Satın alma talep formu ve fiyat karşılaştırma tablosu: otel için örnek alanlar

Otel satın alma talep formu neyin, ne kadar, hangi tarihe kadar, hangi departman için ve tahmini hangi maliyetle istendiğini, onay imzasıyla birlikte kaydeder. Fiyat karşılaştırma tablosu, rakip teklifleri aynı birim, teslim noktası ve ödeme koşuluna indirger. Depo çıkış fişi ise stoğun depodan çıkışını gösterir. Her birini farklı bir kişi imzalar.

Bir departman müdürü Cuma günü tedarikçiye mesaj atar, havlular Pazartesi gelir, fatura üç hafta sonra muhasebecinin önüne imzasız olarak düşer. Bu zincirde kimse dürüstlükten çıkmaz. Sorun yalnızca kayıt dışı kalmasıdır; kayda geçmeyen bir satın alma da denetlenemez, karşılaştırılamaz ve savunulamaz. Bu yazı her belgenin alanlarını, hangi harcama düzeyinde kimin neyi imzalayacağını ve dosyanın yazılımla ya da yazılımsız nasıl tutulacağını anlatıyor.

Otel satın alması hangi üç formu gerektirir ve her biri neyi kanıtlar?#

İhtiyaçtan ödemeye giden yolu üç belge kapatır: satın alma talep formu, depo çıkış fişi ve fiyat karşılaştırma tablosu. Her biri başka bir soruyu yanıtlar, başka biri düzenler ve başka biri imzalar.

Satın alma talep formu, birinin kalemi istediğini ve yetkili bir kişinin para harcanmasını, para bağlanmadan önce onayladığını kanıtlar. Depo çıkış fişi bir satın almayı değil, iç hareketi kanıtlar: değer depodan çıkar ve bir departmanın maliyetine oturur; bu yüzden satın alma belgesi gibi ele alınamaz. Fiyat karşılaştırma tablosu ise fiyatın, seçenek hâlâ açıkken sınandığını, fatura geldikten sonra gerekçelendirilmediğini kanıtlar.

Stoktan karşılanan bir çıkış talebi teklif gerektirmez; bir satın alma hem talep hem karşılaştırma ister. Üçünü de her olaya uygulamak zaman kaybettirir ve personele sistemi atlatmayı öğretir. Üç belgeye ve faturaya aynı referans numarasını verin ki dosya, ödemeden geriye doğru ilk ihtiyaca kadar okunabilsin. Satın alma siparişi ise dördüncü ve ayrı bir belgedir: tedarikçiye gönderilen taahhüttür ve kaynak aldığı talep numarasını taşımalıdır.

Bu formlar daha geniş bir akışın, siparişten depoya kadar sürecin parçasıdır; bkz. otelde satın alma ve mal kabul prosedürü: siparişten depoya.

Otel satın alma talep formunda neler bulunmalı?#

Bir satın alma talep formu, görüşmenin içinde olmayan bir kişinin onaylayıp onaylamayacağına karar verebilmesini sağlamalıdır. Bu, önem sırasıyla şu alanlar demektir: teknik tanım, miktar, gerekli tarih, departman, tahmini maliyet, bütçe kalemi ve imza.

Önce teklif alınabilecek kadar kesin bir tanım gelir. "Temizlik kimyasalı" tedarikçiler arasında karşılaştırılamaz; "zemin temizleyici, nötr pH, 5 L, koli başına 4 adet" karşılaştırılabilir. Miktarı otelin satın aldığı birimde ve tükettiği birimde ayrı ayrı yazın ki depo, teslimatı yeniden hesap yapmadan taleple karşılaştırabilsin.

Gerekli tarihe tek satırlık bir gerekçe ekleyin. Gerekçesi olmayan bir tarih, tedarikçi geciktiğinde ne sorgulanabilir ne öne alınabilir ne de yeniden pazarlık konusu olabilir. Tahmini birim fiyat ve toplamın yanına tahminin kaynağını yazın: son fatura, katalog ya da tedarikçiden alınan sözlü rakam. Kaynak, onaylayıcıya sayının ne kadar sağlam olduğunu söyler.

Bütçe kalemini ya da maliyet merkezini ekleyin; birden fazla restoran ya da barı olan otelde satış noktasını da belirtin ki maliyet, departmanın beklediği yere düşsün. Tek seferlik ya da tekrarlı olduğunu gösteren bir kutu da işe yarar: tekrarlanan sipariş her ay yeni bir talep değil, fiyat geçerlilik tarihli bir sözleşme konusudur. Onaylayıcının kararına, tarihe ve yapılan değişikliğe yer bırakın; daha düşük miktarla onaylanan bir talep, kayda değer bir karardır.

Satın alma talep formu ile depo çıkış fişi arasındaki fark nedir?#

Satın alma talep formu otelin dışına para harcanması için izin ister. Depo çıkış fişi, otelin zaten sahip olduğu bir şeyin depodan çıkmasını ister. İkisini karıştırmak, stok kayıtları ile departman maliyetlerinin uyuşmazlığının en yaygın nedenidir.

Bir depo çıkış fişinde şunlar bulunmalıdır: tarih, departman, malzeme kodu, tanım, birim, istenen miktar, verilen miktar, çıkış anındaki birim maliyet ve teslim alan ile depocunun imzaları. İstenen miktar ile verilen miktar iki ayrı sütun olmalıdır, çünkü depocu istenenden az verme yetkisine sahiptir ve fark görünür olmalıdır.

Çıkış anındaki birim maliyet, günün tedarikçi fiyatından değil, deponun kendi kaydından gelir; aksi hâlde aynı malzeme her çıkışta farklı tutarda maliyete işlenir. Stoktan karşılanamayan bir talep, satın alma talebine dönüşür ve yeni talep, izin kopmasın diye fiş numarasını taşır. Her departman için kimlerin imzalayabileceğini adıyla belirleyin. Vardiya sonunda yazılan sözlü talep, kayıt değil, sonradan kurulmuş bir anlatıdır. Depo ve verme noktası tek kişide ya da tek kuralda toplansın; herkes depoya girip malzeme alabiliyorsa çıkış fişi süs olmaktan öteye geçmez. Deponun kendisinin nasıl işletileceği ayrı bir konudur; bkz. otel deposu nasıl işletilir? Yerleşim, anahtar, giriş ve çıkış kuralları.

Fiyat karşılaştırma tablosu, teklifleri karşılaştırılabilir kılmak için neleri göstermelidir?#

Karşılaştırma tablosu her teklifi aynı birime, aynı teslim noktasına ve aynı ödeme koşuluna indirmeli, sonra her seçeneğin toplam maliyetini, liste fiyatı yerine, göstermelidir. Koli ölçüleri farklıdır ve ucuz görünen koli çoğu zaman küçük kolidir; karşılaştırmadan önce kilogram, litre ya da adet başına fiyatı hesaplayın.

Teslim koşulları fiyatı değiştirir: otele teslim mi, tedarikçiden çekme mi, navlunu kim ödüyor, minimum sipariş var mı. Ödeme koşulu da fiyatın parçasıdır. Otuz gün vadeli ile kapıda ödeme farklı tekliflerdir; tablo ikisini de göstermeli ki muhasebeci gerçekte neyin karşılaştırıldığını görsün. Her fiyatın hangi tarihe kadar geçerli olduğunu ve sonrasında ne olacağını yazın; tedarikçi fiyatlarının aylık oynadığı durumda bu daha da önemlidir ve fiyatlar her ay artarken otel satın alması yazısında ayrıntıyla ele alınmıştır. Bir tedarikçinin sunamadıklarını da kaydedin: gerekli tarihi kaçıran bir teklif karşılaştırılabilir değildir ve boş hücre bunu göstermek yerine gizler. Son olarak, kazananın neden kazandığına dair tek satır yazın. Gerekçesi olmayan karşılaştırma tablosu, fazladan sütunlu bir fiyat listesidir.

Her tedarikçi bir satır, birleştirilmiş hücre yok, boş satır yok.

Ne kimin imzası, hangi harcama düzeyinde?#

Onay düzeylerini ilk satın almadan önce yazılı olarak belirleyin. Değer düştükçe karar departmana yaklaşır; değer yükseldikçe sipariş çıkmadan önce daha çok kişi görmelidir.

İşleyen bir düzen üç kademelidir: küçük bir limite kadar yalnız departman müdürü; orta bir limite kadar departman müdürü ile satın alma ya da mali işler sorumlusu; üzerinde genel müdür ya da sahip. Örneğin, yalnızca temsilî olarak, bir otel ilk kademeyi birkaç koli sarf malzemesi fiyatına, ikinciyi bir aylık çamaşır maliyetine, üçüncüyü bunun üstüne koyabilir. Rakamları bir yazıdan değil, kendi bütçenizden almalısınız.

Onaylayan kişi yalnız talebi değil, karşılaştırma tablosunu da görmelidir. Fiyatı görmeden bir ihtiyacı onaylamak, harcamanın onayı değildir. Otelin büyüklüğü el veriyorsa üç rolü ayırın: tedarikçiyi seçen, malı teslim alan ve ödemeyi yapan. Rollerden ikisi bir kişide birleşiyorsa sahip ya da muhasebeci dosyayı aylık olarak gözden geçirir. Acil satın almalara tanımlı bir yol verin: sözlü onay serbest, aynı gün yazıya dökülür ve gerekçesi kaydedilir. Yazılmayan istisna, zamanla normal satın alma yöntemine dönüşür. Sözleşmeler ve yatırım kalemleri sarf malzemesinden farklı bir yoldan ilerler; bir yıllık temizlik sözleşmesi bir satın alma talebi değildir ve öyle onaylanmamalıdır. Limitleri yılda bir gözden geçirin; otelin yarısı kadar odası varken belirlenen limit, sessizce işlevini yitirir. Hangi kararın kime ait olduğu satın alma müdürü görevleri yazısında ayrıntısıyla yer alır.

Bu formları muhasebecinin izleyebilmesi için nasıl tutarsınız?#

Talebi, karşılaştırmayı, teslim belgesini, faturayı ve ödemeyi tek bir referans numarası altında, tarih sırasıyla dosyalayın ki dosya, ihtiyaçtan ödemeye bir hikâye olarak okunsun. Boşluksuz tek bir numara serisi kullanın. İptal edilen talep numarasını korur ve iptal olarak işaretler; çünkü eksik bir numara, denetçinin sorduğu ilk şeydir.

Yazılım yoksa ciltli bir defter artı aylık klasörler iş görür: defter talebi ve onayı, klasör teklifleri, teslim belgesini ve faturayı tutar; ikisi de aynı numarayla dizinlenir. Elektronik tabloda her form türüne bir sayfa, ortak bir referans sütunu ve "hiçbir şey silinmez, yalnızca gerekçesiyle iptal edilir" kuralı kullanın.

Muhasebecinin ihtiyacı dar ve nettir: faturanın bir talebe ve karşılaştırmaya eşleşmesi, malın geldiğine dair kanıt ve faturadan önce tarihli bir onay imzası. Kayıtları ne kadar saklayacağınızı muhasebecinize sorun ve o yanıtı izleyin; saklama süreleri kendi durumunuza bağlıdır ve bu yazı bir süre belirlemez.

Dosyayı devir testiyle ölçün: satın alma sorumlusu yarın ayrılsa, hiç tanımayan biri geçen marttaki herhangi bir satın almayı beş dakikanın altında bulabilir mi? Bulamıyorsa ortada bir kayıt sistemi değil, kişisel bir alışkanlık vardır.

Şimdi ne yapmalı#

Bu yazıdaki üç alan listesini alın, otelinizin gerçekten kullandığı kadarına indirin ve bu hafta gerçek bir satın almayı, talepten dosyalanmış faturaya kadar üç formla birlikte uçtan uca çalıştırın. Formlar yalnızca bir set olarak işler: talep ihtiyacı, karşılaştırma fiyatı, çıkış fişi hareketi kanıtlar ve ortak referans numarası, üç kâğıt parçasını muhasebecinin izleyebileceği bir kayda dönüştürür.