Yabancı misafire fatura: e-Arşiv’de kimlik alanı, pasaport ve döviz

Türkiye'de yabancı misafire fatura kesme işlemi, Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) kılavuzunun gerektirdiği alıcı kimlik bilgilerini, yalnızca belirli bir kuralın istediği durumlarda pasaport numarasını ve yabancı para cinsinden düzenlenen faturalarda Türk lirası karşılığını içerir; müşteri yurt dışındaysa lira karşılığı şartı aranmaz. Hangi kurun kullanılacağını muhasebeciniz belirler.

Almanya'dan gelen bir misafir hesabını saat 06.40'ta euro ile kapatıyor, havaalanı servisi kapıda bekliyor; resepsiyon ise vergi numarası alanına ne yazacağına, pasaport isteyip istemeyeceğine ve belgeye hangi kurun basılacağına karar vermek zorunda. Bu üç sorunun yanıtı üç farklı yerden gelir: GİB kılavuzu, Vergi Usul Kanunu ve muhasebeciniz. Yazının sonunda resepsiyonunuz hangi sorunun hangi kaynağa ait olduğunu bilecek ve bir sonraki erken çıkıştan önce üçünü de yanıtlayan tek sayfalık bir kurala sahip olacaksınız.

Faturada alıcı kimdir?#

Alıcı, faturanın hukuken düzenlendiği kişidir ve bu, belge oluşturulmadan önce netleşir: yabancı bir gerçek kişi, yabancı bir şirket ya da bir grubun ödemesini yapan yabancı bir tur operatörü. Bu üç alıcı belge üzerinde farklı davranır. Gerçek kişi kendi hesabını öder, kimlik bilgisi pasaporttan gelir. Kurumsal hesabı olan şirket, şirket olarak faturalanır. Grubu vouchera göre kapatan tur operatörü, operatör olarak faturalanır ve büyük olasılıkla yurt dışındaki müşteri kapsamındadır; bu da aşağıdaki para birimi kuralını değiştirir.

İki belge vardır ve bunlar aynı şey değildir. Misafir hesabı (folyo) harcamaları ve ödemeleri kaydeder; fatura ise mali belgedir. Bir oda harcaması, tur operatörünün voucheriyle sonradan kapanan bir folyoda durabilir. İkisini ayrı tutmak, ay sonu mutabakatı mümkün kılar.

Bir tuzağa ayrı bir cümle hak ediyor: yabancı bir şirketin kendi ülkesindeki tescil numarası, Türkiye vergi kimlik numarası (VKN) değildir. Onu VKN alanına yazmayın. Resepsiyon veriyi toplar; muhasebeci muameleyi kararlaştırır. Bu kararı bir kez yazılı hale getirin ki gece vardiyası saat 03.00'te ikinci bir versiyon uydurmasın.

Resepsiyon için e-Fatura ile e-Arşiv ayrımını tek cümlede tutun: belgeyi hangi sistemin düzenlediği, belgenin neyi göstermesi gerektiğinden ayrı bir sorudur. Bu ayrımı e-Fatura ve e-Arşiv farkı: otelde misafire ve acenteye fatura yazısında ele aldık.

Yabancı misafir için kimlik veya vergi numarası alanına ne yazılır?#

GİB'in e-Arşiv portal kılavuzu alanın doldurulmasının zorunlu olduğunu, alıcı nihai tüketiciyse 11111111111 yazılması gerektiğini söyler. Bu bir portal kılavuzudur, kanun metni değildir; kendi durumunuza nasıl uygulandığını muhasebeciniz teyit eder.

Kılavuz üç şey söyler: alıcının VKN/TCKN alanı doldurulmalıdır; alıcı nihai tüketiciyse alana 11111111111 yazılır; alana vergi kimlik numarası girilirse alıcının unvanı, T.C. kimlik numarası girilirse adı ve soyadı tam olarak yazılmalıdır. Kılavuz, Temmuz 2021 tarihli 1.1 sürümüdür ve önceki 5.000 TL ile 30.000 TL sınırları için yazılmıştır; kapsamın güncel beyanı olarak değil, portal mekaniği olarak okuyun.

Kapsam sık değişir. e-Arşiv kapsamı ve zorunluluk tarihleri sık güncellenmektedir. Güncel zorunluluk sınırlarını ve tarihlerini Gelir İdaresi Başkanlığı duyurularından ve muhasebecinizden teyit edin. Bu adım, hangi belgenin hangi satışta düzenleneceğini belirlerken ilk kontrol noktanızdır.

11111111111, "vergi numarası verilmedi" diyen bir teknik uzlaşıdır. Misafirin vergi numarası olduğu iddiası değildir ve gerçek bir VKN'si olan alıcı için asla kullanılmamalıdır. Pasaport numarası VKN/TCKN alanına ait değildir; bir kural gerektiriyorsa kimlik bilgilerine veya fatura notuna yazılır, bir sonraki bölümde anlatıldığı gibi. Alanı asla boş bırakmayın, asla numara uydurmayın: boş veya uydurma bir alan, fatura gönderildikten sonra düzeltilemeyecek bir belge sorunudur.

Faturada pasaport numarası zorunlu mu?#

Genel fatura içeriği olarak hayır. Pasaport numarası tek bir durumda gerekli hale gelir: otel, yabancılar veya Türkiye mukimi olmayan gerçek kişilerle yapılan işlemler için 30.000 TL'lik banka aracılığı tevsik zorunluluğundan doğan istisnaya dayandığında.

VUK Genel Tebliği Sıra No: 459 (yeni sekmede açılır)'daki temel kural (konsolide metin, 30 Kasım 2024) şudur: tevsik zorunluluğu kapsamındakiler, birinci ve ikinci sınıf tüccarlar ile serbest meslek erbabı dahil, 30.000 TL'yi aşan her türlü tahsilat ve ödemeyi banka, ödeme kuruluşu veya PTT gibi aracı finansal kurumlar kanalıyla yapmak ve bu kurumların düzenlediği belgelerle tevsik etmek zorundadır. İstisna, yabancılar ve Türkiye mukimi olmayan gerçek kişilerle yapılan işlemlere ilişkin tahsilat ve ödemeleri kapsar; tek şart, düzenlenen faturalarda bu kişilerin pasaport numarasının yazılmasıdır.

İstisnayla birlikte iki kolaylık daha gelir: pasaportun bir suretinin faturaya eklenmesi gerekmez ve tahsil edilen tutarın izleyen ilk iş günü sonuna kadar aracı finansal kuruma yatırılması da aranmaz. Bunu, evrensel bir fatura alanı olarak değil, bir istisnanın şartı olarak okuyun. İstisnaya hiç dayanmıyorsanız genel içerik kuralı geçerlidir ve belgenin ne taşıyacağına muhasebeciniz karar verir.

Resepsiyon için pratik sonuç zamana bağlıdır. Pasaport numarasını, misafir kimlik bildirimi (KBS) için zaten topladığınız kimlik verileriyle birlikte check-in anında kaydedin ki kimse saat 06.40'ta pasaport istemek zorunda kalmasın. Folyoya misafirin nasıl ödediğini, nakit mi kart mı, ve pasaport numarasının alınıp alınmadığını not edin. Bu tek satır, muhasebecinin sonradan soracağı soruların çoğunu yanıtlar.

Euro cinsinden hesap, lira cinsinden belge üzerinde nasıl görünür?#

Kayıt ve belgelerde Türk para birimi kullanılır; ancak fatura, Türk parası karşılığı gösterilmek şartıyla yabancı para ile de düzenlenebilir. Yurt dışındaki müşteriler adına düzenlenen belgelerde Türk parası karşılığının gösterilmesi şartı aranmaz.

Bu kuralın kaynağı VUK 215. maddesinin 2/a bendidir (yeni sekmede açılır) ve yurt dışındaki müşteriler istisnasını da aynı cümlede taşır. Bu istisna bir belge kuralıdır, vergi oranı değildir. VUK'un 280. maddesi, yabancı paraların ve yabancı para cinsinden alacak ve borçların borsa rayiciyle değerleneceğini, borsa rayici yoksa değerlemede uygulanacak kuru Maliye Bakanlığının belirleyeceğini söyler.

E-belge tarafında GİB, 25 Haziran 2021 tarihli duyurusuyla Türk lirası dışındaki para birimiyle düzenlenen e-Faturalarda (elektronik fatura) döviz kuru bilgisini zorunlu kıldı, kur alanına virgülden sonra en fazla 6 hane kuralını ekledi; 26 Haziran 2021'de aynı kuralı e-Arşiv Fatura ve e-SMM belgelerine de getirdi. Uygulama 1 Temmuz 2021 yerine 1 Eylül 2021'de başlayacaktı; GİB bunu 30 Haziran 2021 tarihli duyurusuyla erteledi. GİB'in güncel e-Fatura paketi de lira dışındaki her faturada kur bilgisini zorunlu tutar.

Kurun kendisi bir politika kararıdır. Merkez Bankası gösterge kurları (yeni sekmede açılır) her iş günü saat 15.30'da belirlenir, aynı gün TCMB'nin sitesinde ilan edilir ve ertesi gün Resmî Gazete'de yayımlanır; resmî tatillerde, hafta sonlarında ve yarım gün çalışılan günlerde gösterge kur belirlenmez. Yayımlanan kurlar hiçbir kişi veya kurumu bağlamaz; özel kişiler arasındaki işlemlerde hangi kurun uygulanacağına tarafların kendisi karar verir. Alış mı satış kuru, hangi günün kuru sorusu ise burada okunan metinlerle kesinleşmiyor. Bir kez karar verin, gün sonu (night audit) prosedürüne yazın ve muhasebecinizden seçimi yazılı olarak teyit isteyin. Bu seçimi Resepsiyonda döviz ile ödeme: hangi kur, nasıl kayıt? yazısında adım adım ele aldık.

Bir ayrım daha: fatura para birimi ile ödeme para birimi farklı olgulardır. Euro fatura lira ile kapanabilir, lira faturası euro cinsinden bir kartla ödenebilir. Mutabakat mümkün olsun diye ikisini de folyoya kaydedin.

Yabancı pasaport bir KDV istisnası mıdır?#

Hayır. Pasaport, alıcının kim olduğunu kanıtlar; satışın KDV muamelesini değiştirmez.

Birçok masa talimatında iki ayrı soru karışır: alıcının kimliği, ki bu bir belge sorusudur, ve teslimin vergisel muamelesi, ki bu bir KDV sorusudur. Yabancılara yapılan tax-free satışlar, iade düzenine tabi, kendi koşulları, belgeleri ve süreci olan ayrı bir mekanizmadır. Bu yazı sadece ona işaret eder; kendi prosedürü ve kendi eğitimiyle ele alın.

1. maddedeki "yurt dışındaki müşteri" ifadesi, lira karşılığının belgede gösterilip gösterilmeyeceğiyle ilgilidir. Sıfır oran hakkında hiçbir şey söylemez. Masa kartına "yabancılara %0 KDV" yazmayın. Bir hafta içinde yanlış misafire uygulanır ve düzeltme, belge gittikten sonra muhasebecinin kucağına düşer. Misafir tax-free talep ettiğinde resepsiyonun doğru yanıtı iade prosedürünü izlemektir, faturayı değiştirmek değil. Belirli bir satışın muamelesini fatura düzenlenmeden, sonra değil, muhasebeciniz veya hukuk danışmanınızla teyit edin.

Resepsiyon için bir çıkış kartı#

Tek kart, beş alan, iki dil: alıcı tipi, kimlik bilgisi, pasaport numarası, para birimi ve kur, istisnayı onaylayan kişi.

Check-in'de sorun, check-out'ta değil. Alıcı tipi, kimlik bilgisi ve konaklamanın şirket veya operatör hesabına olup olmadığı varışta bellidir. Kimlik bilgisini pasaportta veya şirket belgesinde yazdığı haliyle, yazımı dahil, aynen kaydedin; fatura gönderildikten sonraki düzeltmeler, özenli bir girişten çok daha fazla zaman alır. Ödeme yöntemini folyoya not edin; misafir eşiğin üzerinde nakit ödüyor ve pasaport istisnası kullanılıyorsa pasaport numarası faturada yer almalıdır.

Fatura para birimini not edin; lira değilse kur ve kur tarihini, telefon ekranında ne görünüyorsa ondan değil, otelin yazılı politikasından alın. Olağan dışı her şeyi belge gönderilmeden önce muhasebeciye yönlendirin: yurt dışındaki alıcı, grup voucherı, bölünmüş hesap, faturayı başka ad isteyen misafir. Taslağı gönderilmeden önce her seferinde aynı kontrol listesiyle gözden geçirin ki aynı hata başka bir kasiyerde farklı bir kılıkla geri dönmesin. Bu incelemenin kendi listesi Otelde e-Fatura ve e-Arşiv göndermeden önce son kontrol listesi yazısındadır.

Şimdi ne yapmalı#

Otelin tek sayfalık kuralını bu hafta muhasebecinizle yazın: alıcı kimdir, kimlik alanı ne taşır, pasaport numarası ne zaman görünmelidir, otel hangi kuru ve hangi günün kurunu kullanır. Sonra resepsiyona bir kez eğitim verin ve taslak incelemesi alışkanlık olana kadar aynı elde tutun. Bu yazının bölümleri bu sırayla birbirine bağlanır, çünkü check-out'taki her soru aslında kimsenin yazıya dökmediği bir kararın sorusudur.

Kuralı muhasebecinizle birlikte yazın ve yazılı hale getirin: hangi satışta hangi belge düzenlenir, hangi alanlar zorunludur, kim onaylar ve belge hangi sürede gönderilir. Bu kural, personel değişse de aynı adımların izlenmesini sağlar.