Otelde ortak şifreler: extranet, Wi-Fi ve sosyal medya hesapları için şifre düzeni

Bir otelin her ortak hesap için yazılı bir sorumlusu, bir yedeği, şifreleri saklayan bir şifre yöneticisi ve her hesap için denenmiş bir kurtarma yolu olması gerekir. Şifre yöneticisi, oturum bilgilerini tek bir şifreli kasada tutan yazılımdır; ana anahtarı bir kişi taşır ve mühürlü bir kopya çevrimdışı durur.

Genel müdür uçaktadır, Instagram sayfasını kuran pazarlama çalışanı Mart'ta ayrılmıştır ve rezervasyon extraneti, binadaki kimsenin elinde olmayan bir telefona giden kod istemektedir. Henüz hiçbir şey bozulmamıştır ama her şey durmuştur. Bu yazının sonunda hangi hesapların tek bir kişiye ait olamayacağını, bunları nasıl kaydedeceğinizi, ana anahtarı kimin tutacağını, biri ayrıldığı gün neyin değişeceğini ve her şeyi bilen tek kişi gittiğinde hesaba nasıl geri dönüleceğini bileceksiniz.

Hangi otel hesapları tek bir kişiye ait olamaz?#

Bir kişi ayrıldıktan sonra da otelin çalışır durumda tutması gereken her hesap, o kişiye ait olamaz. Uygulamada liste kısa ve öngörülebilirdir: alan adı, web sitesi, Google ya da Microsoft işletme profili, sosyal medya, misafir Wi-Fi ve yönlendirici yönetimi, cihaz yönetim panelleri ve bazı extranetler.

İşe rol hesaplarını kişisel hesaplardan ayırmakla başlayın. info@ ya da rezervasyon@ gibi bir e-posta kutusu otelin malıdır ve kişiden uzun yaşar; adı yazılı bir kişinin kendi kutusu yaşamaz. Aynı mantık yukarıdaki listedeki her hesap için geçerlidir.

Alan adı firması ve DNS ayarları kaybedilecek şeylerin en zararlısıdır; çünkü e-posta, web sitesi ve çoğu zaman rezervasyon motoru ona bağlıdır. Bu katmanı ayrıntısıyla otel web sitesi güvenliği: alan adı kimde, SSL sertifikası, güncellemeler ve şifreler yazısı ele alır.

Bazı extranetler her personel için ayrı bir alt kullanıcı açmaya izin verir; bunu kullanın, böylece kimse bir şey paylaşmaz. Bazıları ise tesise tek oturum verir ve bu oturum, otel kabul etsin ya da etmesin, ortak bir sırdır.

Cihaz yönetim panelleri sessiz olanlardır: yönlendirici ve güvenlik duvarı, kapı kilidi sistemi, televizyon ya da IPTV merkez ünitesi, POS arka ofisi. Nadiren açılırlar, bu yüzden şifrenin tek bir kişinin kafasında olduğunu kimse fark etmez.

Karar kuralı basittir: aynı hafta içinde iki kişinin ihtiyaç duyabileceği her hesap, ortak hesaptır; sahibine, yedeğine ve kurtarma yoluna ihtiyaç duyar. Otelin kendi yönetim sisteminde ise ters kural geçerlidir: ortak oturum hiç olmamalı, herkesin kendi kullanıcısı olmalıdır. Bu kurulumu PMS kullanıcı yetkileri: rol bazında kurulum kontrol listesi yazısı açıklar.

Hesap kaydı: her oturum için ne yazmalısınız?#

Her hesap için yedi alandan oluşan bir satır yazın; kayıt, devredeceğiniz, gözden geçireceğiniz ve kurtarma sırasında dayanacağınız şey haline gelir. Şifre içermez, yalnızca şifrelere giden haritayı tutar.

Sahip alanı bir rol artı bir addır: "ön büro müdürü, şu an X" yazın ki satır, bir sonraki değişiklikten sonra da anlamını korusun. Kurtarma telefonu, sahibin kişisel cep telefonu değil otelin kontrolündeki bir numara olmalıdır. Kurtarma e-postası için de aynı kural geçerlidir: rol kutusu, asla kişisel adres.

Şifrenin kendisini değil nerede durduğunu (hangi kasa klasörü ya da hangi mühürlü zarf) yazın; böylece kayıt, kasadan daha geniş bir çevreyle paylaşılabilir. Kaydı üçüncü bir kişiye sormadan iki kişinin ulaşabileceği bir yerde tutun ve basılı bir kopyasını acil durum malzemesinin yanında saklayın. Yılda iki kez ve her ayrılıştan sonra gözden geçirin; yalnızca bir şey bozulduğunda değil. Kaybı oteli bu hafta durduracak hesaplarla başlayın, gerisi sonra gelir.

Hücrelerde roller, yedek kişiler ve iletişim bilgileri vardır, asla şifre değil. Her satırın son gözden geçirme tarihini de kayda ekleyin.

Şifre yöneticisi nedir ve ana anahtarı kim tutar?#

Şifre yöneticisi, oturum bilgilerini tek bir şifreli kasada tutan yazılımdır. Kasa tek bir güçlü parolayla açılır, gerisini yazılım doldurur; otel artık hafızaya ve her yerde kullanılan aynı üç şifreye bel bağlamaz.

Asıl önemli mekanizma, ortak kasaya kişi başına erişimdir: her personelin kendi kasa girişi vardır, bu yüzden bir kişiyi çıkarmak, binadaki tüm şifreleri değiştirmeden erişimini kaldırır. Kasanın içinde kayıttaki hesaplar için ortak bir klasör kullanın, kişisel girişler için kişisel kasaları ayrı tutun.

Ana anahtar otelin malıdır, BT sorumlusunun değil. Kasayı en az iki kişi açabilmeli ve ikisi de açılışların kayda geçtiğini bilmelidir. Acil durum setini bir kez yazdırın, mühürleyin ve ikinci bir kopyayı işletme dışında saklayın. Yalnızca bir kişinin telefonuyla korunan kasa, kasa değildir; rehin alınmış bir şeydir.

Tarayıcının kaydettiği şifreler ortak kasa değildir: tek bir cihazdaki tek bir tarayıcı profiline bağlıdır ve cihazla birlikte yok olur. Aracı seçerken özellik listesine değil, ortak klasörleri, kişi başına erişimi ve okunabilir bir dışa aktarımı destekleyip desteklemediğine bakın. Daha geniş resim için otelde siber güvenlik: işletme sahibi ve genel müdür için kontrol listesi yazısına bakın.

İki adımlı kodlar: telefon kimin, Ağustos'ta ne olur?#

İki adımlı doğrulama açık olan her ortak hesap, otelin kontrolündeki bir telefon numarası ve kodu alabilecek ikinci bir kişi ister. Aksi halde hesap, sahibi tatile çıktığı gün durur.

İki adımlı doğrulama, şifrenin ötesinde ikinci bir kanıt demektir: kısa mesajla gelen kod, kimlik doğrulama uygulamasından gelen kod ya da fiziksel bir güvenlik anahtarı. Hesap izin veriyorsa kimlik doğrulama uygulamasını ya da güvenlik anahtarını tercih edin; kısa mesaj tek bir SIM karta ve tek bir telefona bağlıdır.

SIM kartı bir varlık gibi yönetin: otelin adına kayıtlı, otelin sahibi olduğu bir numara ve değiştirilmiş varsayılan PIN. Kurtarma kodlarını bir kez yazdırıp ana anahtarın yanında saklayın; bu kodlar telefonu tamamen atlar ve şifre kadar hassastır. Kodları alabilecek yedek bir kişi belirleyin ve tatilden önce deneyin, tatil sırasında değil.

Kodu asla mesajla bir meslektaşınıza iletmeyin. Bu, bir saldırganın içeri sızmak için kullandığı kalıbın ta kendisidir.

Biri ayrıldığı gün ne değişir?#

Aynı gün: erişimini kaldırın, görebildiği ortak şifreleri değiştirin ve hiçbir kurtarma telefonu ya da e-postasının ona işaret etmediğini doğrulayın. Ayrılıklar her zaman planlı ve dostane olmayabilir; aynı rutini geçici bir uzaklaştırma için de yürütün.

Önce otel yönetim sistemindeki kullanıcısını kapatın ki resepsiyon, geri kalanlar düzenlenirken açıkta kalmasın. Kasadan çıkarın, sonra görebildiği ortak şifreleri değiştirin; her hesap için farklı bir şifre. E-posta ve dosya hesaplarında yalnızca şifresini değil, açık oturumlarını da sonlandırın; aksi halde bir telefonda açık bırakılan oturum açık kalır.

Telefon numarasını her iki adımlı doğrulama ayarından kaldırıp otel numarasıyla değiştirin. Sosyal medya sayfalarındaki ve işletme profillerindeki rolünü kaldırın ve paylaşımda bulunanı değil, yönetici olarak kimin listelendiğini kontrol edin. Anahtarları, cihazları ve kartları teslim alın; tarihi ve işlemi yapanı kayda yazın. Taşeronlar, sezonluk personel ve reklamları yöneten ajans da son günlerinde ayrılan sayılır.

Satıcı hesapları da aynı disiplini hak eder; ayrıntılar için otel sistemlerine kimler erişebiliyor? Uzaktan erişim, entegrasyon ve API anahtarı kontrolü yazısına bakın.

Her şeyi bilen tek kişi gittiğinde otel hesaba nasıl geri döner?#

Önceden denediğiniz kurtarma yollarıyla: kurtarma e-postası, kurtarma telefonu, yazdırılmış kodlar ve platformun kendi hesap kurtarma süreci. Bunların her biri, ihtiyaç duymadan önce var olmak zorundadır.

Üç ayda bir, düşük riskli bir hesapta tek bir kurtarma yolunu deneyin ki ilk denemeniz alan adı üzerinde olmasın. Hangi hesapların kendinden kurtarma imkânı olmadığını ve destek talebi gerektirdiğini bilin; bunlar günler alır ve bazen mesai saatlerinde bir telefon görüşmesi ister. Alan adı kurtarması çoğu zaman sahiplik kanıtı ister: alan adı faturasını ve şirket bilgilerini mühürlü zarfta tutun.

Kişiye ulaşabiliyorsanız kavga başlatmak yerine devir isteyin; ulaşamıyorsanız platformun sürecini izleyin ve attığınız her adımı yazın. Yeniden başlamak için ikinci bir hesap açmayın: bir alan adı ya da işletme profili için bu, geçmişi, yorumları ve e-postayı kaybettirir ve taklit gibi görünebilir. Her kurtarmadan sonra şifreyi, kurtarma telefonunu ve kurtarma e-postasını aynı oturumda değiştirin.

Kasadaki kâğıt: küçük bir işletme için kabul edilebilir olan nedir?#

Küçük bir işletme için kasadaki mühürlü zarf kabul edilebilirdir; varlığını iki kişinin bildiği ve belirli bir düzenle açılıp kayda geçilerek yeniden mühürlendiği sürece. Kâğıt, sistemin kendisi değil yedek çözümdür.

Zarfa girecekler: yazdırılmış ana anahtar, kurtarma kodları, hesap kaydı, kurtarma numaralarının listesi ve sahipliği kanıtlayan mühürlü ticari belgeler. İki zarfı iki yerde tutun; örneğin otel kasası ve işletme sahibinin bürosu ya da bir banka kasası. Her açılışı tarih ve adla kayda geçin, sonra yeni bir zarfla yeniden mühürleyin; sessizce açılmış bir zarf artık hiçbir şeyin kanıtı değildir.

Kâğıt sessizce bozulur: fotoğraflandığında kimse uyarılmaz, bu yüzden varlığından haberdar olan çevreyi küçük tutun. Şifreleri asla bir çekmeceye, mesajlaşma uygulamasına, ortak not defterine ya da adı "şifreler" olan bir elektronik tabloya koymayın. Personel sayısı bir avuç insanı geçtiğinde kasa birincil saklama yeri olur, kâğıt acil durum kopyasına dönüşür.

Şimdi ne yapmalı#

Bu hafta, kaybı oteli durduracak beş hesabı listeleyin ve her biri için bir sahip, bir yedek ve bir kurtarma telefonu yazın. O tek sayfa temeldir: kasa sırları saklar, kayıt nerede durduklarını söyler, iki adımlı telefon kimin içeri girebileceğini belirler, ayrılık rutini güncelliği korur ve denenmiş kurtarma yolu, elinizde yalnızca o sayfa kaldığında sizi kurtarır.