Gıda mal kabul formu: sıcaklık, tarih, parti numarası ve geri çevrilen ürünler

Otelde gıda mal kabul formu, kapıda ürün başına bir satır olarak doldurulan kayıttır: tedarikçi, fatura, ürün, miktar, varış sıcaklığı, son tüketim tarihi, parti numarası, ambalaj ve araç durumu, kabul ya da geri çevirme ve iki imza. Bu, otelin kendi tutması gereken zorunlu izlenebilirlik kaydıdır; mali bir belge (fatura) değildir, ancak denetimlerde ibraz edilmek zorundadır.

Arka kapıda araç 07:10'da, şoför imza istiyor, mutfak da krema istemeye başladı bile. Bundan sonraki dört dakikada yazılanlar, otelin üç hafta sonra neyi kanıtlayabileceğini belirler. Bu yazı, gıda mal kabul formunun alan alan nasıl doldurulacağını, Türkiye'de gerçekten geçerli olan sıcaklık kurallarını ve bu akşamın servisini riske atmadan bir teslimatı kapıda geri çevirmenin işleyen yöntemini veriyor.

Bir şikâyet gününde gıda mal kabul formu neden önemli?#

Çünkü neyin geldiğini, kimden, hangi durumda geldiğini ve kimin kabul ettiğini söyleyen tek kayıt odur. Bir misafir, bir tedarikçi ya da bir denetçi sorduğunda uzanıp alınacak sayfa budur.

Hukuki dayanak, 5996 sayılı Veteriner Hizmetleri, Bitki Sağlığı, Gıda ve Yem Kanunu'nun 24/1. maddesidir: gıda işletmecileri, üretim, işleme ve dağıtımın tüm aşamalarında sorumluluğundaki gıdayı, ona eklenecek her türlü maddeyi ve gıdanın elde edildiği hayvanı takip edebilecek bir izlenebilirlik sistemi kurar ve bu bilgiyi talep hâlinde Bakanlığa sunar (5996 sayılı Kanun, mevzuat.gov.tr (yeni sekmede açılır), Resmî Gazete, 13 Haziran 2010, sayı 27610). Aynı maddenin ikinci fıkrasına göre piyasaya arz edilecek gıda, izlenebilirlik için uygun şekilde etiketlenir ya da Bakanlığın belirleyeceği bilgi ve belgelerle tanımlanır; Kanun'un 3. maddesi izlenebilirliği bir ürünün tüm aşamalarda izinin sürülebilmesi olarak tanımlar.

Uygulamada bu, bir adım geriye ve bir adım ileriye bakmak demektir: otel, her malzemenin hangi tedarikçiden ve hangi partiden geldiğini, hangi yemeklere girdiğini bilmek zorundadır. Form, aracın kapıda beklediği dakikada yazılır; ay sonunda hatırlanarak yeniden kurulmuş her şey kayıt değil, hatıradır.

Ayrıntılı usuller Kanun'da Bakanlık yönetmeliğine bırakılmıştır ve yükümlülük kayıt tutmaktır, kâğıt değil; formun biçimi bu yüzden otelin kararıdır. Mal kabul formu daha uzun bir akışın tek bir durağıdır: sipariş, teslimat ve fatura ödeme yapılmadan önce birbirini tutmak zorundadır. Bu akışın bütünü için siparişten depoya satın alma ve mal kabul prosedürüne bakabilirsiniz.

Gıda mal kabul formunda hangi alanlar bulunmalı?#

Ürün başına bir satır; sipariş, teslimat ve karar aynı satırda, böylece kimse sonra iki belgeyi birleştirmek zorunda kalmaz.

Varış sıcaklığını ürün satırı başına yazın, aracın tamamı için bir kez değil. Aynı ürünün iki partisi iki satırdır, asla tek satır değil. Ambalaj ve araç durumu, kabul edenin yazmak yerine işaretleyeceği kısa ve sabit bir kod listesi olarak çalışır.

Küçük bir tesis için defter yöntemi#

Küçük bir otelde aynı sütunlar, faturalarla birlikte saklanan numaralı bir defterde de işler. Sayfaya zımbalanan irsaliye fotoğrafı hiçbir şeyin yerini tutmaz ama tartışmaları önler. Ortamdan çok disiplin önemlidir: kapıda doldurulmuş, iki tarafça imzalanmış ve gerektiğinde bulunabilir durumda.

Gıdalar kapıya hangi sıcaklıkta gelmeli?#

Türkiye'de Gıda Hijyeni Yönetmeliği kabul sıcaklığı için bir sayı vermez. Tedarikçilerin bazı gıdaları depolarken ve taşırken uyması gereken resmî değerler vardır; gerisi için tedarikçi spesifikasyonu, forma yazdıracağınız referanstır.

Hızlı dondurulmuş gıdalarda, Türk Gıda Kodeksi Hızlı Dondurulmuş Gıdalar Tebliği'ne (2014/47) göre sıcaklık ürünün tüm noktalarında -18 °C veya daha düşükte sabitlenir ve korunur; taşıma ve dağıtım sırasında kısa süreli artış 3 °C'yi geçemez (md. 5/1-d) (Resmî Gazete, 18 Ekim 2014, sayı 29149 (yeni sekmede açılır)). Aynı Tebliğ, etikette satın alanın ürünü muhafaza etmesi için gereken sıcaklık ve ekipmanın da belirtilmesini ister (md. 12/1-b); otelin o ürün için kendi kabul sınırı bu etiketten gelir.

Aynı Resmî Gazete'deki 2014/48 sayılı Tebliğ, sıcaklığın her aşamada kontrol edilmesini, ortam sıcaklığının TS EN 12830, TS EN 13485 ve TS EN 13486 standartlarına uygun cihazlarla sık ve düzenli aralıklarla kaydedilmesini ve tarih ve saat içeren kayıtların en az bir yıl, ürünün yapısına ve raf ömrüne göre daha uzun süre saklanmasını şart koşar. Hayvansal Gıdalar İçin Özel Hijyen Kuralları Yönetmeliği (Resmî Gazete, 27 Aralık 2011, sayı 28155) tedarikçi tarafına sınırlar koyar: evcil tırnaklı hayvan eti en fazla 7 °C, sakatat 3 °C, kanatlı eti 4 °C, kıyma 2 °C, hazırlanmış et karışımları 4 °C, dondurulmuş balıkçılık ürünleri -18 °C veya daha düşük. Bu Yönetmelik, aksi belirtilmedikçe lokanta ve toplu yemeği de içeren perakendeye uygulanmaz (md. 2/4); bu sayıları kabul kuralı değil, kıstas olarak alın.

Ürün sıcaklığını kalibre edilmiş bir probla iki paketin arasından ölçün, tek paketin yüzeyinden değil; okunan değeri ve cihazı satıra yazın. Kızılötesi termometre bir eleme aracıdır, kayıt değil. Aracın ve kendi soğutucunuzun hava sıcaklığını kapıda not edin; sıcak bir araçtaki soğuk ürün, tek başına bir geri çevirme değil, tedarikçiyle bir konuşma konusudur. Her ürün satırı için sınırı formun kendisine yazdırın ki depocu hatırlamak yerine karşılaştırsın.

Bir teslimat kapıda nasıl geri çevrilir?#

Karar kapıda verilir, nedeni ürün diliyle hem kendi formunuza hem irsaliyeye yazılır, mallar depoya sokulmaz ve araç gitmeden şoförün imzası alınır.

Satırı geri çevirin, teslimatı değil. Tek bir ısınmış kutu diğer yirmi satırı bozmaz; her şeyi geri çevirmek tedarikçiye hiçbir şey öğretmez. Nedeni bir sınır karşısında ölçüm olarak yazın: bu satır 4 °C sınırına karşı 9 °C, ya da bu partinin tarihi Cuma günü doluyor ve biz onu üç hafta kullanıyoruz.

Geri çevirmeyi kendi formunuzun yanında tedarikçinin irsaliyesine de yazın ve iki taraf imzalasın; yalnızca sizin sayfanızda kalan bir geri çevirme sonradan tartışılır. Ürünü, etiketi ve termometre okumasını tek karede birlikte fotoğraflayın; sayı ile paket aynı resimde olsun. Geri çevrilen malları fiziksel olarak ayrı tutun, işaretli bir alanda ya da araca geri koyun. "Sonra ayıklarız" diye soğutucuya koymayın; stoka girmesi böyle olur.

İade faturasını sonuna kadar izleyin: geri çevrilen satır faturalanmamalı, gelmeyen bir iade faturası doğru bir geri çevirmeyi maliyete çevirir. Mutfak bu akşam o malzemeye muhtaçsa açığı ayrıca çözün: ikinci bir tedarikçi, ikame bir yemek ya da değişen bir menü. Geri çevirme kararı olduğu gibi kalsın. Sözleşme tarafı için teslimat geri çevrildiğinde fiyat geçerliliği ve sözleşme koşullarına bakabilirsiniz.

Parti numaraları ve tarihler izlenebilirliği nasıl kurar?#

Parti numarası, soğutucunuzdaki paketi üreticinin çıkardığı partiye bağlar; bir geri çağırma ya da şikâyet, bütün depo yerine belirli paketlere daralır.

Parti numarası, üreticinin bir üretim partisine verdiği tanımlamadır ve genellikle son tüketim tarihinin yanında basılıdır; harfleriyle birlikte birebir kopyalayın. Partiyi mal kabul satırına, sonra malzeme mutfağa verildiğinde yeniden kaydedin; zincir araçtan tabağa kadar aksın.

Son tüketim tarihi (STT) ile tavsiye edilen tüketim tarihi (TETT) ayrımı yapın: ilki güvenlik, ikincisi kalite tarihidir; formda yer varsa ayrı sütunlarda dursun. Satıra en erken tarihi yazın ve kalan raf ömrünü mutfağın o malzemeyi gerçekten kullanma hızıyla karşılaştırın; bitiremeyeceğiniz kısa tarihli bir satır, güvenlik değil ticari bir geri çevirmedir. Bir şikâyette form sırayla üç soruyu yanıtlar: hangi parti, hangi tedarikçi, o gün mutfaktan hangi yemekler çıktı. 5996 sayılı Kanun'un 24/2. maddesi bunu etikete bağlar: gıda, izini sürmek için gereken bilgiyi taşımak zorundadır; etiket bu yüzden özetlenmez, kopyalanır. Otelin tutması gereken kayıtların bütünü için otel mutfağı ve gıda mevzuatı kayıtlarına bakabilirsiniz.

Mal kabul formu tedarikçi puanına nasıl katkı sağlar?#

Formdaki her geri çevirme, eksik teslimat ve gecikme bir veri noktasıdır; aylık sayıldığında tedarikçiyle konuşmayı görüşten kanıta çevirir.

Tedarikçi başına ve ay başına sayın: gelen satır, geri çevrilen satır, nedenler, zamanında varış ve evrak hataları. Nedenleri kritik (sıcaklık, hijyen, tarih) ve ticari (eksik gramaj, ikame, gecikme) olarak ayırın; ikisi farklı konuşmalara götürür. Tek bir kritik geri çevirme bir telefon; bir ay boyunca süren örüntü bir sözleşme kararıdır.

Değerlendirme toplantısı izlenimle değil, formla açılmalı; sayıları gören tedarikçi inkâr etmek yerine gerçekleri tartışır. Sayıları formla aynı dosyada tutun ki ay sonu yeniden okuma değil, filtreleme olsun. Bu sayım doğrudan bu verileri kullanan tedarikçi puanlama listesine bağlanır.

Şimdi ne yapmalı#

Bu sütunlarla tek bir sayfa basın ve hiç değiştirmeden bir hafta kullanın; sonra geri çevirmeleri nedenlerine göre sayın. Form, üç okuyucusu olan tek bir kayıttır: izlenebilirlik isteyen denetçi, faturayı kontrol eden maliyet kontrolörü ve gelecek yılın sözleşmesine karar verecek tedarikçi değerlendirmesi. Bu yüzden formu 07:10'da doğru doldurmak, ay sonunda düzeltmeye çalışmaktan çok daha kolaydır.