Sezon kapanışı: otel operasyonu için kış kapanış kontrol listesi

Sezon kapanışı, otelin düşük sezonda planlı olarak durdurulmasıdır. Tarihli bir proje gibi yürütülür ve her satırın adı yazılı bir sahibi vardır: son ayrılışlar ve açık hesaplar kapatılır, stok sayılır, bozulacak ürünler ayıklanır, mutfaklar, tesisat ve su sistemleri güvenle kapatılır, anahtarlar ve sistem hesapları güvenceye alınır ve açılış ekibi için bir devir dosyası yazılır.

Son otobüs kalkar, lobi sessizleşir ve herkes eve gitmek ister. Onu izleyen hafta, bahar açılışının üç gün mü üç hafta mı süreceğini belirler. Bu yazı, otel sezon kapanışı işini bölüm bölüm anlatır; böylece sahibi, tarihi ve kanıtı belli bir kontrol listesi kurabilir ve sonraki ekibe anı değil dosya devredebilirsiniz.

Otel sezon kapanışı kontrol listesi neleri kapsamalı?#

Binaya, paraya ve veriye dokunan her departmanı kapsar ve her satıra bir sahip, bir bitiş tarihi ve bir kanıt verir. Kapanışı bir gün değil proje olarak düşünün: bir kapanış koordinatörü belirleyin (genellikle teknik müdür ya da genel müdür yardımcısı), her departmana bir tarih ve binaya tek bir kapanış tarihi koyun.

Sırayı koruyun. Önce misafirler çıkar ve paralar kapanır, sonra stok ve mutfaklar, sonra su ve tesisat kapanışı, sonra güvenlik ve hesaplar, en son devir dosyası. Her satırı üç listeden birine ayırın: kapat (kapalı ve güvenli), asgari düzeyde çalıştır (yangın algılama, nem alıcılar ya da sunucu gibi), ertele (açılıştan önce bitirilecek işler). Kış boyunca neyin açık kalacağına erken karar verin; çünkü alarm izleme, sigorta koşulları ve uzaktan erişim bu cevaba bağlıdır.

Her departman amirinden kendi satırlarını imzalamasını isteyin. Sonunda tek bir kişinin imzaladığı kontrol listesi bir kayıt değil, niyet listesidir.

Son misafir ayrılmadan önce ne bitmiş olmalı?#

Her misafir hesabı kapatılmış, adı yazılı bir cari hesaba aktarılmış ya da kayıttan düşme onayı alınmış; her ayrılış rezervasyon sistemiyle karşılaştırılmış ve gelecek sezonun ön ödemeleri (kapora), resepsiyon sessizleşmeden kaydedilmiş olmalıdır. Kağıt bir varış listesinden değil, rezervasyon sisteminden çalışın: erken ayrılışlar, gelmeyen misafirler ve oda değişiklikleri, son açık bakiyelerin gizlendiği yerlerdir.

Son iş gününü tam bir gün sonu işlemiyle düzgün kapatın; böylece yıl, baharda yapılacak bir düzeltmeler dizisi değil, temiz bir iş günü üzerinde kapansın. Acente ve kurumsal bakiyeleri, onları bilen kişiler binadayken yaşlandırın ve kış boyunca kimin takip edeceğini kararlaştırın; bu bakiyeler acente ve şirket cari hesaplarında tutulur.

Gelecek sezonun ön ödemelerini (kapora) tarih ve referanslarıyla yükümlülük olarak kaydedin; asla kapanan sezonun geliri olarak değil. Grup blokları ve kontenjanlara ne olacağına bilinçli olarak karar verin: serbest bırakılsın ya da aynı koşullarla gelecek sezona devredilsin. Kapanmadan önce ileri rezervasyon defterini ve sezonun misafir ile mali kayıtlarını dışa aktarın; hiçbir şey tek bir kişinin kullanıcı girişine kalmasın.

Stok, çamaşır ve bozulabilir ürünlere ne olur?#

Sakladığınızı sayın, kışı çıkarmayacakları temizleyin ve ikisini de kaydedin; çünkü açılış siparişi kapanış sayımından kurulur. Hisle değil norma göre sayın: minibar, bar, kuru gıda deposu, temizlik kimyasalları, banyo malzemeleri, çamaşır, üniforma, işletme malzemeleri ve yedek parçalar.

Soğutma kapanmadan bozulabilirleri temizleyin: tüketin, kendi politikanıza göre devredin ya da yazılı bir kayıtla imha edin. Tedarikçi iadelerini ve iade faturalarını satış temsilcisi çalışırken netleştirin; sezonun evrak işleri durulmuşken baharda değil. Çamaşırda sayın, hasarlıları ayırın, kuru ve yerden yüksekte saklayın ve haşere ilaçlamasını saklamadan önce yapın, sonra değil. Kimyasalları ve gaz tüplerini güvenlik bilgi formlarına uygun saklayın; asla kapalı bir mutfakta ya da çamaşırın yanında tutmayın. Açılış siparişini sayımdan, tedarik süreleriyle birlikte yazın; ilk teslimat aceleyle yapılmış bir tahmin olmasın.

Mutfaklar ve barlar kapılar kilitlenmeden önce neye ihtiyaç duyar?#

Sabit bir sırayla kapanır: önce temizlik, sonra izolasyon, sonra haşareye ve neme karşı koruma; her adım için bir kayıt. Gazı yetkin bir kişi izole eder ve izolasyon kayda geçer. Bu, mutfakta en son kalan kime bırakılacak bir iş değildir.

Mutfak ve bar suyu, temizlikten sonra izole edilir; buz makineleri boşaltılır, temizlenir ve kapıları açık bırakılır. Soğutucular boşaltılır, temizlenir, kurutulur ve kapıları hafif aralık bırakılır; yağ tutucular boşaltılır, davlumbazlar ve kanallar temizlenir. Bulaşık makineleri ve kahve makineleri kireçsizleştirilir, boşaltılır ve filtreleri ya da durgun suyu olmadan bırakılır.

Bar hatları yıkanır, açık şişeler ve bardaklar kaldırılır; mahzene kış için yazılı bir sıcaklık ve nem planı verilir. Haşere kontrolü temizlikten sonra yapılır; açılış ekibinin baharda okuyabileceği bir rapor ve yem haritasıyla. Paslanmaz çelik korunur ama hava geçirmeyecek şekilde kapatılmaz; içeride kalan nem, havadan daha çok zarar verir.

Havuzlar, su sistemleri ve tesisat nasıl güvenle kapatılır?#

Yetkin bir kişi ve yazılı bir prosedürle; çünkü havuzlarda, borularda ve tanklarda bekleyen su, baharda pahalı sürprizlerin yaygın kaynağıdır. Teknik danışma olmadan havuzu boşaltmayın: boş bir havuz yeraltı suyu ve havadan zarar görebilir ve faturanın küçük kısmı suyu yeniden doldurmaktır. Kışın havuz planını yazılı hale getirin: su seviyesi, kimya, dolaşım, kimin ne sıklıkla kontrol edeceği.

Atıl kalan su sistemleri yalnızca tesisat değil, hijyen meselesidir. Teknik danışmanınızın ve ilgili kurumun gerektirdiği prosedürü izleyin ve neyin, ne zaman yapıldığını kaydedin. Kazanlar, soğutma grupları (chiller) ve iklimlendirme üniteleri izole edilir, donmaya karşı korunur ve vanaları, damperleri belgelenmiş konumda bırakılır.

Jeneratörler kapanmadan önce yük altında çalıştırılır; sonra aylık çalıştırma ile bakımda tutulur ya da üreticinin prosedürüne göre korunur. Yangın algılama ve sprinklerler açık kalır; bir bölümün izole edilmesi gerekiyorsa kimin onay verdiğini ve bu boşluğun nasıl kapatıldığını kaydedin. Asansörler belirlenen bir katta park edilir, makine daireleri kuru tutulur ve bakım sözleşmesi kış boyunca sürer. Kapanış gününde elektrik, su ve gaz sayaçlarını okuyun ve kapanış raporuyla birlikte saklayın.

Anahtarlar, hesaplar ve sisteme ne olmalı?#

Erişim, kapanışın parçasıdır: sezonluk hesaplar kaldırılır, anahtarlar kayda geçer ve sistem, baharda bir yabancının kaldırıp devam edebileceği durumda bırakılır. Sezonluk personel hesaplarını gelecek sezonun başında değil kapanışta kapatın ve rolleri, soru sorabilecek ekip binadayken gözden geçirin; PMS kullanıcı yetkileri kontrol listesi burada da geçerlidir.

Paylaşımlı girişleri adı yazılı girişlerle değiştirin ve kış boyunca açık kalacak hesapların parolalarını yenileyin. Fiziksel anahtar ve kartları kaydedin, sayın, kasada saklayın ve sezon içinde herkesin bildiği kodları değiştirin. Kasayı, nakdi ve kart terminallerini boşaltıp mutabık kılındıktan sonra sözleşmelerinin gerektirdiği şekilde saklayın.

Yazılım sağlayıcınızın sistemi ve kayıtlarınızı kapalı aylar boyunca erişilebilir tuttuğunu ve sezonun verisini geri alabileceğinizi yazılı olarak teyit edin. Kış çağrı listesini yazın: alarm izleme, güvenlik, taşeronlar, abonelik hesapları ve gece telefonu açan kişi. Poliçe gerektiriyorsa sigortacınıza binanın boş kalacağını bildirin ve hizmet sözleşmelerini bilinçli olarak duraklatın ya da sürdürün.

Açılış ekibinin devir dosyasında neler olmalı?#

Ne yapıldığını, neyin bozuk bulunduğunu, neyin ertelendiğini ve kimi arayacağını söyleyen tek bir dosya; işi yapanların imzasıyla. Her departmandan imzalı bir kapanış raporu; fotoğraflar, sayaç okumaları ve sayım çizelgeleri özetlenmiş değil, ek olarak. Fotoğraflı, teklifli ve garanti belgeli bir arıza listesi; böylece bahar, Kasım'da zaten bilinen bir şeyi teşhis etmekle bir hafta harcamaz.

Ertelenen işler listesi ayrı tutulur; her satırın bir sahibi ve açılıştan önce bir bitiş tarihi vardır. İletişim bilgileri ve hesap numaraları ekleyin: taşeronlar, tedarikçiler, sigortacı, alarm izleme, abonelikler ve kışın anahtar tutan kişi. Anahtar ve kod defterini, her kodun en son ne zaman değiştirildiği tarihiyle mühürleyip imzalayın.

Yasal uyum kapanış ve açılış maddeleri ayrı bir disiplindir: misafir kimlik bildirimi (KBS), mali belgeler, kişisel veri (KVKK) ve yazar kasa. Bunları burada tekrarlamak yerine sezon öncesi yasal uyum kontrol listesinde tutun.

Şimdi ne yapmalı#

Bu hafta kapanış tarihini sabitleyin ve tek bir koordinatör belirleyin; sonra dosyayı iş ilerledikçe oluşturun. Kapanış raporu, arıza listesi ve anahtar defteri, uzun bir kapanmayı kısa bir açılışa çeviren şeylerdir.