Otelde tedarikçi değerlendirme: gıda, tekstil ve hizmetler için puanlama listesi

Tedarikçi değerlendirme formu, her tedarikçiyi belgeler, teslimat güvenilirliği, mal kabul kalitesi, fiyat geçerliliği, fatura doğruluğu ve yoğun dönem desteği yönünden, kategoriye göre ağırlıklandırılarak puanlar. Puanlar mal kabul kayıtlarından gelir, izlenimlerden değil. Sonuç, onaylı tedarikçi listesidir: her departmanın kimden alışveriş yapabileceğini ve bir puan düştüğünde ne olacağını gösteren, tarihli liste.

Bir otel, kötü bir teslimatın ardından sebze tedarikçisini bırakır; ardından gelen tedarikçiyi ise tek bir değerlendirme yapılmadan altı yıl tutar. Her iki karar da kayda dayanmadan verilmiştir. Puanlama listesi ikisini de aynı iki şeyle değiştirir: kanıt ve kural. Yazının sonunda her kategori için tek sayfalık bir puanlama formu kurabilecek, Türkiye'de bir gıda tedarikçisini doğru belgeye karşı onaylayabilecek ve bir sohbetle değil bir kararla biten yıllık değerlendirme yürütebileceksiniz.

Tedarikçi değerlendirme formu neler içermelidir?#

Altı ölçüt ailesi otelin harcamalarının çoğunu kapsar: belgeler ve kayıtlar, teslimat güvenilirliği, mal kabul kalitesi, fiyat geçerliliği, fatura doğruluğu ve yoğun dönem desteği. Bunları kategoriye göre ağırlıklandırın; tek bir formu her tedarikçiye dayatmayın.

Her ölçütü, adı geçen bir anda gözlemlenebilir bir şey olarak tanımlayın: teslimat, mal kabul noktası, fatura eşleşmesi. "Kalite" ve "esneklik" sıfattır, ölçüt değil. Geçti/kaldı kapıları ile puanlanan ölçütleri ayırın: eksik bir belge ya da süresi geçmiş bir sigorta bir durdurmadır, iyi teslimat performansıyla ortalamaya katılacak düşük bir puan değil.

1 ile 5 arasında, 1'in, 3'ün ve 5'in nasıl göründüğünü açıklayan yazılı çapalarla puanlayın ki iki yönetici aynı teslimata aynı puanı versin. Formu altı ile sekiz puan satırında tutun; kırk satırlık bir form ilk ayda bir kez doldurulur, sonra bir daha asla. Puanlayan kişinin adını ve kapsanan dönemi kaydedin, çünkü puan bir ayın ya da bir sezonun fotoğrafıdır, şirketin hükmü değil. Ağırlıkları yılda bir gözden geçirin: sakin bir yılda ucuz olan tedarikçi, dolu bir yılda darboğaz olabilir.

Ağırlıklar örnektir. Her kategori için kendi ağırlıklarınızı belirleyin ve puanlamadan önce yazılı hâle getirin.

Türkiye'de yeni bir gıda tedarikçisi nasıl onaylanır?#

Tedarikçinin gerçek faaliyetine uyan belgeyi isteyin, üzerindeki ticaret unvanı, kişi, adres ve faaliyetin sizin alışveriş yaptığınız bilgiler olduğunu kontrol edin ve ilk teslimattan önce işletmeyi Tarım ve Orman Bakanlığı'nın yayımladığı listelerde doğrulayın.

Gıda İşletmelerinin Kayıt ve Onay İşlemlerine Dair Yönetmelik (yeni sekmede açılır) (Resmî Gazete 17 Aralık 2011, Sayı 28145; son değişiklik 2 Nisan 2020) iki tür numara öngörür. Yönetmeliğin Ek-1'inde sayılan işletmeler faaliyete geçmeden önce şartlı onay belgesi, ardından onay belgesi almak zorundadır; diğer tüm gıda işletmeleri kayıt yaptırır ve işletme kayıt belgesi alır. Ek-1; sıcaklık kontrolü gerektiren hayvansal gıdaları depolayan müstakil soğuk depoları, hayvansal gıdanın gıda işletmecilerine toptan satıldığı yerleri, kesimhaneleri, parçalama tesislerini ile et ürünleri, çiğ süt ve süt ürünleri, balıkçılık ürünleri ve yumurta işletmelerini sayar. Ek-1'deki faaliyetlerden yerel, marjinal ve sınırlı kapsamda kalanlar perakende sayılır ve kayda tabi olur (md. 7/2).

Belge, üzerinde yazılı ticaret unvanı, kişi, işletme adresi ve faaliyet konusu için geçerlidir; bunlardan biri değişirse geçerliliğini kaybeder. Yer değiştiren, sahibi değişen ya da üretim hattı ekleyen bir tedarikçi, belgesinin dışında faaliyet gösteriyor olabilir. Bakanlık kayıtlı işletmelerin listesini güncel tutar, onaylı işletmelerin listesini de güncel tutup yayımlar; Kayıt Onay sayfasında onaylı ve kayıtlı gıda işletmelerinin sayısı ve listesi sorgusu bulunur. Sorguyu kullanın ve tarihli bir ekran görüntüsünü dosyada saklayın.

Belgeyi gerçekten aldığınıza eşleştirin: hiçbir belge, mal kabul rampanıza gelene kadar soğuk zincirin korunduğunu söylemez. Belge türü, satın aldığınız faaliyete göre değişir; hangi belgenin gerektiğini yönetmelik eklerinden ve Bakanlığın listelerinden doğrulayın. Sonra bir deneme yürütün: aynı formla puanlanan, sayısı belli teslimatlar ve ilk siparişten önce belirlenmiş bir değerlendirme tarihi. Onay, kanıttan sonra verilen bir karardır; kapıda imzalanan bir form değil. Burada anlatılan tedarikçinin kayıt konumudur, sizin alıcı olarak yükümlülükleriniz değil; kendi durumunuzu mali müşaviriniz ya da hukuk danışmanınızla doğrulayın.

Tekstil, çamaşırhane ve kimyasallar için hangi ölçütler önemlidir?#

Bu kategoriler, gıdanın başarısız olmadığı biçimlerde başarısız olur; bu yüzden ağırlıklar kayar: tekstilde kumaş ağırlığı ve çekme, çamaşırhanede dönüş süresi ve kayıp oranı, kimyasallarda dozaj kontrolü ve teknik destek.

Tekstilde metrekare ağırlığını, lif kompozisyonunu, belirtilen yıkama sayısından sonraki çekmeyi, dikiş ve pasa biçimini, renk haslığını ve tedarikçinin yüksek boy boyu sezon boyunca par stoklarınızı tutup tutamayacağını puanlayın. Dayanıklılık iddiası yerine yıkama sayısı test raporu isteyin ve testi, altı ay sonra kendi çamaşırhanenizden bir numune üzerinde tekrarlayın. Par stoku ve çamaşırhane akışının ayrıntısı otelde çarşaf ve havlu yönetimi: par stok, çamaşırhane akışı ve kayıplar yazısında ele alınır.

Çamaşırhanede, dış hizmet ya da otel içinde olsun, dönüş süresini, yeniden yıkama oranını, yüz parça başına kayıp ve hasarı ve yenileme bedelini kimin ödediğini puanlayın. Aylık puanlayın, çünkü kayıplar ancak aylık görünür. İki model arasındaki seçim kendi başına bir karardır; otel çamaşırhanesi mi, dış hizmet mi? Karar için bir çerçeve yazısında ele alınır.

Kimyasallarda dozaj kontrolünü, tedarikçinin dozaj ekipmanını verip servis edip etmediğini, kat hizmetleri personeline eğitim verip vermediğini ve sahada kullanılan her ürünün belgelerini puanlayın. Mutfak ekipmanı, asansör ve havuz tesisatı gibi teknik hizmetlerde yanıt süresini, ilk seferde onarım oranını, yedek parça tedarik süresini ve yüksek sezonda gelme yazılı taahhüdünü puanlayın. Puanlamadan önce taban çizgiyi belirleyin: kimsenin belirlemediği bir par stokundan tedarikçi sorumlu tutulamaz.

Teslimat güvenilirliği ve mal kabul kalitesi nasıl puanlanır?#

Mal kabul kaydından puanlayın, hafızadan değil: her teslimat, siparişe karşı saat, miktar, gerektiğinde sıcaklık ve varsa ret ile kaydedilir; aylık puan bu satırlardan hesaplanır. Tüm prosedür otelde satın alma ve mal kabul prosedürü: siparişten depoya yazısında anlatılır.

"Zamanında"yı ölçmeden önce tanımlayın: bütün bir gün değil bir teslimat penceresi ve soğuk ürünlerde erken teslimatın geç sayılıp sayılmayacağına dair bir karar. Her reddi bir neden koduyla kaydedin: eksik ağırlık, sıcaklık, hasar, yanlış spekifikasyon ya da kısa raf ömrü; böylece aylık rapor yalnızca ne sıklıkta değil, neden dediğini söyler. Mal kabul fişini faturadan ayrı tutun: fatura tedarikçinin iddiasıdır, kabul kaydı sizindir.

Örneklem büyüklüğüne saygı gösterin. Ayda dört teslimat yapan bir tedarikçi, tek bir geciken kamyonla yargılanamaz; dönemi puanlayın ve sayının arkasındaki satırları gösterin. Soğuk ve donmuş ürünlerde kabul anındaki sıcaklık bir geçer kal satırıdır, puan değil: başarısız bir ölçüm bir redttir, üç üzerinden beş değil. Her fişte mal kabul yapan kişinin adı yazılı olsun; adı olmayan bir puan, değerlendirme toplantısında ayakta kalmaz.

Fiyat geçerliliği ve fatura doğruluğu nasıl kontrol edilir?#

İki ayrı şeyi puanlayın: verilen fiyatın ne kadar süreyle geçerli olduğu ve değişiklikten önce ne kadar ihbar verildiği; ayrıca faturanın sipariş ve mal kabul kaydıyla satır satır eşleşip eşleşmediği.

Fiyat geçerlilik süresini yazılı isteyin: bir ay, bir çeyrek ya da bir sezon; yalnızca sayıyı değil, süreyi ve ihbar maddesini puanlayın. Önce birimi kontrol edin: kilogram mı kol mi, süzme ağırlık mı brüt mü, teslim alındı mı depodan mı. Birim uyuşmazlığı, faturanın siparişle eşleşmesinin bittiği yerdir.

Sipariş, mal kabul kaydı ve fatura üzerinde üç yönlü eşleştirme yürütün. Farklar iade fişi olarak geri gitsin; asla depoda sessiz bir düzeltme olarak değil. Tedarikçi başına aylık fatura hata oranını izleyin; sık hata yapan tedarikçi, biraz yüksek bir fiyatın ödemeyeceği maliyet kontrol saati harcatır. Döviz ve endeks maddeleri belirtilmiş bir referans ve belirtilmiş bir tavan ister; madde metnini imzalamadan önce, ilk faturadan sonra değil, mali müşavirinize götürün. Fiyatı, teslimat, iadeler ve evrakın tükettiği kontrol saati dahil sezonluk toplam maliyet üzerinden puanlayın. Daha geniş çerçeve otelde yiyecek içecek maliyet kontrolü: uygulama rehberi yazısındadır.

Onaylı tedarikçi listesi dışından kim alışveriş yapabilir?#

Onaylı tedarikçi listesi bir rehber değil, satın alma kuralıdır: her departmanın kimden satın alabileceğini ve bir istisnayı kimin, hangi tutara kadar onaylayabileceğini belirtir.

Her kategori için tek liste tutun: onaylı iletişim, kararlaştırılmış fiyat temeli, onay tarihi ve sonraki değerlendirme tarihiyle birlikte. İstisna yolunu yazılı olarak adlandırın: ani alımı kim, hangi tutara kadar onaylayabilir ve bu alışveriş hangi kaydı bırakır. Acil alımlar, listenin sızdığı yerdir; neden kodu ve aynı hafta içinde gözden geçirme şartı koyun, yoksa istisna alışkanlık olur.

Satın alma dışından sipariş veren departmanlar, spa, teknik servis ve kat hizmetleri gibi, aynı listeyi ya da aynı istisna yolunu kullanır; kendi özel tedarikçileri olmaz. Listeyi sipariş veren kişilerin görebileceği yere asın ve tarihleyin: tarihsiz liste söylentidir. Listede olmayan bir tedarikçi acil durumda teslimat yapabilir; ama mal kabul yapan kişi bunu istisna olarak kaydeder ve maliyet kontrolörü kaydı görür.

Yıllık değerlendirmede bir tedarikçi düşük puan alırsa ne olur?#

Karar kuralını değerlendirmeden önce yazın: eşiğin üzerindeki puan devam eder, ortadaki puan adı geçen bir iyileştirme ve tarihle koşullu statüye gider, eşiğin altındaki puan bir çıkış başlatır.

Düşük harcamalı, istikrarlı kategorilerde yılda bir, yüksek harcamalı ya da riskli kategorilerde üç ayda bir değerlendirin; aylık puanların çıktığı aynı kayıtları okuyarak. Eşikleri tüm liste için tek sayı olarak değil, kategori bazında belirleyin; çünkü tekstil hatası ile kimyasal hatası aynı bedele mal olmaz. Koşullu statü, iki tarafta da adı geçen bir sorumlu, hareket ettirilecek tek somut önlem ve bir değerlendirme tarihi ister; başka hiçbir şey plan sayılmaz.

Tek kaynağa bağımlı olduğunuz her kalem için, daha yüksek bir fiyatla bile, nitelikli bir ikinci kaynak tutun. Puan, o primi hâlâ ödemeye değip değmediğini söyleyen şeydir. Çıkışı planlayın: kalan stok, açık iade fişleri, ekipman ya da dozaj ünitelerinin iadesi ve bir devir teslim tarihi. Kararı ve gerekçesini tek satırda kaydedin; gelecek yılki değerlendirme baştan değil, o satırdan başlar.

Şimdi ne yapmalı#

Tek bir kategori seçin, altı ölçütü ve ağırlıklarını tek sayfaya yazın ve zaten tuttuğunuz mal kabul fişinden sonraki üç teslimatı puanlayın. Puanlama listesi ancak bir puan bir kararı değiştirdiğinde yerini hak eder; bu yüzden karar kuralını aynı oturumda yazın: devam, koşullu ya da çıkış. Bu yazıdaki her şey, belgeler, üç yönlü eşleştirme, istisna yolu ve yıllık değerlendirme, o tek sayfayı kanıtla beslemek için vardır.