Otel programı fiyatları nasıl oluşur? Lisans, abonelik ve gözden kaçan kalemler

Otel programı fiyatları listelenmez, çünkü satıcılar farklı birimlerden ücret alır: oda başına, tesis başına, kullanıcı başına ya da modül başına. Rezervasyon, odalar ve faturaları yürüten otel yönetim sisteminin (PMS) bedeli, toplam maliyetin yalnızca bir parçasıdır. Kurulum, veri taşıma, eğitim, entegrasyonlar, donanım ve yenileme koşulları gerçek maliyeti belirler.

Örneğin iki satıcı aynı kırk odalı otele teklif verir. Biri oda başına aylık bir rakam gönderir; öteki tesis başına tek ücrete kurulum bedeli ekler. Hiçbir rakam hangisinin daha ucuz olduğunu söylemez, çünkü ikisi farklı şeyleri saymaktadır. Bu yazının sonunda elinizdeki her otel programı fiyat teklifini parçalarına ayırabilir, düzenli ücretin çevresindeki her kalemi adlandırabilir ve iki rakip teklifi gerçekten karşılaştırılabilecekleri tek bir sayfaya koyabilirsiniz.

Neden otel programı fiyatları liste halinde yok?#

Çünkü satıcılar farklı birimlerden fiyatlar ve otel değiştikçe toplamın nasıl hareket edeceğini o birim belirler. Yayımlanmış bir fiyat yalnızca tek bir tesis büyüklüğü ve tek bir modül seti için doğru olurdu; bu yüzden satıcılar liste vermek yerine teklif gönderir.

Satıcıların kullandığı dört birim#

Dört yaygın birim vardır: oda başına, tesis başına, adı geçen kullanıcı başına ve modül başına. Oda başına fiyat binayla birlikte büyür: yirmi oda eklersiniz, ücret artar. Tesis başına fiyat artmaz; bu, büyük tesisler için çekici, küçükler için pahalıdır. Kullanıcı başına fiyat kadro ve vardiya düzeniyle büyür; üç vardiya döndüren bir otel, tek resepsiyon çalıştıran otelden daha çok kullanıcı için öder.

Her birimin içinde ayrıca bir basamak yapısı gizlidir. Oda sayısı arttıkça birim fiyatın bantlar halinde düştüğünü ve basamakların nerede oturduğunu sorun. Bantlı fiyat düz bir çizgi değildir; küçük bir otelden büyük bir otele uzatarak hesap yapmak yanlış sonuç verir. Bir taban olup olmadığını da sorun: tesis küçük olduğunda ya da sezonun bir bölümünde kısmen kapalıyken uygulanan asgari aylık ücret.

Birimin gizlediği#

Birim, teklifin yalnızca yarısıdır. Hangi modüllerin temel fiyata dahil olduğunu, hangilerinin eklendiğini sorun: rezervasyon, resepsiyon, kat hizmetleri, faturalama, restoran ve bar satışları, raporlar, yasal uyum, kanal yöneticisi, misafir uygulaması. Ucuz görünen bir teklif basitçe daha az modül taşıyor olabilir ve eksik olanlar tam da tesisinizin ihtiyaç duydukları olabilir.

Süre uzunluğu birimle birlikte hareket eder. Üç yıllık oda başına fiyat ile bir yıllık tesis başına fiyat, ikisi aynı paydaya çevrilmeden karşılaştırılamaz. Küçük bir tesis için birim, taban ücret ve modül listesinden daha az önemlidir; bir pansiyon ya da butik otel çoğu zaman hiç kullanmayacağı kapasite için öder. Küçük bir tesis işletiyorsanız, küçük bir tesisin yazılımdan gerçekten neye ihtiyaç duyduğu, piyasanın ortalama teklifinin ima ettiğinden daha kısa bir listedir.

Fiyatları karşılaştırmadan önce otel yönetim sistemi seçiminde yazılım firmasına sorulacak soruları çalışın; kapsam soruları fiyat sorularından önce gelir, çünkü yanlış kapsam için verilmiş teklif bir fiyat değildir.

Lisans mı, abonelik mi: fark nedir?#

Lisans, yazılımın bir sürümünü kullanma hakkı satın alır; abonelik, genellikle barındırma ve güncellemeler dahil, çalışan bir hizmeti kiralar. Fark, nakit akışında, güncellemelerde ve ödemeyi kestiğinizde ne olacağında görünür.

Lisansın size vermediği#

Otel yazılımında lisans kullanma hakkıdır, mülkiyet değil. Kodu değiştiremez, yeniden satamazsınız. Lisans genellikle süresizdir ve yıllık bakım ile destek ücretiyle eşleşir; büyük sürüm yükseltmeleri ayrıca ücretlendirilebilir, barındırma, sunucular ve yedekler sizin sorumluluğunuzdadır. Abonelik ise düzenlidir: barındırma, güncelleme ve destek genellikle ücretin içindedir ve ödemeler durunca yazılım da durur.

Bazı satıcılar kelimeleri gevşek kullanır ve aboneliğe lisans ücreti der. Ölçüt, sürenin son gününde ne olduğudur: yazılım çalışmaya devam ediyor mu, hangi biçimde? Bu soruyu yazılı olarak sorun. İlişkinin sonunda neyi dışa aktarıp saklayabileceğinizi de sorun, çünkü misafir geçmişiniz ve mali kayıtlarınız modele bakılmaksızın size aittir.

İki modeli tek ufukta karşılaştırmak#

İki modeli aynı ufukta, örneğin üç yılda karşılaştırın: bir tarafa lisans alımını, yıllık bakımı ve kendi barındırma maliyetinizi, öbür tarafa aboneliği koyun. Her birinin defterlerinizde nasıl muamele göreceğini muhasebecinize sorun; muhasebe ve vergi muamelesi onun kararıdır, satıcının değil. Barındırma yeri ve sunucuları kimin işlettiği destek ve risk tablosunu değiştirir; bu nedenle bu seçimi bulut tabanlı otel programı ile kurulu sistemin artıları ve eksileriyle birlikte okuyun.

Aylık ücretin dışında hangi maliyetler var?#

Kurulum, veri taşıma, eğitim, entegrasyonlar, donanım ve e-belge entegratörü genellikle düzenli ücretin dışındadır ve aynı otel için iki teklifin en çok ayrıştığı yer burasıdır.

Kurulum ya da uygulama; oda tipleri, fiyat planları, vergiler, satış noktaları, kullanıcı rolleri ve raporların yapılandırılmasını kapsar. Sabit ücret ya da gün olarak faturalanır; hangi günlerin dahil olduğunu ve iş uzarsa ne olacağını sorun. Veri taşıma ayrı bir satırdır: ne taşınıyor, bilinçli olarak ne geride bırakılıyor ve eski sistem kapatılmadan önce sonucu kim kontrol ediyor. PMS değiştirirken nelerin aktarılıp nelerin geride kalacağı, teklif geldikten sonra değil, gelmeden önce verilmesi gereken bir karardır.

Eğitim yerinde ya da uzaktan, oturum ya da rol başına ücretlendirilir. Personel devri resepsiyona yeni insanlar getirdiğinde yeniden eğitimin dahil olup olmadığını sorun; çoğu tesiste bu her sezon olur.

Entegrasyon sorusu: kim faturalıyor#

Entegrasyonlar sessiz maliyettir. Kapı kilitleri, restoran ve bar satış noktaları, kanal yöneticisi, e-belge entegratörü ve misafir kimlik bildiriminin her birinin kendi sağlayıcısı vardır. Her biri için kimin ücret aldığını sorun: PMS satıcısı mı, öbür sağlayıcı mı, ikisi birden mi; ve bozulduğunda kim destekliyor. Elektronik faturalar lisanslı bir entegratör aracılığıyla kesilir; entegratör, PMS sözleşmesinden ayrı bir ticari ilişkidir ve genellikle kendi koşullarıyla faturalanır. Bu satırların ardındaki mekanizmayı PMS entegrasyonunun nasıl çalıştığını anlatan yazı açıklar.

Donanım ve fiziksel katman#

Donanım; kart kodlayıcılar, yazıcılar, ödeme terminalleri, ağ ekipmanı, artı kurulum ve kablo çekimini kapsar. Donanım çoğu zaman kimsenin ilk e-postaya koymadığı en büyük kalem olur. Her kalemin, faturalayan şirketin adıyla yazılı ve kalem kalem verilmesini isteyin. Toplu bir rakam karşılaştırılamaz ve bir şey bozulduğunda kimi arayacağınızı gizler.

Bir destek düzeyi gerçekte ne kapsar?#

Bir destek düzeyi; kapsam saatleri, kanallar, yanıt süresi ve satıcının yapmayacağı işlerle tanımlanır, "öncelikli" sözcüğüyle değil. Bu dördünü yazılı olarak isteyin.

Yanıt süresi ile çözüm süresi#

Yanıt süresini çözüm süresinden ayırın. Çoğu sözleşme bir insanın ne zaman cevap vereceğini taahhüt eder, arızanın ne zaman düzeleceğini değil; iki gün süren bir arızaya hızlı cevap, yine iki gündür. Kapsam saatleri daha çok önem taşır: yalnızca mesai saatleri mi, uzatılmış saatler mi, yoksa günün yirmi dört saati mi. Bir otelin zor anları akşamlar, hafta sonları ve resmî tatillerdir; sloganı değil takvimi kontrol edin. Kanallar ve dil de önemlidir: telefon, e-posta ve kayıt sistemi, ayrıca destek ekibinizin gece vardiyasının konuştuğu bir dilde yanıt veriyor mu.

Satıcılar arası eskalasyon (üst kademeye yükseltme), canı yanana kadar kimsenin okumadığı bölümdür. Kanal yöneticisi ile PMS müsaitlik konusunda anlaşamazsa kayıt kime aittir ve iki sağlayıcı arasındaki yolun sahibi kim? Destek sözleşmesi içinde neyin faturalı olduğunu da sorun: yeni raporlar, değiştirilmiş fiyat mantığı, özel dışa aktarımlar ve ek eğitim günleri, destek alan müşteriler için bile genellikle ücretli iştir.

İki satıcı arasındaki fark#

Geçiş desteği ayrı bir sorudur: geçiş günlerinin çevresinde kaç gün, yerinde mi uzaktan mı ve lansmandan sonraki ilk ay kapsamda mı. Referans olarak son iki destek sözleşmesini, ya da en azından tırmanma matrisini yazılı olarak isteyin; cevap, düzeyin adından daha çok şey söyler.

Yenileme, fiyat artışı ve asgari süre nasıl işler?#

Önemli olan rakam, sürenin sonundaki yıldaki fiyattır, ilk fatura değil; bu yüzden ücreti okumadan önce yenileme maddesini okuyun.

Endeksleme ve üst sınırlar#

Asgari süre ve ihbar süresini kontrol edin: ne kadar süreyle bağlısınız, iptal ya da yeniden pazarlık için kaç gün önce bildirim gerekir ve kimse harekete geçmezse sözleşme kendiliğinden yenilenir mi. Fiyat artışları sabit yıllık adım ya da endekse bağlı artış olarak gelir. Hangi endeks olduğunu, artışın bir üst sınırla sınırlı olup olmadığını ve sonradan eklenen modüllere uygulanıp uygulanmadığını sorun. Modül sürünmesi kendi tuzağıdır: süre ortasında bir modül eklemek, hangi fiyattan, ve eklemek süreyi ya da artış takvimini yeniden başlatıyor mu?

Otel boyut değiştirdiğinde ne olur#

Oda sayısı değişiklikleri iki yönlü işler. Oda ekleyen bir tadilat ya da bir sezon için hizmetten çıkarılan odalar: ücret kendiliğinden artıyor mu ve hiç düşüyor mu? Gündeminizde ikinci bir tesis varsa aynı koşulların geçerli olup olmadığını, yoksa her tesisin sıfırdan pazarlıkla mı geçtiğini sorun. Çıkış koşulları da aynı okumaya aittir: ihbar süresi, son fatura, veri dışa aktarım biçimi ve kapı kilitleriyle kanal yöneticisinin geçişten sonra da çalışmaya devam etmesi için entegrasyonların nasıl devredildiği. Yenileme koşullarını, ücretle aynı birimlerle karşılaştırma sayfanıza yazın ki üçüncü yılındaki rakam birinci yılındakinin yanında görünsün.

Aynı otel için iki teklif nasıl karşılaştırılır?#

İki teklifi tek bir sayfaya, aynı birimlerle, aynı süre boyunca koyun ve her üçüncü taraf kalemini kendi satırına yazın. Sonra manşet ücretleri değil, toplamları ve riski karşılaştırın.

Tek sayfa, iki satıcı#

Önce kapsamı sabitleyin: oda sayısı, satış noktaları, entegrasyonlar, adı geçen kullanıcılar, tesis sayısı ve süre. Kapsamı farklı olan iki teklif, aynı şey için iki fiyat değildir. İkisini de tüm süre boyunca oda başına ve ay başına maliyete çevirin; kurulum, taşıma, eğitim, donanım ve üçüncü taraf ücretlerini aynı aylara yayın. Her satırı dahil, ek ya da bilinmiyor olarak işaretleyin ve faturalayan şirketin adını yazın; sonucu belirleyen, bilinmeyen satırlardır.

Sonucu okumak#

Fiyat dışı satırları da aynı şekilde puanlayın: kapsam saatleri, yanıt taahhüdü, taşıma kapsamı, çıkış ve dışa aktarma hakları. Sonra aynı sayfayı iki satıcıya gönderin, doldurup yazılı olarak geri göndermelerini isteyin; sayfayı doldurmayan bir satıcı size önemli bir şey söylemiş olur. Örneğin iki sistemi karşılaştıran bir otel, birinde düzenli ücretin düşük ama kurulumun büyük ve iki entegrasyonun üçüncü taraflarca faturalandığını görebilir; ikisi süreye yayıldığında sıralama tersine döner. Kararı toplam maliyet artı görebildiğiniz risk üzerinden verin.

Sonraki adım: sayfayı bir sonraki tekliften önce kurun#

Bir sonraki teklifi okumadan önce kendi tesisiniz için tek sayfalık karşılaştırma tablonuzu kurun: odalar, satış noktaları, entegrasyonlar, kullanıcılar, süre ve her satırı faturalayan şirketin adı için bir sütun. Sonra her satıcıdan aynı sayfayı doldurmasını isteyin. Yazının parçaları bu sayfa üzerinden birleşir: birim, liste fiyatlarının neden olmadığını açıklar; lisans ya da abonelik seçimi ödemenin şeklini kurar; çevresindeki maliyetler ve destek koşulları satırları doldurur; yenileme maddesi ise son yılda gerçekten ödeyeceğiniz rakamı belirler.