Allotment sözleşmesi: release süresi ve kontrol edilecek maddeler

Bir allotment sözleşmesi, bir tur operatörüne veya seyahat acentesine belirli bir dönem ve anlaşılan fiyattan bir oda bloğu tahsis eder; release süresi, satılmayan odaların otele geri verilmesi gereken son tarihtir. Sözleşmeyi kontenjan büyüklüğü, release, garanti, stop sale, fiyat geçerliliği, iptal ve ödeme koşulları bakımından okuyun.

Sözleşme kasım ayında, geçen yılki dosyadan yalnızca iki rakam değiştirilerek imzalanır. Ertesi temmuzda bir salı sabahı release son tarihi geçer ve rezervasyondaki kimse hangi odaların otele döndüğünü, hangilerinin hâlâ taahhüt altında olduğunu söyleyemez. Bu yazı bir allotment sözleşmesini madde madde okuyor, sonra her maddeyi rezervasyon ekibinin her hafta aynı biçimde uygulayacağı bir kurala çeviriyor.

Allotment sözleşmesi nedir, free sale'den nasıl ayrılır?#

Bir allotment sözleşmesi, bir tur operatörüne veya seyahat acentesine anlaşılan fiyattan sabit bir oda bloğu tahsis eder; release süresi de operatörün satmadıklarını otele geri vermek zorunda olduğu tarihtir.

Allotment, Türkçede kontenjan olarak bilinir: odalar, belirli bir tarih aralığı için otelin kendi satılabilir envanterinden çıkarılır ve karşı taraf satsa da satmasa da tek bir tarafa ayrılır. Release süresi, genellikle varıştan belirli sayıda gün önce yazılan ve sonrasında satılmayan odaların otele döndüğü kesim noktasıdır. Sözleşme, iadenin sistemde kendiliğinden mi gerçekleştiğini yoksa yazılı talep mi gerektirdiğini söylemelidir; çünkü ikisi birbirinden çok farklı kanıt bırakır.

Free sale bunun tersi bir düzenlemedir: blok tutulmaz, acente otelin canlı müsaitliğinden rezervasyon yapar; otel o tarihler için kanalı kapatana kadar devam eder. On request (talep üzerine) hiç envanter tutmaz; her rezervasyon otelin onayını ya da reddini bekler. Garantili allotment'ta ise release yoktur: acente odaları satsa da satmasa da öder; fiyatın genellikle daha düşük olmasının nedeni budur.

Bu terimlerin hiçbiri Türkiye mevzuatında resmî bir tanıma sahip değildir. Sektör pratiğidirler; kötü yazılmış bir maddeyi sonradan bir standart göstererek düzeltemezsiniz. İmzaladığınız ifade, elinizdeki ifadedir.

Maddelere geçmeden önce karşı tarafı kontrol edin. 1618 sayılı Seyahat Acentaları ve Seyahat Acentaları Birliği Kanunu, seyahat acentasını turistlere turizmle ilgili bilgi vermeye, paket tur ve tur oluşturmaya, konaklama, ulaştırma, gezi, spor ve eğlence hizmetlerini görmeye yetkili ticari kuruluş olarak tanımlar; 4. maddesi, Türkiye'de seyahat acenteliği faaliyeti göstermek için Kültür ve Turizm Bakanlığı'ndan işletme belgesi alınmasını zorunlu kılar (kaynak: mevzuat.gov.tr, 1618 sayılı Kanun, birleşik metin, madde 1 ve 4 (yeni sekmede açılır), güncel metin). Belgeyi isteyin ve sözleşmenin yanında bir kopyasını saklayın.

Aynı oda bloğu, tüm kanalları tek bir envanterden beslediğinizde görünür kalır: acenteye taahhüt ettiğiniz şey, kendi satışınızın karşısında görünür olur. Bu disiplin her kanalı tek oda envanterinden yönetmek yazısında ayrıntılı işleniyor.

Release süresi takvime nasıl okunur?#

Maddeleri tarihli görevlere çevirin: her varış tarihinden geriye sayın, saat dilimini ve gün sayma kuralını sabitleyin, iadeyi yazılı olarak teyit edecek kişinin adını koyun.

Önce sayma kuralını belirleyin: varıştan önceki gün sayısı mı, ilk geceden önceki gün sayısı mı, yoksa sabit bir takvim tarihi mi. Varış gününün kendisinin sayılıp sayılmadığı, son tarihi tam bir gün değiştirir. Sonra kesim saatini ve hangi saatin geçerli olduğunu belirleyin; sözleşme otel saatine göre 18:00 diyorsa, son tarihte saat 19:00'de gönderilen bir iade geç kalmış sayılır.

İadeyi kimin tetiklediğini belirleyin: sistemde otomatik dönüş, acenteden yazılı bildirim ya da rezervasyonun elle yaptığı bir işlem. Her biri farklı kanıt bırakır ve daha sonra anlaşmazlığı çözen şey kanıttır. İade edilmeyen odalara ne olacağını da netleştirin: taahhüt altında kalırlar ve garanti talebine dönüşürler; dolayısıyla release kaydı aynı zamanda faturalama kaydıdır.

Örneğin: 15 Temmuz varışı için 20 oda tutulmuş ve release süresi 30 gün olsun. Son tarih otel saatine göre 15 Haziran saat 18:00'tir. Acente 12 odayı 16 Haziran'da iade eder; 8 oda taahhüt altında kalır ve garanti maddesi bunlara uygulanır.

Kontrolü son tarihte değil haftalık yapın. Önümüzdeki 21 gün içinde release tarihi gelen her kontenjanı listelemek, sistemdeki sayıyı teyit etmek, acentenin yazılı iadesiyle eşleştirmek, envanteri düzeltmek ve sonucu kayda geçirmek, tek bir rutinin adımlarıdır.

Taahhüt altındaki odalar satılmazsa garanti maddesi ne söylemeli?#

Garanti maddesi, taahhüt altındaki odalar satılmadığında otelin ne kadar alacağı olduğunu, bu rakamın nasıl hesaplandığını ve ne zaman faturalanıp ödendiğini açıkça belirtmelidir.

Üç farklı olayı birbirinden ayırın: garanti (tutulup satılmayan odalar için ödeme), iptal (geri çekilen rezervasyonlar için ödeme) ve no-show (hiç gelmeyen misafir). Her biri kendi maddesini ve kendi rakamını ister; çünkü farklı olaylarla tetiklenir ve farklı kanıtlarla tartışılır.

Hesap esasını sabitleyin: yalnızca oda fiyatı mı, fiyat artı pansiyon mu, vergiler ve ücretler dahil mi, oda-gece başına mı. Belirsiz bir esas, her faturayı bir pazarlığa çevirir. Kesinleşme tarihini de sabitleyin: acentenin kesin isim listesini (rooming list) göndermek zorunda olduğu gün ve ne listeye giren ne iade edilen odalara ne olacağı.

Bir taban ve bir tavan koyun: acentenin taahhüt ettiği en az oda-gece sayısı ve otelin riskini sınırlayan bir üst sınır; böylece hiçbir taraf açık uçlu bir rakam imzalamaz. Kanıtı belirleyin: otelin kendi release kayıtları ve müsaitlik raporları, bunları kimin görebileceği ve bir itirazın ne kadar sürede ileri sürülmesi gerektiği. Faturayı kararlaştırın: düzenlenme tarihi, para birimi, e-Fatura mı e-Arşiv mi (elektronik fatura) olduğu ve ödeme vadesi. Vergisel muameleyi sözleşmeden okumak yerine mali müşavirinizle teyit edin.

Stop sale hakkı nedir ve kesinleşen rezervasyonlara ne olur?#

Stop sale hakkı bir tarafa bir tarih aralığı için satışı kapatma imkânı verir; madde, hakkı kimin kullanabileceğini, ne kadar süre önce bildirim gerektiğini ve kesinleşmiş rezervasyonların ayakta kalacağını söylemelidir.

Hakkın kimde olduğunu yazın: yalnızca otelde mi, yalnızca acentede mi, her ikisinde de mi; ve hakkın tüm bloğu mu bir bölümünü mü kapsadığını. Bildirimin nasıl yapılacağını yazın: yazılı olarak, adı yazılı bir adrese, en az kaç saat veya gün önce ve kapanmanın hangi andan itibaren geçerli olacağı.

Görüneni yazılı olarak belirtin: stop sale gelecek satışları kapatır, kesinleşmiş rezervasyonları değil. Sözleşme aksini demedikçe kesinleşmiş bir rezervasyon kapanmadan sonra da geçerlidir. Mücbir sebebi, kullanılabilir olacak kadar dar ve dürüst olacak kadar geniş tanımlayın ve çağıran tarafın hangi kanıtı sunması gerektiğini yazın.

Acentenin kesinleşmiş rezervasyonları sert biçimde savunacağını bekleyin. 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun'un 51. maddesine göre paket tur sözleşmesi; ulaştırma, konaklama ve bunlara bağlı olmayan diğer turizm hizmetlerinden en az ikisinin her şeyin dâhil olduğu bir fiyatla birlikte satıldığı ve hizmetin yirmi dört saatten uzun sürdüğü ya da gecelik konaklama içerdiği sözleşmedir (kaynak: mevzuat.gov.tr, 6502 sayılı Kanun, birleşik metin, madde 51 (yeni sekmede açılır), güncel metin). Aynı madde, sözleşmenin hiç ya da gereği gibi ifa edilmemesinden doğan her türlü zarardan paket tur düzenleyicisini tüketiciye karşı sorumlu tutar; tüketici boşa harcanan tatil zamanı için de uygun bir tazminat isteyebilir. Düzenleyici bu baskıyı otele geri yansıtır.

Bir otelin kesinleşmiş bir rezervasyonu karşılayamadığında ne yapması gerektiğini söyleyen bir Türk hükmü bulamadık. Bu yüzden yanıtı sözleşmeye yazın: eşdeğer bir tesise nakil, farkı kimin ödediği, misafiri kimin bilgilendirdiği; ve kendi durumunuz için hukuk danışmanına danışın.

Hangi fiyat maddeleri netleştirilmeli?#

Fiyat maddesi, bedeli, para birimini, pansiyon esasını, geçerlilik tarihlerini ve fiyatın hangi koşullarda değişebileceğini sabitlemelidir.

Geçerlilik başlangıç ve bitiş tarihlerini tam yazın; pencere içinde başlayıp pencereden sonra biten bir rezervasyona ne olacağını da ekleyin. Para birimini adlandırın ve ödeme başka bir para birimiyle yapılacaksa kur mekanizmasını belirtin; imza ile ödeme arasındaki kur hareketini hangi tarafın taşıdığını söyleyin.

Pansiyon esasını sözleşmenin içinde tanımlayın. Yürürlükteki tesis yönetmeliğinde pansiyon türlerinin resmî bir tanımını bulamadık; bu yüzden fiyatın neyi kapsadığını etikete güvenmek yerine madde madde listeleyin. Erken rezervasyon pencerelerinin ve özel fiyatların allotment odalarına uygulanıp uygulanmadığına, geri çekilip çekilemeyeceğine ve çekilen bir teklifin yapılmış rezervasyonlara ne olacağına karar verin.

Tartışmayı doğuran küçük satırları da kapsayın: çocuk ve bebek politikası, ilave yatak, tek kişilik oda farkı ve tutulan oda tipi müsait olmadığında ne olacağı. Otelin herkese açık fiyatlarını kısıtlayan bir parite ifadesi varsa avukatınıza sorun; Türkiye'deki güncel hukuki durum bu yazı için doğrulanmadı, bu yüzden bunu ticari değil hukuki bir soru olarak ele alın.

Hesabı görünür tutun: net fiyatın herkese açık fiyattan nasıl kurulduğu, sözleşme ekine yazılmalıdır. Aynı kurulum, bir teklifi güvenilir kılan şeydir; seyahat acentelerine net fiyat ve hesabı görünen teklif yazısında ayrıntılı işleniyor.

İptal, no-show, isim listeleri ve ödeme koşulları ne söylemeli?#

Bu dört madde, bir rezervasyon son dakikada değiştiğinde kimin ne ödeyeceğini belirler; bu yüzden her birinin bir tanımı, bir son tarihi ve bir rakamı olmalıdır.

İptal: ücreti varıştan önceki gün sayısına göre kademelendirin; rezervasyon başına mı oda-gece başına mı olduğunu ve kademelerin iade edilen allotment odalarına mı yoksa yalnızca kesinleşmiş rezervasyonlara mı uygulanacağını yazın. No-show: tam olarak tanımlayın, örneğin önceden haber verilmeksizin belirtilen saate kadar gerçekleşmeyen varış; ve geç iptalden ayırın ki iki ücret üst üste binmesin.

İsim listeleri: kesin rooming list'in son tarihini ve biçimini belirleyin, eksik isimli kayıtlara otelin ne yaptığını yazın. Misafir kimlik bildirimi (KBS) tesisin kendi yasal yükümlülüğü olarak kalır; rooming list onun yerine geçmez.

Ödeme: ön ödemeyi, bakiye tarihini, yöntemi, para birimini, banka masraflarını kimin ödediğini ve ödeme geciktiğinde otelin ne yapabileceğini yazın. Mutabakat: acentenin faturasının otelin kayıtlarıyla nasıl eşleştirildiğini, kimin imzaladığını ve bir farkın ne kadar sürede ileri sürülmesi gerektiğini belirtin. Allotment içindeki grup rezervasyonları, bloktan rooming list'e ve tek bir hesaba uzanan kendi sürecini ister; bu süreç sezon başlamadan yazılmış olmalıdır, bkz. grup rezervasyonu: blok, rooming list ve ana folyo.

Her madde, rezervasyon ekibinin aynı biçimde uygulayacağı bir kurala nasıl dönüştürülür?#

Rezervasyon sayfasında her madde için tek bir satır yazın: tetikleyici, işlem, sorumlu ve kanıt; sonra buna karşı haftalık kontrol çalıştırın.

Sayfanın altı sütunu vardır: sözleşme maddesi, tetikleyici tarih veya koşul, işlem, sorumlu, tutulan kanıt, yükseltme yolu. Bir madde altı sütunu dolduramıyorsa henüz kural değildir. Sayfa rezervasyona aittir, satış ofisinin sözleşme klasörüne değil; masadaki kimsenin göremediği bir kural uygulanmaz.

Haftalık release kontrolü çekirdek rutindir: önümüzdeki 21 gün içinde release tarihi olan her allotment, sistemde teyit edilen oda-gece sayısı, acentenin yazılı iadesiyle eşleştirme, düzeltilen envanter ve kayda geçen sonuç. Aylık değerlendirme geriye bakar: hangi allotmentlar kesinleşti, hangi garantiler devreye girdi, hangi maddeler anlaşmazlık üretti ve yenilemeden önce hangi ifadenin değişmeli.

Her kuralın tek bir sahibi olsun; bir son tarihin ortak sahipliği, son tarihlerin kaybolma biçimidir. Yenilemede sözleşmeyi geçen yılki dosyaya değil, sayfaya karşı okuyun ve sayfanın sürekli düştüğü yerde maddeyi değiştirin.

Şimdi ne yapmalı#

Bu sezonun allotment sözleşmesini alın, burada işlenen altı maddeyi işaretleyin ve ilk release tarihi gelmeden rezervasyon sayfasını kurun: her maddeye bir satır, her satıra bir sorumlu, takvime karşı tek bir haftalık kontrol. Maddeler oteli ancak masadaki biri aynı gün, aynı biçimde, her hafta uyguladığında korur.