Yiyecek içecek bütçesi nasıl hazırlanır? Kişi sayısı, ortalama harcama ve maliyet

Otelin yiyecek içecek bütçesi, satış noktalarından, öğün dönemlerinden ve kişi sayısından ay ay kurulan bir plandır: her satış noktası kaç misafire hizmet veriyor, her biri ortalama ne kadar harcıyor ve bunu sunmanın yiyecek, içecek ve departman personeli maliyeti ne. Gelir bu zincirin çıktısıdır, girdisi değil.

Genel müdür yiyecek içecek için cironun sabit bir yüzdesini ister, departman müdürü imzalar ve on iki ay sonra kimse mutfağın daha fazla misafire daha düşük harcamayla mı yoksa daha az misafire daha yüksek harcamayla mı hizmet verdiğini söyleyemez. Rakam tutturulmuş, departman yine geride bitirmiştir. Bu yazı, otelin yiyecek içecek bütçesinin ters yönden, satış noktalarından ve kişi sayısından yukarıya doğru nasıl kurulacağını gösteriyor; böylece her ay üç hareketli parçadan hangisinin oynadığını adıyla söyleyebilirsiniz. Sayıyı savunmak zorunda olan departman müdürü için yazıldı ve ay ay otel bütçesi kurulurken izlenen aynı zinciri izliyor.

Yiyecek içecek bütçesi neyden kurulur?#

Dört katmandan, sabit bir sırayla kurulur: satış noktası, öğün dönemi, kişi sayısı, sonra ortalama harcama ve kişi başı maliyet. Gelir bu zincirden dökülür; girdi değildir.

Önce satış noktasını tanımlayın. Yiyecek veya içecek satan ve ayrı raporlanan her yer bir satış noktasıdır: ana restoran, à la carte salon, lobi kafesi, havuz barı, oda servisi ve banket. Bir satış noktası, bir bütçe satırı. İki satış noktası mutfağı paylaşıyorsa yine ayrı satır alırlar, çünkü mutfak bir maliyet sorusudur, satış noktaları ise gelir sorularıdır.

Her satış noktasının içinde öğün dönemine bölün. Kahvaltı, öğle, akşam ve geç barın farklı yakalama oranları, farklı ortalama harcamaları ve farklı kadroları vardır; tek bir ortalama üçünü de gizler. Kahvaltıda dolu, öğlen boş bir restoran tek sayıda yarı kullanılmış, iki sayıda tam anlaşılmış görünür.

Herkes bir sayı yazmadan önce kişi sayısının (cover) tanımında anlaşın. Kişi sayısı, bir kişinin bir kez yemesidir. Akşam yemeğinde dört kişilik masa dört kişi sayısıdır, bir değil; barda yalnızca içki sipariş eden çift ise iki içecek kişi sayısıdır, iki akşam yemeği değil. Ocakta tartışılan tanımlar, temmuzda tartışılan sapmalardır.

Sonra zinciri yazılı hâle getirin: oda tahmini, otelde konaklayan misafir sayısı, öğün dönemine göre yakalama oranı, kişi sayısı, ortalama harcama, gelir, kişi başı maliyet, maliyet. Her adım, departman müdürünün kendi başına savunabileceği bir sayıdır ve her biri bir sonrakini besler. Bunun yerine bir gelir hedefinden başlamak zinciri tersine çevirir: koltuk, açılış saati veya vardiya planı ile sunamayacağınız kişi sayılarını varsaymış olursunuz.

Banket: kendi sürücüsü olan ayrı bir satır#

Banket, sürücüsü farklı olan ayrı bir satış noktasıdır: kesinleşen etkinlikler ve kişi başı fiyat, oda tahmini değil. 200 kişilik bir düğünün, otelin o gece kaç oda sattığıyla ilgisi yoktur; bir konferans yemeği satış hattını, sezonu değil izler. Banketi restoran satırına karıştırmak ikisini de okunmaz hâle getirir: restoranın kişi sayıları düzensiz görünür, banketin kârlılığı kaybolur. Banketi etkinlik takviminden, etkinlik başına kişi başı fiyat ve etkinlik başına maliyet ile bütçeleyin ve gerçekleşen etkinliklere karşı inceleyin.

Neden ciro yüzdesi sorunu gizler?#

Çünkü yüzde bir orandır: fiyatlar artarken kişi sayısı düşse bile iyileşir ve mutfağın ima edilen hacmi sunup sunamayacağı hakkında hiçbir şey söylemez.

İki otel, tamamen farklı işletmelerle aynı yemek maliyeti yüzdesini raporlayabilir. Biri az sayıda misafire yüksek harcamayla pahalı malzemelerle hizmet verir; diğeri çok sayıda misafiri ucuza doyurur. Oran ikisini ayırt edemez, oysa iki mutfağın düzeltmesi gereken sorunlar bambaşkadır.

Gelir, menü fiyatı artışından yükselirken kişi sayısı düşebilir. Yüzdeler sağlıklı görünür, ama sabit mutfak bordrosu artık daha az kişi sayısına yayılır; kişi başı bordro yükselir. Departman hedefte görünürken, her biri daha maliyetli olan daha az misafiye hizmet verir; bu, yüzdenin söylediğinin tam tersidir.

Karışım tek sayının içinde kaybolur. Kârlı bir bar, her kişide para kaybeden bir kahvaltıyı maskeleyebilir, çünkü karışım oranı kabul edilebilir görünür ve kimse iki işlemi ayrı bakmaya zorlanmaz. Aşçının ve kontrolörün üzerinde çalışabileceği sayılar kişi başı maliyet ve kişi başı bordrodur: bunlar bir porsiyona, bir alım fiyatına, bir vardiya planına veya bir ikrama işaret eder.

Yüzdeyi koruyun, ama kurulumun sonunda, kişi sayıları ve maliyetler yerli yerine oturduktan sonra bir çıktı denetimi olarak. O şekilde kullanıldığında bütün yapının sağduyu kontrolüdür; başlangıç noktası olarak kullanıldığında ise yapının yerine geçer.

Oda tahmini nasıl kişi sayısına dönüşür?#

Satılan oda sayısını oda başına misafir sayısıyla, sonra da her öğün döneminde o misafirlerin yüzde kaçının o satış noktasında yemek yediğiyle çarpın ve otelde konaklamayan misafirleri ayrı bir sütunda ekleyin.

Aylık satılan oda sayısı oda bütçesinden gelir. Oda başına misafir sayısı kendi kayıt defterinizden gelir: tek, çift ve aile konaklamaları yıl boyunca farklı davranır ve ağustosta aile oteli olan bir tesis, şubatta aynı tesisten tamamen farklı bir kişi sayısı tablosu çıkarır.

Pansiyon tipi, kimin ücret ödeyen kişi sayısı olduğunu belirler. Oda kahvaltılı bir misafirin akşam yemeği, gelir taşıyan ek bir kişi sayısıdır. Yarım pansiyonlu bir misafirin akşam yemeği zaten ödenmiştir; o kişi sayısı gelir değil maliyet taşır. Bunu yanlış anlamak, yiyecek içecek gelir bütçesinin kendi kendini şişirmesinin en yaygın yoludur.

Yakalama oranı, otelde konaklayan misafirlerin o dönemde o satış noktasında yemek yiyen payıdır. Bunu kendi geçmiş kayıtlarınızdan, ay ay alın; asla dış bir kıyaslama ölçütünden değil, çünkü yakalama otelin yerleşimini, pansiyon karışımını ve fiyatlarını izler. Otelde konaklamayan misafirleri, yani dışarıdan gelenleri, yerel yiyicileri ve etkinlik misafirlerini kendi sütununda ekleyin: bunlar otelde kalanlardan farklı davranır ve her ay ayrıca incelenmelidir.

Çocukları kişi sayısına sayın ama kendi ortalama harcamalarını verin; yoksa satış noktasının bütününün kişi başı harcaması iki yönde de yanlış çıkar. Kapasiteyi en son kontrol edin: bir dönemdeki kişi sayısı, bütçelediğiniz vardiya planıyla servisin fiziksel olarak sunabileceği çevirme sayısıyla çarpılan koltuk sayısını aşamaz.

Aşağıdaki tablo hesabın biçimini gösteriyor. Her sayı varsayımsaldır ve "örneğin" olarak etiketlidir; önemli olan yapı, sayılar değil.

Ortalama harcama satış noktasına ve döneme göre nasıl bütçelenir?#

Ortalama harcama, bir satış noktasının bir dönemindeki gelirinin kişi sayısına bölümüdür ve geçen yılın toplamından alınmak yerine menüden yukarıya doğru kurulmalıdır.

Menüden kurun: beklenen yemek karışımı menü fiyatlarıyla çarpılır, üzerine içecek eki eklenir; yani içecek sipariş eden kişi sayısının payı, içeceğin ortalama fiyatıyla çarpılır. Bu, geçen yılın gelirini geçen yılın kişi sayısına bölmekten yavaştır, ama arkasında bir nedeni olan sayı üretir; ay kötü gittiğinde hangi varsayımın başarısız olduğunu sorabilirsiniz.

Dönem bazında tutun. Kahvaltıda ve akşam yemeğinde kişi başı harcama, farklı menülerin sürüklediği farklı sayılardır ve tek bir satış noktası ortalaması ikisini de gizler. Yiyecek harcamasını içecek harcamasından ayırın ki her biri daha sonra kendi maliyet satırıyla karşılaştırılabilsin, çünkü ikisinin kâr marjı yapısı ve sorunları farklıdır.

Oda fiyatının içindeki öğünler için ortalama harcama gelir değildir. Karşılık gelen sayı kişi başı maliyettir ve gelir bütçesinde değil, maliyet bütçesinde yer alır. İndirimleri, ikramları, personel yemeklerini ve davetiyeleri açıkça düşürün: bütçede unutulan her biri, her ay açıklanamayan bir sapma olarak geri döner.

Hangi maliyet kalemleri yiyecek içecek bütçesine girer?#

Dört grup: yemek maliyeti, içecek maliyeti, yan maliyetleriyle departman bordrosu ve diğer departman giderleri. Geri kalan her şey başka bir departmana veya dağıtılmamış maliyetlere aittir.

Yemek maliyeti menü maliyetlendirmesinden gelir: porsiyon büyüklüğü çarpı alım fiyatı, artı fire, bozulma, personel yemekleri ve ücretsiz kahvaltı. Bunu yüzdeyle birlikte kişi başı maliyet olarak izleyin, çünkü aşçının üzerinde çalışabileceği sayı kişi başı maliyettir. Bu, otelde yiyecek içecek maliyet kontrolünün bütçe tarafıdır ve iki belge aynı porsiyon ve fiyat varsayımlarını paylaşmalıdır.

İçecek maliyeti kendi satırıdır, çünkü kâr marjı yapısı yiyecekten farklıdır. Kırılma ve dökülmeyi dâhil edin; bunlar menüde hiç görünmeyen gerçek maliyetlerdir. Bordro, rol bazında kadro sayısı, çalışılan aylar, ücret artışları ve sosyal güvenlik, personel yemeği, personel servisi ve üniforma gibi yan maliyetler demektir. Bunu yıllık ortalama üzerine değil, otel personel bütçesinde açıklanan nedenlerle sezon takvimi üzerine kurun.

Diğer departman giderleri arasında mutfak yakıtı, temizlik kimyasalları, küçük ekipman ve mutfak gereçleri, restoran çamaşırı ve çamaşırhanesi, menüler ve baskı, hijyen ve ruhsat giderleri yer alır. Departmanın dışında tutun: kira, bina genel giderleri, idari işler, satış ve pazarlama, bina bakımı. Bunlar departmanın kontrolünde değildir ve dönemler ile satış noktaları arasındaki her karşılaştırmayı bozar.

Banket maliyeti kendi satırında durur: etkinlik başına yiyecek ve içecek maliyeti, banket için alınan geçici personel ve ekipman kirası. Satılan odalara değil, gerçekleşen etkinliklere karşı incelenir.

Her şey dahil otel, yiyecek içeceği farklı nasıl bütçeler?#

Bütçelenecek bir ortalama harcama yoktur, çünkü öğün oda fiyatının içinde zaten ödenmiştir. Sürücü kişi başı gecelik maliyete dönüşür ve kişi sayısı, misafir sayısına yakın olur.

Satış noktası gelir satırı kaybolur. Yiyecek içecek bütçesi, otelin geri kalanının kullandığı oda tahmininden alınan bir kişi gecesi hacmine karşı kurulmuş bir maliyet bütçesi hâline gelir. Kişi gecesi, satılan oda sayısının oda başına misafir sayısıyla çarpımına eşittir; misafir karışımı ve kalış süresi sayıyı oynattığı için ay ay bütçelenmelidir.

Kişi başı gecelik maliyet, toplam yiyecek ve içecek maliyetinin kişi gecesine bölümüdür. Her şey dahil bir tesiste savunulması gereken sayı budur; tıpkı bir şehir otelinin kişi başı maliyeti savunması gibi. Burada yakalama bir tercih değildir: her şey dahil misafir tesiste yer. Bütçe sorusu, işletmenin misafir başına günde gerçekte kaç öğün ve içecek sunduğu ve her birinin neye mal olduğu hâline gelir.

Ekstraların kendi kullanım başı maliyeti olmalıdır: à la carte restoranlar, premium içecekler ve paket dışı geç öğünler, karşılığında kişi sayısı olmadan maliyet taşır. Kişi başı gecelik maliyetin ima ettiği fiyat tabanı ayrı bir analizdir ve her şey dahil sistemde kişi başı gecelik maliyet yazısında ele alınır; bu bütçenin yalnızca maliyet tarafının doğru olması gerekir.

Yiyecek içecek bütçesi ay ay nasıl dürüst tutulur?#

Her sapmayı üç parçaya bölün: kişi sayısı, ortalama harcama ve kişi başı maliyet; bu sırayla inceleyin ki neden, tartışma başlamadan önce bulunsun.

Önce hacim: kişi sayısı bütçeye karşı, otelde kalanlar ve dışarıdan gelenler ayrı gösterilerek. Otelde kalanlardaki eksik bir oda hikâyesidir; dışarıdan gelenlerdeki eksik bir yerel pazar hikâyesidir. Sonra harcama: ortalama harcama bütçeye karşı, menü fiyatı değişiklikleri misafir karışımından ayrıştırılarak. Daha az kişiyle daha yüksek harcama, daha çok kişiyle daha düşük harcamadan farklı bir sorundur.

Sonra maliyet: kişi başı maliyet bütçeye karşı, alım fiyatı kullanımdan ayrıştırılarak; kullanım derken fire, porsiyon ve ikramlar kastediliyor. İkisi farklı düzeltmeler gerektirir: biri bir satın alma konuşması, öteki bir mutfak konuşmasıdır. Bordro kendi satırını alır: çalışılan saatler vardiya planına karşı ve ortalama ücret bütçelenen orana karşı.

Genel müdür için tek sayfaya koyun: satış noktası başına kişi sayısı, ortalama harcama, kişi başı maliyet ve kişi başı bordro, üç sapma adıyla anılmış hâlde. Bu, bütçe ve gerçekleşen farkını okuma disiplininin yiyecek içecek bölümüdür. Orijinal planı savunmak yerine kalan ayları yeniden tahmin edin: gözden geçirilemeyen bir bütçe, ekime gelindiğinde kullanılmamaya başlar.

Şimdi ne yapmalı#

Tek bir satış noktası alın, geçen yılın kişi sayısı zincirini kendi kayıtlarınızdan yeniden kurun ve size miras kalan bütçenin buna dayanıp dayanmadığına bakın. Sonra o tek sayfayı genel müdüre götürün. Zincir, yazının geri kalanını kullanılabilir kılan şeydir: kişi sayısı hacmi, ortalama harcama fiyatı ve karışımı, kişi başı maliyet mutfağı açıklar; böylece aylık incelemede tartışılacak tek sayı yerine üç bakılacak yer olur.