FOC nedir? Grup anlaşmasında ücretsiz kişi, rehber ve şoför odası

FOC, "free of charge", yani ücretsiz demek: otelin grup rezervasyonunda faturalamayacağı bir kişilik yer. Genellikle, sözleşmede belirlenen sayıda ücretli misafir başına bir kişi ücretsiz yapılır. Rehber ve şoför odaları ise ayrı ücretsiz düzenlemelerdir. Oran, hesaplama temeli ve ücretsiz kişinin kapsamı, sektörün dayattığı gelenekler değil, sözleşmeye yazdığınız şartlardır. "FOC nedir otel" sorusunun kısa yanıtı budur.

Bir tur operatörü, kırk kişilik bir grupta iki ücretsiz kişi ve rehber için bir oda istiyor. Rezervasyon görevlisi "gruplarda böyle" diye kabul ediyor, fiyat kişi başı veriliyor ve kimsenin iki ücretsiz kişinin maliyetini ya da faturada nasıl görüneceğini yazdığı yok. Üç hafta sonra ADR yanlış görünüyor, muhasebe bir odanın neden bedelsiz satıldığını soruyor. Bu yazıyı okuduktan sonra terimi tanımlayabilecek, maliyetini grup fiyatının içine kurabilecek ve raporların doğru kalması için kaydını düzgün yapabileceksiniz.

Otel grup sözleşmesinde FOC ne demek?#

FOC, "free of charge" anlamına gelir: otelin grup anlaşması kapsamında faturalamadan sağladığı bir kişilik yer. Sistem ayarı ya da indirim kodu değil, sözleşmedeki ticari bir şarttır.

Dikkat edilecek kelime "kişi"dir. Ücretsiz kişi, grubun zaten ödediği bir odadaki bir kişilik paydır; ücretsiz oda ise otelin faturalamadığı bir bütün odadır. İlkincisi iki yataklı odada yarım odaya, ikincisi tam bir odaya mal olur. İkisini karıştırmak, bir otelin anlaştığından fazlasını vermesinin en yaygın yoludur.

Türkiye'de teklif ve sözleşmelerde genellikle İngilizce kısaltma olan FOC kullanılır; yanında ücretsiz kişi için "ücretsiz kişi", tur liderinin odası için "rehber odası", şoförün odası için "şoför odası" yazılır. Acente ile tek bir ifade üzerinde anlaşın ki rezervasyon notu ve fatura birbirini tutsun.

Comp (complimentary, yani ikram) daha geniş bir kelimedir: oda yükseltme, odadaki bir şişe şarap veya spa girişi dahil, bedelsiz verilen her şey. Grup işinde FOC neredeyse her zaman bir kişi ya da odadaki oda ücretini ifade eder, ekstraları değil. Ücretsiz kişi ayrıca normalde hacme bağlıdır: yalnızca grup, sözleşmede yazan ücretli sayıya ulaşırsa ortaya çıkar. Sayının altında kalınırsa madde genellikle düşer ya da oran yeniden hesaplanır.

Terimi sözleşmeye bir sayı olarak değil, cümle olarak yazın: kimi kapsıyor, hangi temelde, kaç gece, ücretsiz kişiye yemek dahil mi.

Standart bir FOC oranı var mı?#

Hayır. Sözleşme yazmadığı sürece Türkiye'de geçerli bir oran yoktur. Pazarlıkta "yirmi ücretli misafire bir ücretsiz kişi" gibi oranlarla karşılaşabilirsiniz. Her oranı bir alıcının ticari şartı olarak görün, uymak zorunda olduğunuz bir sektör kuralı olarak değil.

Sayıdan önce temele karar verin: kaç ücretli misafire bir ücretsiz kişi, kaç satılan odaya bir ücretsiz kişi, yoksa kaç oda gecesine bir ücretsiz kişi. Kişi başı oran ile oda başı oran, grup içindeki doluluk değiştiği anda farklı sonuçlar verir. Sonra yuvarlama kuralını yazın. Yirmi ücretli misafire bir ücretsiz kişi oranı, otuz dokuz kişilik bir grupta bir kişi mi, bir buçuk kişi mi bırakır; sözleşme hangisi olduğunu ve artanın sonraki rezervasyona devredilip devredilmediğini söylemelidir.

Kademeli bir yapı düşünün: kırk ücretli misafire kadar bir ücretsiz kişi, üzerinde iki. Kademeli yapı, büyük grupların ikinci bir pazarlık olmadan orantısız sayıda ücretsiz kişi kazanmasını engeller. Oranı rezervasyon sayısına değil, gerçekleşen ücretli sayıya bağlayın: grup küçülürse ücretsiz kişiler de küçülür, boş kalan odaları attrition maddesi halleder. Attrition maddesinin nasıl çalıştığını attrition ve grup sözleşmesinde kullanılmayan oda bedeli yazısında ayrıca ele aldık.

Rehber ve şoför odalarının oranın içinde mi, üstünde mi olduğunu belirtin. Tarafların en kolay anlaşmazlığa düştüğü yer burasıdır: acente odaların ek olduğunu varsayarken otel onları ücretsiz kişiler olarak saymış olabilir. Oranı teklif mektubuna ve onay yazısına aynı kelimelerle koyun. Yalnızca e-posta zincirinde yaşayan bir oran, rooming list aşamasında yeniden pazarlık konusu olur.

Ücretsiz kişi otelin gerçekte neye mal olur?#

Bir kişinin marjinal hizmet maliyetine, otel doluysa vazgeçilen oda gelirine mal olur. Otel boşken ilki küçüktür; otel doluyken ikincisi asıl konudur.

Soruyu doluluğa göre ikiye ayırın. Grup, başka türlü boş satılacak odaları dolduruyorsa ücretsiz kişinin maliyeti kat hizmetleri, çamaşırhane, kahvaltı ve enerjidir. Grup ücretli misafirlerin yerini alıyorsa maliyet, o misafirlerin ödeyeceği fiyattır.

Ücretsiz kişi, ücretsiz oda demek değildir. Kırk iki ücretli misafirli bir grupta iki FOC kişi, iki yataklı odalarda kırk dört kişinin yirmi iki odada kalması demektir; otel bunun yirmi bir oda karşılığını faturalar. Ama yirmi iki odayı yine temizler, kırk dört kahvaltı servis eder. Yemekler gizli kalemdir: kahvaltı oda fiyatının içindeyse ücretsiz kişi de kahvaltı yer; grup yarım pansiyondaysa ücretsiz kişinin akşam yemeği alıp almayacağına karar verip fiyatlamalısınız.

Ekstralar ayrı bir karardır. Minibar, telefon, spa, çamaşırhane ve oda servisi normalde odada kalan kişiye yansıtılır, odayla birlikte feragat edilmez. Bunu sözleşmeye yazın, çünkü rehber çıkışta aksini varsayacaktır.

Örneğin: kırk iki ücretli misafir, kişi başı gecelik yüz, üç gece, yirmi ücretli misafire bir ücretsiz kişi oranıyla iki FOC kişi. Otel kırk iki kişilik yer faturalar, kırk dört kişiye hizmet verir, yirmi iki oda temizler. Bunun iyi bir anlaşma olup olmadığı, o yirmi iki odanın o üç gecede başka türlü neye satılacağına bağlıdır. Hafif geçen bir haftayı dolduran grup ile iki kez satabileceğiniz bir hafta sonundan oda alan grup, aynı öneri değildir.

Ücretsiz kişi grup fiyatına nasıl kurulur?#

İhtiyacınız olan oda gelirini, grubun işgal edeceği oda gecelerine değil, faturalayacağınız oda gecelerine bölün. Böylece ücretsiz kişi, ücretli misafirlerin fiyatının içinde taşınır ve hiçbir şey sessizce verilmiş olmaz.

Tüm konaklama için gereken gelirden başlayın: işgal edeceğiniz odalar çarpı kabul edeceğiniz fiyat. O sayı, grubun bir kısmı bedava seyahat ettiği için değişmez. Bunu faturalanabilir oda gecelerine bölün; faturalanabilir oda gecesi, işgal edilen oda gecelerinden ücretsiz kişilerin oda karşılığı düşülmüş halidir. Sonuç, teklif edilecek fiyattır.

Hesabı teklifin içinde gösterin: ücretli misafirler, ücretsiz kişiler, işgal edilen odalar, faturalanan odalar, ücretli kişi başı fiyat. Aritmetiği gören acente, sizi denemek için ikinci bir ücretsiz kişi istemeyi bırakır. Teklifin kişi başı mı oda başı mı olduğuna karar verin ve onay yazısından rooming liste ve faturaya kadar aynı kalsın; pazarlığın ortasında değiştirmek, bir ücretsiz kişinin iki olmasının yoludur. Grup teklifinin bütün adımları için grup teklifi nasıl hazırlanır yazısındaki disiplin geçerlidir.

Acente sevdiği bir başlık fiyatında ısrar ederse, fiyatı koruyun ve ücretsiz kişileri azaltın. İki kol da aynı parayı oynatır; biri muhasebeye açıklaması kolay olandır. Rooming list geldiğinde fiyatı yeniden kontrol edin: kırk kişi rezerve edip otuz iki getiren grup oranı değiştirmiştir ve kırka göre kurulan fiyat artık ücretsiz kişileri karşılamaz.

Rehber odası ve şoför odası: farkı ne?#

Bunlar genellikle tek kişilik konaklamadır, çoğu zaman varış ve ayrılış geceleri dahil tüm konaklamayı kapsar ve grup odalarının olmadığı beklentilerle gelir: yakınlık, yemek, park ve çalışan bir internet bağlantısı.

Rehber odası normalde gruba yakın bir tek kişilik odadır, çünkü tur lideri lobide, restoranda ve odalarda düzensiz saatlerde çalışır. Şoför odası normalde gruptan uzakta ve otobüs parkına yakındır. İkisi de çoğu zaman gruptan bir gece önce gelir, bir gece sonra ayrılır; tarihleri sözleşmede kontrol edin, çünkü personel başına iki ekstra oda gecesi, kimsenin teklife koymadığı gerçek paradır.

Yemekler ayrı pazarlık konusudur. Grupla kahvaltı yaygındır; akşam yemeği otomatik değildir. Karar verin ve yazın. Şoförün otobüs için park yeri, gece araca erişim ve genellikle sabah erken yola çıkma gereksinimi vardır; otobüsün tesise girebileceğini ve nerede duracağını grup gelmeden önce teyit edin. Rehber veya şoför odasındaki ekstralar, sözleşme aksini demedikçe her odadaki gibi faturalanır; bunu resepsiyona çıkışta değil, girişte söyleyin.

Ücretsiz kişi nasıl kayda geçirilir ki ADR, gün sonu ve fatura doğru kalsın?#

Oda gecesini oluşturun ve sıfır fiyatla, bir neden koduyla kaydedin. Odayı asla kayıttan silmeyin, çünkü doluluk, kat hizmetleri, kimlik bildirimi ve gün sonu işlemi aynı kaydı okur.

Oda sistemde var olmak zorundadır: birisi içinde uyur, birisi temizler ve girişteki misafir kimlik bildirimi (KBS), kim öderse ödesin yasal bir adımdır. Silinen oda üçünü de bozar. Oda ücretini kaydedip adı geçen bir nedenle iptal edin ya da sıfırdan bir neden koduyla kaydedin; ikincisi daha hızlıdır, ilki muhasebeye daha net bir iz bırakır. Tek bir iç kural seçin.

ADR, oda gelirinin satılan oda sayısına bölünmesidir. Ücretsiz odalar satılan oda sayılırsa ADR düşer; sayılmazsa ADR korunur ama doluluk ile satılan oda birbirini tutmaz. Bilinçli seçin ve her seferinde aynı kuralı uygulayın ki ay karşılaştırmaları bir şey ifade etsin. Formüllerin kendisi için RevPAR, ADR ve doluluk oranı hesaplamaları yazısına bakabilirsiniz.

Gün sonu işlemi (night audit) iş gününü kapatır. Kapanışta hâlâ kaydedilmemiş bir sıfır fiyatlı işlem ertesi sabah bir fark olarak ortaya çıkar; bu yüzden rooming list teyit edildiğinde kaydedin, çıkışta değil. Grubun oda ücretlerini ana folyoda toplayın, ekstraların kişisel odalara düşmesine izin verin ki ücretsiz kişi sessizce bir minibarı içine almasın; mekanik, grup bloğu, rooming list ve ana folyo düzenindekiyle aynıdır. Faturada ise ücretsiz kişinin sıfır değerli bir satır mı yoksa grup toplamından bir indirim mi olarak görüneceğini muhasebeciye sorun. İkisi de savunulabilir; yalnızca biri sizin muhasebe düzeninize uyar ve sıfır değerli konaklamanın vergi muamelesi resepsiyonun değil, onların kararıdır.

Şimdi ne yapmalı#

Son üç grup sözleşmenizi çıkarın ve her birinde dört şeyin yazılı olup olmadığını kontrol edin: FOC oranı, hesaplama temeli, ücretsiz kişinin kapsamı ve kaydın nasıl yapılacağı. Eksik cümle olan her yerde, bir sonraki rooming list gelmeden şimdi yazın.