Bulut tabanlı otel programı mı, kurulu sistem mi? Artılar ve eksiler

Bulut tabanlı otel programı, satıcının işlettiği makinelerde çalışır ve personele bir tarayıcı üzerinden ulaşır. Kurulu sistem ise otelin içindeki bir sunucuda çalışır. Haftanızı asıl belirleyen fark teknoloji değil, sorumluluktur: güncellemeleri, yedekleri, kesintiyi ve kurtarmayı kim üstleniyor, maliyet ve çıkış nasıl şekilleniyor.

Bu tartışmayı bitiren fatura nadiren ilk faturadır. Yıllardır arka ofiste duran bir sistemi değiştiren otel, aslında iki farklı sorumluluk paketi arasından seçim yapar ve bunların yalnızca biri teknolojiyle ilgilidir. Yazının sonunda iki modeli, sonucu asıl belirleyen soruların yanına koyabileceksiniz: güncellemeler, yedekler, arıza biçimleri, beş yıllık maliyet, verinin ayrımı ve çıkış koşulları.

Bulut tabanlı otel programı ile kurulu sistem arasındaki fark nedir?#

Kurulu sistem oteldeki bir sunucuya kurulur ve personel ona yerel ağ üzerinden ulaşır. Bulut tabanlı program ise satıcının işlettiği makinelerde çalışır; personel resepsiyondan, ofisten ya da telefondan bir tarayıcıyla girer.

Terimleri bir kez netleştirin ve sabit tutun. Kurulu sisteme "yerel" ya da "sunuculu" yazılım da denir; bulut tabanlı olana "web tabanlı" ya da "online" da. PMS, otel yönetim sistemi (property management system), rezervasyon, odalar, hesaplar ve raporların çekirdek yazılımıdır ve iki modelde de vardır.

Bulut tek bir şey değildir. Çok kiracılı bir bulutta birçok otel aynı altyapıyı, verileri ayrı tutulmuş biçimde paylaşır; tek kiracılı bir kurulumda otelinize kiralık, kendine ait bir makine ayrılır. Satın aldığınızın hangisi olduğunu sorun, çünkü ayrım ve maliyet yanıtları değişir. Verinin fiziksel olarak nerede durduğu, yazılımı kimin işlettiğinden ayrı bir sorudur; barındırma yeri sözleşmede, yazılı olarak yer almalı, satış görüşmesinde kalmamalı.

Bazı ekipman iki modelde de binada kalır: kapı kilitleri, mali cihazlar ve kart kodlayıcılar yerel donanımdır. Buluta taşınan yazılım ve veridir, cihazlar değil. Değişmeyen şey de şu: otel verisinin sahibi olmaya devam eder, iş gününü gün sonu (night audit) ile kapatmaya devam eder ve her satış için bir mali belge üretmek zorundadır.

Karma kurulumlar da vardır: yerel bir cihaz köprüsü artı bulutta bir çekirdek. Bunları kendi başına bir model olarak görün ve her yarısını kimin desteklediğini sorun.

Güncellemeyi kim kurar, yedek kimin elinde?#

Kurulu sistemde bu işler sizin ya da bilişim firmanızın; bulutta satıcının işidir. Yine de işlerin yapıldığını ve bir geri yüklemenin sınandığını sizin denetlemeniz gerekir.

Kurulu sistemde güncelleme otelin işidir. Ertelenen güncellemeler sürüm sapmasına yol açar; eski bir sürüm, ilerlemiş bir kanalla ya da e-belge hizmetiyle sessizce çalışmaz hale gelebilir. Bulutta güncellemeler sizin tarafınızda bir proje olmadan gelir. Karşılığında değişiklikler satıcının takvimine göre gelir; bu yüzden personelinizin nelere bel bağladığının kısa bir listesini tutun ve her sürüm sonrası o listeyi kontrol edin.

Yedekler üç soru ve yalnızca somut yanıt kabul eder. Yedeği kim alıyor, kopya nerede duruyor, geri yükleme en son ne zaman sınandı. Hiç geri yüklenmemiş bir yedek bir plan değil, bir umuttur. Saklama süresini de sorun: ne kadar geriye gidebilirsiniz, hatalı bir kayda ne olur. İki modelde de mali kayıtlar silinmemeli; düzeltmeler iptal ve ters kayıtla yapılmalıdır.

Yasal değişiklik iki modelde de önemlidir. Misafir kimlik bildirimi (KBS) ve elektronik belgeler, kurallar değiştiğinde yazılımın değişmesini gerektirir; o değişikliği kimin gönderdiğini ve size nasıl bildirildiğini sorun. Son olarak, satıcı tarafında verinizi kimin görebildiğini, o erişimin kayda geçip geçmediğini ve kimin onayladığını sorun.

İnternet ya da sunucu çökerse ne olur?#

İki model farklı yerlerde bozulur. Kurulu sistem binanızdaki donanımla düşer; bulut, ona giden bağlantıyla. Her biri için yazılı bir prosedürünüz olmalı.

Kurulu sistemin gerçek bir gücü vardır: elektrik ve yerel ağ ayakta kaldığı sürece resepsiyon hiçbir dış bağımlılık olmadan çalışmaya devam eder. Zayıf yanı, arızayı binanın dışında fark eden kimse olmaması ve kurtarmanın, saat kaçsa o saatte sizin işiniz olmasıdır. Bulut bunu tersine çevirir: satıcı tarafında bozulan bir disk satıcının sorunu olur, ama internet hattınız mühendislikle aşılmadıkça tek bir arıza noktasına dönüşür.

İhtiyaç olmadan önce aşılmış olsun. Farklı bir sağlayıcıdan ikinci hat, mobil veriyle devreye giren bir yedek yönlendirici, yönlendiriciye ve resepsiyon makinelerine kesintisiz güç kaynağı ve hiçbir şey çalışmadığında misafir kabul etmenin basılı, elle yürütülen prosedürü. Çevrimdışı iddiasını sınayın: satıcıdan, kendi demo ortamınızda, kablo çekildiğinde personelin neler yapabildiğini ve bağlantı dönünce sistemin nasıl uzlaştığını göstermesini isteyin.

Kesinti sonrası uzlaşma, can yakıcı kısımdır. Kâğıda alınan girişler, sonradan hesaba işlenen harcamalar, gün sonu ve iki sistem ayrı düşerken aynı odayı iki kez satma riski. Kimi, hangi numaradan arayacağınızı ve o kişinin ne yapmaya yetkili olduğunu yazılı tutun. Yükseltme yolu olmayan bir destek adresi plan değildir.

Entegrasyonlar ve uzaktan erişim iki modelde nasıl çalışır?#

Her iki modelin de kanallara, e-belgelere ve misafir kimlik bildirimlerine giden bir internet yolu gerekir. Fark, yazılımınızla dış dünya arasına kaç parçanın girdiğinde ve her parçanın kime ait olduğundadır.

Kurulu sistemde entegrasyonlar çoğu zaman binada çalışan küçük bir bağlayıcı gerektirir; bu, ayakta tutulacak, yamalanacak ve elektrik kesintisinden sonra yeniden başlatılacak bir parça daha demektir. Kanal bağlantıları fiyat ve müsaitliği sürekli taşır; bağlantı düştüğünde risk yavaş bir ekran değil, çoktan satılmış bir odayı bir kez daha satmaktır.

Uzaktan erişim kolaylıktan önce bir güvenlik kararıdır. Rapora bakmak için tesise gelmek istemeyen sahip ya da grup ofisi, bulutta bu erişimi varsayılan olarak alır; kurulu sistemde bilinçli olarak kurulup bakımı yapılan bir özel ağ tüneli gerekir. Gruplar için tesisler arası sayıları birleştirmek, barındırma sorusundan çok veri sorusudur; ama bulutta bir çekirdek, birleştirmeyi daha kısa yapar.

Yerel donanım iki modelde de yerelde kalır. Hangi kapı kilitleri, mali cihazlar ve kart kodlayıcıların desteklendiğini ve desteğin yazılım satıcısından mı cihaz satıcısından mı geldiğini sorun. Diğer sistemler için belgelenmiş bir arayüz olup olmadığını, kimin kullanmaya yetkili olduğunu ve siz ayrılırken ona ne olduğunu da sorun. Bu parçaların birbirine nasıl bağlandığını geniş bakışla görmek için otel teknoloji altyapısı rehberimize bakın.

Maliyetler yıllar içinde nasıl karşılaştırılır?#

Kurulu sistem maliyeti lisansa, sunucuya ve kuruluma yığar, sonra bakım ve yenileme ekler. Bulut, genelde barındırmayı da içeren bir aboneliğe yayar. Hiçbir biçim kendiliğinden ucuz değildir; karşılaştırma yalnızca sistemin ömrü boyunca işler.

Kurulu sistemde gözden kaçan kalemler: birkaç yılda bir donanım yenileme, sunucu odasının elektrik ve soğutması, antivirüs ve izleme, anlaşmalı bir bilişim firması ve ofisi bir gün durduran yükseltme projeleri. Bulutta gözden kaçan kalemler: abonelik genelde oda, kullanıcı ya da modül sayısıyla büyür, yani büyümek para tutar; ek modüller, arayüz ücretleri ve yenilemedeki fiyat değişiklikleri de karşılaştırmaya girer.

İki modelde ortak kalemler: veri taşıma, eğitim, geçiş sırasında paralel çalışma, entegrasyon kurulumu ve çıkışın maliyeti. Her satıcıdan varsayımları listelenmiş, yazılı bir beş yıllık görünüm isteyin: oda sayısı, kullanıcı sayısı, modüller, öngörülen büyüme ve nelerin dışarıda bırakıldığı. Sonra iki beş yıllık görünümü aynı varsayımlar üzerine yan yana koyun; farklı oda sayıları ya da farklı modül listeleri üzerine kurulu bir karşılaştırma, karşılaştırma değildir. Bu sayıların arkasındaki fiyatlama modelleri için otel programı fiyatları üzerine yazımıza bakın.

İlk faturaya bakarak karar vermeyin. İlk fatura, hikâyenin en küçük parçasıdır.

Veriniz diğer otellerden nasıl ayrı tutulur, ayrılmak nasıl görünür?#

Ayrım ve çıkış, teknik konular olmadan önce sözleşme konularıdır. Kayıtlarınızın diğer otellerden nasıl ayrı tutulduğunu ve onları kullanılabilir bir biçimde yanınızda götürebildiğinizi bilmeniz gerekir.

Çok kiracılı bir bulutta birçok otel paylaşılan altyapıda durur. Soru, kayıtların veritabanı düzeyinde mi ayrıldığı, yoksa yalnızca bir kullanıcı girişiyle mi filtrelendiğidir; bunlar farklı koruma düzeyleridir. Doğrudan sorun: destek personeli bir ayarı değiştirerek başka bir otelin kayıtlarına ulaşabilir mi, bu erişim kayıt altında mı, onayı kim veriyor. Bunun pratikte nasıl işlediği için çok kiracılı otel yazılımı üzerine yazımıza bakın.

Hukuki rollerde genel kural şudur: otel veri sorumlusu, yazılım satıcısı ise veri işleyendir. Sözleşme bunu yazmalıdır ve açık rıza, saklama ve silme görevleri otelde kalır. Kendi durumunuzu bir avukatla ya da kişisel veri danışmanıyla doğrulayın.

Dışa aktarım somut yanıt ister: hangi biçim, ne sıklıkla, geçmişi ve ekleri içeriyor mu, ücretli mi. Bu yılın rezervasyonlarından oluşan bir elektronik tablo, dışa aktarım değildir. Çıkış koşulları ihbar süresini, sözleşme sonunda neyin iade edildiğini ve silindiğini, paralel çalışmanın ne kadar sürdüğünü ve özel raporlar ile eski ekler gibi geçmeyenleri kapsar. Mekaniği için PMS veri taşıma rehberimize bakın. Çıkış koşullarını, henüz pazarlık gücünüz varken, ilk misafir girmeden önce imzalatın.

Tesisiniz için seçimi hangi sorular netleştirir?#

Seçim, bulut hakkında genel bir hükümden değil, tesisinizin beş gerçeğinden çıkar. Bunları dürüstçe yanıtlayın; model çoğu zaman kendiliğinden seçilir.

İnternet önce gelir. Bağlantınız ne kadar güvenilir, farklı bir sağlayıcıdan ikinci hat çekebilir misiniz? Çekemiyorsanız, bulutta bir çekirdek abonelikten önce bir yedek plan gerektirir. İkinci sıra insanlar: binada ya da anlaşmayla, bir sunucunun, yamalarının ve yedeklerinin sahibi olabilecek biri var mı? Yoksa kurulu sistem sessizce kimsenin üstlenmediği bir işe dönüşür.

Biçim önemlidir: tek tesis mi grup mu, kaç satış noktası ve cihaz sisteme bağlanmalı, sahipler başka yerden rapor istiyor mu. Dayanma gücü de önemlidir: sistemsiz geçecek bir gün size neye mal olur, personeliniz sezon ortasında ne kadar değişim kaldırabilir. Ve ufuk: bu sistemi ne kadar tutmayı düşünüyorsunuz, o dönemin sonunda ayrılmak nasıl görünür? Arayışın başındaysanız otel yönetim sistemi seçim rehberimiz satıcılara sorulacak daha geniş soruları listeler.

Hüküm değil, işleyen bir kural: makul interneti, ikinci hattı ve içeride bilişim ekibi olmayan bir tesis için bulut, bir sınıf işi kaldırır; güvenilmez bağlantısı ve donanımın sahibi olabilecek biri olan tesis için kurulu sistem, hat düşünce resepsiyonu çalışır tutar.

Şimdi ne yapmalı#

İki satıcıya da aynı yazılı listeyi gönderin: güncellemeler, yedekler ve en son sınanan geri yükleme, kablo çekildiğinde ne olduğu, verinin nasıl ayrıldığı, varsayımlarıyla beş yıllık maliyet ve çıkış koşulları. Sonra iki broşürü değil, iki yanıtı yan yana koyun. Bulut mu kurulu sistem mi sorusu, o listedeki her satır için belirli birinin sorumlu olup olmadığından daha az önemlidir.