Toplantı salonu oturma düzenleri: tiyatro, sınıf, U ve kapasite hesabı

Toplantı salonu oturma düzeni, bir salonun etkinliğe göre dizilmesinin standart yollarıdır ve her düzen salona sığan kişi sayısını değiştirir. Türkiye'de turizm tesisleri yönetmeliği kapasiteyi kişi başına 1,2 metrekare üzerinden hesaplar; yangın yönetmeliği ise kaçış hesaplarında kişi başına 1,5 metrekare kullanır. İki oran farklı amaçlara hizmet eder: biri salonun konforlu kullanımını, diğeri tahliye güvenliğini ölçer. Kendi tesisinizde hangi oranın uygulandığını, güncel metin ve yerel denetim üzerinden teyit edin.

Bir müşteri, web sitenizde 200 kişi yazan salona 180 kişi istiyor. Tiyatro düzende sığar. Sınıf düzende, masalar, perde ve geçiş koridorlarıyla sığmaz; üstelik sözleşme çoğu zaman tek bir sandalye kurulmadan imzalanır. Bu yazı toplantı salonu oturma düzeni tiplerini, Türkiye'de kapasitenin ardındaki iki resmî sayıyı ve satış ekibinizin savunabileceği bir kapasite çizelgesi kurma yöntemini anlatıyor: net alan, düzen aritmetiği, fiziksel test ve oda başına yayımlanan bir sayfa.

Toplantı salonu, konferans salonu ve çok amaçlı salon arasındaki fark nedir?#

Türk turizm mevzuatı üç farklı ünite adı sayar ve bunlardan yalnızca biri asgari kapasite taşır. Hangi üniteyi sattığınızı bilmek, çizelgeye ne yazabileceğinizi belirler.

Turizm Tesislerinin Niteliklerine İlişkin Yönetmeliğin 14 üncü maddesinin beşinci fıkrasına göre çok amaçlı salon, servis bağlantısı bulunan ve çeşitli organizasyon ve faaliyetler için düzenlenebilen salondur. Toplantı salonu, kürsü, perde, projektör ve bilgisayar gibi toplantı donanımları bulunan salondur; tanımda asgari büyüklük yoktur. Konferans salonu ise en az 200 kişilik kapasitesi olan; ses sistemi, gösterim ve sunum donanımı bulunan; fuayesi ve fuaye ya da salonla bağlantılı en az iki çalışma odası olan; simultane tercüme ve sekreterlik hizmeti sunulan ünitedir.

Aynı maddenin yedinci fıkrası bir koşul ekler: beşinci fıkradaki mahaller, tesis kapasitesinde ancak orada belirtilen nitelikleri sağlıyorsa değerlendirilir. Fuayesi ve iki çalışma odası olmayan bir salonu konferans salonu olarak satmak, daha büyük bir tabelalı toplantı salonu satmaktır. Salonu konferans salonu olarak pazarlıyorsanız 200 kişilik asgari kapasite ve destek alanları ürünün parçasıdır; müşteri geldiğinde fark eder.

Web sitesinde ve tekliflerde mevzuatın adlarını kullanın, yanına otelin ticari adını ekleyin; böylece satış ile belge aynı şeyi söyler.

Bu işte yeniyseniz sözlük için MICE turizmi nedir? Otelciler için toplantı, teşvik, kongre ve etkinlik terimleri yazısıyla başlayın.

Başlıca toplantı salonu oturma düzeni tipleri ve hangi durumda hangisi önerilmeli#

Her düzen; kişi sayısı, görüş hattı ve salonun işlevi arasında bir tercihtir. Salonu dolduran düzeni değil, toplantının işine uyan düzeni önerin.

Tiyatro düzeni, tek yöne bakan sandalye sıralarıdır; masa yoktur. En yüksek kapasiteyi ve en zayıf yazım yüzeyini verir; açılış konuşmaları, genel oturumlar ve ürün lansmanları için uygundur. Sınıf düzeni, arkalarında sandalye bulunan dar masa sıralarıdır, hepsi perdeye bakar; tiyatro sayısının kabaca üçte biri kadar kişi kaybettirir ama her katılımcıya yazma yeri ve dizüstü bilgisayar alanı sağlar.

U düzeni, masaları açık bir merkezin üç kenarına yerleştirir; perde açık uçtadır. Tartışma, yönetim kurulu ve müzakere için tasarlanmıştır ve kişi başına en çok yer yiyen düzenlerden biridir. Toplantı masası düzeni (boardroom), çevresine sandalye dizilmiş tek masadır: en düşük kişi sayısı, en güçlü kıdem sinyali ve müşterinin adıyla istediği format. Banket düzeni, bazen kabaret de denilen, sekiz ila on kişilik yuvarlak masalardır; sandalyeler dış kenardadır ve öne bakar; ödül yemeklerinde ve yemek yenilen oturumlarda kullanılır.

İki düzen daha belirli ihtiyaçları karşılar. Kapalı kare, daha büyük komiteler için dört kenarı kapatılmış bir U düzenidir. Ayakta kokteyl ise sandalyeleri tamamen kaldırır; açılışlar ve poster oturumları için uygundur.

Öneri vermeden önce iki soru sorun: katılımcı yazmak zorunda mı, ve grup birbiriyle mi yoksa öndekiyle mi konuşacak? Yanıtlar düzeni seçer.

Neden iki resmî sayı var: kişi başına 1,2 ve 1,5 metrekare?#

Farklı soruları yanıtlarlar. 1,2 sayısı bir ünitenin beyan edilen kapasitesini verir; 1,5 sayısı, kaçış yollarının bu insanları dışarı taşıyıp taşıyamayacağı hesabına girdi olur.

Turizm tesisleri yönetmeliğinin 14 üncü maddesinin sekizinci fıkrasına göre, kapasitesi kişi bazında tanımlanan ünitelerin kapasitesi, salonun veya mahallin işlevi dikkate alınarak, müşteri kullanımındaki alanın kişi başına 1,2 metrekareye bölünmesiyle hesaplanır. Beyan edilen kapasitenin ardındaki sayı budur. Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmeliğin Ek-5/A'sı ise konferans salonları, balo salonu gibi çok amaçlı salonlar, lokanta, kantin, bekleme salonları, konser, sinema ve tiyatro salonları, topluma açık stüdyolar ve düğün salonları için kişi başına 1,5 metrekare öngörür. Derslik, bilgisayar odası ve seminer salonu da 1,5 metrekaredir.

Bu satırların kullanıcı yükü hesabı net alana göre yapılır. Aynı ek, resepsiyon ve bekleme alanları için 3, mutfak ve çamaşırhane için 10, otel yatak odaları için 20 metrekare öngörür; bunlar brüt alana göre hesaplanır. Kişi sayısı belli olan mahallerde bu sayı esas alınır, ancak tablodan hesaplanan değerden az olmamak koşuluyla: bir salon, tablonun söylediğinden daha boş beyan edilemez.

Dans salonları, barlar ve gece kulüpleri oturulan kısımlar için 1,0, ayakta durulan kısımlar için 0,5 metrekare kullanır; bir bar alanı ile bir balo salonunun tek sayı paylaşamamasının nedeni budur. Kullanıcı yükü daha sonra kaçış kapasitesine bağlanır: çıkış kapıları, kaçış merdivenleri ve koridorlar 50 cm'lik genişlik birimiyle hesaplanır; birim genişlikten geçen kişi sayısı kullanım sınıfına göre Ek-5/B'dedir.

İki sayıdan hiçbiri sahnenizi, perdenizi, masalarınızı veya servis yolunuzu bilmez. İkisi de girdidir, oturma düzeni kapasitesi değil.

Örnek hesap: tek salon, beş düzen#

Tek bir salon alın, delegelik alanı olmayan her şeyi düşün, sonra her düzeni ayrı ayrı sayın. Aşağıdaki sayılar yöntemi göstermek içindir, kopyalanmak için değil.

Örneğin 20 x 15 metre ölçülerinde, brüt 300 metrekare bir salon düşünün. 12 metre genişliğinde ve 4 metre derinliğinde bir sahne (48 metrekare), bir kenarda 1,5 metrelik servis yolu ve iki kolon düşünülünce geriye yaklaşık 225 metrekare net kullanılabilir alan kalır. Danışmanınız beyan kapasitesi için kişi başına 1,2 metrekarelik ölçüyü kullanırsa 225 / 1,2 = 187 kişi; yangın ölçüsü 1,5 metrekare ise 225 / 1,5 = 150 kişi. Bu bölenler yalnızca örnektir; tesisiniz ve etkinlik türünüz için gerçek yöntemi danışmanınızla doğrulayın. İkisi de aynı net alan üzerinde aritmetiktir; iki farklı yerleşim değil.

Tiyatro, örneğin: yaklaşık 0,5 metre sandalye genişliği, 0,9 metre sıra aralığı ve 1,2 metre enine geçiş koridorlarıyla kabaca 180 koltuk verir. 187'den az, çünkü koridorlar ve çıkışlar bölme işleminin hiç görmediği yerden alır. Sınıf, örneğin: 1,8 x 0,45 metrelik masalar, masa kenarı başına iki katılımcı ve 0,9 metre sıra aralığıyla kabaca 110 kişi. Yazım yüzeyi kaybettiren şeydir.

U düzeni, örneğin: üç kenara dizilmiş masalar ve kişi başına 0,7 metreyle kabaca 30 kişi. Tek uzun masalı toplantı masası düzeni kabaca 20 kişi. Çapı 1,8 metre, araları 1,5 metre olan onar kişilik banket masaları kabaca 120 kişi.

Ders şu: beyan kapasitesi sayısı (187) bir oturma düzeni değildir ve kullanıcı yükü sayısı (150) bir oturma düzeni değildir. Yalnızca test edilmiş düzen sayıları düzen kapasitesidir. Sattığınız her salon için aritmetiği yineleyin ve varsayımları yazın: sandalye genişliği, sıra aralığı, masa ölçüsü, koridor genişliği. Müşteri bir sayıya itiraz ettiğinde cevap varsayımlardır. Salonun etkinlik gününde nasıl yönetildiğini görmek için Otelde banket departmanı nasıl çalışır? Satıştan salon toplamaya bir etkinlik yazısına bakın.

Örnektir: tüm sayılar varsayımsaldır. Fiziksel bir kurulumla ve yangın danışmanınızla doğrulayın.

Sahne, perde, koridorlar ve servis yolu ne kadar yer alır?#

Toplantının ihtiyaç duyduğu ve sandalye olmayan her şey zeminden yer alır; bu kesintiler hesaplanan sayıyı gerçek sayıya dönüştürür. Bir şey yayımlamadan önce bu listeyle salonu gezin.

Sahne iki kez yer yutar: derin bir sahne ön sıraları yer, alçak bir sahne ise görüş için ön sıraların daha geriden başlamasını gerektirir. Perde, görüş hatları üzerinden yer yutar: yaygın görüntü ve ses uygulamasında ön sıra perdenin yüksekliğinin kabaca iki katından daha yakın oturamaz ve düz bir zemin, perdenin ne kadar geriden okunabilir kaldığını sınırlar. Bu aralığın iki ucu da koltuk keser.

Sabit engeller sessiz olanlardır: kolonlar, radyatörler, sabit mobilya, düşük tavan ve kirişler, kapı açılımı. İçe açılan çift kapı her seferinde bir sandalye bloğu kaldırır. Koridorlar ve çıkışlar için her sandalye bloğundan her çıkışa açık bir yol gerekir; çıkış genişlikleri yangın danışmanınızla birlikte 50 cm birimiyle sayılır.

Etkinlik mobilyası daha fazlasını ekler: dans pisti, büfe masaları, bar, kayıt masası, hediye masası, görüntü ve ses kontrol noktası, kamera konumları ve konuşmacı masası, düzen sayımının boş varsaydığı yerden alır. Tekerlekli sandalye yerlerini refakatçi koltuklarıyla ayırın ve sattığınız düzende onlara giden yolun açık olduğunu kontrol edin. Personel servis yolunu misafir akışından ayrı tutun ve malzeme giriş kapısı, koridor ve asansör ölçülerini müşterinin getireceği ekipmanla karşılaştırın.

Bir oturma düzeni nasıl test edilir ve satışın güvenebileceği çizelge nasıl hazırlanır?#

Salonu fiziksel olarak kurun, sandalyeleri sayın, fotoğraflayın ve onu yayımlayın. Yalnızca kroki üzerinden kurulan bir çizelge, müşterinin önünde, salonun içinde yanlış çıkacaktır.

Her düzeni, otelin kendi sandalye ve masalarıyla gerçekten kurun ve geçiş yollarını açık tutarak gerçekte neyin sığdığını sayın. Her düzeni kapıdan ve sahneden fotoğraflayın; satış ekibi sayıdan çok fotoğrafı kullanır. Dönüşümü kaydedin: tiyatrodan banket düzenine geçiş için kaç personel ve kaç dakika gerekiyor. Aynı gün içinde dönüş sözü verebileceğinizi bu sayı belirler.

Her iki resmî sayıyı da föye yazın; her birinin kaynağı ve ne işe yaradığına dair tek bir satırla, böylece kimse 1,5'i kapasite olarak okumaz. Düz bir cümle ekleyin: kapasiteler göstergedir, yerinde inceleme sonrasında kesinleşir. Bir sürüm tarihi koyun ve salon değiştiğinde föyü yenileyin. Satış, rezervasyon ve banket ekibine oda başına aynı tek sayfalık belgeyi verin ve salının kendisinde bir basılı kopya bulundurun.

Müşteri test edilmiş sayıdan fazlasını istediğinde başka bir salon ya da başka bir düzen önerin. Sandalyelerin tutamayacağı bir söz vermeyin. Test edilmiş sayı daha sonra banket event order (BEO) belgesine akar ve fiyat görüşmesi toplantı paketi fiyatlandırması yazısındaki yöntemle başlar.

Şimdi ne yapmalı#

Bu hafta bir salonu tek bir düzende kurun, geçiş yolları açıkken sandalyeleri sayın ve fotoğraflayın. Sonra diğer düzenler için tekrarlayın ve web sitenizdeki tek sayıyı, oda başına test edilmiş bir sayfayla değiştirin. İki resmî sayı kaynağıyla birlikte girdi olarak föyde kalır, düzen sayıları sattığınız şey olarak kalır ve yangın danışmanı her şey yayımlanmadan önce kaçış tarafını onaylar.