Otel teknik servis programı: varlık listesi, iş emri ve bakım takvimi nasıl kurulur?

Otel teknik servis programı, CMMS (bakım yönetim sistemi) olarak da bilinir ve üç şeyi bir arada tutar: binanın sahip olduğu varlıkları, bunlara açılan iş emirlerini ve tekrar eden işlerin takvimini. Önce varlık listesini kurun, her kaleme personelin okuyabileceği bir kod verin, sonra her arızayı tek bir yoldan açın.

Chiller sabahın ikisinde durur. Gece müdürü bir teknisyen arar, teknisyen düzeltir ve kahvaltıya kadar kimse hangi parçanın arızaladığını, cihazın en son ne zaman bakımdan geçtiğini ya da aynı şeyin mart ayında da olup olmadığını söyleyemez. Bu henüz bir yazılım sorunu değil, bir kayıt sorunudur. Bu rehberi okuduktan sonra varlık listesini kurabilecek, ekipmana kod ve etiket vererek personelin bulmasını sağlayabilecek, her arızayı tek kapıdan yönlendirebilecek, tekrar eden kontrolleri bir takvime oturtabilecek ve bunların işleyip işlemediğini gösteren üç raporu okuyabileceksiniz.

Otel için bakım yönetim sistemi nedir?#

Bina neye sahipse, ona ne yapıldıysa ve sırada ne varsa, bunların kaydıdır. Bakım yazılımı, genellikle CMMS (bilgisayar destekli bakım yönetim sistemi) denilen araç, bu üçünü tek yerde tutar; böylece personel değişse de kayıt yaşar.

Varlık, bir konumu, bir markası ve bir geçmişi olan fiziksel bir şeydir: bir kazan, bir iklimlendirme ünitesi, bir odanın kapı kilidi. İş emri, tek sorumlusu ve tek kapanışı olan tek bir iştir: kim bildirdi, ne bulundu, ne yapıldı, hangi parça kullanıldı. Takvim ise, kimsenin hatırlamasına gerek kalmadan tekrar eden iştir: aylık makine dairesi turu, üç aylık servis, yıllık kontrol.

Bu, bir mesajlaşma grubu ya da bozuk şeylerin fotoğraf arşivi değildir. Onlar bir şey olduğunun kaydını tutar; ne yapıldığının ve sırada ne olduğunun kaydını tutmaz. Kâğıt süreci yürütür ama hafızayı yürütmez. Bir kâğıt iş kartı tek bir onarımı kapatır; değer, aynı varlığın üçüncü arızasının tek sayfada görünür olmasıyla ortaya çıkar.

Asgari kurulum küçüktür: konum kodlu bir varlık listesi, tek bir bildirim yolu, bir kapanış notu ve bir takvim. Yazılım, bunların üzerine arama, geçmiş ve uyarı ekler. Dört kişi dört farklı nedenle okur: teknisyen neyi ve nerede olduğunu ister, şef mühendis tekrar eden arızaları ve bekleyen işleri, genel müdür satış dışı odaları ve harcamaları, mal sahibi ise yenileme yatırımının gerekçesini.

Otel bakımı PMS içinde mi, ayrı yazılımda mı olmalı?#

Özellik listesine göre değil, bağlantılara göre seçin. Bir onarım bir odayı satış dışı bırakabiliyor ya da misafirin hesabına bir maliyet koyabiliyorsa, bakım kaydının resepsiyona ve faturalama sistemine ulaşabilmesi gerekir.

Soruyu iki bağlantı çözer. Oda durumu: çünkü bir onarım bir odayı kapatabilir. Para: çünkü işçilik, yedek parça ya da bir ücret bir departmana ya da misafire yansıyabilir. Gerisi tercihtir.

Ayrı bakım yazılımı genellikle varlık hiyerarşileri, yedek parça stoğu, sayaç okumaları, garanti ve servis sözleşmeleri konusunda daha derindir. Otel işletim sistemi içindeki bir modül genellikle daha sığdır ama odayı ve hesabı zaten tanır. Maliyet, birleşim noktasında gizlidir: kimsenin okumadığı gecelik bir dışa aktarım, entegrasyon değildir. Bir teknisyen odayı satış dışı işaretledikten sonraki bir dakikada ne olduğunu sorun.

İşleyen bir orta yol şudur: varlıklar ve işler için tek bir kayıt sistemi, oda durumunun hangi sisteme ait olduğunu belirleyen yazılı bir kural ve bir sistemde bloklanıp diğerinde bloklanmamış odaların günlük olarak karşılaştırılması. İkinci ve üçüncü varlık listesine de dikkat edin: maliyenin sabit kıymet defteri, bakım listesi ve sigorta cetveli bir yıl içinde birbirinden kopar; yılda bir kez tek bir listeye göre karşılaştırın. Sonradan geçiş, ağırlıklı olarak geçmiş yüzünden pahalıdır; bir sözleşme imzalamadan önce varlıkların ve iş geçmişinin okunabilir bir biçimde tam olarak dışa aktarılmasını şart koşun.

Otel yazılımının departman departman neyi kapsadığının haritası için otel yazılımının departman departman neyi kapsadığı rehberine bakın.

Hangi varlıklar listeye girmeli ve ne kadar derine inilmeli?#

Bir kalemi bütün olarak onaracağınız ya da değiştireceğiniz ve geçmişini istediğiniz durumlarda varlık olarak listeye alın. Kendi garantisi, servis sözleşmesi ya da arıza örüntüsü olan kalemleri ayırt edecek kadar derine inin, daha fazlasına değil.

Odalarda, odayı bir konum olarak düşünün ve içine kendi ömrü olan kalemleri yazın: klima ünitesi, minibar, televizyon, kapı kilidi, kasa ve banyo armatürleri. Havlupanın kaydına gerek yok. Makine dairesinde kazan ve brülör, chiller, soğutma kulesi, iklimlendirme üniteleri, sirkülasyon pompaları, jeneratör, trafo ve sigorta panoları, su arıtma, yangın pompası, sözleşmeli bir varlık olarak asansör ve havuz makine dairesi. Mutfak ve çamaşırhanede: soğuk oda, davlumbaz, bulaşık makineleri, çamaşır makineleri ve yağ tutucu. Bina kabuğunun dışında: havuz dozaj ve filtre sistemi, sulama, servis araçları, ağ dolapları, kamera ve geçiş kontrol sistemleri.

Derinlik kuralı: bağımsız arızalayan ve ayrı servis edilen iki özdeş ünite, iki ayrı varlıktır. Her zaman birlikte arızalayan ve birlikte servis edilen üniteler, not düşülerek tek varlık olabilir. Her varlık için alanlar: okunabilir bir kod, konum, marka ve model, seri numarası, kurulum tarihi, garanti bitişi, servis sağlayıcı ve sözleşmesi, kritiklik ve elde tutulan yedek parçalar. Kritiklik, en çok atlanan ve önceliği belirleyen alandır: bu cihaz bu gece durursa misafirlere ve gelire ne olur?

Personelin okuyabileceği bir kodlama kuralı#

Telefonda sesli okunabilecek kadar kısa, önce konumdan sonra ekipman türünden kurulu tek bir kod kullanın. Uzunluğu ve basamakların anlamlarını sabit tutun ki kodlar düzgün sıralansın ve aransın; yöneticinin baş harfleri ya da tedarikçinin adı gibi zamanla değişecek anlamlardan kaçının.

Her fiziksel şey için tek kod. Bir ünite değiştirildiğinde ya kodu emekliye ayırıp yenisini verin, ya da kodu koruyarak değişimi geçmişe bir kayıt olarak yazın. Bir kural seçin ve prosedüre yazın.

Makine dairesinde dayanan etiketler#

Üç yerde etiketleyin: ekipmanın üzerinde, pano ya da şemada ve kat planında. Çizimde kimse bulamayacağı bir makinenin üstündeki etiket, yarım etikettir. Malzeme önemlidir: makine daireleri sıcak ve nemli, mutfaklar yağlıdır; bant ve keçeli kalem yerine temizliğe dayanan basılı etiketler kullanın. Barkod ve QR kod taramayı hızlandırır ama önce düz kod gelir: eldivenli bir teknisyen kodu yazabilmelidir. Kodları misafirin gözünden uzak tutun: koridor tavan kapağındaki etiket uygundur, minibar kapısındaki değildir.

Bir arıza nasıl iş emrine dönüşür?#

Tek bir kapıdan. Herkes arıza bildirebilir; ama her bildirim, üzerine bir konum kodu, bir belirti ve bir ad yazılmış biçimde aynı kuyruğa düşmelidir. Yoksa, kimsenin sahiplenmediği bir telefon çağrısı olur.

Giriş yolları çoktur: resepsiyon, katta kat hizmetleri, gece vardiyası, bir misafir mesajı, planlı takvim, bir alarm ya da sayaç okuması ve yöneticinin sabah turu. Yol hangisi olursa olsun, bildirim şunları taşımalıdır: kim, ne zaman bildirdi; varlık ya da konum kodu; misafirin ya da personelin gerçekten gördüğü ya da duyduğu şey; gerekiyorsa bir fotoğraf ve odanın dolu olup olmadığı.

Değerlendirme, girişte ve bir kez yapılır: önce güvenlik, sonra dolu bir odada misafirin görebileceği arızalar, sonra satış noktası terminalinin çalışmaması gibi geliri etkileyen arızalar, en son gerisi. Önceliği, nöbetçi kişi belirler; en çok bağıran değil. Her işin tek bir sahibi olur: iki sahibi olan işin sahibi yoktur.

Kapanış, durumları ayırt etmelidir: tamir edildi, parça gelene kadar güvenli hale getirildi ve tarihli olarak ertelendi. Üçünü de "kapandı" diye kaydetmek, bir sonraki arızada önemli olan farkı siler. İzlenmesi gereken bozuk çalışma biçimi, işin bildiren kişi tarafından, not yazılmadan kapatılmasıdır. Bu, sistemin var olma nedeni olan geçmişin ta kendisini ortadan kaldırır.

Arıza bir odayı satış dışı bıraktığında#

İş emri oda durumunu değiştirebilmeli, resepsiyon odayı satmadan önce bloğu görmeli ve oda satışa dönmeden önce bir kontrolden geçmelidir. Bir iş emrinin misafir şikâyetinden kapanışa uzanan tüm yaşamı için ilgili rehbere, satış dışı odalarda ne zaman tamir, ne zaman bekleme, ne zaman kapatma kararı verileceğine ise karar rehberine bakın.

Periyodik kontroller tekrar eden işlere nasıl dönüşür?#

Takvimin oluşturduğu işler olarak, birinin hatırladığı işler olarak değil. Her birinde bir periyot, bir sorumlu, yazılı bir kapsam ve gerçekte ne bulunduğunun kaydı bulunur.

Üç tür tekrar eden işi ayrı tutun: üreticinin ya da yüklenicinin servis aralığı, yasal olarak zorunlu periyodik kontrol ve haftalık makine dairesi turu gibi kendi turlarınız. Her tekrar eden işin bir kapsamı olmalıdır: neye bakılır, geçer saymak için ne gerekir, kalem başarısızsa ne yapılır. "Kazan kontrolü" yazan bir satır kapsam değildir.

Kayıt, ürünün kendisidir: kim yaptı, ne zaman, ne ölçüldü, ne bulundu, ne yapıldı. Ölçüm değeri olmayan bir tik, bir sonraki denetleyiciye hiçbir şey söylemez. Kaçırılan işler için bir yükseltme kuralı gerekir: vadesi geçmiş bir iş, yıllık denetimde değil, ertesi sabah birinin listesinde görünmelidir. Yasal periyodik kontroller, kendi kanıt dosyasıyla tek bir uyum takviminde yer almalı ve rutin turlardan ayrı tutulmalıdır ki biri diğerini gölgelemesin.

Kazan, asansör, elektrik ve yangın sistemlerinin tek bir kontrol takvimine dizilmesi için ilgili rehbere bakın.

İlk ay: hangi üç rapor okunmalı?#

Üç tanesini okuyun: yaşa göre açık işler, varlığa ve konuma göre işler ve planlı ile reaktif iş oranı. Bunlar sistemin kullanılıp kullanılmadığını, binanın nerede tekrar tekrar arızalandığını ve hâlâ yangın söndürme modunda olup olmadığınızı söyler.

Yaşa göre açık işler bir karar listesidir, skor tablosu değil. Bir haftadan eski her iş bir karar bekler: tamir et, tarih vererek ertele ya da "tamir edilmeyecek" diye kapat. Varlığa ve konuma göre işler iki durumu ayırır: aynı varlık üç kez arızaladıyssa bu bir onarım değil yenileme konusudur; aynı oda üç kezse, o odaya bir kez daha yama yapmak değil, düzgün inceleme yapmak gerekir. Planlı ile reaktif iş oranı takvimin gerçek olup olmadığını gösterir; işleri her zaman geç kapatılan bir takvim, dekorasyondur.

İki küçük listeye de göz atın: kapanış notu olmayan işler ve kapatıldıktan günler sonra yeniden açılan işler. İkisi de teknisyenleri değil, bildirim ve kapanış kurallarını işaret eder. Üç raporu, satış dışı odalar listesiyle aynı toplantıda okuyun ki bakım ve resepsiyon binanın aynı resmini görsün. Ve raporları ekibin görebileceği bir yere asın: yalnızca şef mühendisin açtığı bir rapor hiçbir şeyi değiştirmez.

Şimdi ne yapmalı#

Bu hafta elinize bir pano alıp bir misafir katını ve makine dairesini gezin; bütün olarak onaracağınız ya da değiştireceğiniz her kalemi yazın, her birine bir konum kodu verin ve ancak ondan sonra bakımın otel işletim sisteminizde mi, ayrı bir yazılımda mı yaşayacağına karar verin. Sıra önemlidir: önce varlıklar, sonra kodlar, sonra tek bildirim yolu, sonra takvim, sonra oda durumu bağlantısı ve en sonunda bunların kullanılıp kullanılmadığını gösteren üç rapor.