücretsiz oda sayılır.

Masa kuralı: kimse işlenmiş bir harcamayı silmez. Bir otel sistemi silme imkânını tamamen kapatmalı ve düzeltmeyi görünür kılmalıdır; mali kayıtların silinmek yerine iptal veya ters kayıtla düzeltilmesinin nedeni budur. Düzeltmeyi kimin onayladığını sorun ve adı gerekçe alanına yazın. Tutar küçüktür; bir denetçinin aradığı örüntüdür.

İş günü, gün sonu ve cutoff nedir?#

İş günü, otelin muhasebesini yaptığı gündür ve bu her zaman bugünün tarihi değildir. Gün sonu, o günü kapatan işlemdir. Cutoff ise bir şeyin değiştiği saat ya da tarihtir.

Gece yarısı ile gün sonu bitene kadar otel genellikle dünkü iş günündedir. Saat 01:00'de işlenen bir harcama, açık olan geceye aittir. Gün sonu iş gününü kapatır: odaların hesaplandığını, fiyatların tuttuğunu, kayıtların dengelediğini kontrol eder ve tarihi ileri alır. Sonrasında dün kapanmıştır ve yalnızca düzeltme yapılabilir. Günün bütün olarak nasıl birleştiğini otel operasyon yönetimi yazımız anlatır.

Cutoff tek bir masada en az üç anlam taşır: bir varışın no-show sayıldığı saat, grup bloğunun serbest kalma tarihi ve aynı gün ücretsiz iptal için son saat. Kendi prosedürünüzde sayının yanına anlamını yazın. Raporlar saati değil iş gününü okur: aynı takvim gününde 09:00'da ve 23:00'te çekilen iki günlük rapor, farklı iş günlerini kapsayabilir; bu, genel müdürün sabah günlük raporunda ne görmesi gerektiğini de etkiler.

Olağandışı bir şey işlemeden önce ekrandaki tarihi okuyun; özellikle resmî tatilden ya da sistem yeniden başlatmasından sonraki ilk vardiyada. Her vardiyayı bir devir notuyla bitirin: iş günü, belirlediğiniz eşiğin üzerindeki açık folyolar ve referanssız işlenmiş kayıtlar.

Rack rate ve pansiyon tipi ne demektir?#

Rack rate, otelin yayımlanmış tarife fiyatıdır. Pansiyon tipi, fiyatın yeme içmede neyi kapsadığıdır. İkisi de masa kelimesinden önce sözleşme kelimesidir.

Tarife fiyatı, yayımlanmış referans fiyattır. Bakanlık belgeli işletmelerde uygulanan fiyat tarifeleri, Turizm Tesislerinin Niteliklerine İlişkin Yönetmelik'in 16. maddesine göre Kültür ve Turizm Bakanlığınca onaylanır. Bu bir referans noktasıdır; misafirlerin çoğunun ödediği fiyat değildir. Yürürlükteki metni ve son değişiklik tarihini mevzuat.gov.tr üzerinden teyit edin.

Pansiyon tipi, oda fiyatını değiştirmeden konaklamanın maliyetini değiştirir. Yalnızca oda fiyatından iki oteli karşılaştıran misafir, iki farklı ürünü karşılaştırıyordur; fiyat vermeden önce kapsamı söyleyin. Oda doluluğunu anlatan kelimeler kişiyi anlatır, yatağı değil: single, double, twin ve triple, odada kaç misafirin kaldığını söyler. İlave yatak ve çocuk politikası, kendi fiyatı olan ayrı kalemlerdir.

Kontenjan, release, rate plan ve stop-sell gibi sözleşme ve kanal terimleri dağıtım sözlüğüne aittir. Masa özetinizi masanın gerçekten kullandığı kelimelere sıkı tutun, gerisine bağlantı verin. Özeti iki dilli hazırlayın, İngilizce terim ve Türkçe karşılığı yan yana; çünkü misafir de personel de birini kullanır ve hiçbiri yanlış değildir.

Şimdi ne yapmalı#

Bu hafta tek sayfalık kendi masa sözlüğünüzü yazın: İngilizce terim, personelinizin gerçekten kullandığı Türkçe kelime, tek cümlelik bir tanım ve tek bir masa örneği; vardiya devrinin yapıldığı yere asın. Sonra bir sözlüğün tek başına düzeltemeyeceği iki şeyi düzeltin: her grup varışından önce routing'i kurun ve masadaki kimsenin işlenmiş bir harcamayı silemediğinden emin olun. Fatura, konaklama vergisi ve döviz kuruyla ilgili mali soruları sözlüğe değil, mali müşavirinize sorun.