Vardiya devir teslim formu: mutfak, kat hizmetleri, teknik ve güvenlik için örnek

Vardiya devir teslim formu, çıkan vardiyanın girene imzalı olarak devrettiği kısa bir yazılı kayıttır: ne açık, kimin sorumluluğunda, misafire ne söz verildi ve sonraki vardiyanın kaçırmaması gereken ne var. Formda yalnızca sonraki vardiyanın harekete geçmesi gereken maddeler bulunur; çıkan kişi, giren kişi imzalayana kadar yerinden ayrılmaz.

Saat 23:00'te mutfak, yarısı hazırlanmış bir sos ve ısınmaya başlamış bir soğutucuyla kapanıyor. Gece görevlisi bunu koridorda duyuyor. Sabah 07:00'te aşçının bundan haberi yok ve soğutucu sekiz saattir sıcak. Bu hikâyede sıra dışı hiçbir şey yok ve düzeltilmesi için yeni teknoloji gerekmiyor. Bu yazı, arka bölge departmanlarının her biri için tek sayfalık bir vardiya devir teslim formu, her devri işe yaratan kurallar ve formdan sabah toplantısına giden yol.

Otelde vardiya devir teslimi neden başarısız olur?#

Çünkü devir sözlü yapılır, aceleye getirilir ve sahibi yoktur; sonraki vardiya, bir öncekinin tesadüfen hatırladığını devralır. Bu başarısızlığın bir biçimi vardır ve bir kez gördükten sonra ona karşı tasarım yapabilirsiniz.

Hafıza son saate ağırlık verir. Saat 14:00'te fark edilen bir sorun 22:00'de silikleşmiştir; 21:50'de gelen bir şikâyet ise eksiksiz ve abartılı biçimde tekrarlanır. Devir ayrıca en kötü anda, servis değişiminde, iki kişinin de başka bir yerde gerektiği anda yapılır. Adı geçen bir sorumlu yoksa eylem de yoktur: "teknik ekip biliyor" bir cümledir, sorumlu değil.

Giren kişi ne soracağını bilmez; konuşma, departmanın risk listesi yerine çıkan kişinin hafızasını izler. Sözlü aktarım kayıt bırakmaz; aynı soğutucu, aynı asansör ve aynı kayıp anahtar bir örüntü olarak hiçbir zaman görünmez. Resepsiyonun kendi devir düzeni iyi bir başlangıç modelidir; ama aynen diğer departmanlara kopyalamak, onların risklerine nadiren uyar. Kısa bir formun nasıl göründüğünü anlamak için önce resepsiyonda vardiya devir teslimi kontrol listesini okumaya değer.

Her vardiya devir tesliminde neler bulunmalı?#

Altı şey: neyin açık olduğu, sorumlusunun kim olduğu, ne zaman biteceği, misafire verilen söz, güvensiz veya emniyetsiz olan ne varsa ve ekipmanla anahtarların hangi durumda olduğu. Gerisi günlük kayda, iş emri sistemine ya da rapora aittir.

Her satır için test şudur: sonraki vardiya bir şey yapmak zorunda mı? Değilse devir formunda yeri yoktur. Hikâyeyi değil eylemi yazın: "2 numaralı soğutucu 9 derece, aşçı arandı, parça sipariş edildi" cümlesi, üç satırlık anlatımdan iyidir. Her satırın tek bir sahibi olsun; adla ya da rolle. "Ekip" hiçbir şeyin sahibi değildir ve hiçbir şeyi kapatmaz.

Tek sayfa kuralı#

Formu tek sayfada tutun; çünkü yirmi dakika süren bir form, vardiya sonunda hafızadan doldurulur ve bu, amacını ortadan kaldırır. Her departmanın formunda ortak bir üst bilgi kullanın: tarih, vardiya, departman, çıkan ve giren kişilerin adları, imza saati. Böylece formlar sabah toplantısında yan yana okunabilir.

Kim imzalar ve sorumluluk ne zaman geçer?#

Çıkan kişi, giren formu okuyup imzalayana kadar kalır. İki imza ve saat, devrin ta kendisidir. Giren kişi imzalayamıyorsa çıkan kişi, yerinden ayrılmak yerine nöbetçi müdüre haber verir.

Departman formlarından önce bir kural daha. Misafir adları, alerji notları ve sağlık bilgileri, KVKK (kişisel verilerin korunması kanunu) kapsamında kişisel veridir. Yalnızca sonraki vardiyanın harekete geçmesi için gerekeni yazın; formu tezgâh üstünde bırakmak yerine saklayın.

Mutfak devir formunda neler olmalı?#

Neyin hazırlandığı, neyin eksik olduğu, soğuk olması gerekirken sıcak olan ne varsa ve hangi misafirin neyi yiyemeyeceği. Mutfak formu son servis kapanmadan, mutfak temizlenmeden yazılır; yoksa hafızadan yazılır.

Sıcaklıklar en çok atlanan ve sonucu en net olan satırdır; kendi satırını ve bir tik değil, bir ölçüm değeri verin. Ne yapıldığını da yazın ki sonraki vardiya aynı teknisyeni ikinci kez aramasın. Menüyü değiştiren ne varsa not edin; restoran ve resepsiyon, öğlen mutfakın servis edemeyeceği bir yemeği satmasın.

Alerji ve özel yemek notlarını, oda numarası ve kısıtlamayla yazın; oda numarası eylem için yeterliyse misafirin adını formdan uzak tutun. Beklenen teslimatları da tedarikçi, saat ve teslim alacak kişiyle listeleyin; çünkü gece görevlisi sık sık mal kabul yapar.

Kat hizmetleri devir formunda neler olmalı?#

Bitmemiş odalar ve nedenleri, kullanılamaz durumdaki odalar, bulunan eşyalar ve sonraki vardiyanın sürdürmesi gereken talepler. Kat formunu resepsiyon en sık okuyandır; çünkü neyin satılabileceğine o karar verir.

Bitmemiş odalar: oda numarası, neyin eksik olduğu (nevresim, minibar, bir tamirat) ve kimin yaptığıdır. Kullanılamaz ya da servise kapalı odalarda gerekçe ve tahmini dönüş tarihi yazılır; resepsiyon o sayıya bakarak satar. "Rahatsız etmeyin" işaretli ve hiç temizlenmemiş odalarda son deneme saati yazılır ki kimse odayı temiz varsaymasın.

Bulunan eşyalar: nerede ve ne zaman bulunduğu, kimde olduğu ve kayıp eşya kayıt numarasıdır; eşyanın kendisi dolaba değil, depoya gider. Erken varışlar, geç ayrılışlar ve sonraki vardiyanın yerine getirmesi gereken özel talepler, saatli bir eylem olarak yazılır. Nevresim, amenity ve kimyasal stok seviyeleri forma girer ki araba boşalmadan sipariş verilsin. Oda durum kodları otel sistemleri arasında farklıdır; yeni başlayanlar için kodun ve düz anlamının form üst bilgisinde basılı olmasını sağlayın.

Teknik servis devir formunda neler olmalı?#

Önceliğiyle birlikte her açık iş, tesisatın durumu ve sahada olan ya da beklenen her taşeron. Teknik form, yazılmayan bir satırın makine dairesini su altında bırakabileceği formdur; tüm departmanların en kuru yazım tarzını hak eder.

Açık iş emirleri: iş numarası, yer, öncelik, kimin üzerinde çalıştığı ve neyin beklendiği; bir parça, bir onay ya da sistemin durdurulacağı zaman aralığı. Devam eden bir işin durumu en riskli satırdır: "vana kapalı, sistem boşaltıldı, doldurma başlamadı" yazın ki sıradaki kişi varsayım yapmasın. Bilerek kapatılan her şey, bir pompa, bir devre, bir asansör, kimin haberdar olduğuyla birlikte yazılır.

Tesisat: çalan alarmlar, normal aralığın dışındaki ölçümler ve sıfırlananlar. Nedeni yazılmadan sıfırlanmış bir alarm, sonraki vardiyada yine çalar. Taşeronlar: kim sahada, neyin üzerinde çalışıyor, hangi sistem izole edildi, kimin giriş kaydı yapıldı ve ne zaman ayrılacak. Bir işin şikâyetten kapanışa tüm yolculuğu için teknik servis iş emri rehberine bakın.

Üç öncelik sözcüğü belirleyin (misafire dönük hemen, bugün, bu hafta) ve her vardiyada aynı üçünü kullanın ki öncelik kişiden kişiye kaymasın.

Güvenlik ve gece devir formunda neler olmalı?#

Saatleriyle olaylar, verilen ve geri alınan anahtarlar, binada kimler kaldığı ve kilitsiz bırakılan ne varsa. Gece formu ayrıca gündüz müdürüne devreder; bu devir, karar gerektiren maddeleri yalnızca bilinmesi gerekenlerden ayırmalıdır.

Olaylar: saat, yer, kimin dahil olduğu, ne yapıldı, kim arandı ve maddenin kapalı olup olmadığıdır. Anahtar ve kartlar: verilen her biri, kime verildiği, ne zaman geri geldiği ve geri gelmeyen o tek anahtar; bu disiplinin ayrıntısı için otelde anahtar kontrolü rehberine bakın. Mesai saatinden sonra binadaki kişiler: taşeronlar, geç varışlar, bölünmüş vardiyada çalışan personel ve her birinin ne zaman ayrılması beklendiği.

Devriyeler: hangileri yapıldı, hangileri atlandı ve neden; tik olarak değil, devriyenin karşısına yazılmış bir saat olarak. Kilitli bulunmayan, açık tutulan ya da kapatılmış bulunan her şey ve yerinde düzeltilip düzeltilmediği. Güvenlik görevlerini otelin kendi uygulaması olarak tanımlayın: görevleri ve kaydı otel belirler; güvenlik personeline uygulanan yasal bir yükümlülük varsa bunu danışmanınızla teyit edin.

Devir notları sabah toplantısına nasıl ulaşır?#

Vardiya şefi, açık maddeleri günlük operasyon toplantısına taşır; orada her madde kapatılır, yeniden atanır ya da tarihlendirilir. Form bir vardiya kaydıdır; toplantı, kaydın karara dönüştüğü yerdir.

Her departmanın formunun beslediği tek bir açık maddeler listesi tutun ki aynı soğutucu bir kez, dört kez değil görünsün. Yalnızca karar gerektireni okuyun: toplantı on beş dakikadır, formların okunması değil. Üç toplantıyı atlatan madde bir vardiya sorunu değil, yönetim sorunudur ve devir sisteminden çıkarılıp yukarı taşınmalıdır. Formları belirlenen süre boyunca saklayın ki tekrarlayan bir arıza, kötü geçen gecelerin tesadüfü değil, bir örüntü olarak görülsün. Toplantının kendisinin de tasarlanmaya değer bir biçimi vardır; günlük operasyon toplantısı gündemine bakın.

Şimdi ne yapmalı#

Bu hafta tek bir departman seçin, ortak üst bilgili altı satırlık formunu yazın ve giren şef okuyup imzalayana kadar çıkan vardiya şefini yerinden ayrılmadan bekletin. Açık maddelerini sabah toplantısına besleyin; ikinci departmanı ancak ilk form gerçekten her vardiyada doldurulmaya başladığında ekleyin.