Banket ve etkinlik programı: salon takvimi, opsiyon ve etkinlik kaydı tek yerde

Otel banket programı, otelin etkinlik işini tek yerde tutar: her salonun dizilişi ve dönüş süresiyle yer aldığı bir salon takvimi, opsiyon tarihli geçici ve kesin rezervasyonlar, rezervasyondan üretilen banket event order, PMS'e bağlı oda blokları ve ön ödeme ile kesin kişi sayısı teslim tarihleri. Bir balo salonunu iki kez satan paylaşımlı tablonun yerini alır.

İki satış müdürü, bir balo salonu, haziranda bir Cumartesi. İkisi de aynı öğleden sonra müşterinin adını paylaşılan tabloya yazdı ve iki hücrede de "geçici" yazmıyordu. İkinci müşteri sözleşmeyi imzaladığında, ilk müşterinin davetiyeleri çoktan basılmıştı. Bu yazı bir otel banket programının gerçekte neleri tuttuğunu, geçici rezervasyonların ve opsiyon tarihlerinin nasıl çalıştığını, bir rezervasyonun banket event order'a ve etkinlik hesabına nasıl dönüştüğünü ve otelinizin disiplinli bir tabloyla daha ne kadar idare edebileceğini nasıl anlayacağınızı anlatıyor.

Otel banket programı ne yapar?#

Her etkinlik salonunu, her rezervasyonu ve etkinliğin ürettiği her belgeyi tek bir kayıtta tutar; böylece takvim, sözleşme, banket event order ve hesap aynı etkinliği anlatır.

Satış ve banket işi aynı işin iki yarısıdır. Ticari yarı, talepten teklife, sözleşmeye ve ön ödemeye kadar gider. Operasyonel yarı, dizilişten banket event order'a, kesin kişi sayısına ve hesaba kadar. Tek kayıt ikisini birden taşır; işin özü de budur: etkinliği satan kişi ile onu yürüten ekipler aynı gerçeklerden çalışır.

Çekirdek nesneler azdır. Salonlar vardır, her biri diziliş bazında kapasiteleriyle. Rezervasyonlar vardır, her biri bir durum ve tarihlerle. Ve bir etkinlik kaydı vardır: saatler, menüler, teknik ihtiyaçlar ve faturalama talimatları. Geri kalan her şey bu üçüne bakan bir görünümüdür.

Takvimden farkı saklanan şeydedir. Bir takvim ad ve saat tutar; bir salon takvimi salonun neye dönüşeceğini, bunun ne kadar sürdüğünü ve kimin sorumlu olduğunu tutar. Otel yönetim sistemi (PMS) ile farkı ise satış birimidir. PMS odaları gece başına satar; etkinlik işi bir salonu gün bölümü başına, bazen günde iki kez satar.

Birçok ekip aynı kaydı okur: satış, banket, mutfak, kat hizmetleri, teknik hizmetler ve finans. Her birinin tek bir gerçeğin kendine göre görünümüne ihtiyacı vardır, bir kopyasına değil. Yazılımın yapmadığı şeye de dikkat edin: fiyatlandırmayı sizin yerinize yapmaz. Paket yapısı, günlük toplantı paketi fiyatları ve kapsamlar ticari bir karar olarak kalır; sistem kararı saklar ve tutarlı biçimde uygular. Paket fiyatlamasının nasıl kurulduğunu merak ediyorsanız toplantı paketi fiyatlandırması: günlük ve konaklamalı paket nasıl kurulur yazısına bakın.

Paylaşılan tablo nerede yetersiz kalır?#

Tablo, ikinci bir kişi ona yazmaya başladığı an yetersiz kalır; çünkü bir ad kaydeder ama durum, bitiş tarihi ya da dönüş süresi kaydetmez.

İki geçici kayıt aynı hücre bloğuna düşer, hiçbiri zaman aşımına uğramaz ve salon iki kez bloke edilir, hiçbir zaman serbest kalmaz. Durum görünmezdir: geçici, kesin, iptal ve kaybedilen kayıtlar, renk kodlaması bir çıktıda ya da iletilmiş bir kopyada kaybolduğunda birbirinden ayırt edilemez. Dönüş süresi eksiktir. 09:00-12:00 ve 13:00-18:00 arasında kullanılan bir salonun arada yeniden kurulmaya ihtiyacı vardır; tablo ne bu kurulumu ne de onu yapan ekibi gösterir.

Banket event order bir kelime işlemcide yeniden yazılır, bu yüzden mutfağın kopyası ile satışın kopyası ilk değişiklikten sonra birbirinden uzaklaşır. Teslim tarihleri birinin e-posta kutusunda yaşar: opsiyon tarihleri, depozito tarihleri ve kesin kişi sayısı planlanmaz, hatırlanır. Ve geçmiş yoktur. Bir anlaşmazlıktan sonra kim, ne zaman, kimin talimatıyla tarihi değiştirdi, kimse söyleyemez.

Bunların hiçbiri insanlara bir eleştiri değildir. Tablo, hacmin bir eşiği aşmasının belirtisidir ve bu eşik ölçülebilir. Bu yüzden bu yazı bir hükümle değil, bir ölçütle bitiyor.

Salon takviminde neler olmalı?#

Her salon, o salonun alabileceği her diziliş ve aralarındaki geçiş için gereken süre.

Salon kaydı, bir etkinlik planlayıcısının telefonda sorduğu her şeyi taşımalıdır: ölçüler, tavan yüksekliği, doğal ışık, kapı genişliği, elektrik, erişilebilirlik ve diziliş bazında kapasite. Diziliş, hücreye yazılmış bir not değil, veri olmalıdır. Takvim düzeni bir kez tanırsa, kapasite kontrolleri ve dönüş süreleri hafızadan değil, veriden gelir.

Dönüş süresi salonun değil, iki dizilişin ortak özelliğidir. Banketten tiyatroya geçiş, tiyatrodan tiyatroya geçişten farklı bir kurulum demektir ve takvim ikisini de tutmalıdır. Gün bölümleri bir salonu günde iki kez satılabilir kılar, ama yalnızca dönüş süresi aralarına sığıyorsa. Sabah ve akşam etkinliği bir salonu paylaşabilir; iki öğle yemeği paylaşamaz.

Bölünebilen salonlar bir kilide ihtiyaç duyar. Balo salonunun tamamı satıldığında iki yarısı da satış dışı olmalıdır ve bunu satış müdürünün hatırlamasına bırakmak yerine takvim dayatmalıdır. Bakım ve onarım zamanı da takvimin parçasıdır: halı yıkama, teknik bakım, otel sahibinin yıllık yemeği. Hiç bakım için bloke edilmeyen bir salon, sonunda kimsenin istemediği bir durumda satılır.

Örneğin bir takvim şu dört salonu tutuyor olabilir:

Geçici rezervasyonlar, opsiyonlar ve kesin durum nasıl çalışır?#

Bir rezervasyon adlandırılmış durumlar arasında ilerler ve salon tutan her durum bir tarih taşır; böylece salon ya bir teslim tarihiyle tutulur ya da boştur.

İşe yarar durum kümesi kısadır: talep (tutma yok), geçici ya da opsiyon (bir tarihe kadar tutulur), kesin (sözleşme ve depozito tamam), iptal, kaybedilen ve tamamlanan. Opsiyon tarihi bütün mekanizmanın kendisidir. Bitiş tarihi olmayan bir geçici rezervasyon, salonda kalıcı bir blokaj ve otel için görünmez bir kayıptır.

İlk hatırlatma müşteriye değil, satış müdürüne gider. Süresi dolmak üzere olan opsiyonlar her sabah bir liste olarak ortaya çıkmalı, gün içinde bir sürpriz olarak değil. Süre dolunca davranış tanımlıdır: tutma kalkar, salon takvime döner ve kayıt geçmiş için kalır, böylece talep yeniden açılabilir. Tutulan bir tarihe gelen ikinci talep bir ret değildir. Bu bir bekleme listesi kaydıdır; satış müdürü görür ve ilk müşterinin peşine düşüp düşmeyeceğine kendisi karar verir.

Kesine geçiş bir tıklama değil, belgeleri gerektirmelidir: imzalı sözleşme ve depozito tarihi. Bunların dışındaki her şey, daha kibar davranan bir opsiyon durumundan ibarettir.

Bir rezervasyon banket event order'a ve etkinlik hesabına nasıl dönüşür?#

Etkinlik bir kez yazılır; banket event order ve hesap o kayıttan üretilir, böylece tek bir yerde yapılan değişiklik mutfağa ve faturaya kadar ulaşır.

Banket event order operasyonel talimattır: saatler, salon, diziliş, menü, diyet notları, teknik ihtiyaçlar, faturalama talimatları ve etkinlik günündeki iletişim kişisi. Her sürümün bir numarası ve zaman damgası olmalıdır. Mutfak en son sürümle çalışır ve eski kopyalar sessizce farklılaşmak yerine görünür biçimde geçersizdir. Dağıtım tasarımın parçasıdır: mutfak, banket ekibi, kat hizmetleri, teknik hizmetler, resepsiyon ve finans her birinin ihtiyacı olan kısmı alır, belgenin tamamını değil.

Değişen kişi sayısı ya da menü, siparişi yeniden sürümleştirmelidir. Mutfak kapısında fısıldanan bir değişiklik, mutfağın yanlış sayı için hazırlanmasının başlıca yoludur. Kesin kişi sayısı bir nezaket değil, teslim tarihidir: sözleşme garanti edilen sayıyı ve hangi tarihe kadar bildirileceğini yazar ve hesap, garanti ile fiilen servis edilen sayının büyük olanını kullanır.

Etkinlik hesabı bir ana hesapta kapanır; depozito buradan düşülür, kişisel ek harcamalar ayrı misafir hesaplarında kalır. Düzeltmeler silinerek değil, iptal ve ters kayıtla yapılır, böylece paranın hikâyesi her zaman yeniden kurulabilir. Banket event order başlı başına bir konudur; banket event order (BEO): toplantı ve düğünleri yöneten tek belge yazısında ayrıca ele aldık.

Oda blokları PMS ile nasıl uyumda kalır?#

Etkinlik ve oda bloğu tek bir ticari anlaşmadır; bu yüzden takvim, bloğu, bırakma tarihlerini ve bloktan kullanılan oda sayısını kimsenin iki kez girmesine gerek kalmadan göstermelidir.

Blok, gece başına ve oda tipi başına tutulan odalardır; bir fiyat ve bir kesim tarihiyle. Kesim tarihi olmadan otel, artık satamayacağı bir envanteri tutar. Bloktan kullanılan oda sayısı (pick-up), bloktan fiilen alınan oda sayısıdır. Blok ile kullanım arasındaki fark genel satışa döner ve bu bir tahmin değil, bir rapor olmalıdır.

Kademeli bırakma hem sözleşmede hem sistemde yer almalıdır: örneğin, kullanılmayan odaların yarısı otuz gün kala, geri kalanı iki hafta sonra bırakılır ve bu otomatik uygulanır. Klasik uyumsuzluk iki yerdeki iki sayıdır: takvim seksen oda der, PMS altmış iki satılmış gösterir. Kullanım raporu uzlaştırma aracıdır ve tek bir sahibi olmalıdır.

Ana hesap grubun harcamalarını bir arada tutar, oda, toplantı salonu ve yeme-içme; bireysel misafirler kendi ek harcamalarını çıkışta öder. Ödeme koşulları blokla birlikte yürür: depozito tarihleri, iptal pencereleri ve bırakma planları satış tarafında da finans tarafında da aynı gerçeklerdir. Grup tarafını derinlemesine için grup rezervasyonu nasıl yönetilir? Blok, rooming list ve ana folyo, kongre işi için kongre oteli olmak: PCO'larla oda bloğu, opsiyon ve ödeme koşulları yazılarına bakın.

Tablo ne zaman yeterli kalır?#

Tablo, tek bir kişi ona sahip olduğu, salonlar az olduğu ve aynı gün bölümünde iki etkinlik aynı salonu istemediği sürece yeterlidir.

Ölçüt aritmetiktir, prestij değil: farklı salonları ve haftalık etkinlik sayısını sayın. Tek bir kişi bütün takvimi kafasında tutabiliyorsa ve hiçbir salon günde iki kez satılmıyorsa, disiplinli bir tablo çalışır. Disiplinin koşulları vardır: tek sahip, tek dosya, tarihli bir durum sütunu, süresi dolmak üzere olan opsiyonların haftalık gözden geçirilmesi ve sürüm numaralı bir banket event order şablonu.

Geçiş sinyalleri somuttur: dosyaya yazan ikinci bir kişi, bölünebilir bir balo salonu, bir elin parmaklarını geçen sayıda canlı geçici tutma, e-postada yaşayan ön ödeme takibi, ucundan kurtulan bir çift rezervasyon. Beklemenin maliyeti çift rezervasyonun kendisi değildir; özürden sonra başka bir otele giden müşteri ve hiç gerçekleşmeyen tavsiyedir. Disiplin kurulmadan yazılım almak kaosu yalnızca taşır. Önce alanları yazın, sonra onları tutan bir sistem arayın.

Şimdi ne yapmalı#

Herhangi bir sistemi karşılaştırmadan önce salonlarınızı, her birinin aldığı dizilişleri ve aralarındaki kurulum sürelerini yazın; sonra haftalık etkinlik sayısını ve canlı geçici tutmaları sayın. O liste sizin şartnamedir: disiplinli bir tablonun hâlâ size hizmet edip etmediğini söyler; etmiyorsa, yazılıma bakmadan önce takvimin hangi alanları tutması gerektiğini tam olarak söyler.