Otel demirbaş listesi: oda, lobi ve mutfak için örnek, sayım ve zimmet

Otel demirbaş listesi, otelin sahip olduğu her dayanıklı eşyanın alan alan, kodlu, konumu ve zimmet sahibi belli biçimde kaydedildiği operasyonel kayıttır. Liste binayı gezerek kurulur, yılda en az bir kez sayılır ve muhasebenin amortisman defteriyle ayrı tutulur ama mutabakata bağlanır.

Ekim ayında bir otel el değiştirir ve yeni sahip demirbaş listesini ister. Gelen, üç yıl önce son kez düzenlenmiş bir tablodur; "odalar" başlıklı tek bir sütun vardır ve içinde hiçbir oda numarası yoktur. Bu yazı listeyi doğru kurmayı gösteriyor: ne listeye girer, alanlara göre örnek liste, kodlama ve etiketleme, yıllık sayım ve eşyanın bozulup satıldığında listeden nasıl çıktığı.

Otel demirbaş listesi nedir ve iki liste neden uyuşmalı?#

Demirbaş listesi, otelin sahip olduğu her dayanıklı eşyanın satır satır, alan alan, kodu, konumu ve adı yazılı zimmet sahibiyle birlikte tutulan operasyonel kaydıdır. Muhasebe defterinden farklı bir belgedir ve ikisi mutlaka mutabakata bağlanmalıdır.

Operasyonel liste ekibin harekete geçmesi için gerekeni taşır: kod, alan, oda numarası, miktar, durum, edinme tarihi ve zimmet sahibi. "Nerede ve kim sorumlu" sorusunu yanıtlar. Muhasebe kaydı ise amortisman cetvelidir: maliyeti, edinme tarihini ve ayrılan amortismanı içerir, çünkü vergi yasası bunları ister. Televizyonun hangi odada olduğunu söylemez.

Yılda bir kez, satır satır mutabakat yapın. Defterde kaydı olup listede satırı bulunmayan bir satın alma, eşyanın nereye gittiğinin kimsenin bilmediğini gösterir; listede olup deftere hiç girmemiş bir satır, kayda geçmemiş bir satın almadır.

Sık görülen arıza kötü bir liste değil, donmuş bir listedir. Açılış, banka veya sigorta poliçesi için kurulur, sonra eşyalar odalar, katlar ve depo arasında gezinirken bir daha dokunulmaz. Listeye bir sorumlu verin, genellikle teknik müdür ya da mali kontrolör, ve her sayfaya bir revizyon tarihi yazın. Tarihi olmayan bir listeye devirde güvenilmez.

Neyin ne olduğunu da netleştirin: bu bir yönetim kaydıdır. Tek başına hiçbir şeyin mülkiyetini kanıtlamaz ve yasal envanter değildir.

Listeye ne girer, ne tüketim malzemesi sayılır?#

Otel o eşyanın on iki ay sonra da orada olmasını bekliyorsa ve tanımlanabilir bir değeri varsa, listeye girer. Kullanılıp tükenen, misafire verilen ya da bir sezonda eskiyen eşya tüketim malzemesidir; stokta izlenir, demirbaş listesinde değil.

Testi eşya eşya uygulayın: misafirle gidiyor mu, tükeniyor mu, bir yılda eskiyor mu? Buklet malzemeleri, minibar içeriği, temizlik kimyasalları, kâğıt ve misafir kırtasiyesi testi geçemez ve listede yer almaz. Nevresim ve havlu genellikle tek tek kodlanan eşya olarak değil, stok grubu olarak, par (asgari stok) seviyesi ve yenileme döngüsüyle yönetilir; çünkü toplu halde eskir ve toplu halde yenilenir. Bunu kural değil, yaygın uygulama olarak alın.

Vergi yasası ikinci, ayrı bir çizgi çizer. Vergi Usul Kanunu'nun 313. maddesi, işletmede bir yıldan fazla kullanılan ve yıpranmaya, aşınmaya veya değer kaybına uğrayan alet, edevat, mefruşat ve demirbaşları kapsar ve belirtilen değerin altındakilerin amortisman yerine doğrudan gider yazılmasına izin verir. Bu sınır, 588 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile (Resmî Gazete 31.12.2025, sayı 33124) 1 Ocak 2026'dan itibaren 12.000 TL'dir. Birkaç parça iktisadi ve teknik bütünlük oluşturuyorsa sınır topluca uygulanır; yani takım halinde alınan somya, yatak ve başlık tek bir kıymet sayılır.

Operasyonel liste defterden daha ince olabilir. Muhasebenin gider yazdığı bir eşya yine kod taşıyabilir, çünkü operasyonun onun nerede olduğunu ve kimin zimmetinde olduğunu bilmesi gerekir. Amortisman oranları 315. madde uyarınca Bakanlıkça belirlenir ve ayrı bir yazının konusudur. Demirbaş listesine oran kopyalamayın; bir yıl içinde bayatlar ve kimse fark etmez.

Otel oda demirbaş listesi: alanlara göre örnek#

Aşağıdaki örnek bir gezi için başlangıç noktasıdır, yasal envanter değildir. Sütunları kopyalayın, sonra satırları kendi binanıza uyana kadar ekleyip çıkarın.

Oda listesini oda oda değil, oda tipi üzerinden kurun: bir standart çift kişilik oda, bir suit ve bir engelli erişimli oda listeleyin, her tipten kaç tane olduğunu sayın ve çarpın. Sonra istisnaları yakalamak için her odayı bir kez gezin. Gömme eşyayı oda listesinden çıkarın. Marangoz işleri, gömme gardırop ve banyo armatürleri, Vergi Usul Kanunu'nun 269. maddesi uyarınca gayrimenkulün mütemmim cüzleridir; oda yenilendiğinde değişen bir listede değil, bina kaydında yer alırlar.

Elektronik her şey için seri numarası sütunu ekleyin: televizyonlar, kasalar, minibarlar, POS cihazları, çamaşırhane makineleri. Seri numarası bir sigorta talebini ya da garanti sorusunu her tanımdan hızlı çözer. Her sayımda durumu küçük, sabit bir ölçekle kaydedin; örneğin iyi, yıpranmış, hasarlı. Yalnızca miktar, gelen sahibine o eşyayı elde tutmanın neye mal olacağı hakkında hiçbir şey söylemez. Her tipten bir odayı, boş ve mobilyalı olarak fotoğraflayın; bir fotoğraf, devir sırasında bir tartışmayı tablo satırının asla kapatamayacağı biçimde bitirir. Listeye girmeyen misafir malzemeleri için otel odası buklet ve misafir malzemeleri yazısına bakın.

Lavabo, klozet ve duş-banyo armatürleri de 269. madde uyarınca gayrimenkulün mütemmim cüzleri olduğu için bina kaydında izlenir, oda listesinde değil.

Her eşya nasıl kodlanır, etiketlenir ve zimmetlenir?#

Her eşyaya ya da özdeş takıma bir kod, temizliğe dayanıklı bir etiket ve her alana, orada bulunan her şeyi imzalayan bir sorumlu.

Kodu önce konumdan, sonra türden kurun: bina veya blok, kat, alan, oda numarası, eşya türü, sıra. Örneğin B1-03-1204-YTK-01 kodu birinci blok, üçüncü kat, 1204 numaralı oda, yatak, takımın ilki demektir. Bölümleri sabit tutun; böylece bir sıralama size kat turu verir.

Etiketi temizliğin ulaşmadığı ve misafirin görmediği yere yapıştırın: sandalyenin altına, televizyonun arkasına, gardırop kapağının içine. Görünen bir yüzdeki etiketi çirkin bulan ilk kat görevlisi söker. Kodun yanına konumu sözlerle yazın; örneğin "çalışma masasının altı, sağ ayak". Sayımı yapan kişi böylece mobilyayı kıpırdatmadan eşyayı teyit edebilir.

Zimmeti eşya değil, alan bazında verin: odaları kat hizmetleri, mutfağı aşçıbaşı, teknik alanları bakım ekibi, lobiyi ön büro tutar. Her sorumlu kendi alan listesini ve revizyon tarihini imzalar. Taşımaları tek satırla kaydedin: tarih, nereden, nereye, onaylayan. Odalar arasında gezinen eşyalar sayım farklarının en büyük kaynağıdır ve bir taşım günlüğü tutmanın maliyeti sıfırdır.

Listeyi alan sorumlularının okuyabileceği tek bir yerde tutun ve sayım için alan sayfasını yazdırın. Yalnızca kontrolörün açabildiği bir liste bakım görmez.

Liste nasıl ve ne zaman sayılır?#

Tüm liste yılda bir kez, düşük doluluklu bir haftada sayılır; sorumluluğun değiştiği her olaydan önce, devir, kış kapanışı, tadilat gibi, hedefli sayım yapılır.

Tam sayımda o gün için taşımaları dondurun, alan alan ilerleyin ve her alana iki kişi verin: biri yüksek sesle sayar, biri kaydeder. Alan sorumlusu yanlarında yürür, çünkü olağan dışı eşyaların nerede durduğunu o bilir. Kayıp riski yüksek eşyaları üç ayda bir nokta sayımına alın: saç kurutma makineleri, kumandalar, kasalar, küçük mutfak aletleri, el aletleri. Kısa bir listeyi sık saymak, kaymayı zayiata dönüşmeden yakalar.

Devirde sayımı gelen tarafla birlikte yapın, her sayfayı imzalayın, eksik ya da hasarlı ne varsa fotoğraflayın ve tarihli listeyi sözleşmeye ek olarak bağlayın. Neyin kime ait olduğunu sözleşme belirler; liste yalnızca neyin orada olduğunu kaydeder. Kış kapanışında otel kapanmadan ve yeniden açıldıktan sonra sayın; otel dışında depolanan her şeyin kendi konum kodu olmalı, yoksa baharda kayıp sayılır. İşlem sırası için sezon kapanışı kontrol listesine bakın.

Taşınmaları erken yakalamak için nöbetçi müdür turunu kullanın: turda fark edilen eksik bir sandalye bir nottur, bir yıl sonra fark edilen aynı sandalye bir zarardır. Tur günlüğü ile demirbaş listesi birbirine atıf yapmalı. Her farkı üç kovaya ayırın: bulunan, eksik, hasarlı; her biri bir değer ve bir kararla. Kararsız bir fark listesi yalnızca daha uzun bir listedir.

Bozulan, satılan ya da taşınan: eşya listeden nasıl çıkar?#

Bir eşya listeden yalnızca tarihli, nedenli, onaylı ve belgeli bir elden çıkarma kaydıyla çıkar. Satır durur, çıkarıldı işaretiyle; böylece geçmiş korunur.

Üç çıkış yolunu adlandırın: onarılamayacak kadar bozulmuş olmak, satılmış ya da otel dışına devredilmiş olmak, sayım sonrası kayıp olmak. Her birinin kendi neden kodu olmalı, çünkü sigortacı da muhasebeci de bunları farklı ele alır. Satırı asla silmeyin. Tarih, neden ve onaylayanla elden çıkarıldı olarak işaretleyin ve hurda tutanağını, satış faturasını ya da sayım farkını ekleyin. Silinmiş bir satır bir yıl sonra açıklanamaz.

Kanıtı bakım kayıtları taşır. Üç kez arızalanıp sonra hurdaya ayrılan bir pompa belgelenmiş bir karardır; geçmişi olmayan aynı pompa açıklanamaz bir kaybolma gibi görünür. Bir önleyici bakım planı tam olarak bu kaydı üretir. Sigorta için teminat tutarını defter değerinden değil, listeyi yenileme maliyetinden kurun ve her tadilattan sonra güncelleyin. Faturaları ve fotoğrafları kimsenin açmadığı ayrı bir klasörde değil, listenin yanında tutun.

Kiralama ya da devirde liste sözleşmenin eki olur: durum ve sayıyı o kaydeder, donanımın kime ait olduğunu ve neyi kimin değiştireceğini sözleşme belirler. Listenin bir mülkiyet beyanı gibi okunmasına izin vermeyin; mülkiyet sorusu otel kiralama sözleşmesi yazısında ele alınıyor. Tadilat sırasında çıkışları yeni teslimatlar gelmeden kaydedin. Yoksa liste sessizce iki katına çıkar ve bir sonraki sayım, iki kış önce atılmış mobilyanın peşinde bir gün harcar.

Şimdi ne yapmalı#

Bu hafta tek bir katla başlayın: bir standart odayı fotoğraflayın, dayanıklı her eşyayı konumuyla yazın ve sayfaya bir kod, bir zimmet sahibi ve bir tarih verin. O tek sayfa lobinin, mutfağın ve teknik alanların şablonudur; ve otel el değiştirdiğinde, kışın kapandığında ya da sigorta talebi verildiğinde elinizde olmasını isteyeceğiniz sayfa odur.