Personelden savunma istemek: otelde tutanak, uyarı ve disiplin kaydı

Türkiye'de bir yazılı uyarının ayakta kalması üç şeye bağlıdır: olayın tutanakla kayıt altına alınması, çalışandan yanıt süresi tanıyan yazılı bir savunma istenmesi ve çalışan imzadan kaçındıysa bu durumun tanıkla kayda geçirilmesi. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 19. maddesi, belirsiz süreli sözleşmenin davranış veya verim nedeniyle feshedilmesinden önce işçinin savunmasının alınmasını şart koşar. 25. maddenin (II) numaralı bendi ise yalnızca ahlak ve iyi niyet kurallarına uymayan hâller gibi ağır ihlallerde savunma aranmaksızın derhâl fesih imkânı verir; genel verim düşüklüğü bu kapsama girmez. Hangi sebebin sizin olayınıza uyduğunu bir hukuk müşaviriyle teyit edin, çünkü süreç ve süreler farklıdır.

Gece görevlisi saat 03:40'ta, lobinin ışıkları kapalı, başında uyurken bulunuyor. Departman müdürü bir şeyler yazmaya oturduğunda Cuma olmuş, iki kişi olayı farklı hatırlıyor, dosyadaki tek kâğıt ise "görevli güvenilmez" yazan bir not. Bu yazı, o not ile ikinci okumada da ayakta kalacak bir kayıt arasındaki boşluğu kapatıyor: hangi üç belgeyi hangi sırayla yazacağınızı, kimin neyi imzalayacağını ve yasanın ne zaman önce çalışanı dinlemenizi gerektirdiğini öğreneceksiniz.

Tutanak nedir ve neyi kanıtlayamaz?#

Tutanak, işyerinde olmuş bir olayı, olayı gören kişilerce yazılmış, tarihli ve imzalı bir kayıttır. Olayın kayda geçirildiğini, ne zaman ve kim tarafından geçirildiğini kanıtlar; tek başına ne bir usulsüzlüğü kanıtlar ne de bir feshi haklı çıkarır.

Üç belgeyi baştan ayırın. Olay tutanağı olayı kaydeder. Savunma talebi çalışandan kendi anlatımını ister. Uyarı, işverenin kararını ve gerekçesini bildirir. Üçü tek kâğıda sıkıştırıldığında, o kâğıt üç işin hiçbirini gereği gibi yapamaz.

Olay günü, gören kişinin kendi cümleleriyle yazın. Bir hafta sonra hatıradan yazılan tutanak, bir sonucun özeti gibi okunur ve zamanla tam olarak da o hâle gelir. Sırayı ve saati kaydedin: ne görüldü, nerede, hangi saatte, kim daha oradaydı. Örneğin "saat 03:40'ta gece görevlisi resepsiyonda uyuyordu, lobi ışıkları kapalı, anahtar çekmecesi kapalı", "gece görevlisi özensiz" değil.

Karakter yorumlarından ve hukuki etiketlerden kaçının. Etiketin kendisi olay değilse, "resepsiyonist gizliliği ihlal etti" yerine "misafirin dosyası masanın üstünde açıktı" yazın. Olayı kimse görmediyse bunu böyle belirtin ve çevresindeki olguları kaydedin: kapı kaydı, kasa sayımı, kamera kapsamı, vardiyada kim vardı. Boşluğu tahminle doldurmayın.

Bir misafire, bir yaralanmaya ya da bir kayba dokunan olaylar, iş ilişkisinin ötesinde yükümlülükler taşıdığı için kendi kaydıyla ayrı bir süreçte yürür. Bunlar için otelde olay tutanağı: kaza, hırsızlık ve anlaşmazlıkta ne kaydedilir yazısına bakın.

Tutanağı kim yazar, çalışan imzalamazsa ne olur?#

Olayı gören kişi yazar, olayı gören ikinci bir kişi tanık olarak imzalar ve çalışana, belgeyi gördüğünü teyit etmesi için imza istenir. Çalışan imzalamazsa, ret saatiyle birlikte kayda geçirilir ve tanıkça imzalanır.

İmzanın ne anlama geldiğini yüksek sesle söyleyin: "Bu imza tutanağı gördüğünüzü teyit eder, katıldığınızı değil." Kâğıdı uzatmadan önce bu cümleyi söyleyin; en yaygın yanlış anlamayı ortadan kaldırır. Çalışan yine de imzalamazsa "okundu, imzadan kaçındı" yazın, saati ekleyin ve o satırı tanığa imzalatın. Çalışan adına asla imza atmayın, satırı boş bırakmayın.

Tanığı yalnızca imza atıldığını gören birinden değil, olayı gören birinden seçin. İki tanık bir tanıktan iyidir; olay yerinde olmayan bir tanık ise hiç tanık olmamasından kötüdür. Tutanağı departman müdürü yazar; insan kaynakları ya da genel müdür sonradan üzerinde değişiklik yapmaz. Düzeltmeler, metnin içini değiştirerek değil, sonuna tarihli bir satır eklenerek yapılır.

Bir kopya verin ya da kopyanın teklif edildiğini ve reddedildiğini kaydedin. Çalışanın hiç görmediği bir tutanağa aylar sonra dayanmak zordur. Çalışan başka bir dilde okuyorsa, okutun ve açıklatın; kimin ne zaman açıkladığını kayda geçirin.

İşyerinde savunma istenmesi nasıl yapılır?#

Talebi yazılı yapın, somut iddiaları tarihleriyle tek tek sıralayın, çalışana kaç günü olduğunu ve yanıtı kime vereceğini belirtin, teslim gününün kanıtını saklayın.

İddiaları yanıtlanabilir olgular olarak adlandırın: tarih, yer, ne olduğu, hangi tutanağa geçtiği. "Salı günkü davranışınız" gibi bir ifade, hiçbir şeyi yanıtlamayan bir savunma üretir. Bir süre verin ve mektuba yazın. Burada sözü edilen yasa metni bir süre belirlemez; bu yüzden süreyi siz belirleyin ve vardiyalı çalışanının gerçekten kullanabileceği bir süre seçin; kendi durumunuzu bir hukuk müşaviriyle teyit edin.

Yanıtın nasıl verilebileceğini de yazın: yazılı ve imzalı olarak. Çalışan yazamıyorsa sözlü anlatımı tutanak hâlinde yazıya geçirin, yüksek sesle okuyun ve çalışana imzalatın. Talebi imza karşılığı elden verin ya da teslimatı kanıtlayan bir yöntemle gönderin. Dosyaya tarih ve saati not edin.

Yanıt gelmezse, sürenin geçtiğini ve savunma verilmediğini kaydedin. Çalışanın yerine savunma yazmayın ve söylemiş olabileceklerini kendi cümlelerinizle özetlemeyin. Gelen yanıt talebin yanına dosyalanır; onu izleyen uyarı her ikisine tarihle atıf yapar.

Yasa ne zaman önce çalışanı dinlemeyi gerektirir?#

4857 sayılı İş Kanunu'nun 19. maddesi, işçinin davranışı veya verimiyle ilgili nedenlerle belirsiz süreli sözleşmenin, işçinin hakkındaki iddialara karşı savunması alınmadan feshedilemeyeceğini söyler; 25. maddenin (II) numaralı bendine göre fesih hakkı saklıdır (Cumhurbaşkanlığı Mevzuat Bilgi Sistemi, 4857 sayılı İş Kanunu birleşik metin, 07.11.2026).

1. madde iki ayrı yükümlülük getirir: fesih sebebini açık ve kesin biçimde belirten yazılı bildirim ve savunma adımı. Birini yapıp diğerini atlamak dosyayı eksik bırakır. 20. madde fesihten sonraki yolu çizer: fesih bildiriminde sebep gösterilmediğini ya da sebebin geçerli olmadığını ileri süren işçi, bildirimin tebliğinden itibaren bir ay içinde işe iade talebiyle arabulucuya başvurmak zorundadır; anlaşma sağlanamazsa son tutanağın düzenlendiği tarihten itibaren iki hafta içinde iş mahkemesinde dava açılabilir. Feshin geçerli bir sebebe dayandığını kanıtlama yükü işverendedir; dosya, işverenin kanıtıdır.
2. maddenin (II) numaralı bendi, ahlak ve iyi niyet kurallarına uymayan hâllerde sözleşmenin bildirim süresini beklemeden feshedilmesine izin verir; sayılan hâller arasında başka bir işçiye sataşma, işyerine sarhoş gelme, hırsızlık ve hatırlatıldığı hâlde görev yapmamakta ısrar vardır. 26. madde bu hakka süre koyar: işverenin durumu öğrendiği günden itibaren altı iş günü, her durumda fiilden itibaren bir yıl; işçi maddi çıkar sağlamışsa bir yıllık süre uygulanmaz.
3. madde, ücret kesme cezasını toplu iş sözleşmesinde ya da iş sözleşmesinde gösterilen sebeplerle sınırlar, cezayı sebepleriyle birlikte hemen bildirim ister, kesintiyi bir ayda iki gündelikle sınırlar ve kesilen paraların bir ay içinde Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı hesabına yatırılmasını, işyerinde ayrı bir hesap tutulmasını öngörür. Ücret kesme, uyarının yerine geçmez. 75. madde her işçi için, istendiğinde yetkili memur ve mercilere gösterilecek bir özlük dosyası düzenlenmesini zorunlu kılar. Bu yükümlülüklerin çevresindeki kavramlar için otel işverenleri için iş hukuku terimleri yazısına bakın.

Otel örnekleri: uyuyan gece görevlisi, kavga, alkol, reddedilen görev#

Her olay aynı üç belgeyi gerektirir; ama kaydedilecek olgular değişir ve bir fesih sebebi olan "hatırlatıldığı hâlde görev yapmamakta ısrar", ancak önceki hatırlatmalar kâğıt üstündeyse işler.

Gece vardiyasında uyku: bulunma saatini, bulanı, masanın durumunu (ışıklar, anahtar çekmecesi, kasa, telefon) ve uyurken yapılmayan işleri kaydedin. Daha önce de olduysa bir alışkanlığı anlatmak yerine önceki tutanakları dosyaya ekleyin. İki aşçı arasında kavga: her tanıktan tek bir birleşik anlatım yerine ayrı tutanaklar alın, yaralanmaları ve birinin sağlık kuruluşuna gönderilip gönderilmediğini kaydedin ve her çalışana kendi savunma talebini verin.

Vardiyada alkol: gözlemlenebileni kaydedin (koku, konuşma, denge, saat), kişinin eve gönderilmesine kimin karar verdiğini ve varsa sağlık belgesinin nerede saklandığını yazın. Bu ayrıntı personel kantininde değil, dosyada durur. Reddedilen görev: görevin kendisini, verildiği saati, vereni ve ardından gelen hatırlatmayı aynen yazın. 25. maddenin (II) numaralı bendi hatırlatmaya rağmen ısrarı kapsar; tek bir reddetme bu sebebi tek başına karşılamaz, uyarı konusudur; kendi durumunuzu bir hukuk müşaviriyle teyit edin. Görevin çalışana ait olup olmadığı ise görev tanımına bağlıdır; otelde görev tanımı nasıl yazılır yazısı bu yüzden işe yarar.

Resepsiyonda telefon: telefonun nerede olduğunu, çalışanın ne yaptığını ve misafir bekleyip beklemediğini kaydedin. Niyeti yazmayın; okuyan olguları görür ve sonucu kendisi çıkarır. Ve bir olay, bir belge takımı: bir aylık rahatsızlığın tek tutanakta sıkıştırılması, önce karar verilip sonra belgelendirilmiş gibi okunur.

Uyarılar dosyayı nasıl kurar ve nerede saklanır?#

Bir uyarı, ancak bir dizinin parçası olarak değer taşır: tutanak, savunma talebi, yanıt, uyarı ve teslim kanıtı, hepsi çalışanın özlük dosyasında bir arada.

Uyarı olayı adlandırır, dayandığı tutanağa ve savunmaya tarihle atıf yapar, bundan sonra ne beklendiğini ve tekrâr hâlinde ne olacağını söyler; işveren temsilcisi tarafından imzalanır ve tarihlenir. Her şeye tarih atın. Burada sözü edilen metin uyarıya sabit bir geçerlilik süresi koymaz; örüntüyü taşıyan şey, çalışanın tutumunun kötü olduğuna dair bir iddia değil, tarihli belgelerin dizisidir.

1. madde dosyanın tutulmasını ve yetkili mercilere gösterilmesini ister; ayrıca işverenin işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kurallarına uygun kullanmasını ve işçinin gizli kalmasında haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamasını öngörür. Dosyayı tek bir yerde tutun: mutfak çekmecesinde bir kopya, insan kaynaklarında asıl dosya, iki ayrı dosya demektir ve ikisi birbirini tutmaz. Sağlık notları, alkol gözlemleri ve sağlık belgeleri dosyada kalır ve yalnızca karar için gereken kişilerle paylaşılır. Saklama ve erişim kurallarınızı bir hukuk müşaviriyle teyit edin.

İşe yaramayan kâğıtlar: geç yazılmış, imzasız, tanıksız; olgu yerine sonuç yazılmış; çalışanın gördüğüne dair kanıt yok; ya da dayandığı tutanaktaki olgularla çelişen bir uyarı.

Şimdi ne yapmalı#

Geçen aydan bir olay seçin ve sırasıyla üç belgeyi yazın: tutanak, savunma talebi, uyarı. Bu takımı kullanmadan önce bir hukuk müşavirine okutun. Önemli olan sıradır: tek bir kâğıt bir olayı kaydeder; örüntüyü yalnız sıra gösterir ve 20. maddeye göre bu örüntüyü kanıtlamak işverene düşer.