Otelde acente ve şirket cari hesapları: city ledger nasıl yönetilir?

City ledger, konaklamayı yapanın dışındaki bir tarafa, yani seyahat acentesine, şirkete, tur operatörüne veya gruba sonradan ödenecek misafir hesaplarının defteridir. Misafir hesabı (folyo), çıkış sırasında veya sonrasında misafirin hesabından çıkarılır ve kendi faturası, ödeme koşulu ve yaşlandırması olan bir alacağa dönüşür.

Misafir saat 11:00'de çıkış yapar. Oda temizlenir, anahtar resepsiyona döner, ama hesap açıktır; çünkü başka bir şehirdeki bir tur operatörü bu hesabı otuz gün sonra ödemeyi taahhüt etmiştir. O hesabın bir saat içinde ne olacağı, ayın sorunsuz kapanıp kapanmayacağını belirler. Bu yazı tüm yolu gezdiriyor: bir folyo ne zaman geçebilir, hesap nasıl açılır, fatura nasıl kesilir ve ödemeler nasıl eşleştirilir, dövizli bakiyeler nasıl yönetilir, yaşlandırma raporu nasıl okunur.

City ledger nedir ve bir folyo ne zaman oraya geçer?#

City ledger, odayı kullanan kişinin dışında birileri tarafından ödenecek hesapların toplamıdır. Bir folyo, üçüncü bir taraf belirli harcamaları önceden üstlendiğinde oraya geçer.

Üç şeyi birbirinden ayırın. Folyo, misafirin tüketimini toplayan hesaptır. House account, otelin kendi iç hesabıdır; personel konaklamaları veya ücretsiz odalar için kullanılır. City ledger ise misafirin adından çıkmış, artık bir ödeyene ait bakiyeleri tutar. Bunlar yayımlanmış bir standart değil, çalışma tanımlarıdır: otel sistemleri bunları farklı adlandırır ve farklı yapılandırır, bu yüzden raporları tasarlarken terminolojiyi mali iş ekibiyle birlikte netleştirin.

Aktarımın kendisi bir yönlendirme kararıdır. Harcamalar, işleme alındıkları anda bir şirket veya acente hesabına yönlendirilebilir ya da çıkışta tek adımda taşınabilir. İşlem anında yönlendirme daha temizdir; çünkü misafir folyosu, misafirin hiç ödememesi gereken bir bakiyeyi taşımaz.

Tetikleyiciler dardır: şirketten imzalı bir taahhüt mektubu, onay numarası taşıyan bir acente voucheri, grup ana hesabı veya yalnızca kahvaltı gibi adı geçen kalemleri kapsayan kurumsal fiyat anlaşması. Geçmemesi gerekenler: minibar, ek geceler, hasarlar, spa harcamaları ve ödeyenin onaylamadığı her şey. Bunlar misafirin folyosunda kalır ve resepsiyonda tahsil edilir.

Zamanlama önemlidir. Aktarım, gün sonu işleminin iş gününü kapatmasından önce bitmelidir; yoksa bakiye gece yanlış yerde durur ve günün raporu yanlış çıkar. Bir otelin iş gününün bütün olarak nasıl kurgulandığını merak ediyorsanız, otel operasyon yönetiminde bir iş günü baştan sona nasıl işler yazısında city ledger aktarımı da sabit kontrol noktalarından biridir. Aktarım asla bir silme işlemi değildir: orijinal folyo olduğu gibi kalır, taşıma eşlenik kayıt olarak işlenir, böylece iz denetimde hayatta kalır.

Bağlam için: Türkiye'de ziyaretçi harcamalarının önemli bir bölümü organize seyahat üzerinden akar. Paket turlar 2025'te ziyaretçi harcamalarının %28,2'sini, 18,20 milyar doları oluşturdu (KPMG Türkiye, "Turizm Sektörüne Bakış 2026", s.6, TÜİK verisiyle). Bu, ziyaretçilerin paket turlara harcadığı parayı ölçer; otellerin kazandığını veya işin ne kadarının acentelere faturalandığını değil. Kamuya açık veri. Bir onay veya ortaklık anlamına gelmez.

İlk misafir gelmeden city ledger hesabı nasıl açılır?#

Hesabı ilk konaklamadan önce açın, ilk ödenmemiş faturadan sonra değil. Bir city ledger hesabı, sırasıyla üç şeydir: sözleşme, limit ve iletişim.

Sözleşme, şirket veya acente adına kimin imza attığını, neyi kapsadığını (oda, pansiyon, konaklama vergisi, transferler), neyi dışarıda bıraktığını ve fatura tarihinden itibaren gün cinsinden ödeme vadesini belirtir. Hesap başına bir kredi limiti belirleyin; hacim mevsimselse ay bazında limit koyun. Limit dolduğunda ne olacağını yazın: faturalı satış durur ve rezervasyon misafir ödemeliye döner ya da rezervasyon mali iş onayı ister.

Tek bir ortak e-posta kutusu değil, üç kişi adlandırın: rezervasyon irtibatı, mali iş irtibatı ve ihtilafları yanıtlayan bir kişi. Sahipsiz bir e-posta kutusu, ihtilafların eskimeye bırakıldığı yerdir. İlk rezervasyondan önce sözleşmenin para birimini ve faturanın para birimini kararlaştırın; ikisi farklıysa kur kaynağını da aynı cümlede belirleyin.

Geçerli bir voucher'ın taşıdıklarını tanımlayın: onay numarası, misafir adları, gece sayısı, pansiyon tipi, dahil olan ve olmayanlar. Bunlardan biri eksik bir voucher, gelecekteki bir eksik ödemedir. Acente oda rezervasyonunu paket turdan ayırın. 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun'un 51. maddesi (yeni sekmede açılır), paket tur sözleşmesini; düzenleyici veya aracının ulaştırma, konaklama ve diğer turizm hizmetlerinden en az ikisini her şeyin dahil olduğu bir fiyatla sattığı, yirmi dört saatten uzun süren ya da gecelik konaklama içeren sözleşme olarak tanımlar (mevzuat.gov.tr, 01.11.2026). Düzenleyicinin yükümlülükleri, yalnızca oda rezervasyonu yapan acenteninkinden farklıdır.

Fiyat anlaşmasını yazılı hale getirin: net fiyatlar ve her fiyatın neyi kapsadığı, ki fatura ile sözleşme birbirinden kopamasın. Acentelere fiyat açarken de aynı mantık geçerlidir; seyahat acentelerine net fiyat ve hesabı görünen teklif yazısı bu konuyu ele alır.

Folyo nasıl aktarılır ve acenteye ya da şirkete nasıl fatura kesilir?#

Çıkışta, dosyadaki yetkiye karşı aktarım yapın; sonra yasal süre içinde, alıcının kaydına uygun belge türüyle fatura kesin.

Aktarım adımı dört şeyi kaydetmelidir: hangi harcamalar taşındı, hangi voucher veya mektup bunları yetkilendiriyor, otelde kim onayladı ve ne zaman. Bu dördü olmadan aktarım bir ay sonra savunulamaz.

Fatura, ödeyenin sizin rakamınızı yeniden üretebilmesini sağlamalıdır: alıcı bilgileri, konaklama tarihleri, oda ve pansiyon kalemleri, para birimi, kullanılan kur ve kaynağı ve ayrıca gösterilen konaklama vergisi. Konaklama vergisi, 6802 sayılı Gider Vergileri Kanunu'nun 34. maddesinde (yeni sekmede açılır) düzenlenir: tesislerde verilen geceleme hizmetini ve bu hizmetle birlikte tesis bünyesinde satılan yeme, içme, havuz, spor gibi diğer hizmetleri kapsar; fatura ve benzeri belgelerde ayrıca gösterilir ve KDV matrahına dahil edilmez (mevzuat.gov.tr, 01.11.2026). Oran burada verilmeyecektir: oran ve kendi durumunuz mali müşavurunuzundur.

Belge türü alıcının kaydına bağlıdır. Gelir İdaresi Başkanlığına göre e-Arşiv uygulamasındaki mükellefler, e-Fatura sistemine kayıtlı alıcılara e-Fatura; kayıtlı olmayan mükelleflere ve mükellef olmayanlara ise e-Arşiv Fatura düzenler, alıcının talebine göre kâğıt veya elektronik ortamda iletilir (GİB, "e-Arşiv Hakkında" (yeni sekmede açılır), 01.11.2026).

Zamanlamada ise 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 229 ve 231. maddeleri (yeni sekmede açılır) faturayı, malı satan veya işi yapanın müşteriye verdiği, borçlanan tutarı gösteren ticari belge olarak tanımlar ve hizmetten sonra düzenlenmesi için azami bir süre öngörür; bu süreyi Hazine ve Maliye Bakanlığı kısaltmaya yetkilidir (mevzuat.gov.tr, 01.11.2026). Gerçek son tarihinizi mali müşavurunuzla doğrulayın, hafızanıza güvenmeyin. Kesilmiş bir faturanın düzeltilmesi, bu yazının kapsamı dışındaki e-belge iptal ve düzeltme kurallarıyla yapılır. İç tarafta ise yanlış aktarım ters kayıtla düzeltilir, asla silinmez; aynı ilke folyodaki hatalı kalem nasıl düzeltilir yazısında anlatılır. Aktarım gün kapanışını kaçırdıysa, hata gün sonu (night audit) kontrol listesinde ortaya çıkar.

Faturada neler bulunmalı#

Ödemeler, eksik ödemeler ve ihtilaflı kalemler nasıl eşleştirilir?#

Fatura satırında eşleştirin, banka ekstresi toplamında değil. Eşleşmeyen bir ödeme bir sorudur ve biri yazılı olarak yanıtlayana kadar açık kalır.

Her havaleyle birlikte bir ödeme bildirimi isteyin. Olmazsa, para en eski açık faturaya uygulanır ve tartışma yalnızca gelecek aya taşınır. Dört seviyede eşleştirin: ödeme, fatura, folyo, voucher. Zincirin koptuğu seviye, ihtilafın gerçekte yaşadığı yerdir.

Eksik ödeme örtük bir indirim değildir. Bir neden kodu kaydedin, bakiyeyi açık tutun ve sözleşmede belirlediğiniz bir süre içinde, örneğin beş iş günü içinde, yazılı yanıt verin. Faturayı değil, kalemi izole edin: bir gece ihtilaflıysa, dokuzu kapatın ve tek satırı açık tutun. Ödeyenin öne sürdüğü her kesinti sözleşmedeki bir maddeye dayanmalıdır; madde yoksa o bir kesinti değil, ihtilaftır.

Eksik bir ödemeyi başka bir faturaya veya hesaba sessizce mahsup etmeyin. Bu sorunu gizler ve yaşlandırma raporunu yalancı yapar. Komisyonu da bu konuşmanın tamamen dışında tutun: burada önemli olan faturanızdaki tutar ile bankadaki tutardır; ödeyenin odayı kendi müşterisine hangi fiyattan sattığı değil.

Dövizli bakiyeler ve kur farkları ne olur?#

Sözleşmenin adı geçen para biriminde kayıt tutun, kullandığınız kuru ve nereden aldığınızı belirtin ve kur farkını, içine sindirilecek bir yuvarlama değil, mali müşavurunuza ait bir muhasebe sorunu olarak ele alın.

Merkez Bankası, gösterge kurların hiçbir kişi veya kurumu bağlamadığını ve Merkez Bankası dışındaki taraflar arasındaki işlemlerde hangi kurun uygulanacağına tarafların kendilerinin karar verdiğini açıkça belirtir (TCMB, "Gösterge Niteliğindeki Kurlar" (yeni sekmede açılır), 01.11.2026). Bu serbestlik, sözleşmenin kur kaynağını ve kurun hangi anda alınacağını (rezervasyon, fatura veya ödeme tarihi) adlandırması gereken sebeptir. Açık bırakırsanız iki mali iş ekibi her ay anlaşmazlığa düşer.

Vergi tarafının veya faturanın hangi kuru kullanması gerektiği ayrı bir sorudur ve burada karara bağlanmaz. Bir şablona yerleştirmeden önce mali müşavurunuza sorun.

Alacağı kendi para biriminde tutun. Açık bakiyeyi her ay elle yeniden çevirmeyin; fatura ile ödeme arasındaki bağı kaybedersiniz. Yaşlandırmayı para birimi bazında raporlayın, yönetim görünümü için tek seferde, belirtilmiş bir kur ile çevirin ve raporun üzerinde hangi kuru kullandığınızı yazın. Kuru ve kaynağını faturaya basın ki ödeyen, e-posta trafiğine gerek kalmadan rakamınızı yeniden üretebilsin.

Yaşlandırma raporu nasıl okunur ve takip nasıl yapılır?#

Yaşlandırma raporu, her açık bakiyeyi ne kadar süredir ödenmediğine göre sıralar; görevi bir görüşme başlatmaktır, ay sonu dosyasını süslemek değil.

Fatura tarihinden değil, vade tarihinden yaşlandırın. Otuz günlük vade, saatin faturadan otuz gün sonra başladığı anlamına gelir; bunu yok sayan rapor, iyi ödeyenleri gecikmiş gösterir. Toplamdan değil, hesap bazında okuyun: iyi yönetilen tek büyük hesap, kimsenin aramadığı yirmi küçük hesabı gizleyebilir. Hiç yaşlanmayan, hep güncel kolonda duran bir bakiye, çoğunlukla ödemelerin yanlış faturaya uygulandığı anlamına gelir.

Bir takip ritmi belirleyin ve bozmayın: vade aşımının ilk günü hesap ekstresi, on beşinci günde telefon, otuzuncu günde kredi kararına tırmanma. Raporu kredi limitine bağlayın: altmış günü aşan ödeyen, bakiye kapanana dek faturalı satışı kaybeder ve rezervasyon ekibi bir sonraki rezervasyon gelmeden haberdar edilir. City ledger toplamını her ay genel muhasebeyle mutabakatlayın; bir fark yuvarlama değil, kontrol hatasıdır.

Aktarma, onay ve silme yetkisi kime aittir?#

Üç ayrı yetki, ekip yeterliyse üç ayrı kişide: folyo aktarmak, hesap açmayı onaylamak, bakiyeyi kayıttan düşmek (write-off).

Ön büro, bir folyoyu yalnızca dosyada mevcut bir voucher veya mektuba karşı taşıyabilir. Bunun dışındakiler amir ister ve onay, aktarımla birlikte kayda geçer. Hesap açmak, limit yükseltmek ve faturalı satış vermek mali işe aittir; fiyatı müzakere eden kişiye değil. Rezervasyonu isteyen kişi, krediyi veren kişi olmamalıdır.

Kayıttan düşme işlemleri adı geçen bir onaylayıcı ve bir eşik ister. Her kayıttan düşme, bir neden kodu ve bunu doğuran ihtilaf kaydına bağ taşır. Ayrım: kalemi işleyen, onu kayıttan düşen kişi olmamalı; hesabı onaylayan, mutabakatını yapan kişi olmamalıdır. Aktarımlar, kayıttan düşmeler ve limit değişiklikleri sistemde görünür ve dayanak belge izin verdiği ölçüde geri alınabilir olmalıdır. Silinmiş bir satır düzenli bir temizlik değil, bir denetim bulgusudur. Ayda bir kez, otuz günden eski açık ihtilafların kısa bir listesi, yalnız toplamlarla değil adlar ve tutarlarla genel müdüre gider.

Şimdi ne yapmalı#

Bu ayın yaşlandırma raporunu çekin, en eski üç açık bakiyeyi alın ve her biri için sözleşme maddesini, voucher'ı ve ödemeyi üstlenen kişiyi yazın. Üçünden biri eksikse, önce düzeltmeniz gereken kontrolü buldunuz demektir; bu yazının geri kalanı hangisi olduğunu söyler.