Otelde yiyecek içecek maliyet kontrolü: uygulama rehberi

Otelde yiyecek içecek maliyet kontrolü, günlük döngüyle işleyen bir kayıt zinciridir: şartname, satın alma, mal kabul, depolama, standart reçete, üretim, satış ve sayım. Döngü tek bir rakamda biter: satılan malın maliyetinin aynı dönemdeki yiyecek içecek gelirine bölünmesi. O rakamın satır satır açıklanabilir olması gerekir.

Ay sonu yiyecek maliyeti tek bir sayı olarak gelir. O geldiğinde, arkasındaki teslimat üç hafta önce olmuştur, fazla porsiyon yapan aşçı vardiya değiştirmiştir ve yedi aşamadan hangisinin oynadığını kimse söyleyemez. Çare daha iyi bir rapor değildir; her gün işleyen bir kayıt döngüsüdür. Bu rehberi okuduktan sonra otelinizde yiyecek içecek maliyet kontrolünü aşama aşama kurabilecek, aylık rakamı doğru hesaplayabilecek ve sayı oynadığında nereye bakacağınızı bileceksiniz.

Otelde yiyecek içecek maliyet kontrolü ne demektir?#

Siparişten ay sonu sayımına kadar uzanan bir kayıt döngüsüdür; öyle ki ay sonunda okuduğunuz maliyet oranı bir aşamaya, bir kişiye ve bir belgeye geri izlenebilsin.

İlk olarak alımları satılan malın maliyetinden ayırın. Alım, bankadan çıkan paradır; satılan malın maliyeti ise depodan gerçekten çıkıp dönemde tüketilendir. Yoğun bir alım ayı, kötü bir maliyet ayı demek değildir. İkisini aynı şey sanmak, otel yiyecek içecek raporlamasının en yaygın hatasıdır.

Döngünün yedi aşaması vardır: satın alma, mal kabul, depolama, çıkış, üretim, satış, sayım. Her aşama tam olarak bir kayıt bırakmalıdır ve döngü, en zayıf aşaması kadar güçlüdür. Maliyet oranı, satılan malın maliyetinin aynı tarihli yiyecek içecek gelirine bölünmesidir; iki tarafta da aynı esasa dayanmalıdır. Bir dönemin maliyetini başka bir dönemin geliriyle eşleştirmek, üzerine hareket edilemeyen bir sayı üretir.

Gelir tarafının da oranı maliyet tarafı kadar oynattığını unutmayın. Oran, satış karışımı ucuz ürünlere kaydığı için de düşebilir; mutfak iyileştiği için değil. Bu yüzden kontrol, sayımdan gelen gerçek maliyeti reçetelerden gelen standart maliyetle karşılaştırmaktır; yalnızca geçen ayla karşılaştırmak bir şeyin oynadığını söyler, neyin oynadığını söylemez. Bu döngüye dışarıdan bir ölçüt de girmez. Otelin kendi standart maliyeti ve kendi geçmişi, anlam taşıyan ilk karşılaştırmadır.

Döngü yalnızca mutfağın değil, iş gününün tamamınındır. Gün sonu işlemi günü kapatır, sayım ayı kapatır ve ikisi tarihlerde uyuşmak zorundadır; tıpkı bir otel iş gününün baştan sona nasıl işlediği gibi.

İlk siparişten önce neyin yazılı olması gerekir?#

Bir şartname: iki fiyatı karşılaştırılabilir kılan yazılı tanım. Şartname olmadan daha ucuz bir tedarikçi ucuz değildir; farklı bir üründür.

Kullanılabilir bir şartname şunları belirtir: ürünün ne olduğu, menşei veya sınıfı, kesim veya boyutu, paket büyüklüğü, ayıklama (trim) veya yağ oranı, teslim sıcaklığı, raf ömrü ve satın alma birimiyle kullanım birimi arasındaki ilişki. On iki adet bir litrelik şişeden oluşan bir koli ile bir litre farklı birimlerdir; şartname fiyatın hangisine ait olduğunu söylemek zorundadır.

Verim bu iki birimi birbirine bağlar. Kilosu daha ucuz olan temizlenmemiş bir ürün, temizlik ve pişme kaybı sayıldığında kullanılabilir kilo başına daha pahalı çıkabilir. Örneğin, kilo fiyatı düşük ama ağırlığının dörtte birini temizlikte kaybeden bir dana eti, daha ucuz et değildir.

Siparişi stok seviyesine göre, onaylı tedarikçi listesinden verin; siparişi bir kişi versin, teslim almayı başka biri yapsın. Bu ayrım, bir otelin kurabileceği en ucuz kontroldür. Mal kabul bir imza değil, bir ölçümdür: sayın, tartın, sıcaklığı kontrol edin, siparişle ve şartnameyle karşılaştırın, sonra imzalayıp tarih atın. Reddedilenler kapıda kayda geçer; sonra gelen bir iade fişiyle çözülmez.

Taze ekmek ve sebze gibi doğrudan alımlar doğruca mutfağa gider ama yine mal kabulden geçer ve yine kayda girer. Kayıtsız doğrudan teslimatlar, döngünün en yaygın deliğidir. Depolama için tarih etiketi, ilk giren ilk çıkar ilkesi, tek anahtar sahibine ait kilitli depo ve gerçekten okunan bir sıcaklık kaydı gerekir. Çıkış, bölümce imzalanan talep fişidir; belgesiz depodan çıkan her şey görünmez maliyettir ve sayımda açıklaması olmayan bir eksik olarak ortaya çıkar. Sıranın tamamı otelde satın alma ve mal kabul prosedürü: siparişten depoya yazısında ayrıntılıdır.

Bir tabağın gerçekten kaça mal olduğunu nereden bilirsiniz?#

Standart reçeteden: sabit malzemeler, sabit miktarlar, belirtilmiş porsiyon sayısı ve porsiyon ağırlığı; güncel tedarikçi fiyatlarıyla maliyetlenmiş ve hisle değil, tetikleyiciyle güncellenmiş bir kart.

Reçete kartı şunları taşır: birimi ve miktarıyla malzemeler, porsiyon cinsinden verim, porsiyon ağırlığı, yapım yöntemi, porsiyon maliyeti, satış fiyatı ve son maliyetleme tarihi. Tarihi çoğu mutfak atlar. Porsiyon maliyeti, her malzeme miktarının birim maliyetiyle çarpılıp toplanması, temizlik ve verimle düzeltilmesi ve reçetenin verdiği porsiyon sayısına bölünmesiyle bulunur.

Temizlik kaybını aşçının kafasında değil, reçetenin içinde tutun. Bir kilo soğanın 850 grama temizlenmesi porsiyon maliyetini değiştirir; reçete bunu söylemelidir. Porsiyon ancak ölçülüyorsa standarttır: dağıtım noktasında tartı, sabit boyutlu kepçe ve kaşık, pahalı proteinler için önceden porsiyonlanmış ürün. Tartılmamış porsiyon bir aralıktır ve aralık kontrol edilemez.

Birim maliyetleri her sabah değil, tetikleyiciyle güncelleyin; örneğin tedarikçi fiyatı anlaşılan bir eşiği aştığında veya sözleşme yenilendiğinde. Günlük maliyetleme gürültü üretir ve reçete kartlarının terk edilmesiyle sonuçlanır. Reçete maliyeti standarttır; stok sayımı gerçeği verir. İkisi arasındaki fark, fazla porsiyonlama, fire, kayıtsız ikramlar ve aşırma ile kayıpların yaşadığı yerdir ve incelemeye değer tek fark orasıdır. Menü kararları porsiyon maliyetini satılan adetle birlikte kullanır, tek başına maliyetle değil: en çok satan ve en çok maliyetlenen yemek, kimsenin sipariş etmediği yemekten önce ilgilenmeyi hak eder. Mekanizmanın tamamı standart reçete ve porsiyon maliyeti yazısında anlatılır.

Fire, personel yemeği ve ikramlar nasıl kayda geçmelidir?#

Olduğu anda: miktar, gerekçe ve adla. Satış olmadan mutfaktan çıkan her şeyin bir maliyeti vardır ve kaydı olmayan maliyet, yiyecek maliyet oranına hiçbir açıklaması olmadan yerleşir.

Üçünü ayrı kategori olarak ele alın, çünkü kontrol yöntemleri farklıdır. Bozulma ve fire; son kullanma tarihi geçmiş, düşürülmüş ve misafirin iade ettiği ürünleri kapsar. Personel yemeği, kaç kişiye çıktığı sayılmış gerçek bir maliyettir. İkramlar; karşılama içecekleri, VIP ayrıcalıkları ve şikâyet sonrası ikram edilen bir yemeği kapsar.

Fire fişi tarih, ürün, miktar, birim, gerekçe ve kaydı geçen kişiyi yazar. Gerekçe kodları toplamlardan daha önemlidir: aynı ürünün tekrarlayan bozulması bir mutfak disiplin sorunu değil, satın alma sinyalidir. Bir ikram, maliyeti ile ikame ettiği gelirin aynı raporda buluşması için misafirin hesabına sıfır değerle veya bir işletme hesabına işlenmelidir. Hiçbir yerde görünmeyen ikram, satış noktasını olduğundan kötü gösterir.

Personel yemeği, kişi başı maliyetin hesaplanabilmesi için sayılmış bir kişi sayısı ve standart bir personel menüsü ister. "Diğer" satırının içinde bırakılırsa, açıklanamayan her hareketin açıklaması haline gelir. Noktalar arası transferler, örneğin mutfaktan bara veya personel yemekhanesine giden ürünler, kayıp değil transferdir; alan noktanın maliyeti taşıması için transfer olarak kayda geçin. Bu kalemlerin misafir hesabına ve mali belgeye nasıl ulaştığı ayrı bir sorudur; otel restoranı ve barında ÖKC: yazar kasa, odaya yazma ve fatura yazısında ele alınır.

Aylık yiyecek içecek maliyeti nasıl hesaplanır?#

Satılan malın maliyeti, açılış stoğu artı alımlar eksi kapanış stoğudur; transferler ve personel yemekleriyle düzeltilir. Maliyet oranı, bu tutarın tam olarak aynı dönemdeki yiyecek içecek gelirine bölünmesidir.

Birinci adım: kesim tarihini sabitleyin. Hangi teslimatların ve hangi faturaların döneme ait olduğunu belirtin, kuralı yazın ve her ay aynı kuralı uygulayın. İkinci adım: her şeyi aynı anda sayın; her depo, bar, mutfak ve satış noktası, iki kişiyle, biri operasyondan biri finans veya maliyet kontrolünden.

Üçüncü adım: kapalı sayım yapın. Sayıcı, beklenen rakamı görmemelidir; eşleşmesi beklenen sayım genellikle eşleşir. Dördüncü adım: sayımı tek esasa göre değerleyin, ister son alım fiyatı ister ağırlıklı ortalama, ve o esası koruyun. Esas değiştirmek, mutfakta hiçbir şey değişmeden oranı oynatır.

Beşinci adım: dönem alımlarını ekleyin, kapanış stoğunu çıkarın, sonra gelen ve giden transferlerle personel yemeklerini düzeltin ki her nokta gerçekten tükettiğini taşısın. Altıncı adım: aynı tarihli yiyecek içecek gelirine bölün. Sonuç, bütün bir ayı özetleyen tek sayıdır; onu eyleme çeviren şey, reçetelerden gelen standart maliyet karşılaştırmasıdır. Sayım aynı zamanda döngünün denetimidir: aynı birkaç yüksek değerli üründe tekrarlayan eksik, mutfağı değil, mal kabulü veya çıkışı işaret eder.

Bu rakamlar aritmetiği göstermek için uydurulmuştur; bir hedef veya sektör ortalaması değildir.

À la carte, açık büfe ve her şey dahil: döngü nasıl değişir?#

Döngü üçünde de aynıdır. Değişen, porsiyonun nerede sabitlendiği ve gelirin nerede ölçüldüğüdür; bu iki değişiklik, hangi karşılaştırmanın anlamlı olduğuna karar verir.

À la carte'te porsiyon reçetede, gelir ürün bazında sabittir; porsiyon maliyetinin satış fiyatıyla karşılaştırılması doğrudandır. Riskler, dağıtım noktasında fazla porsiyonlama ve hiçbir hesaba ulaşmayan ikramlardır.

Açık büfede porsiyon reçetede değil, misafire göre sabitlenir. Kontrol, rezervasyon ve geçmişe dayalı üretim planlamasına, partiler hâlinde pişirmeye ve kişi başı maliyete kayar: toplam büfe maliyetinin gerçekten servis edilen kişi sayısına bölünmesi. Kişi sayısı gelirden tahmin edilmez, sayılır.

Her şey dahilde yemek oda fiyatının içindedir; bu yüzden satış noktası geliriyle ölçülen bir yemek maliyet oranı, maliyeti kendisini içermeyen bir gelirle karşılaştırır. Anlamlı ölçüt misafir başına gece maliyetidir ve oda ile pansiyon (yemek) gelirinin ayrılması, mutfağın değil, gelir tarafının işidir; her şey dahil otellerde oda ve yiyecek içecek gelirini ayırmak yazısında açıklanır. Banket ve gruplar, sözleşme ve organizasyon formuna göre etkinlik başına maliyetlenir; bu, kapıdan giren misafire satış yapan bir noktadan farklı bir karşılaştırmadır. Oda servisi ve minibar küçük hacim ve yüksek fire taşır; stok seviyesi, paket boyutu ve son kullanma tarihi, binanın herhangi bir yerinden daha çok orada önemlidir.

Her konseptte geçerli tek kural: aynı dönem, aynı maliyet esası, gelirin ne sayılacağına dair aynı tanım. Bunlar olmadan iki noktayı veya iki ayı karşılaştırmak, iki farklı hesabı karşılaştırmaktır.

Maliyet oranı oynadığında önce nereye bakılır?#

Sayımdan geriye doğru, döngü boyunca ilerleyin ve insanlardan önce kayıtları kontrol edin. Hareketlerin çoğu, mutfak tarafından değil, hesaplamanın kendisi tarafından açıklanır.

Önce sayıyı sınayın: tüm sayım formları geri geldi mi, aynı maliyet esası mı kullanıldı, kesim tarihi aynı mı, gelir tam olarak aynı tarihleri kapsıyor mu. İkinci olarak karışımı sınayın: satışlar marjı düşük ürünlere kaydı mı, yoksa bir grup, paket veya banket oranın altındaki gelir tabanını mı değiştirdi. Üçüncü olarak fiyatı sınayın: tedarikçi fiyatları oynadı da reçete kartları geçen çeyreğin maliyetlerinde mi kaldı.

Dördüncü olarak porsiyonu ve verimi sınayın: dağıtım noktasında on tabak tartın, en yüksek maliyetli proteinlerde temizlik kaybını kontrol edin. Beşinci olarak çıkışları sınayın: ikramlar, personel yemekleri ve belgesiz transferler; hepsi maliyet tüketir, gelir üretmez. Altıncı olarak stoğu sınayın: aynı birkaç üründe tekrarlayan eksik, mal kabul veya çıkış sorunudur ve kapı ile depo düzeltilmedikçe tekrar etmeye devam eder.

Ancak bundan sonra insanlara ve sürece bakın. Kayıtlar temizlenmeden başlayan bir disiplin konuşması, ekibe sayıların güvenilmez olduğunu öğretir ve kayıtlar daha da bozulur.

Şimdi ne yapmalı#

Bu hafta döngünün tek bir aşamasını kapatın: en yüksek harcamalı beş ürünün şartnamesini yazın ya da yarın sabah fire fişini başlatın. Döngü, her aşama bir kayıt bıraktığında okumaya değer bir sayı üretir; ve ilk kayıt, sonunda açıkladığı rapordan her zaman daha ucuza kurulur.