Kat hizmetleri yazılımı: kâğıt listeden telefona geçerken kontrol listesi

Kat hizmetleri yazılımı, kâğıt listeyi telefon uygulamasıyla değiştirir ve oda durumu kaydını resepsiyonun otel yönetim sistemiyle (PMS) paylaşır. Kâğıttan vazgeçmeden önce altı şeyi kontrol edin: çift yönlü durum akışı, iş yüküne göre görev dağılımı, kontroller ve arızaların tek yerde olması, sinyal olmadığında davranış, cihaz politikası ve geri dönüş planlı tek kat denemesi.

Kâğıt liste çalışır, çünkü herkes onu görebilir. İş telefona taşındığı anda resepsiyon ve katlar aynı sorunun iki farklı yanıtını tutabilir: 412 satışa hazır mı? Bu yazı sonunda elinizde imzadan önce çalıştıracağınız kontroller ve utanmadan geri dönmenizi sağlayacak bir deneme yapısı olacak.

Telefonlara geçerken ne bozulmamalı?#

Resepsiyonun hangi odaların hazır olduğu görüşü. Projedeki her şey pazarlık konusu olabilir; tek istisna budur ve ilk günde kâğıttaki kadar iyi olmalıdır.

Kâğıt liste ortak bir nesnedir. Resepsiyon kat ofisine yürür, listeyi okur, tartışır, üzerine yazar. Yalnızca katların görebildiği bir uygulama bu ortak görüşü kaldırır ve yerine telefon trafiği koyar. Başarısızlık biçimi ikinci bir doğruluk kaynağıdır: uygulama, beyaz tahta ve mesaj grubu aynı oda durumunu taşıyorsa resepsiyon bugün güvendiğine güvenir ve bu genellikle beyaz tahtadır.

Yapılandırma başlamadan önce bir odayı bir durumdan diğerine kimin taşıyabileceğini yazın. Tipik olarak resepsiyon ayrılan ve satışa kapalı kayıtlarına, görevli temiz durumuna, kontrolör denetlenmiş durumuna sahiptir. Sözlüğü sabit tutun: uygulama, resepsiyonun kullanmadığı durum adları uydurursa insanlar kafasında çeviri yapar ve hata yapar.

Sonucu test edin, özellik listesini değil. Vardiya sırasında resepsiyon hâlâ bir odayı sormak için katları arıyor mu? Cevap evetse yazılım henüz hiçbir şeyin yerine geçmemiştir. Erken işaretlenmiş bir oda, geç işaretlenmiş oda durumundan daha kötüdür; sistem kontrol adımını atlamayı zorlaştırmalı, kolaylaştırmamalıdır.

Oda durumu kat hizmetleri ile PMS arasında nasıl akar?#

İki yönde ve her yönün farklı bir sahibi vardır. PMS kat hizmetlerine günün nasıl göründüğünü söyler; kat hizmetleri PMS'ye neyin satılabilir olduğunu söyler.

Resepsiyondan katlara ayrılanlar, devam eden konaklamalar, oda değişimleri, erken girişler, geç çıkışlar ve satışa kapalı ya da bakımda işaretlenen odalar gider. Katlardan resepsiyona temiz, denetlenmiş, geç çıkış sonrası yeniden kirli, satışı engelleyen bir arıza ve ikinci temizlik gerektiren oda gelir. Kontrolör ikisinin arasında durur ve tasarımda çoğu zaman unutulur: denetim sonuçları ayrı bir tabloda yaşıyorsa resepsiyon yine tahmin yürütür.

Demoda sorulmaya değer iki uç durum vardır. Resepsiyonun sattığı bir odayı görevli yeniden kirli işaretlerse ne olur? Sistem odayı geri çekebilmeli ve biri haberdar edilmelidir. Oda değişimi nasıl işlenir? Eski oda ayrılan, yeni oda devam eden konaklama olur ve ikisi de telefon çağrısı olmadan doğru görevlinin listesinde görünmelidir. Son olarak her durum değişikliğinin zaman damgasını kontrol edin; damga yoksa yavaş bir kat ile yavaş bir kontrolörü ayırt edemezsiniz ve haftalık değerlendirme tartışmaya döner.

Temeldeki kodlar için, VC ve VD'den OOO ve OOS'a kadar, oda durum kodları yazısına bakın.

Sistem odaları görevlilere nasıl atamalı?#

Oda sayısına göre değil, iş yüküne göre. On beşer odası olan iki görevli, birinin bölümü tamamen ayrılan, diğerininki tamamen devam eden konaklamaysa saatler farkla bitebilir.

Bir ayrılan, devam eden bir konaklamadan daha pahalıdır: odayı boşaltıp yeniden hazırlamak ve denetlemek, bir düzeltme ve havlu değişiminden bambaşka bir iştir. Görev dağılım ekranı ayrılanları ve devam edenleri ayrı saymalı, vardiya başlamadan görevli başına bu dağılımı göstermelidir. Vardiyayı sessizce yiyen ekstra işleri de tartmalıdır: ilave yatak, derin temizlik, hizmet reddedilmiş bir oda, geç çıkış isteyen bir misafir.

Satışa kapalı odaları sayımdan çıkarın. Kimsenin giremediği odalar için görevliye kredi verilmesi, kâğıt üzerinde ödüllendirmek anlamına gelir. Süpervizörün vardiya ortasında tek bir odayı taşıyabilmesine izin verin, kimin neden taşıdığını kaydedin. Görevliye odanın listede olma nedenini gösterin, örneğin arkasında erken varışı olan bir ayrılan; insanlar nedeni bilince önceliklendirmeyi daha iyi yapar.

Denetimler, arızalar, kayıp eşya ve minibar nereye gider?#

Odayla aynı ekrana, yoksa bir ay içinde yine kâğıda dönerler. Bunların her biri otellerin ataşlı pano (kıskaçlı pano) taşıma nedenidir ve uygulamanın dışında kalırsa her biri projeyi bozar.

Denetim, geçti ya da kaldı sonucu olan ve gerektiğinde fotoğraf taşıyan kısa bir kontrol listesidir; deftere değil, odaya ve vardiyaya bağlanmalıdır. Bir arıza, oda numarasını taşıyan ve oda temiz işaretlense de yaşamaya devam eden bir kayıt gerektirir: bozuk lamba, yatakların yapılmış olmasıyla ortadan kalkmaz. Kayıp eşya için bir yer, bir tarih ve konaklamaya bir bağ gerekir ki resepsiyon bir dolaba yürümeden misafirin sorusunu yanıtlayabilsin.

Minibar tüketimi, hesap kapanmadan misafir hesabına ulaşmalıdır. Gün sonundan sonra gelirse otel maliyeti üstlenir ya da misafirle tartışır. Bir arızanın odayı satılamaz hale getirmesi durumunda ne olduğunu sorun: görevliden bakıma, bakımdan resepsiyona giden yol tek bir işlem olmalı, üç telefon çağrısı değil. Bu dördünden biri geçişten sonra da kâğıtta kalıyorsa ikinci aşamayı şimdi planlayın; kendi kendine olacağını ummayın.

Sinyal olmayan katlarda ne olur?#

Satın almadan önce karar verdiğiniz şey, çünkü bina değişmeyecek. Merdiven boşlukları, bodrumlar, spa alanları ve ek binalar kat hizmetleri uygulamalarının sessizce başarısız olduğu yerlerdir.

Binayı bir telefonla gezin ve bağlantının nerede koptuğunu not edin. Bunu demodan önce yapın, sözleşmeden sonra değil. Uygulamanın bağlantısız yapılan bir kayıtla ne yaptığını sorun: kuyruğa alıyor mu, gerçekten yapıldığı saati gösteriyor mu, yoksa sessizce mi başarısız oluyor? Sessiz veri kaybı kâğıttan kötüdür. Geciken bir kâğıt liste hâlâ listedir; dokunuşu kabul edip kaybeden bir uygulama bir tuzaktır.

İki kişinin aynı odayı aynı anda işaretlemesi bir kural gerektirir: son yazan mı kazanır, kontrolör mü, yoksa sistem mi sorar? Bağlantıyı kapatıp gerçekten sinyalsiz noktada test edin ve görevli çevrimdışıyken resepsiyonun ne gördüğünü izleyin. Bir kat gerçekten kapsanamıyorsa bunu söyleyin ve yalnızca o kat için kâğıt yedek tutun. Kısmi yedek dürüsttür; varmış gibi yapan yedek değildir.

Ortak telefon mu kişisel telefon mu, sezonluk personel ne olacak?#

Tek bir politika seçin, yazın ve personel devri tarafından sınanacağını bekleyin. Cihaz sorusu ve dil sorusu aslında aynı sorudur: yeni bir görevli ilk vardiyasında verimli olabilir mi?

Ortak cihazlar hızlı kullanıcı değişimi ve vardiya devrinde temiz bir teslim gerektirir; yoksa sıradaki görevli bir başkasının listesini ve bir başkasının hesabını devralır. Kişisel telefonlar misafir verisini otelin denetlemediği bir cihaza koyar; bu, kişisel verilerin korunması kanunu (KVKK) kapsamında sorular doğurur. Her iki yanıtı varsaymak yerine kendi durumunuz için danışın.

Sezonluk ekipler sık değişir; günlerle ölçülen eğitim, hiç bitmeyen bir eğitimdir. Kısa bir anlatımdan sonra görevlinin uygulamada bir odayı tamamlayabilmesini hedefleyin. Ekip karışıksa arayüz dili önemlidir: uygulamanın gerçekten hangi dillerle geldiğini sorun ve görevlilerin en çok kullandığı ekranlardaki çeviriyi kontrol edin. Cihaz şarjı, kırılma ve çatlayan ekranın bedelini kimin ödeyeceği, projenin ilk ayını hayatta tutup tutmayacağını belirleyen operasyonel ayrıntılardır. Birini seçseniz bile her iki cihaz türü için kuralları yazın; öteki yoğun bir haftada ortaya çıkacaktır. Bu konunun genişletilmiş hâli için şirket cihazı mı kişisel telefon mu yazısına bakın.

Bir kat bir hafta nasıl denenir?#

Uygulamayı ve kâğıt listeyi bir katta bir hafta yan yana çalıştırın; geçti ya da kaldı cümlesi ilk vardiyadan önce yazılı olarak kararlaştırılmış olsun.

Karışık bir kat seçin: ayrılanlar, devam edenler, en az bir satışa kapalı oda ve mümkünse sinyalin zayıf olduğu bir nokta. Deneme sırasında hangi kaydın esas alınacağına karar verin; iki kayıt testin amacıdır, iki doğruluk testin başarısızlığıdır. Resepsiyonun yaşadığını ölçün: bir odayı sormak için katı kaç kez arıyor ve gün sonu kaç odanın durumu gerçeğe aykırı çıkıyor.

Görevlilere neyin yavaşlattığını, herkesin kibar olduğu yedinci gün değil üçüncü gün, kendi sözleriyle sorun. Geri dönüşü yazın: kim, hangi kanıta dayanarak karar veriyor ve kat ne kadar hızlı kâğıda dönüyor. Dönüş yolu olmayan deneme, deneme değildir. Ancak ondan sonra kat kat yayının ve her adımda aynı kontrolleri koruyun ki beşinci kattaki sorun ikinci katla karşılaştırılabilir olsun. Sayıları sonradan yorumlamak için kat hizmetleri performans göstergeleri yazısına bakın.

Şimdi ne yapmalı#

Bu hafta katı seçin, sizi kâğıda geri gönderecek cümleyi yazın ve kimse bir şey imzalamadan denemeyi çalıştırın. Yukarıdaki bölümler tek bir zincirdir: tek oda durumu kaydı, iki yönde akan, iş yüküne göre atanan, denetimleri ve arızaları taşıyan, sinyalsiz noktadan kurtulan ve yeni görevlinin kullanabileceği bir cihazda yaşayan.