Otelde veri yedekleme: neler yedeklenir, nerede saklanır, nasıl test edilir?

Veri yedekleme, otelin kendi kayıtlarının, o kayıtları üreten sisteme ihtiyaç duymadan ulaşılabilecek bir yerde tutulan ikinci nüshasıdır. PMS dışa aktarımını, muhasebeyi, satış noktası kayıtlarını, kapı kilidi günlüklerini, ortak dosyaları ve e-postayı kopyalayın; üç kopya tutun, biri bina dışında, biri fidye yazılımının erişemeyeceği bir yerde; geri yüklemeyi üç ayda bir test edin.

Cumartesi sabahı saat 08:40'ta resepsiyon çalışmıyor ve yöneticiye basit bir soru soruluyor: bunu en son ne zaman kopyaladık, kopya nerede? Otellerin çoğu sorunun ilk yarısını yanıtlayabilir, ikinci yarısını tahmin eder. Bu yazıyı okuduğunuzda elinizde şunlar olacak: neyin kopyalanacağına dair yazılı bir liste, bozuk bir disk ya da fidye yazılımının erişemeyeceği saklama yerleri, arkasında adı yazılı bir kişi olan bir takvim ve bütünün çalıştığını kanıtlayan üç ayda bir yapılan test.

PMS bulutta çalışıyorsa otel neyi yedeklemek zorunda?#

Bulut satıcısının elinde tutmadığı her şeyi. Satıcı, uygulamayı ve veritabanını çalışır durumda tutar; otel ise sistemin dışında yaşayan dosyaları, dışa aktarımları, sözleşmeleri, satış kayıtlarını ve yazışmaları, çoğu zaman da kendi geçmişinin kullanılabilir tek nüshasını tutar.

İki şeyi açıkça ayırın. Satıcının yedeği, satıcının sistemini çalışır duruma geri getirir. Otelin yedeği, otelin kendi kayıtlarını, sistem değiştirirse, erişimi kaybederse ya da muhasebeciye veya misafire bir şeyi kanıtlamak zorunda kalırsa yeniden kurmasını sağlar. Bunlar farklı işlerdir ve otelle birlikte yolculuk eden yalnızca ikincisidir.

Binayı baştan sona yürüyün ve kayıtların nerede üretildiğini listeleyin: PMS, muhasebe programı, restoran ve bar kasa kayıtları, spa rezervasyon defteri, kapı kilidi sisteminin giriş günlüğü, ortak klasör, rezervasyon posta kutusu ve otelin kendi web sitesi içeriği. Kapı kilidi veritabanı en kolay unutulanıdır: hangi odaya kimin ne zaman girdiğini tutar ve genellikle hiçbir kopyası olmayan tek bir ofis bilgisayarında durur.

Sözleşmeler, seyahat acenteleriyle yapılan fiyat anlaşmaları, personel dosyaları ve tedarikçi faturaları çoğu zaman birinin kişisel hesabına eşitlendiği ortak bir klasörde yaşar. Bu bir otel yedeği değildir; tek bir kişinin girişine bağlı bir kolaylık kopyasıdır.

Dürüst test bir düşünme deneyidir: PMS bu öğleden sonra yok olsaydı otel neyi yeniden kuramazdı? O listedir yedekleme listesi. Her satırın yanına bir ad yazarak listeyi kayda geçirin. Yazılı olmayan liste, bir kişinin hafızası olur ve o kişiyle birlikte gider. Çok kiracılı yazılım kullanıyorsanız, çok kiracılı otel yazılımında her otelin verisinin nasıl ayrı tutulduğunu anlamak da işinize yarar; satıcının neyi tuttuğunu, neyi yalnızca sizin tuttuğunuzu bilirsiniz.

Liste: ne kopyalanır ve kopya nasıl alınır#

Otelin yeniden ticaret yapmasını ve olan biteni kanıtlamasını sağlayan en küçük kümeyi kopyalayın: PMS verisi, muhasebe, satış noktası kayıtları, kilit günlükleri, sözleşmeler ve ortak dosyalar ile e-posta. Her biri için klasörü değil, dışa aktarımı tanıyın.

PMS için satıcıdan, otelin o satıcı olmadan açabileceği bir biçimde tam dışa aktarım isteyin: rezervasyonlar, misafir hesapları, faturalar ve misafir veritabanı. Rapor paketi dışa aktarım değildir; tek bir görünümün çıktısıdır. Muhasebe için kopya, programın kendi yedek dosyası artı yıl sonu beyannameleridir. Bunları genellikle muhasebeci tutar; kimin kopyaladığını ve nerede saklandığını yazılı olarak netleştirin.

Satış noktaları için terminalin tamamını değil, satış noktası bazında günlük satış ve kasa raporlarını kopyalayın. Amaç, bir günün gelirini yeniden kurabilmektir. Kapı kilitleri için giriş günlüğünü belirli aralıklarla dışa aktarın ve kilidi sistemin kendi bilgisayarı dışında bir yerde saklayın. Ortak dosyalar için eşitlemeye güvenmek yerine klasörün tarihli bir kopyasını alın: eşitleme, bir dosyayı kopyaladığı gibi bir silmeyi de sadakatle kopyalar. E-posta için rezervasyon ve muhasebe posta kutularını taşınabilir biçimde dışa aktarın; yalnızca web arayüzünde var olan bir posta kutusu otelin elinde değildir.

Her kopyayı alan kişiyi ve onun yerine geçecek kişiyi adıyla belirleyin; biçimi ve tarihi, sözleşmelerin yanında tutulan tek bir sayfaya kaydedin.

Kopyalar nerede saklanmalı?#

Üç yerde, iki tür ortamda, biri bina dışında ve en az biri otelin kendi ağının erişemeyeceği bir biçimde. Bu, BT ekipleri arasında yaygın bir pratik kural olan 3-2-1 yaklaşımıdır; resmî bir standart değildir.

Bina içinde, ayrı bir cihazda bir kopya tutun; böylece tek bir bozulan bilgisayar veri kaybı olmaz. Bina dışında, fiziksel olarak başka bir yerde ya da otelin sahibi olduğu ve denetlediği bir bulut hesabında bir kopya tutun; böylece yangın, sel ya da hırsızlık ikisini birden götürmez.

Bugün için en çok önem taşıyan üçüncü kopyadır: kullanılmadığında bağlantısı kesilmiş, çevrimdışı ya da bir kez yazılır ortam. Fidye yazılımı, bulaşmış makineden erişebildiği her sürücü ve eşitlenen klasörü şifreler. Takılı bırakılmış bir USB disk, ağ sürücüsü ve eşitlenen bulut klasörü erişilebilirdir. Bunları güvenli kopya değil, kolaylık kopyası olarak görün.

Bina dışı kopyayı personelin kişisel hesabında değil, kendi kimlik bilgileriyle otelin kendi hesabında tutun ve iki kişinin açabildiğinden emin olun. Bina dışı kopyanın bir sürüm geçmişi olduğunu, ayna olmadığını doğrulayın: ayna, bozulmayı ya da silmeyi dakikalar içinde yeniden üretir. Şifreleme anahtarını ya da parolayı kopyalardan ayrı bir yerde, iki adı yazılı kişi tarafından tutulan mühürlü bir kayıtta saklayın. Kimsenin açamadığı yedek, yedek değildir.

Yedeklemenin konumu, geniş güvenlik resminin bir parçasıdır; gerisi otelde siber güvenlik kontrol listesinde ele alınır.

Otel ne sıklıkla yedeklemeli ve işin yapıldığını kim doğrulamalı?#

Otelin yeniden yapmayı göze alabildiği kadar sık; ve işin gerçekten çalıştığını denetleyen adı yazılı bir kişiyle. Denetimsiz bir takvim, umuttan ibarettir.

Sıklığı her veri kümesi için tek bir sorudan çıkarın: sistem şu an durursa, gerçek bir zarar olmadan ne kadar işi yeniden yapabiliriz? Bir günlük rezervasyon genellikle telafi edilebilir; bir haftalık değildir. Takvimi verinin değişme hızına uydurun: satış noktası kayıtları günlük, PMS kayıtları her gece ya da daha sık, sözleşmeler ve fiyat anlaşmaları değiştikçe, kilit günlükleri haftalık.

Bir asıl ve bir vekil belirleyin ve onlara tek satırlık bir denetim verin: yedekleme günlüğünü açın, son çalışmanın tarihini ve boyutunu doğrulayın, imzalayın. Yalnızca yeşil onay işaretine değil boyuta bakın; neredeyse hiçbir şey kopyalamadan başarı bildiren bir iş, sessiz bir arızadır; buna karşı önlem alın. Genel müdürün günlüğe ayda bir bakmasını sağlayın ve bu incelemeyi kayda geçirin; politika ile alışkanlık arasındaki fark budur. Sorunun fark edilmesinden önceki süreyi karşılayacak sayıda sürüm tutun: bozulma ve sessiz hatalar çoğu zaman ertesi sabah değil, haftalar sonra ortaya çıkar. Kayıtların ne kadar süre tutulması gerektiği, yazılım satıcısının ya da bir yazının değil, otelin muhasebecisinin ve hukuk danışmanının sorusudur; yedekleme takvimini bu yanıtı karşılayacak şekilde kurun, tahminle değil. Sistemlere erişimin kendisi ayrı bir konudur; PMS kullanıcı yetkileri kurulum kontrol listesinde ele alınır.

Bir yedek geri yükleme testi nasıl yapılır?#

Canlı sistem olmayan bir yere geri yükleyin, açın, içindekini sayın ve ne kadar sürdüğünü ölçün. Bunu üç ayda bir yapın ve sonucu yazın.

Geri yüklemeyi yedek bir bilgisayara ya da ayrı bir klasöre yapın, asla canlı verinin üzerine değil; test, çalışan sisteme zarar verememelidir. Yalnızca klasörü değil gerçek dosyaları açın: bir rezervasyon, bir misafir hesabı, bir fatura, bir sözleşme, bir kasa raporu. Bir şey sayın: seçilen bir haftadaki rezervasyon sayısını canlı sistemle karşılaştırın.

Baştan kullanılabilir duruma kadar bütün süreyi ölçün ve rakamı yazın; o rakam, o gün otelin birlikte yaşayacağı şeydir. Ulaşılması en zor kopyayı, yani bina dışı ya da çevrimdışı olanı test edin; çünkü gerçek bir olayda kullanılacak kopya odur. Neyin bozulduğunu kaydedin ve bir sonraki üç aya kadar düzeltin. Üst üste iki kez hiçbir sorun bulmayan test, genellikle testin çok kolay olduğu anlamına gelir.

Test kayıtlarını saklayın. Sigortacılar, denetçiler ve bir anlaşmazlıkta bir misafir ya da bir acente, otelin kayıtlarını nasıl koruduğunu sorabilir.

Bulut satıcıya yedekleme ve veriyi çıkarma konusunda ne sorulmalı?#

Ne sıklıkla kopyaladıklarını, ne kadar süre tuttuklarını, ne kadar hızlı geri yüklediklerini ve otelin onlara sormadan kendi verisini dışa aktarıp aktaramadığını sorun. Yanıtları sözleşmeye yazdırın, sonra dışa aktarımı test edin.

Sıklık ve saklama süresini sorun: satıcının kopyası ne sıklıkla alınıyor, kaç sürüm tutuluyor, otel belirli bir günü isteyebiliyor mu. Geri yükleme süresini sorun: talepten çalışır sisteme kadar ne kadar zaman sürüyor ve pazar günü saat 02:00'te bunu kim talep edebiliyor. Ayrımı sorun: yedekler canlı sistemden ayrı mı tutuluyor, tek bir arıza ya da ele geçirilmiş tek bir hesap ikisini birden götürebiliyor mu.

Dışa aktarımı sorun: rezervasyonların, misafir hesaplarının, faturaların ve misafir veritabanının, otelin satıcı olmadan açabileceği bir biçimde kendi kendine dışa aktarımı var mı, ne sıklıkla çalıştırılabiliyor. Çıkışı sorun: sözleşme bittiğinde verilere ne oluyor, ne kadar süre erişilebilir kalıyor, otel neyi eline alıyor.

Sözlü yanıtı kabul etmeyin. Dışa aktarımı bir kez kendiniz çalıştırın, dosyaları açın ve tarihi not edin; veri taşınabilirliği sözü, testin gösterdiği kadar değerlidir. Aynı sorular muhasebe programına, kapı kilidi sistemine ve kasa yazılımına da sorulur; bunlar da çoğu zaman bulut hizmetidir.

Dışa aktarım çalıştığında sıradaki soru neyin taşınacağıdır; PMS değiştirirken veri taşıma rehberinde ele alınır.

Şimdi ne yapmalı#

Bu ay tek bir veri kümesi seçin, onu kopyalayan kişiyi adıyla belirleyin ve kopyayı canlı sistem olmayan bir makinede bir kez geri yükleyin. O tek test, bu yazının geri kalanını rutine çevirir: liste, otelin yeniden kuramayacağı şeylerden büyür; takvim, otelin yeniden yapmayı göze aldığı işi izler; üç ayda bir yapılan geri yükleme, hepsinin çalıştığının tek kanıtıdır.