Extranet nedir, nasıl kullanılır? Her sabah kontrol edilecekler

Otel extraneti, her rezervasyon sitesinin oteline ayırdığı, giriş yapılan özel yönetim panelidir: odalar, fiyatlar, müsaitlik, politikalar, mesajlar ve faturalar buradan yönetilir. Sabah rutini, beş konu üzerine yaklaşık on beş dakikalık bir geçiştir: yeni ve değişen rezervasyonlar, örnek tarihlerdeki fiyat ve müsaitlik, sitenin uyguladığı kampanyalar, misafir mesajları ve yorumlar, ödeme bildirimleri.

Kanal yöneticisi fiyatın gönderildiğini ve odanın açık olduğunu söyler. Siteyi gezen misafir farklı bir fiyat, kapalı bir tarih ya da otelin hiç almadığı bir rezervasyon görür. Extranet, bu farkın görünür hale geldiği yerdir ve ancak biri her sabah bakarsa görünür olur. Bu yazı, "booking extranet nasıl kullanılır" sorusunu bir rutine dönüştürüyor: her biri bir sahibi ve bir saati olan beş günlük kontrol, bir de haftalık derin bakış.

Extranet nedir ve kanal yöneticisi çalışırken neden bir insana ihtiyaç duyar?#

Extranet, rezervasyon sitesinin tesisiniz için açtığı, site verdiği bir girişle ulaşılan özel yönetim panelidir. Kanal yöneticisi fiyat ve müsaitliği buraya gönderir, ama sitenin bunlarla ne yaptığını geri okuyamaz.

Her tesis için her sitede tek giriş vardır; misafirin gördüğü herkese açık sayfadan ve otelin kendi sisteminden ayrıdır. Kanal yöneticisi oda tiplerini, fiyat planlarını, müsaitliği ve kısıtları tek yerden bağlı her siteye gönderir, böylece kimse bunları yeniden yazmaz; sitenin oluşturduğu rezervasyonları da otel sistemine iletir. Sitenin kendi kampanyalarını, mesajları, politika metinlerini veya ödeme bildirimlerini göstermez.

Extranette ise kanal yöneticisinin taşımadığı her şey durur: sitenin kendi kampanyaları ve indirim programları, iptal ve çocuk politikalarının tam metni, misafir mesajları, otele ulaşamayan rezervasyonlar dahil tam liste, faturalar ve ödeme bildirimleri. Site, otelin rakamlarının üzerine kendi katmanını ekler ve bu katman yalnızca burada görünür.

Dört arıza yaygındır: fiyat doğru gönderilmiş ama site kampanyası üstüne eklenmiş, rezervasyon sitede oluşmuş ama otele hiç gelmemiş, bir oda tipi yalnızca sitede kapalı, aylar önce düzenlenmiş ve unutulmuş bir politika. Çalışma kuralı basittir: otel sistemi konaklamanın kaydı, extranet satışın kaydıdır; sabah rutini de bu ikisini birleştiren yerdir.

Rutin hangi sitede olursa olsun aynıdır; hangisine önce girerseniz girin.

Her sabah önce hangi rezervasyonlar kontrol edilmeli?#

Son kontrolünüzden bu yana sitenin oluşturduğu rezervasyonlarla başlayın, sonra değiştirilen ve iptal edilenleri inceleyin; her birini başka bir şey yapmadan önce otel sistemiyle karşılaştırın.

Sitenin rezervasyon listesini varış tarihine göre değil, oluşturma tarihine göre sıralayın. Dünkü varışlar zaten otelde; kimsenin doğrulamadığı, dünkü yeni rezervasyonlardır. Her rezervasyonda dört alanı karşılaştırın: misafir adı, tarihler, oda ve fiyat planı, toplam tutar. Tutarda fark varsa nedeni genellikle bir kampanya, para birimi çevrimi ya da vergi gösterim farkıdır.

Değişikliği iptal artı yeni rezervasyon olarak ele alın. Eski tarihlerin boşaldığını, yeni tarihlerin kapandığını kontrol edin; aksi hâlde aynı oda iki kez tutulur. İptalleri iki yönlü kontrol edin: oda otel sisteminde envantere dönmeli ve sitede yeniden açık olmalı. Bir yerde kapalı, diğerinde açık bir oda, tam olarak kanallar arası çift rezervasyonun başlangıcıdır.

Hiç gelmeyen rezervasyon da bir satıştır. Site varsa, otel sisteminde yoksa, misafir elinde onay bulunduğu için önce sitenin kaydından elle oluşturun, sonra nedenini kayda geçirin. Tersi durumda, yani otel sisteminde olup sitede olmayan rezervasyon genellikle elle girilmiş ya da tekrardır: silmek yerine mutabakat yapın. Sahibi ve saati adlandırın: rezervasyon, sabah toplantısından önce, beş dakika.

Fiyat ve müsaitlik, misafirin gördüğü biçimde nasıl kontrol edilir?#

Tesisinizi sitede, her gün aynı dört sabit tarih için, gerçek bir misafirin kullanacağı para birimi ve dille, gizli tarayıcı penceresinde arayın ve gördüğünüzle ayarladığınızı karşılaştırın.

Örnek tarihleri sabitleyin ki karşılaştırma anlam taşısın: bu haftadan bir tarih, yaklaşık bir ay sonrası, bilinen bir yoğun tarih ve bilerek kapattığınız bir tarih. Girişsiz ve sadakat hesabısız bir gizli pencere kullanın; arama konumunu gerçek bir pazar olarak ayarlayın, çünkü ikisi de gösterilen fiyatı ve oda tiplerini değiştirebilir.

Tek bir şeyi değil dört şeyi karşılaştırın: görünen fiyatı, fiyatın içeriğini (kahvaltı, vergiler, tesiste ödenecek ücretler), iptal politikası metnini ve oda adını. Müsaitliği iki yönde sınayın: kapalı bir tarih oda göstermemeli, açık bir tarih en az bir rezervasyon yapılabilir oda tipi göstermeli. Açık olması gerekirken hiçbir şey göstermeyen bir tarih, hiçbir raporda göremeyeceğiniz kayıp gelirdir.

Para birimine dikkat edin. Site, misafirin para birimiyle gösterebilir; sizin ayarladığınız sayı misafirin gördüğü sayı değildir. Çevrimi ve kimin üstlendiğini bilin. Doğru yerden düzeltin: fiyat ve müsaitlik kanal yöneticisinden, politika ve içerik extranetten; sonra aynı aramayı yineleyerek düzeltmeyi doğrulayın. Parite konusunu ayrı tutun: kendi web sitenizle siteyi karşılaştırmak, sabah değil haftalık bir iştir; fiyat paritesi kontrol rutini bu işi ayrıntısıyla anlatır.

Sitenin uyguladığı kampanyalar neler ve otel bunlara onay verdi mi?#

Rezervasyon siteleri, sizin fiyatlarınızın üzerine kendi indirimlerini, kampanyalarını ve sadakat programlarını uygular. Sabah kontrolü, her birinin otelin onayladığı bir şey olup olmadığını, otelin onayladığı fiyatla sürüp sürmediğidir.

Birbirine benzeyen üç şeyi ayırın: extranette kendiniz oluşturduğunuz kampanyalar, bir kez katıldığınız ve süregiden programlar, otelin katılmaya davet edildiği site kampanyaları. Etkin fiyatı bulmak için örnek tarih aramasını ayarladığınız fiyatla karşılaştırın. Fark, sitenin katmanıdır ve indirim siteden değil otelin netinden çıktığında en çok önem taşır.

Her kampanyanın bitiş tarihine bakın. Varsayılan olarak yenilenen bir kampanya, bir otelin temmuz ayında bahardan beri indirim yaptığını fark etmesinin bilinen yollarından biridir. Kampanyalı fiyata bağlı politikayı kontrol edin: esnek iptal politikasıyla görünen iade edilemez bir fiyat, ilk misafirini bekleyen bir anlaşmazlıktır. Kampanyanın işaret ettiği içeriği de kontrol edin: fotoğraflar, açıklama, tesis özellikleri, çocuk ve ek yatak politikası, giriş saatleri. Yanlış bir tesis özelliği iddiası, otelin bedelini ödediği bir şikâyete dönüşür.

Sıralamayı kovalamayın. Sitenin sıralamayı nasıl yaptığını site dışında kimse bilmez; otelin gerçekten kontrol ettiği kaldıraçlar içerik doğruluğu, fiyat ve müsaitliktir. Kadansı belirleyin: fiyat ve kampanya kontrolü günlük, içerik ve politika gözden geçirmesi haftalık, sahibi e-ticaret.

Misafir mesajları, özel istekler ve yorumlar her sabah ne ister?#

Misafir mesajlarına aynı iş günü içinde yanıt verin, her özel isteği otel sistemine taşıyın ve yeni yorumlara, yanıtın işe yarayacağı kadar konaklama tazeyken cevap verin.

Mesajları tek sahibi olan tek bir gelen kutusuna yönlendirin. Birkaç personel girişine dağılan mesajlar, iki kez ya da hiç yanıtlanmayan mesajlardır. Misafirin ihtiyacına göre ayırın: varış öncesi sorular (transfer, geç giriş, bebek yatağı, otopark), konaklama sırasındaki sorunlar, konaklama sonrası fatura ya da kayıp eşya talepleri.

Her özel isteği, düz bir dille, otel sistemindeki rezervasyona yazın. Yalnızca extranette yaşayan bir istek, kat hizmetlerinin ve resepsiyonun hiç görmediği bir istektir. Yanıt süresini listenin bir parçası olarak görün, çünkü bazı sitelerde misafir bunu görebilir ve yavaş bir yanıt, konaklamanın ön izlemesi olarak okunur.

Yorumlara puana değil öze cevap verin: yanıt, son misafir için değil, rezervasyon vermeyi düşünen sıradaki misafir için yazılır. Herkese aynı paragrafı göndermek yerine yanıtı şikâyet türüne uydurun; otel yorumlarına cevap verme rehberimiz şikâyet türüne göre örnek yanıtlar verir. Parayı açık diyaloglardan uzak tutun: iade, ters ibraz ve tazminat özel mesaj kanalına aittir. Şüpheli sahte ya da şantaj amaçlı mesajları sitenin kendi bildirim yoluyla raporlayın ve pazarlık etmeyin.

Ödemeler, sanal kartlar ve faturalar her sabah ne ister?#

Her yeni rezervasyonda geçerli bir ödeme yöntemi bulunduğunu, tutarın otelin almayı beklediğiyle uyuştuğunu ve sitenin istediği faturanın istediği referansı taşıdığını kontrol edin.

Her rezervasyonun hangi ödeme modelini kullandığını bilin: otel tesiste tahsil eder, site tahsil eder ve sonradan öder ya da site, otelin belirli bir tarihte çekeceği bir sanal kart verir. Sanal kartlarda dört şeyi kontrol edin: aktivasyon tarihi, tutar, para birimi ve son kullanma. Süresi geçtikten sonra çekilen ya da yanlış tutarla çekilen bir kart, otelin belki ödenmeyeceği bir rezervasyondur.

Tutar farkını bekleyin ve anlayın. Kart ya da ödeme, sitenin komisyonu veya otelin finanse ettiği bir kampanya sonrası net olabilir; rezervasyon toplamı ile alınan paranın eşit olması gerekmez. Fatura gereksinimlerini kontrol edin: site, faturanın belirli bir unvana ve belirli bir rezervasyon referansıyla kesilmesini isteyebilir; eksik referans ödemeyi haftalarca geciktirir. Aylık değil haftalık mutabakat yapın: sitenin rezervasyon listesini otelin misafir hesaplarıyla, konaklamalar henüz hatırlanabilirken eşleştirin.

Haftalık derin kontrol ve kayıtta neler olmalı?#

Haftada bir kez günlük geçişin ötesine gidin: aramadan onaya kadar bütün yolu sınayın, neyin neden düzeltildiğini gözden geçirin ve hesaba kimin hâlâ eriştiğini kontrol edin.

İleri bir tarihe gerçek bir deneme rezervasyonu yapın, otel sistemine kadar izini sürün, sonra iptal edin ve odanın iki tarafta da envantere döndüğünü doğrulayın. Kanal yöneticisi ile site arasındaki oda tipi ve fiyat planı eşleştirmesini gözden geçirin, çünkü kaymış bir eşleştirme yanlış fiyatla rezervasyon üretir; kanal yöneticisi eşleştirme rehberi bunu nasıl sınayacağınızı anlatır.

Haftanın kaydını okuyun: ne yanlıştı, nerede düzeltildi, kim düzeltti, ne zaman yeniden kontrol edildi. Tekrarlayan bir satır kişi sorunu değil süreç sorunudur. Erişimi gözden geçirin: extranet girişi olan herkesi listeleyin, ayrılanları aynı hafta çıkarın, sitenin sunduğu her yerde iki adımlı girişi açın. Sıradaki yoğun döneme önceden bakın: minimum konaklama, belirli tarihlerde girişe kapama ayarları ve politikaları talep gelmeden, gelirken değil yeniden kontrol edin.

Şimdi ne yapmalı#

Beş günlük maddeyi ve yedi haftalık maddeyi tek bir sayfaya yazın, her satırın yanına bir ad ve bir saat koyun ve iki hafta boyunca hiçbir şeyi değiştirmeden uygulayın. Extranet, satışın kaydıdır; otel sistemi, konaklamanın kaydı. Bu rutin ikisini birleştirir ve değeri, aynı tarihlerde, aynı insanlar tarafından, düzeltmeleri yazıyla tekrarlanmasından gelir.