Otel sistemlerine kimler erişebiliyor? Uzaktan erişim, entegrasyon ve API anahtarı kontrolü

Üçüncü taraf erişim incelemesi, otelin yazılımlarına ulaşabilen her dış kişi ve sistemi, her birinin ne okuyup ne değiştirebildiğini, nasıl bağlandığını ve hâlâ gerekli olup olmadığını listeler. Yılda iki kez ve bir tedarikçi, acente ya da çalışan ayrıldığında tekrarlanır.

İki yıl önce rezervasyon sayfanızı yapan web ajansı hâlâ girişe sahip. Kimsenin iptal etmediği bir deneme döneminden kalan kanal bağlantısı hâlâ açık. İkisi de hiçbir listede görünmüyor, çünkü henüz bir liste yok. Bu yazı, uzaktan erişim güvenliği için o listeyi nasıl kuracağınızı, üzerindeki her bağlantıyı nasıl değerlendireceğinizi ve kapıları arkalarındaki sistemleri bozmadan nasıl kapatacağınızı gösteriyor.

Otelinizin dışında kimler sistemlerinize erişebiliyor?#

Çoğu otelin adını sayabileceğinden daha fazla taraf. İlk adım erişimi düzeltmek değil, sistemlerinize yönelmiş bir kimlik bilgisi, bir bağlantı ya da bir uzaktan destek aracı tutan her dış tarafı yazmak.

Listeyi belleğinizle değil, kategorilerle dolaşın: yazılım tedarikçileri, BT hizmet sağlayıcınız, web ajansı, kanal ve rezervasyon bağlantıları, ödeme ve e-fatura entegratörleri ve geçmişte sizin için çalışmış herkes. Her taraf için dört şey kaydedin: neye ulaşabiliyor, nasıl bağlanıyor (giriş hesabı, uzaktan destek aracı, entegrasyon anahtarı), otel içinde kullanımını kim onaylıyor ve en son ne zaman incelendi.

Okumayı değiştirmeden ayırın. Yalnızca rapor okuyabilen bir taraf ile oda fiyatlarını değiştirebilen, rezervasyon iptal edebilen ya da para hareketi yapabilen bir taraf aynı risk değildir. Kimsenin onayladığını hatırlamadığı bağlantıları da ekleyin: deneme amaçlı açılmış bir kanal bağlantısı, eski bir yorum aracı kodu, ayrılmış bir pazarlama ajansının kurduğu e-posta aracı.

Listeye bir sahip adı verin. Sahibi olmayan liste bir belgedir, denetim değil. Listenin çekmecedeki sözleşme sayısından uzun çıkmasını bekleyin; ikisi arasındaki fark, incelemenin asıl bulgusudur.

Uzaktan destek erişimi sürekli mi açık, yoksa istediğinizde mi açılıyor?#

Sürekli açık uzaktan erişim, otel sistemlerinde yaygın bir açıktır, çünkü bir destek sözleşmesini tesiste kimsenin göremediği kalıcı bir açık kapıya dönüştürür.

İki modu ayırın. Gözetimsiz erişim, tedarikçinin kayıtlı bir kimlik bilgisiyle her saatte bağlanabilmesine izin verir. İstek üzerine erişim ise her oturum için otelde bir kişinin onayını gerektirir. Misafir verisine ya da faturalamaya dokunan her şey için istek üzerine erişimi tercih edin; gözetimsiz erişimi yalnızca gerçekten gerektiren ekipmana bırakın, örneğin gece boyunca ulaşılabilir olması gereken bir sunucu.

Onaylayan kişi, istekte bulunan kişiden farklı olsun ve onaya bir süre tanıyın: iki saat açık kalıp kendiliğinden kapanan bir oturum, biri hatırlayana kadar açık kalan oturumdan iyidir. Oturum kaydı isteyin: kim bağlandı, ne zaman, nereden ve ne kadar kaldı. Hiç okumadığınız bir kayıt bile davranışı değiştirir, çünkü tedarikçi o kaydın var olduğunu bilir.

Ekran paylaşımı ile bilgisayarın tam denetimi aynı izin değildir; ikincisi, personeliniz izlerken birinin yazılım kurmasına ya da ayar değiştirmesine izin verir. Yalnızca ulaşılan yazılımı değil, uzaktan destek aracının kullanıcı listesini de inceleyin. Ayrılmış bir teknisyeni o listeden çıkarmak, hızlı ve düşük maliyetli bir iyileştirmedir.

Bir entegrasyon ya da API anahtarı gerçekte neler yapabilir?#

Entegrasyon, bir sistemin araya insan girmeden bir diğeriyle konuşmasıdır; API anahtarı da buna izinli olduğunu kanıtlamak için kullandığı paroladır. Anahtarın ulaşabildiği her şeye, onu ele geçiren herkes de ulaşabilir.

Terimleri ekibe bir kez açıklayın: API, iki sistemin istek alışverişi yapmasının tanımlı yoludur; anahtar, arayan tarafı tanımlayan uzun bir karakter dizisidir; kapsam ise o anahtarın yapabileceği işlerin listesidir. Daha geniş bir açıklama için PMS entegrasyonu nasıl çalışır? API'yi sade bir dille anlamak yazısına bakın.

Her anahtarın ne okuyabildiğini ve ne değiştirebildiğini yazın. Yalnızca fiyat gönderen bir anahtar ile rezervasyon oluşturabilen, değiştirebilen ya da iptal edebilen bir anahtar aynı şey değildir. Her entegrasyona kendi anahtarını verin: web sitesi, kanal bağlantısı ve bir raporlama aracının paylaştığı tek anahtar, birini kapatırken üçünü birden bozarsınız.

Karşı tarafın izin verdiği yerde salt okunur kapsam ve bir geçerlilik tarihi seçin; doksan gün sonra kendiliğinden geçersiz olan bir anahtar, başka türlü yapmayacağınız bir konuşmayı zorunlu kılar. Anahtarların nerede saklandığını bulun. Bir web sitesi eklentisine yapıştırılmış, ortak diskteki bir elektronik tabloya kopyalanmış ya da bir e-post zincirinde dolaşan anahtar, düşündüğünüzden çok daha uzağa sızmış bir anahtardır. Anahtarı asla herkese açık bir web sayfasına ya da misafirlerin gördüğü bir sayfaya koymayın; tarayıcının indirdiği her şeyi, o sayfayı açan herkes okuyabilir.

Bir kişi ya da tedarikçi ayrıldığında erişime ne olur?#

Genellikle hiçbir şey olmaz; eski çalışanların ve eski ajansların her erişim incelemesinde karşımıza çıkmasının nedeni budur. Erişim, biri bilerek kapatmadıkça ilişkiden uzun yaşar.

İptal listesini ayrılıştan önce, sonra değil kurun: PMS kullanıcısı, otel e-postası, site yönetimi, kanal bağlantısı, ödeme ve e-fatura portalları, sosyal medya hesapları, arama motorlarındaki işletme profili, kapı kilidi yazılımı, kablosuz ağ denetleyicisi. Sistemin izin verdiği yerde hesapları silmek yerine devre dışı bırakın; böylece o kişinin ne yaptığının geçmişi okunabilir kalır. Bu hesaplara baştan dar yetkiler vermeye dair bir kontrol listesi için PMS kullanıcı yetkileri: rol bazında kurulum kontrol listesi yazısına bakın.

Ajansları bir grup olarak ele alın. Bir pazarlama ya da web ajansı çoğu zaman birden çok girişe sahiptir ve hesap otelin değil ajansın adınadır. Sahiplik devrini sözleşmenin sonunda değil, başında isteyin. Ortak hesapları ortadan kaldırın: admin ya da info@ adındaki bir girişi bir kişiye bağlayamazsınız, dolayısıyla inceleyemezsiniz ve bu hesaplar genellikle her ayrılıktan sağ çıkıp kalır.

Ayrılan kişinin görmüş olabileceği parolaları değiştirin; arka ofiste bir karta yazılmış olanlar dahil. Ve alan adı kayıt firmasını kontrol edin: en çok unutulan ve kaybı en zarar veren hesap odur. Her iptalin tarihini kaydedin. Tarih gösteremeyen bir inceleme, kanıt değil sözdür.

Anahtarları ve parolaları oteli bozmadan nasıl değiştirirsiniz?#

Sabit bir sırayla döndürün: yeni kimlik bilgisini oluştur, bağla, verinin aktığını doğrula, sonra eskiyi kapat. Ters sırayla yapmak, bir otelin bir gecelik kanal güncellemelerini kaybetmesinin klasik yoludur.

Aynı anda tek entegrasyonu değiştirin ve varsayımla değil gerçek bir sınamayla doğrulayın: kanala gönderilen bir fiyat, bir deneme rezervasyonu, hâlâ açılan bir rapor. Sessiz bir saat seçin ve resepsiyona haber verin; böylece kopan bir bağlantı, giriş işlemi sırasında değil, dakikalar içinde rapor edilir. Bir kanal bağlantısının gerçekte ne gönderip aldığını anlamak için Kanal yöneticisi entegrasyonu nasıl çalışır? Mesajlar, gecikme ve hatalar yazısını okuyun.

Acil durumda gerekecek sistemler için, çevrimdışında saklanan ve iki adı yazılı kişinin bildiği bir acil kimlik bilgisini tutun; ikisinden biri ayrıldığında değiştirin. Döndürmeyi yalnızca takvime değil olaylara göre de yapın: bir ayrılık, biten bir sözleşme, tedarikçinin kadrosu değişti bilgisi ya da olağandışı etkinliğin herhangi bir belirtisi. Son döndürme tarihini listedeki her satırın yanına yazın ki bir sonraki inceleme olgulardan başlasın.

Bir şeyin bozulmasını bekleyin. Sıranın amacı, bozulmayı küçük, görünür ve geri alınabilir kılmaktır.

Yılda iki kez doldurulan inceleme formu#

Yılda iki oturum, sabit tarihlerde, aynı formla ve adı yazılı bir sahiple, dış erişimin kontrolsüz büyümesini önlemek için yeterlidir. Form bilerek kısadır; uzun olan form doldurulmaz.

Tarihleri önceden belirleyin, örneğin mart ve eylülün ilk haftasını, ve BT sağlayıcının değil genel müdürün takvimine yazın. Her satırda aynı beş soruyu sorun: bu kim, neye ulaşabiliyor, hâlâ gerekli mi, kim onayladı, en son ne zaman değişti. Son incelemeden bu yana eklenen her şey için bir satır, kaldırılması gerekirken kaldırılmayan her şey için bir satır ekleyin.

Doldurulmuş formları saklayın. İki yıllık tarihli form, bir işletme sahibinin, sigortacının ya da denetçinin soracağı soruların çoğunu yanıtlar. İncelemeyi teknik değil ticari bir karar olarak görün: bir ajansın hâlâ site erişimine ihtiyacı olup olmadığına karar verecek kişi, o ajansa ödeme yapan kişidir.

Tesis genelinde güvenlik uygulamalarına daha geniş bir bakış için bu yazıyı Otelde siber güvenlik: işletme sahibi ve genel müdür için kontrol listesi ile birlikte okuyun.

Şimdi ne yapmalı#

Parolaları elinde tutan kişiyle iki saat ayırın, boş bir form açın ve ilk sütunu doldurun: sistemlerinize ulaşabilen her dış taraf. O oturumda hiçbir şeyi düzeltmeniz gerekmiyor. Size gereken şey liste, bir sahip ve bir tarih; çünkü uzaktan erişim güvenliği ancak bir olaya tepki olarak değil, takvimde bir kayda dönüşen alışkanlık olduğunda işler.