Acenta için sözleşmeli fiyat listesi: neler yazılır, neler yazılmaz, sürümler nasıl yönetilir?

Acenta sözleşmeli fiyat listesi, otelin bir sözleşme uyarınca tek bir seyahat acentesine gönderdiği, tarihli fiyat ekidir: oda tipleri, pansiyon türü, kapasite esası, tarih aralıkları, ek ücretler ve çocuk kuralları. Liste fiyatları taşır, yükümlülük taşımaz. Release, iptal ve no-show koşulları sözleşmede kalır; her listenin bir sürüm numarası, bir düzenleme tarihi ve bir arşivi olmalıdır.

Örneğin bir acente, yeni sezonun ilk haftasında üç odayı geçen sezonun fiyatıyla rezervasyon yapar. Otel listenin değiştirildiğini söyler. Acente yenisini hiç almadığını söyler. İki taraf da elinde "fiyat listesi" adında bir belge tutar ve hiçbiri hangi sürümün geçerli olduğunu kanıtlayamaz. Bu rehberi okuduktan sonra bir otelde acenta sözleşmeli fiyat listesinin hangi alanları taşıması gerektiğini, hangi koşulların sözleşmede kalacağını ve acenta, rezervasyon birimi ile otel yönetim sisteminin aynı belgeyi okumasını sağlayacak sürüm alışkanlığını adım adım uygulayabileceksiniz.

Sözleşmeli fiyat listesi nedir, ne değildir?#

Acenta sözleşmeli fiyat listesi, otelin imzalı bir sözleşme uyarınca tek bir seyahat acentesine gönderdiği tarihli fiyat ekidir: o acentenin hangi odaları, hangi pansiyonlarla, hangi tarihlerde hangi fiyattan satabileceği. Sözleşmenin kendisi değildir, halka açık tarife değildir, müsaitlik takvimi de değildir.

Liste sayı ve işaretçi taşır, yükümlülük taşımaz. Otelin neyi sağlamayı taahhüt ettiği ve sağlayamadığında ne olacağı sözleşme metnindedir. Liste ayrıca acenteye özeldir: koşulları farklı iki acente, arka plandaki fiyat tablosu tek olsa bile iki ayrı liste alır. Liste, kapıdan gelen misafire gösterilen halka açık tarife de değildir, müsaitlik takvimi de değildir; çünkü listedeki bir fiyat, belirli bir gece için oda bulunup bulunmadığı konusunda hiçbir şey söylemez.

Net mi brüt mü olduğu listenin kendisinde yazılmalıdır. Net liste, acente komisyonu düşüldükten sonra otelin eline geçen tutardır; bu dönüşümün kendi aritmetiği ve kendi sık yapılan hatası vardır, brütten nete geçişte komisyon sonrası fiyat hesaplamasında ayrıntılı anlatıyoruz.

Liste canlı bir belge değildir. Bir kez gönderildiğinde, acenteye ne söylendiğinin kaydıdır; düzeltmeler yeni sürüm olarak gelir, sessiz bir düzenleme olarak asla. Release süresi ve serbest satış gibi terimler farklı otellerde farklı anlamlar taşıdığı için, liste kullandığı her terimi kendi cümleleriyle tanımlamak zorundadır.

Her fiyat listesinde hangi alanlar bulunmalı?#

Rezervasyon biriminin kimseyi aramadan fiyat verebilmesi için gereken her alan: kesin tarihler, oda tipleri, pansiyon, kapasite esası, ek ücretler, çocuk kuralları, para birimi, vergi durumu ve sürüm.

Geçerlilik penceresiyle başlayın. Kesin tarihler yazın ve hangi tarihin belirleyici olduğunu da belirtin: varış tarihi mi, konaklamanın her gecesi mi. Sezon sınırından geçen bir konaklama, fiyat anlaşmazlıklarının sık başladığı yerdir. Oda tipleri, otel yönetim sisteminin kullandığı kodlarla yazılmalıdır; böylece verilen fiyat, resepsiyonda çeviri yapılmadan bir rezervasyonla eşleştirilir.

Pansiyon türleri listenin kendi cümleleriyle açıklanmalı, bu tesiste kahvaltı, yarım pansiyon ya da her şey dahilin ne içerdiği yazılmalıdır. Her pansiyon türünün tanımını liste kendisi verir; okuyucunun tahmin etmesi beklenmez. Kapasite esasını da belirtin: oda başına gecelik, tek kişilik mi çift kişilik mi ve bir misafir çift kişilik bir odayı tek başına kullandığında otelin ne kadar ücret uyguladığı.

Ek ücretler ayrı bir listede toplanır: manzara, kat, bitişik oda, geç çıkış, otopark, ilave yatak. Para birimini, fiyatların net mi brüt mü olduğunu ve vergilerin ile konaklama vergisinin fiyatın içinde mi üstüne mi eklendiğini yazın; vergi uygulamasını bir mali müşavirle teyit ettirin. Son olarak ileride tartışmayı önleyen idari alanları ekleyin: acentenin adı, otelin unvanı, sürüm numarası, düzenleme tarihi, fiyat soruları için adı yazılı bir yetkili ve release, iptal, no-show ile ödeme maddelerine işaret eden tek satır.

Release, iptal ve no-show: listede mi, sözleşmede mi?#

Sözleşmede. Liste maddeyi göstermelidir, yeniden yazmamalıdır; çünkü release süresini iki belge de yazıyorsa bir gün iki farklı süre yazacaktır.

Release süresi, iptal pencereleri ve no-show ücretleri yükümlülük ve para sonucu doğurur. Bunlar, kontenjan büyüklüğü ve ödeme koşullarıyla birlikte bir paket olarak pazarlık edildikleri sözleşme metnine aittir. Listede yalnızca maddenin adını veren tek bir işaret satırı bulunur. Rezervasyon görevlisinin satışı serbest varsaymasını önlemek için tek satır yeterlidir. Maddenin kendileri için allotment sözleşmesinde kontrol edilecek release süresi ve maddelere bakabilirsiniz.

Bir de üstünlük maddesi ekleyin: liste ile sözleşme çelişirse hangisi geçerli olur. Yaygın düzenleme, fiyat tablosu dışında sözleşmenin üstün tutulmasıdır; ama bunu otel karar verir ve yazar. Otel kolaylık olsun diye release süresini listede de tutmak isterse, sözleşmedeki ifadeyle birebir aynı olmalı ve sürüm kaydında yapılan her değişiklik yer almalıdır.

Kontenjan büyüklüğü ve odaların serbest bırakılma mekanizması sözleşme konusudur; listede release süresi, sözleşme onu tanımladıktan sonra yer alır. No-show ücreti sözleşmesel bir talep hakkıdır ve listede tek yer olarak asla bulunmamalıdır.

Çocuk ve üçüncü kişi fiyatları listeye nasıl yazılır?#

Oda tipi başına açık bir yaş grubu tablosu olarak; her grubun esası belirtilerek, asla dipnot ya da adı geçmeyen bir fiyatın yüzdesi olarak değil.

Yaş grupları sayılarla yazılmalıdır, örneğin 0-2, 3-6 ve 7-12; liste sınırda ne olacağını da söylemelidir: konaklama sırasında 13 yaşına giren bir çocuk hangi gruba girer. Her grubun esasını belirtin: ücretsiz, çocuk başına gecelik sabit tutar ya da yetişkin fiyatının payı; ve o tutara pansiyonun dahil olup olmadığı.

İlave yatak ile çocuğu ayırın. Beşikteki bebek, ilave yataktaeki çocukla aynı ürün değildir; liste fiyatın hangisini kapsadığını söylemelidir. Oda tipi başına azami kapasiteyi verin ki acente iki kişilik bir odaya üç kişilik satış yapmasın. Üçüncü yetişkin ile tek kişilik kullanım farkını, okuyucunun çift kişilik fiyattan türetmesi gereken bir kural olarak değil, ayrı satırlar olarak yazın.

İndirimleri, ek ücretlerle aynı tabloya koyun; çift kişilik odanın tek kullanımı ve pansiyonsuz durumlar dahil, okuyucu iki yönü tek yerde görsün. Aşağıdaki tablo bir şablon olarak kullanılabilir; hücreleri otel doldurur. Çevresindeki tam fiyat tablosu için sezon dönemleri, ek ücretler ve indirimlerin tek fiyat tablosunda toplanmasına bakabilirsiniz.

Fiyat listesi nasıl sürümlenir?#

Her sayfada üç şeyle: sürüm numarası, düzenleme tarihi ve değişiklik satırıyla. Geçerli sürüm tek fiyat verilebilen sürümdür; önceki her sürüm, rezervasyon biriminin ulaşabileceği bir arşivde kalır.

Telefonda söylenebilen bir sürüm etiketi kullanın, örneğin sezon artı sıra numarası: 2026 yaz, sürüm 3. Bu bir örnektir; önemli olan etiketin kısa ve tek anlamlı olmasıdır. Düzenleme tarihi ile yürürlük tarihini ayırın: listenin gönderildiği gün ile fiyatlarının geçerli olmaya başladığı gün genellikle aynı gün değildir.

Her sürüm için tek bir değişiklik satırı yazın: ne değişti, neden, kim onayladı. Tek satır yeterlidir; önemli olan var olması ve dosyayla birlikte gitmesidir. Gönderilmiş bir liste üzerinde asla yerinde düzenleme yapmayın; yeni bir sürüm ve değişen alanları adlandıran bir eşlik notuyla eskisinin yerine koyun. Gönderilen her sürümü arşivleyin ve hangi acentenin hangi sürümü hangi tarihte aldığını kaydedin.

Rezervasyon zamanı kuralını kararlaştırın ve yazın: yeni sürümün yürürlük tarihinden önce yapılan rezervasyon, yapıldığı anda yürürlükte olan sürüme göre fiyatlanır. Bu ticari bir politiktir, hukuki bir kural değil; otel seçer ve yazar.

Liste otel yönetim sistemine nasıl yüklenir ve nasıl kontrol edilir?#

Bir kez aktarın, sonra aktarımı kanıtlayın: sistemden fiyatları geri okuyun ve listeyle oda tipi oda tipi, tarih aralığı tarih aralığı karşılaştırın.

Liste bir belgedir; rezervasyon biriminin gerçekte fiyat verdiği yer otel yönetim sistemidir. Sisteme hiç yüklenmemiş bir liste, hafızadan fiyat verilecek listedir. Ana risk çift kayıttır; bu yüzden her oda tipi, pansiyon ve tarih aralığını listeleyen bir kontrol kâğıdı hazırlayın ve her birini deneme fiyatı sonrası işaretleyin.

Sınırları test edin: her tarih aralığının ilk ve son gecesi ve bir aralıktan diğerine geçen bir konaklama. Release süresi ile kontenjanı sistemde, listeye değil sözleşmeye göre kontrol edin. Para birimi uygulamasını da denetleyin: liste bir para birimindeyse, sistem başka bir para birimindeyse, liste otelin hangi kur üzerinden çevirdiğini belirtmelidir. Listeyi kimin yüklediğini, kimin kontrol ettiğini, tarihi ve sürüm numarasını kaydedin ki sonradan çıkacak bir anlaşmazlığın izi olsun.

Yazılım bu noktada elle yapılan adımı ortadan kaldırabilir. AI Otel'in dağıtım merkezi, otellerin sözleşmeli fiyatlarını kendi koşullarıyla seyahat acentelerine açması için geliştirildi; her fiyat teklifi hesabını gösterir: otelin neti, uygulanan her fiyat kuralı ve son fiyat. Demo verisiyle geliştirildi ve bağlı bir acente yok. Aktarım adımı kalktığında çift kayıt riski de onunla birlikte kalkar.

Acentenin okuduğu ile sizin okuduğunuz farklıysa ne yaparsınız?#

Önce sürüm numarasını, sonra alanı, en son sözleşmeyi karşılaştırın. Bir uyuşmazlık çoğu kez fiyat sorunundan önce sürüm sorunudur.

Acentenin elindeki listenin sürüm numarasını ve düzenleme tarihini, ayrıca zaman damgalı rezervasyon onayını isteyin. Üç yönlü kontrolü çalıştırın: liste sürümü, sistemdeki fiyat ve onaydaki fiyat. Yanlış verilen bir fiyatı kimin, hangi tutara kadar geçerli sayabileceğini önceden kararlaştırın; çünkü resepsiyonda doğaçlama yapan bir görevli, rezervasyondan uzun süre yaşayan bir emsal yaratır.

Yazılı yanıt verin, sürümü ve alanı adıyla belirtin, doğru fiyatı ve hangi tarihten geçerli olduğunu yazın. Sonra yalnız rezervasyonu değil nedeni düzeltin: sürümsüz bir düzenleme, eksik bir alan ya da sisteme hiç yüklenmemiş bir liste. Anlaşmazlık sözleşmesel bir talebe dönüşürse bu, otelin hukuk danışmanına sorulacak bir konudur; liste delildir, hüküm değil. Cezai şartlar için de aynı ilke geçerlidir; acenta ve grup sözleşmelerinde cezai şartın sınırlarına ayrı bir yazıda değiniyoruz.

Şimdi ne yapmalı#

Acenteye gönderdiğiniz son listeyi alın ve üzerinde üç şeye bakın: düzenleme tarihiyle birlikte bir sürüm numarası, yazılı bir kapasite esası ve release ile iptal maddelerine işaret satırı. Üçünden biri eksikse, bir sonraki sözleşme turunu beklemeden bu hafta yeni bir sürüm çıkarın, neyin değiştiğini adlandıran bir eşlik notuyla gönderin ve eski dosyayı arşivde bırakın. Böylece liste, sözleşme ve otel yönetim sistemi aynı şeyi söylemiş olur; sürümlemenin amacı da budur. Elle aktarım olmadan bir dağıtım merkezinin bunu nasıl yönettiğini görmek isterseniz görüşme talep edin.