Personel ayrılırken: PMS, e-posta, kanal ve extranet erişimleri aynı gün kapatılır

Ayrılan personel listesi, bir kişinin oturum açabildiği her sistemi tek bir listede toplayan, her satırında bir sorumlu ve bir kapanış işlemi bulunan belgedir. Son çalışma gününde, kişi binadan çıkmadan önce her hesap silinmez, devre dışı bırakılır; ortak şifreler değiştirilir; cihazlar ve anahtarlar teslim alınır ve kayda geçer.

İstifa bir Salı günü kabul edilir ve son vardiya üç hafta sonradadır. Bu arada kişi hâlâ PMS'e, kanal yöneticisine, üç extranete ve otelin sosyal medya hesabına oturum açabilir; kimse hangilerine olduğunu yazmamıştır. Yazının sonunda elinizde tek sayfalık bir liste, son gün için bir görev bölüşümü ve son günün gözden kaçırdıklarını yakalayan üç aylık bir kontrol olacaktır.

Ayrılış günü, işe başlama gününden neden daha önemli?#

Çünkü yeni başlayanın hatası aynı sabah kilitlenen bir ekran olarak ortaya çıkar; ayrılanın hatası, biri o erişimi kullanana kadar görünmez kalır.

İşe başlama gününün tanığı vardır. Yeni kişi erişim verilmeden çalışamaz, bu yüzden her eksik birkaç saat içinde ortaya çıkar ve öğlene kadar giderilir. Ayrılış gününün tanığı yoktur: bir hesap açık kaldığında hiçbir şey bozulmaz, dolayısıyla kimseyi kapatmaya iten bir şey olmaz.

Otelde bir kişinin oturum açabildiği yerlerin sayısı sessizce artar. PMS'in ötesinde restoran kasa girişi, kanal yöneticisi, seyahat acentesi extranetleri, yorum platformları, sosyal medya hesapları, rezervasyon e-posta kutusu, kapı kilidi kart kodlayıcı, Wi-Fi ve telefon vardır. Ayrılan kişi kimlik bilgilerinin yanında bilgiyi de götürür: hangi ortak şifreler var, acente gerçekte hangi extraneti kullanıyor, gece arka ofisi hangi kart açıyor.

Risk penceresi son gün değil, ihbar süresidir. Bugün kabul edilen bir istifa, bugün gerçekleşen bir erişim olayıdır. Sezonluk oteller bunu sezon sonunda, birçok kişi için aynı anda yaşar; tam da ön büronun en az boş zamanı olduğu anda.

Ayrılan personel listesine neler girer?#

Her sistem için bir satır, satırda sistemin sahibi olan kişi ve kapatmanın ne anlama geldiğinin düz bir tanımı.

Listeyi, arıza durumları için tuttuğunuz erişim haritasından oluşturun. Böyle bir haritanız yoksa, ayrılan personel listesi onu yapmanız için iyi bir nedendir; başlangıç noktası olarak otel BT envanteri ve ağ şemasına bakabilirsiniz. Satırları departmana göre değil, sistemin sahibi olan kişiye göre gruplandırın; böylece liste, o gün dört beş parçaya bölünüp dağıtılabilir.

Oturum açma gerektirmeyen şeyleri de ekleyin: genel anahtar, kasa, yakıt kartı, kurumsal kart, otopark bariyeri kumandası. Kişinin iş için kullandığı kendi hesaplarını da ekleyin: rezervasyon e-postası alan kişisel posta kutusu ya da tek kullanımlık kodları alan kişisel telefon. Her satırı "devre dışı bırak", "şifre değiştir" ya da "teslim al" olarak işaretleyin ki kimse saat 18:00'de yorum yapmak zorunda kalmasın.

Listeyi tek bir soruyla sınayın: bu çalışanla hiç tanışmamış bir BT personeli, kimseye sormadan, yalnızca bu listeden her satırı kapatabilir mi?

Ayrılan çalışanın hesabı silinmeli mi, devre dışı bırakılmalı mı?#

Devre dışı bırakın. Hesabı silmek, otelin daha sonra açıklamak zorunda kalabileceği kayıtlardan ismi kaldırır.

PMS kaydı kimin ne yaptığını yanıtlar: misafiri kim giriş yaptırdı, bir harcamayı kim iptal etti, fiyat değişikliğini kim onayladı, e-faturayı göndermeden önce kim inceledi. Silinmiş bir kullanıcı bu kayıtları sahipsiz bir satıra çevirir. Devre dışı bir kullanıcı ise ismi ve ayrılış tarihini geçmişe bağlı tutar; bu da her ay kim neyi değiştirdiğini görmek için PMS değişiklik kaydını okurken işinize yarar.

Devre dışı bırakmak üç şeyin birlikte yapılması demektir: oturumun kapatılması, rolün kaldırılması ve hesaba ayrılış tarihinin işlenmesi. Yalnızca oturumu engellemek, yetkileri beklemede bırakır. Küçük bir ekipte bile kullanıcı adını bir sonraki çalışan için yeniden kullanmayın; yeni kişi yeni hesap alır, kayıt okunabilir kalır.

E-posta kutusu, hesaptan ayrı bir karardır. Adresi, adı belirtilen bir sahibin altında ve belirli bir süre için açık tutun; otomatik yanıt yeni ilgili kişinin adını versin ki acenteler ve misafirler boşluğa yazmasın. Devre dışı hesaptaki kişisel veriyi ne kadar süre tutacağınız ve kişiye ne bildireceğiniz konusu hukuk müşavirinize sorulmalıdır. Kararı listeye yazılı geçirin; yoksa bir sonraki yönetici devre dışı hesapları "düzenler" ve geçmişi geri alır.

Kişinin bildiği ortak girişlere ne yapılır?#

Aynı gün, planlı bir zaman diliminde değiştirin ve değiştirmeden önce personeli bilgilendirin.

Ortak girişler asıl risk noktasıdır, çünkü kimseye atfedilemeyen girişler onlardır: extranet, Wi-Fi şifresi, sosyal medya hesabı, genel rezervasyon kutusu, kanal yöneticisi. Değiştirmek işi aksatır; bu yüzden değişiklik haftadan haftaya ertelenir. Planlanmış yirmi dakikalık bir zaman dilimi ve vardiyaya önceden verilen uyarı, uygulanabilir orta yoldur; bunun otellerde ortak şifre düzeninin parçası olması gerekir.

Önceliği, kimlik bilgisinin ne yapabildiğine göre sıralayın: para hareketi, fiyat değişikliği, rezervasyon iptali, herkese açık paylaşım, kapı açma. Bunlar önce. Yeni kimlik bilgisini otelin şifre kaydına aynı saat içinde işleyin; yoksa sonraki vardiya çalışmaya devam etmek için eskisini geri koyar.

Şifreyi değiştirmeden önce, ayrılan kişinin telefon numarasını kod gönderen her hesaptan çıkarın; yoksa değişiklik yanlış kişileri dışarıda bırakır. Kişinin o şifreyi hiç kullanmadığına inansanız bile ortak şifreyi yenileyin. İnanç bir kontrol değildir.

Kişi binadan çıkmadan önce ne teslim alınmalı?#

Bir şey açan her şey: cihazlar, kartlar, anahtarlar ve giriş kodlarını alan numaralar.

Teslim edilen kart, kaldırılmış kart değildir. Genel anahtar kartı kayıpsa, kilitlerin yeniden programlanıp programlanmayacağına kapı kilidi tedarikçisi ve sigortacı karar verir; son öğleden sonra resepsiyonda çözülecek bir konu değildir. En çok atlanan kalem, kodları alan numaradır: kodlar kişinin telefonuna geliyorsa, şifre ne kadar iyi değiştirilmiş olursa olsun, kod gönderen her hesap hâlâ o kişiye aittir. Donanım tarafı için ayrıca kartlı kilit sistemi, kodlayıcı ve PMS bağlantısına bakabilirsiniz.

Her kalem için bir satırı olan imzalı bir teslim formu kullanın ve formu ayrılış kaydıyla birlikte dosyalayın. Tek imza taşıyan, listesi olmayan bir form hiçbir şey kanıtlamaz. Teslim alınan malzemeleri departmana değil, adı belirtilen bir kişiye verin ki bir sonraki sorunun yanıtı olsun.

İşten çıkarma durumunda sıra değişir: önce devre dışı bırakın ve teslim alın, sonra görüşmeyi yapın, sonra evrakı tamamlayın.

Son gün kim ne yapar?#

Tetikleyiciyi insan kaynakları, kapsamı departman yöneticisi, uygulamayı BT sahiplenir; ayrılan kişi devir teslimi onaylar.

İnsan kaynakları, ayrılık kesinleştiği gün kaydı açar, son çalışma gününü sabitler ve tarihi BT'ye koridorda değil yazılı olarak bildirir. Departman yöneticisi, kişinin gerçekte ne yaptığını listeler; çünkü iş tanımı genellikle bir yıl eskimiştir, ve devir teslimin tamamlandığını imzalar.

BT, listeyi satır satır işler, her satır için saati ve kişiyi kaydeder, sonra listenin kapandığını onaylar. Ayrılan kişi devir tesirim listesini yazar ve bildiği ortak şifreleri adlandırır; sistemleri yöneticiden daha iyi tanıyan odur ve yardım olarak çerçevelenen bir devir teslim genellikle gönülle verilir.

Genel müdür süreci değil, kapanmış listeyi görmelidir: aylık yönetim raporunda her ayrılan için tek satır. Hiç kimse, genel müdür dahil, yanında bir adı olmadan bir satırı kapatamamalıdır.

Kapatılan hesapların kapalı kaldığı nasıl denetlenir?#

Üç ayda bir, her sistemin kullanıcı listesini güncel bordro listesiyle karşılaştırın ve farkları bulgu olarak değerlendirin.

Listedeki her sistemden kullanıcı listesini çıkarın ve insan kaynaklarından aynı güne tarihli aktif liste isteyin. İki farklı tarihe ait iki liste hiçbir şey kanıtlamaz. Birinci bulgu, hiçbir aktif çalışanla eşleşmeyen hesaplardır. İkinci bulgu, kendi hesabı olmayan ve bir meslektaşının girişiyle çalışan aktif çalışanlardır. Üçüncü bulgu, sistemin son oturum tarihini gösterdiği, uzun süredir kimsenin oturum açmadığı hesaplardır.

Adı belirtilmiş sahibi olmayan genel hesaplara bakın; ortak hesap, kullanışlı olsa bile bir bulgudur. Son kontrolten bu yana kimin neyi değiştirdiğini gösteren kaydı okuyun; sessizce eklenen bir yetki, açık kalmış bir hesap kadar ilgilidir. Her bulguyu aynı kayıtta giderin ve tarihleyin ki bir sonraki kontrol bu kaldığı yerden başlasın. Kontrolü sezon bitmeden, sezonluk hesaplar hâlâ açıkken ve hâlâ gerektiğinde yapın; sezon bittikten sonra değil.

Şimdi ne yapmalı#

Kimse istifa etmeden önce ayrılan personel listesini açın. Bir kişinin oturum açabildiği her sistemi sıralayın, her satıra bir sorumlu adı koyun ve her satırı "devre dışı bırak", "şifre değiştir" ya da "teslim al" olarak işaretleyin. Bölümler tek bir döngü olarak birbirine bağlanır: liste neyin kapanacağını tanımlar, silmeden devre dışı bırakmak kaydı korur, ortak şifreler ve teslim alınan cihazlar fiziksel tarafı kapatır, üç aylık karşılaştırma ise son ayrılış gününün gözden kaçırdıklarını yakalar.