Özel entegratör nedir? Otel programını e-Fatura entegratörüne bağlamak

Özel entegratör, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) testlerini tamamlayıp özel entegrasyon izni aldığı ve mükellef adına e-fatura gönderip alan bir şirkettir. Belgeyi düzenleyen ve saklama ödevini taşıyan oteldir; entegratör yalnızca kanaldır. Sözleşme imzalamadan önce sağlayıcıyı GİB'in yayımladığı listede kontrol edin.

Saat 00:40, gün sonu işlemi iş gününü kapatıyor ve ayrılan bir grubun e-faturası gönderilmemiş duruyor. Resepsiyonda kimse belgenin reddedildiğini mi, bağlantının mı koptuğunu bilmiyor. Bu yazı sonunda otel programınızla e-fatura entegratörü arasındaki bağın tamamını yönetebileceksiniz: entegratörün gerçekte ne yaptığı, resmî listede nasıl doğrulanacağı, sözleşmede neyin netleştirileceği, vergi satırlarının nasıl eşleneceği, ilk testin nasıl koşulacağı, gece gönderim hatasında ne yapılacağı ve arşivi kaybetmeden entegratörün nasıl değiştirileceği.

Özel entegratör gerçekte ne yapar?#

Otel yazılımı ile vergi idaresi arasında durur: belgeyi otel oluşturur, entegratörün sınanmış sistemi iletir ve onaylı nüshayı geri getirir. GİB, kendi bilgi işlem altyapısı yeterli olmayan mükelleflerin e-faturalarını, testleri tamamlayıp Başkanlıktan özel entegrasyon izni almış bir özel entegratörün bilgi işlem sistemi aracılığıyla gönderip almasına imkân tanır ve izin alan kurumların listesini internet sitesinde yayımlar (GİB, "e-Fatura Özel Entegrasyon" (yeni sekmede açılır), 1 Kasım 2026).

Entegratör bir kanaldır, satışın tarafı değildir. Faturayı düzenleyen oteldir; belge otelin adına ve otelin vergi numarasıyla kesilir. Teknik olarak entegratör, otel yazılımından yapılandırılmış belgeyi alır, iletir ve durum bilgisiyle birlikte otelin saklamakla yükümlü olduğu onaylı nüshayı döndürür.

Uygulamada üç yol vardır; seçimi belge hacmi, satış noktası sayısı ve belgenin otel sisteminin içinde oluşturulup oluşturulmayacağı belirler:

Entegratör KDV oranlarına karar vermez, kimin hangi belgeyi kullanmakla yükümlü olduğuna karar vermez ve otelin saklama ödevini devralmaz. Otelinizin e-Fatura mı e-Arşiv mi kullanması gerektiği ayrı bir sorudur; 509 sıra numaralı Tebliğdeki belge kuralını anlatan rehberimizde ele aldık.

Entegratörü GİB'in resmî listesinde nasıl kontrol edersiniz?#

GİB'in e-Belge sayfalarını açın ve sözleşmenizdeki tüzel kişi adı ile vergi numarasını yayımlanan yetkili entegratör listesiyle eşleştirin; satış sayfasındaki bir marka adı hiçbir şey kanıtlamaz. Listeyi GİB kendi internet sitesinde yayımlar (GİB, "e-Fatura Özel Entegrasyon", 1 Kasım 2026). Kontrol tarihini not edin ve bir kopyasını sözleşme dosyasına koyun.

Tüzel kişi adını ve vergi numarasını eşleştirin, ürün adını değil. Bir otel yazılımı tedarikçisi ya da bayi, entegratörün önünde duruyor olabilir; size kesilen faturadaki ad da ikisi de olmayabilir. İznin hangi belge türlerini kapsadığını sorun ve otelin düzenlediği her tür için yanıtı yazılı alın.

İznin hiç askıya alınıp alınmadığını ve alındıysa sağlayıcının müşterileri için ne yaptığını sorun. Kurallardaki yedek planı da doğrulayın: izni iptal edilen özel entegratör müşterilerini uyarmak zorundadır; bu müşteriler başka bir özel entegratörle anlaşabilir, GİB Portalını ya da kendi bilgi işlem sistemlerini kullanabilir (GİB, birleşik 509 Tebliği, 7 Kasım 2026). Son olarak, saat 01:00'te gönderim düştüğünde telefonun ucundaki kişinin adını ve mesai saatlerini sorun; o numarayı lansmandan önce, sonrasında değil, bir kez arayıp deneyin.

Bağlanmadan önce sözleşme neyi netleştirmeli?#

Dört şey: birimler, arşiv, destek saatleri ve çıkış. Kötü bir gecenin otele gerçekte neye mal olacağını bunlar belirler.

Birimler önce gelir: tüzel kişi başına, tesis başına, satış noktası başına. Birden çok mükellef şirketi olan bir grup, tek tedarikçi hizmet verse bile birden çok kayıt gerektirebilir; bu yüzden her tesisin hangi şirket adına fatura düzenlediğini yazın. Ardından hacim gelir: neyin belge sayıldığı, ay sonu ve sezonda zirve yoğunlukta ne olduğu, belge sayısının aniden artmasının hizmet düzeyini değiştirip değiştirmediği.

Arşiv maddesi kimin neyi, hangi biçimde, ne kadar süre sakladığını ve otelin ayrıldığı gün eline tam olarak ne geçtiğini belirtmeli. Adı yazılmış bir kanal ve gün sonu ile ay sonunda yanıt taahhüdü içeren destek, genel bir çağrı merkezi sırası değildir. Lansmandan önce, üzerinde anlaşılan sayıda ve ücretsiz test belgesiyle bir test ortamı isteyin.

Çıkış koşulları ihbar süresi, dışa aktarma biçimi, devir tarihi ve dışa aktarmanın eski sağlayıcının yazılımı olmadan açıldığına dair yazılı teyittir. Listeyi değişiklik yönetimi kapatır: otelde eşleştirme değişikliğini kimin onayladığı ve bir oran değişikliğinin ne kadar sürede üretime geçtiği.

Vergi satırları, gelir kodları ve yabancı misafirler nasıl eşlenir?#

Bin taneyi eşleştirmeden önce tek bir misafir hesabını baştan sona eşleştirin: her fatura satırının bir KDV oranına, bir gelir koduna ve yabancı misafir için doğru kimlik ile para birimi alanlarına ihtiyacı vardır.

Gelir kodları, muhasebe aktarımı ile gelir raporunun tutmasını sağlayan şeydir. O listeden finans sorumludur; yazılım tedarikçisi yalnızca taşır. Konaklama vergisi oda fiyatına dahil edilmiş değil, kendi satırında durmalı ki gün sonunda ayrıca raporlanıp kontrol edilebilsin. İndirimler, paket dağılımları ve acente komisyonları vergiye tabi tutarı değiştirir: kuralı bir kez belirleyin, yazıya geçirin ve temiz bir hesapla değil, gerçek bir misafir hesabıyla sınayın.

Yabancı misafirler için pasaport alanları, satışın para birimi ve kur tarihi gerekir; fatura, misafir hesabıyla aynı öyküyü anlatmalıdır. Alanların tam listesi yabancı misafire fatura rehberimizdedir. İstisnalar ve sıfır oranlı haller muhasebecinin kararıdır; ancak sistem, kodu elle bir ara çözüm olmadan taşıyabilmelidir. Sahibi ve sürüm tarihi belli bir eşleştirme tablosu tutun ve tablodaki her değişikliği ilk kurulumdaki sınadan geçirin.

İlk test belgesi nasıl çalıştırılmalı?#

Önce entegratörün test ortamında çalıştırın, sonra tek bir küçük gerçek fatura gönderin ve onaylı nüshayı misafir hesabıyla satır satır karşılaştırın.

Test ortamında, üzerinde indirim, iki KDV oranı ve bir yabancı misafir bulunan bir belge gönderin; böylece eşleştirme yalnızca var olmakla kalmaz, gerçekten çalışır. Ardından düşük sezonda tek bir gerçek, küçük fatura gönderin. İlk canlı belgeniz bir grup hesabı olmasın.

Üç şeyi kontrol edin: entegratörün döndürdüğü onaylı nüsha, misafir hesabıyla tutan toplamlar ve gün sonundan sonra muhasebe aktarımı. İyi uygulama olarak belge göndermeden önce bir kişi gözden geçirir; göndermeden önce son kontrol listemizde nelere bakılacağını yazdık. Kanıtı kaydedin: tarih, belge numarası, kontrol eden kişi ve ilk denemede neyin yanlış olduğu.

Çalışan bir bağlantı kalıcı bir bağlantı değildir; eşleştirme değişikliği, entegratör güncellemesi veya otel sisteminin sürüm değişikliğinden sonra testi yineleyin. Yeni bir sistemi otel sistemine bağlamanın daha geniş sırası entegrasyon test listemizde vardır.

Gün sonu sırasında gönderim düşerse ne olur?#

Hiçbir şey sessizce kapanmamalı: düşen bir gönderim ya reddedilmiş bir belgedir ya kopmuş bir bağlantıdır ve ikisinin ilk hamlesi farklıdır.

Ret, belgenin verisinin yanlış olduğu anlamına gelir: bir vergi numarası, bir KDV oranı, eksik bir alan. Yeniden denemek işe yaramaz; veriyi düzeltin ve muhasebecinizin yönlendirmesiyle yeni bir belge gönderin. Zaman aşımı ya da erişilemeyen bir hizmet ise taşıma sorunudur: belgeyi kuyruğa alın, belirli bir planla yeniden deneyin ve onaylı nüsha gelene kadar misafir hesabını işaretli tutun.

Gün sonu işlemi, belgeler gönderilmemişken temiz bir gün raporlamamalıdır. Açık belge listesi, kasa ve oda kontrollerinin yanında kapanışın bir parçasıdır. Kimin aranacağını ve hangi sırayla aranacağını adıyla belirleyin; entegratörün destek saatleri sözleşmede tam bu an için yer alır. Her denemeyi saat ve yanıtla birlikte kaydedin ki aylar sonra gelen bir sorunun yanıtı bir hatıra olmasın.

Misafirin hesabıyla mali belgeyi kafanızda ayrı tutun. Misafir, belge beklerken çıkış yapabilir; ikisi sonradan mutabık kılınır.

Arşivi kaybetmeden entegratör nasıl değiştirilir?#

Önce dışa aktarın, dışa aktarmanın eski yazılım olmadan açıldığını kanıtlayın, sonra geçin. 509 sıra numaralı Tebliğ, entegratör değiştiren mükellef için ayrı bir saklama kuralı koymaz; genel ödev yalnızca sizinle gelir.

Geçerli olan genel kurallardır: mükellefler düzenledikleri e-belgeleri, üzerindeki mali mühür veya elektronik imzayla birlikte kanuni süreler boyunca kendi elektronik, manyetik veya optik ortamlarında saklar ve istendiğinde ibraz eder. Üçüncü kişilerden, GİB'den izinli saklama kuruluşları dâhil, saklama hizmeti almak mükellefin asli sorumluluğunu kaldırmaz. Verilerin saklanma yeri ve yurt dışı erişim koşulları konusunda GİB'in güncel tebliğlerini ve KVKK gereksinimlerini muhasebecinizle doğrulayın. Bu ödev herhangi bir yazılımın özelliği değil, mükellefin yükümlülüğüdür; kendi durumunuz için geçerli kuralı entegratörünüz ve hukuk danışmanınızla doğrulayın.

Uygulamada önce dışa aktarma biçimini ve devir tarihini yazılı olarak kararlaştırın, sonra dışa aktarmanın eski sağlayıcının yazılımı olmadan açıldığını, arandığını ve yazdırıldığını sınayın. İzni iptal edilen özel entegratör müşterilerini uyarmak zorundadır; bu müşteriler başka bir özel entegratörle anlaşabilir, GİB Portalını ya da kendi bilgi işlem sistemlerini kullanabilir (aynı kaynak). Muhasebeciye geçiş tarihini önceden bildirin ki defter, arşiv ve yeni kanaldaki ilk belge birbirini tutsun.

Şimdi ne yapmalı#

Bu hafta tek bir gerçek misafir hesabını alın, satır satır eşleştirin, tek bir küçük canlı belge gönderin ve lansmandan önce hata yolunu yazıya geçirin. Parçalar tek bir sırayla birleşir: sağlayıcıyı GİB'in listesinde kontrol edin, sözleşmede birimleri, arşivi, desteği ve çıkışı netleştirin, kodları eşleştirin, bir belge sınayın, gönderim düştüğünde gün sonunun ne yapacağına karar verin; ancak ondan sonra, önce dışa aktarmayı kanıtlayarak, entegratör değiştirmeyi düşünün.

Bir not: AI Otel'in geliştirdiği otel işletim sisteminde KBS, KVKK, e-Fatura ve e-Arşiv çekirdeğe işlendi; e-faturalar gönderilmeden önce bir kişinin incelemesini bekler. Entegratör bağlantısı geliştirildi ve test verisiyle sınandı; canlıya geçiş için kurum ve entegratör erişimleri gerekiyor. Bu yaklaşımın tesisinize nasıl uygulanacağını konuşmak isterseniz görüşme talep edin.