MICE turizmi nedir? Otelciler için toplantı, teşvik, kongre ve etkinlik terimleri

MICE turizmi, toplantı (meeting), teşvik (incentive), kongre (conference) ve etkinlik (event) kelimelerinin baş harflerinden oluşur: otelin oda, salon ve ikram hizmetlerini birlikte sattığı dört tür grup işidir. Her segment farklı aracılarla, farklı sözleşme koşullarıyla ve farklı ölçütlerle satın alır. Otel, fiyat vermeden, pazarlık etmeden ya da reddetmeden önce bu sözlüğe hâkim olmalıdır.

Otelinize üç gecelik bir oda bloğu, iki günlük bir toplantı salonu ve bir gala yemeği içeren bir talep gelir; giden yanıt yalnızca oda fiyatı verir. Organizatör salonu, dizilimi, ikramı ve iptal koşullarını soruyordur ve bu yanıtı "bu otel bu işi yapmıyor" diye okur. Bu yazı MICE turizminin çalışma sözlüğünü terim terim açıklar; bir sonraki yanıt, sorulanı anlayan biri tarafından yazılsın.

Bir otelde MICE ne demektir?#

MICE, toplantı, teşvik, kongre ve etkinlik anlamına gelir: otelin oda, salon ve ikramı birlikte sattığı dört tür grup işi. Sözleşme biçimi ortaktır ama alıcı ortak değildir; tek bir kelimenin ardında dört farklı satış işi vardır.

Toplantılar bir şirketin kendi iç toplantısıdır: genellikle kısa süreli, daha kısa süre önceden rezerve edilen, kararını bir asistanın, insan kaynakları ekibinin veya bir departman yöneticisinin verdiği işlerdir. Otel, kişi başı günlük toplantı paketi ve işbirliğinin kolaylığı üzerinden değerlendirilir; oda çoğu zaman gerekmez. Teşvik gezilerinde şirket çalışanlarını, bayilerini veya iş ortaklarını ödüllendirir; geziye katılan kendi cebinden hiçbir şey ödemez, bu yüzden iş bir deneyim olarak yargılanır. Alıcı genellikle kişi başı bütçeyle çalışan bir acente veya teşvik evi ve program, otelin satmadığı tesis dışı etkinlikler içerir.

Kongreler, dernek veya kurum kongreleridir: uzun hazırlık süresi, karar veren bir kişi yerine bir komite, bir adaylık süreci, büyük bir oda bloğu ve çoğu zaman sergi alanı demektir. Otel, aynı şehirdeki birkaç mekândan yalnızca biri olabilir. Etkinlikler ise gala yemekleri, düğünler, lansmanlar ve banketlerdir: yereldir, yiyecek içecek ve salon odaklıdır, karar zinciri kısadır ve müşteri çoğu zaman birkaç hafta içinde imzalar.

Talebi e-postanın konu satırına göre değil, kimin ödediğine ve kimin karar verdiğine göre sınıflandırın. Aynı e-posta bir toplantı, bir yemek ve bir oda bloğu içerebilir. Dört segmentin affettikleri de farklıdır: bir toplantı küçük bir salonu affeder, bir teşvik gezisi sıkıcı bir programı affetmez, bir kongre zayıf malzeme giriş imkânını affetmez.

RFP nedir ve teklif öncesi ne olur?#

RFP, teklif talebi demektir: organizatörün fiyat, salon ve koşul sormak için birkaç otele aynı anda gönderdiği yazılı taleptir. Yerinde inceleme ise kısa listeye kalan otelin yüz yüze değerlendirildiği ziyarettir ve fiyat listesinden daha çok işi o ziyaret karar verir.

RFP'nin gerçekte neyi sabitlediğini okuyun: tarih deseni (yalnızca gece sayısı değil, varış ve ayrılış günleri), her gece için gereken oda sayısı, salon ve dizilim biçimi, ikram beklentisi, varsa belirtilen bütçe ve karar tarihi. Yanıtı organizatörün gönderdiği biçimde verin. İstenen tabloyu yok sayan bir yanıt, organizatörü teklifi yeniden yazmaya zorlar; yeniden yazılan teklif de ayrıntı kaybeder.

Fiyat vermeden önce nitelendirme sorularını sorun: tarih kaydırılabilir mi, asıl kısıt salon mu oda mı, kaç otel teklif veriyor ve kim imzalayacak. Talebi aynı gün teyit edin ve tam teklifin ne zaman geleceğini bildirin. Sessizlik "hayır" olarak okunur; organizatörün kendi komite tarihleri vardır. Yerinde incelemede organizatör tavan yüksekliğini ve kolon aralıklarını, ekipman için malzeme giriş imkânını, doğal ışığı, yan salonları, ses görüntü desteğini, bağlantıyı, otoparkı ve havalimanına uzaklığı kontrol eder, sonra odaları gezdirir. Davetli tanıtım gezisi, yani fam trip, otelin yolculuğu ve konaklamayı üstlendiği ziyarettir. Gündemli bir çalışma ziyareti olarak tutun ve nelerin otel tarafından ödendiğini açıkça söyleyin ki organizatör bunu kendi içinde beyan edebilsin. Gösterilen ve söz verilen her şeyi kaydedin: izleyen teklif ziyaretle örtüşmeli, çünkü organizatör, teklifi gezerken gösterdiğiniz odayı esas alacaktır.

Aracılar kimdir: PCO, DMC, etkinlik acentesi ve teşvik evi?#

Bunlar, otelle faturanın sonunda adı yazan şirket arasında duran dört kuruluştur. Her biri etkinliğin başka bir parçasını, riskin başka bir parçasını taşır.

PCO, profesyonel kongre organizatörü, dernek kongrelerini yürütür: adaylık sürecini, programı, sergiyi ve kayıtları. Çoğu zaman mekânı kendi adına sözleşmeye bağlar ve mekânı doldurma mali riskini üstlenir. DMC, yerel destinasyon yönetim şirketi, sahada yerel hizmet sağlayıcıdır: transferler, turlar, tesis dışı mekânlar ve sahada ekip. Genellikle başka bir şehirdeki müşteri adına otelden yer satın alır.

Etkinlik acentesi, kurumsal müşteri için etkinliği yaratıcı iş ve prodüksiyonla kurar. Odaları ve salonu birlikte ya da yalnızca salonu sözleşmeye bağlayabilir. Teşvik evi ödül programlarını tasarlar ve yürütür. Katılımcı hiçbir şey ödemediği için bütçeyi ve programı ev kontrol eder ve oteli fiyat üzerinden değil, konaklamanın nasıl hissettirdiği üzerinden yargılar.

Teklif için dört şey önemlidir: sözleşmeyi kim tutuyor, kim ödüyor, kullanılmayan oda cezası maddesi kimde ve aracı, verdiğiniz net fiyatın üzerine kendi ücretini ekliyor mu. Zinciri yazılı tutun: müşteri, aracı, sözleşme sahibi, ödeyen. Bunlardan ikisi farklı taraflarsa, alacak riski ödeyende, operasyonel risk sözleşme sahibindedir.

Oda bloğu, bloktan kullanım, kesim tarihi, kullanılmayan oda cezası ve oda listesi nedir?#

Oda bloğu, bir grup için belirli gecelerde tutulan oda sayısıdır. Bloktan kullanım (pick-up), bu odaların gerçekte ne kadarının alındığıdır; kesim tarihi, kullanılmayanların satışa döndüğü tarihtir; kullanılmayan oda cezası (attrition) ise grubun bloğa koyup kullanmadığı odalar için ödeme yapmasını öngören maddedir.

Bloğu tek toplam olarak değil, gece gece kapatın. Perşembe kırk oda, Cumartesi on beş oda isteyen bir grubun bir deseni vardır ve gerçekten taahhüt ettiğiniz şey o desendir. Bloktan kullanım bloğa göre ölçülür, dolayısıyla otel bunu gece gece kaydetmelidir; bu kayıt yoksa, konaklamanın sonundaki ceza hesabı bir tartışmaya dönüşür. Kesim tarihi, satılmayan blok odalarını genel satışa döndürür. Kesimden sonra ne olacağını yazın: grup anlaşılan fiyatı mı korur, halka açık fiyatı mı öder, odaları tamamen mi kaybeder.

Kullanılmayan oda cezası eksikliği faturalandırır. Tabanını kontrol edin: gece sayısı mı, gelir mi; gece gece mi, konaklamanın tamamı için mi hesaplanıyor; otelin yeniden sattığı odalar cezayı düşürüyor mu. Oda listesi (rooming list) isimleri, varış ve ayrılış tarihlerini, oda paylaşımını ve özel istekleri taşır. Bir son teslim tarihi belirleyin, geç değişikliklerin nasıl karşılanacağını ve listedeki gelmeyen misafirin bedelini kimin ödeyeceğini yazın. Ana hesap (master folio), hangi harcamaların grup hesabına, hangilerinin misafirde kalacağını belirler. Bunu çıkışta değil, varıştan önce karara bağlayın.

Blok, oda listesi ve ana hesabın ayrıntıları için grup rezervasyonu nasıl yönetilir? Blok, oda listesi ve ana hesap yazısına bakın. Teklifin nasıl kurulacağı için de grup teklifi nasıl hazırlanır? Otelde grup fiyatı ve şartları yazısı hazırlanmıştır.

BEO, asgari yiyecek içecek harcaması, salon kirası ve kişi başı günlük paket ne demektir?#

BEO, banket iş emri, bir etkinliğin her departmana tam olarak ne gerektiğini söyleyen iç belgedir. Salon kirası, asgari yiyecek içecek harcaması ve kişi başı günlük toplantı paketi ise otelin salonu fiyatladığı üç yoldur.

BEO, bazı işletmelerde etkinlik föyü de denen belge, saatleri, salon dizilimini, menüyü, ses görüntü ihtiyaçlarını, faturalama talimatlarını ve gün içindeki yetkili kişiyi taşır. Bazı işletmeler aynı belge için iki kelimeyi de kullanır; birini seçin ve onda kalın. Sürüm kontrolü önemlidir: BEO'yu numaralandırın, tarihleyin ve uygulanacak sürümü müşteriye imzalatın. Etkinlik günü anlaşmazlıklarının çoğu, önceki bir sürümdedir.

Salon kirası, mekân için sabit bir bedeldir; bazen yiyecek içecek harcamasına karşılık düşürülür veya kaldırılır. Hangisi olduğunu teklifin içinde belirtin. Asgari yiyecek içecek harcaması, müşterinin ulaşması gereken tutardır; grup daha az harcarsa fark faturalanır. Hizmet bedeli ve vergilerin bu asgariye dahil olup olmadığını kontrol edin, çünkü bu gerçek hedefi değiştirir. Kişi başı günlük toplantı paketi, toplantı salonunu, kahve molalarını, öğle yemeğini ve temel ses görüntü donanımını kapsayan tek fiyattır. Yirmi dört saatlik paket ayrıca yatak odasını, akşam yemeğini ve kahvaltıyı ekler. Dahil olanı ve ayrıca ücretlendirileni listelemeniz gerekir; kâr marjı dışarıda bırakılanlardadır. Kapasite dizilime bağlıdır: tiyatro, sınıf, banket, kabare ve U dizilimi aynı salonda çok farklı sayılar verir. Kapasiteyi tek bir sayı olarak değil, dizilime göre verin.

Paketin nasıl kurulacağını ayrıntısıyla toplantı paketi fiyatlandırması: günlük ve konaklamalı paket nasıl kurulur? yazısı anlatıyor.

MICE işi almaya değer mi?#

Sattığı oda, salon ve ikram, aynı gecelerde dışarı ittiği işten fazla kazandırıyorsa almaya değerdir. Oda fiyatı tek başına bu soruyu yanıtlayamaz.

Dışlama (displacement), bu grup için oda ve salon tuttuğunuz için kaybettiğiniz bireysel ve diğer grup talebidir. Güçlü bir gecede büyüktür, zayıf bir gecede sıfıra yakındır. Toplam katkıyı toplayın: odalar, yiyecek içecek, salon kirası veya asgari harcama ve grubun gerçekten satın aldığı ekstralar; sonra hizmet maliyetini çıkarın. Salon boş bile olsa bir maliyeti vardır. Yoğun bir gecede düşük harcamalı bir toplantıya verilen balo salonu, bir misafirperverlik kararı değil, bir gelir kararıdır.

Desene bakın: Pazar'dan Çarşamba'ya dolduran bir grup, satılmış bir Cuma'yı bloke edip haftanın gerisini boş bırakan gruptan farklı bir değer satın alır. Omuz gecelerini bir pazarlık aracı olarak kullanın: güçlü geceyi serbest bırakmak karşılığında zayıf geceleri kabul etmek, çoğu zaman indirimden iki taraf için de daha iyidir. Rakamlar tutmuyorsa fiyatı kesmek yerine başka tarih, daha küçük blok ya da başka salonla karşı teklif verin, çünkü bir kesim, bir sonraki talep için referans olur.

Yöntemin tamamı grup talebini kabul etmeli misiniz? Displacement analiziyle karar yazısındadır.

Türk otelcileri bu terimleri hangi dilde kullanır?#

Türk otel satış ekipleri bu terimlerin birçoğunu İngilizce, gerisini Türkçe kullanır, çoğu zaman aynı e-postada. Açıklama eklenmeden karışan bir teklif, müşteriyi hangi belgenin ne olduğunu tahmin etmeye bırakır.

Teklifin, sözleşmenin ve BEO'nun tamamında bir kavram için tek bir kelime kullanın. Aynı şey için İngilizce ve Türkçe kelime arasında geçiş yapmak, ne üzerinde anlaşıldığına dair bir tartışmaya davet eder. Sektör İngilizce kelimeyi kullanıyorsa onu kullanın ve bir kez Türkçesini açıklayın; yerleşik bir Türkçe karşılık varsa onu kullanıp İngilizcesini paranteze yazın. Oda listesi, BEO ve ana hesap, personelin gün içinde okuyacağı operasyonel belgelerdir; adları satış e-postasına değil, iç sisteme uymalıdır. Müşteriye sözleşmeyle birlikte tek sayfalık bir sözlük verin. Bir sayfaya mal olur ve grup işindeki en yaygın yanlış anlaşılmayı ortadan kaldırır.

Şimdi ne yapmalı#

Gelen bir sonraki talebi fiyatlandırmadan önce sınıflandırın: dört segmentten hangisi, sözleşmeyi kim tutuyor ve kim ödüyor, blok gece gece nasıl görünüyor, salon nasıl fiyatlanıyor. Sonra teklif dışarı çıkmadan önce dışlama hesabını çalıştırın. Bu yazıdaki sözlük süs değildir; her terim sözleşmede yer bulan bir karardır ve kararı net adlandıran otel, organizatörün yeniden aradığı oteldir.