Otel personel özlük dosyası: her çalışan için belge kontrol listesi

Özlük dosyası, İş Kanunu'nun 75. maddesi uyarınca işverenin her işçi için düzenlemek zorunda olduğu kayıttır: işçinin kimlik bilgileri ve işverenin bu kanun ile diğer kanunlara göre düzenlemek zorunda olduğu her belge. İstendiğinde yetkili memur ve mercilere gösterilir. 75. madde bir saklama süresi belirlemez; 5510 sayılı Kanun'un 86. maddesi sosyal güvenlik kayıtları için on yıl ister.

Sezonluk bir çalışan Cumartesi başlıyor. Pazartesiye gelindiğinde otelin elinde imzalı sözleşme, sosyal güvenlik girişi ve kolluğa verilmiş bir Form 2 olur; ve o ince klasör, bir denetmenin, bir SGK sorgusunun ya da bir iş uyuşmazlığının isteyeceği ilk şey olmaya başlamıştır bile. Bu yazı, Türkiye'de bir özlük dosyasının istihdamın her aşamasında ne içerdiğini ele alıyor: ilk vardiyadan önce, çalışma sırasında ve ayrılıştan sonra. Yazının sonunda kendi dosyalarınız için bir dizin kurabilir, her satırı zorunlu ya da iyi uygulama olarak işaretleyebilir ve sağlık verisi ile saklama sürelerinin nereye oturduğunu bilirsiniz.

Kanun, otelin saklamasını gerçekte neye mecbur kılıyor?#

İş Kanunu'nun 75. maddesi her işçi için bir özlük dosyası düzenlenmesini ister. Dosyada işçinin kimlik bilgileri ile bu kanun ve diğer kanunlara göre işverenin düzenlemek zorunda olduğu her belge ve kayıt saklanır; işveren dosyayı istendiğinde yetkili memur ve mercilere göstermekle yükümlüdür (Mevzuat Bilgi Sistemi, konsolide metinler, 4 Kasım 2026).

Klasörün arkasında iki yükümlülük, onu okuyan iki tür denetmen var. İş müfettişleri 4857 sayılı Kanun'un 75. maddesiyle çalışır. SGK memurları ise 5510 sayılı Kanun'un 86. maddesiyle çalışır; bu madde işyeri defter, kayıt ve belgelerini kapsar ve işverene ibraz için on beş gün verir.

1. madde dosyayı listeyle değil, atıfla tanımlar. Tek bir belge adı vermez; işvereni belge düzenlemeye mecbur bırakan her metne işaret eder. Bu yüzden doğru bir dosyanın içeriği, kanun değiştikçe değişir; internette bulunan bir şablonun hızla eskimesinin nedeni budur.

Madde kendi içinde bir sır saklama yükümlülüğü de taşır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür. Bu cümle, aşağıda ele alınan KVKK'ya, yani kişisel verilerin korunması kanununa köprüdür.

Dosyayı saklama kabı değil, kanıt olarak düşünün. Bir belge on beş gün içinde ibraz edilemiyorsa, pratikte yoktur. Dizininizdeki her satırı ikiye ayırın: resmî bir metnin istediği belgeler ve iyi uygulama. Hangisi olduğunu işaretleyin ki yeni bir insan kaynakları çalışanı şablon maddesini hukuki yükümlülük sanmasın, ya da tersini.

Yükümlülük işçiye bağlıdır, sözleşme türüne değil. Sezonluk, yarı zamanlı ve geçici personelin her birinin kendi dosyası olmalıdır.

İlk vardiyadan önce dosyaya ne girer?#

Kimlik bilgileri, sözleşme, sosyal güvenlik girişi ve çalışan bildirimi, bu sırayla. Bildirimin kendi teslim süresi vardır; sayacı neyin başlattığını müşavirinizle netleştirin, çünkü buradaki sıra, sürenin işe başlamayla başladığını varsayar.

Kimlik bilgileri ilk sıradadır. Bunun kimlik kartı fotokopisi mi yoksa kayıtlı bir alan kümesi mi olduğu müşavirinizin yanıtlayacağı bir sorudur; kanunun istediği asgariyi tutun ve neden tuttuğunuzu yazılı not edin. Ardından sözleşme ya da ana koşullarının imzalı yazılı özeti gelir. Sonraki değişiklikler tarihli eklerle girer; aslını asla yeniden yazmayın.

Uygulamada sosyal güvenlik giriş bildirimi kişinin işe başlamasından önce yapılır; kesin zamanlama ve düzeltmeler bordro müşavirinize aittir, klasöre değil. Sonra Form 2 gelir: çalışan bildirimi, misafir KBS bildiriminden ayrı bir yükümlülüktür; birini yapıp diğerini yapmayan otel yarı korunmuştur. Ayrıntılar için KBS çalışan bildirimi: otel personeli için kimlik bildirimi yazısına bakabilirsiniz.

Personel bildirimi ile misafir bildirimi ayrı iki yükümlülüktür. Çalışanların kimlik bildirimi, İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatlarına İlişkin Yönetmelik kapsamında, iş yerinin bağlı olduğu kolluk birimine (polis ya da jandarma) genellikle üç gün içinde yapılır; bu süre misafir bildirimindeki 24 saatlik süreden farklıdır. Misafirlerin kimlik bildirimi ise KBS (misafir kimlik bildirimi) üzerinden, konaklama sırasında ve kendi süresi içinde yapılır. İki bildirimi tek bir belge ve tek bir süre gibi ele almak, otelde var olmayan bir yükümlülük doğurur. Süreler, kapsam ve cezalar için kendi durumunuzu bir mali müşavir ya da hukuk danışmanıyla teyit edin.

Otelcilikte hangi belgeler sektöre özgüdür?#

Standart dosyanın üzerine üç grup eklenir: yemekle uğraşan personel için gıda hijyeni eğitimi ve sağlık raporları, herkes için iş güvenliği eğitim kayıtları ve yabancı personel için çalışma izinleri.

Hijyen eğitimi ve sağlık raporu kişiye değil, role bağlıdır. Birisi kat hizmetlerinden kahvaltı salonuna geçtiğinde, yeni belge yeni roldeki ilk vardiyadan önce girer. Kapsamı müşavirinizle netleştirin, her çalışanın kapsandığını varsaymayın; yönetmeliğin kimleri kapsadığı otel çalışanları için hijyen belgesi yazısında inceleniyor.

Sağlık raporunun kendisi ayrı bir sağlık dosyasına girer; genel dosyaya yalnızca yükümlülüğün yerine getirildiği ve tarihi yazılır. İş güvenliği eğitim kayıtları tarih, içerik ve işçinin imzasını taşımalıdır; zorunlu içerik ve süreler işyerinin tehlike sınıfına göre belirlenir; bunları iş güvenliği uzmanınız ya da müşavirinizle netleştirin ve kayıt hangi eğitimin ne zaman verildiğini göstermelidir. Yabancı personelin geçerli bir çalışma izni olmalıdır; izni saklayın ve bitiş tarihini dizine işleyin ki yenileme sürpriz değil, takvim işi olsun; zamanlamayı müşavirinizle netleştirin.

Üniforma, lojman ve ekipman teslim tutanakları iyi uygulamadır ve çıkıştaki bir kesinti uyuşmazlığında en ucuz savunmadır. Her satıra bir sorumlu ve bir gözden geçirme tarihi verin. Sahibi olmayan belge, sessizce süresi dolan belgedir.

Kişi çalışırken dosyaya ne eklenir?#

Koşulları değiştiren ya da bir yükümlülüğün yerine getirildiğini kanıtlayan her şey: izin kayıtları, fazla çalışma onayı ve saatleri, işçinin cevabının eklendiği ihtarlar, bordro kanıtları ve eğitim belgeleri.

Yıllık izin kayıtlarında kullanılan tarihler, kalan bakiye ve işçinin imzası bulunmalıdır. Bir uyuşmazlığın döndüğü nokta bakiyedir ve en çok eksik olan satır da odur. Fazla çalışma için işçinin döneme ait yazılı onayı ve çalışılan saat kaydı tutulmalıdır; işe alımda bir kez verilip hiç yenilenmeyen onay yaygın bir zayıf noktadır, biçimini ve dönemini müşavirinizle netleştirin.

İhtar ve disiplin notlarının yanına işçinin yazılı cevabı eklenmeli ve ihtar verildiğinde kimlerin hazır bulunduğu not edilmelidir. Bordro tarafında bordro fişleri ve ödeme kanıtı, dosyada ya da bunların nerede tutulduğunu gösteren bir bordro dizininden referansla yer alır. Rol, departman veya ücret değişiklikleri, iki tarafın imzaladığı tarihli eklerle girer. Eğitim belgeleri tarih ile eğitmenin veya kurumun adını taşır ki otel, neyin ne zaman öğretildiğini gösterebilsin.

Biri ayrıldığında dosya nasıl kapanır?#

Bir çıkış kaydıyla: son çalışma günü, sosyal güvenlik çıkış kodu, nihai ücret hesabı ve otelin verdiği her şeyin imzalı iadesi.

SGK'ya yapılan çıkış bildirimi bir kod taşır ve kod, hem kişi hem otel için sıradaki ne olacağını belirler. Sezon sonu kodları başlı başına bir konudur; SGK işten çıkış kodları yazısında ele alınıyor. Nihai ücret, izin bakiyesi, ihbar ve yazılı dayanağı eklenmiş her kesintiyi kapsar; arkasında kağıt olmayan kesinti, bir talebin başlangıcıdır.

İade edilen eşyalar, üniforma, kart, ekipman, lojman anahtarları, son gün için imzayla teslim alınır; sonrasına söz verilmez. İki nüsha imzalı bir nihai hesap özetiyle (mutabakat) kapatın: bir örnek çalışana verilir, biri saklanır.

Sonra dosyayı kapatmayın. Çıkış, dosyada bir sayfadır, sonu değil; saklama süresi kişi gittikten sonra da işlemeye devam eder. İki yıl sonra gelebilecek bir sorgunun birinin hafızasına bağlı kalmaması için çıkış tarihini ve saklama yerini dizine not edin.

Özlük dosyasını kim görebilir ve sağlık kayıtları nerede tutulur?#

Yalnızca görevi gerektiren kişiler; sağlık bilgisi ise erişim listesi daha kısa olan ayrı bir dosyaya gider.

1. madde ilkeyi zaten taşır: işçi hakkında bilgiyi dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun kullanın, gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgiyi açıklamayın. KVKK kapsamında işçi, veri sahibidir. Otel, neyi tuttuğunu, neden tuttuğunu, ne kadar süre tuttuğunu ve içeride kimin gördüğünü söyleyebilmelidir.

Sağlık verisi her dosyanın en hassas satırıdır. Belgeyi ayrı bir klasörde tutun, erişimi ihtiyacı olan kişiyle sınırlayın ve kimin açtığını kayda geçirin. Pratik önlemler: kilitli dolap ya da yetkilendirilmiş klasör, tek bir adı yazılmış sorumlu, dizüstünde kişisel kopya olmaması, mesajlaşma uygulamalarıyla fotoğraf gönderilmemesi.

İmha, takvime bağlı yapılır; neyin ne zaman imha edildiğini gösteren bir kayıtla. Kişisel veriyi amacının ötesinde tutmak da başlı başına sorundur; güvenli bir varsayılan değildir. İşe alım sırasında yeni çalışana dosyanın ne içerdiğini ve kimin gördüğünü anlatın; beş dakikalık bu konuşma bir şikâyetten ucuzdur.

Otel bir özlük dosyasını ne kadar saklar?#

1. madde süre belirlemez. 5510 sayılı Kanun'un 86. maddesi, işyeri defter, kayıt ve belgelerinin ilgili olduğu yılı izleyen yılın başından itibaren on yıl saklanmasını ister (Mevzuat Bilgi Sistemi, konsolide metinler, 4 Kasım 2026).

Süre kişiye değil, kayda göre işler. 2024 tarihli bir ihtar ile 2026 tarihli bir sözleşme, sürelerinin sonuna farklı yıllarda ulaşabilir. Örneğin, Mart 2026'da imzalanan bir sözleşme bu kurala göre 2036 sonuna kadar saklanır; çünkü sayım 1 Ocak 2027'de başlar.

On beş günlük pencere, süre kadar önemlidir. Denetim ve kontrolle görevlendirilen SGK memurları kayıtları isteyebilir ve işveren bunları bu süre içinde ibraz etmek zorundadır; saklama bulunabilir olmalıdır, yalnızca hukuka uygun değil. 75. maddenin kendi süresi olmadığına göre bir süre uydurmayın. Başka bir metin belirli bir belge için daha uzun süre öngörüyorsa, o metne uyun ve müşavirinizle netleştirin.

Bir saklama tablosu kurun: belge, hukuki dayanak, süre, imha tarihi. Bu, belirsiz bir endişeyi yılda bir kez çalışılabilecek bir listeye dönüştürür. İmha, yükümlülüğün parçasıdır, karşıtı değil; sonsuza dek tutulan dosya özen değil, KVKK riskidir. Aynı yöntemin misafir kayıtlarına uygulanışı otel kayıtları ne kadar saklanır yazısında anlatılıyor.

Şimdi ne yapmalı#

Klasörden değil dizinden başlayın: elinizdeki bir özlük dosyasını alın, içindekileri metinlere karşı listeleyin ve her satırı zorunlu ya da iyi uygulama olarak işaretleyin. Sonra bir sonraki işe alımdan önce boşlukları kapatın; zamanlama, saklama ve sağlık verisi sorularını ise mali müşaviriniz ya da hukuk danışmanınızla netleştirin, çünkü genel yükümlülük açıkken ayrıntı kendi durumunuza bağlıdır.