Fuar, konser ve maç günlerinde otel fiyatı: kontrol listesi

Fuar döneminde otel fiyatı, sezonun tamamını değil tek bir tarihi ilgilendirir: otomatik indirimleri kapatmak, minimum konaklama koymak, ön ödeme almak, acente bloklarını izlemek ve verdiğiniz kararları yazıya geçirmek demektir. İşin neredeyse tamamı tarih duyurulduktan sonraki aylarda, o gece değil, yapılır.

Örneğin bir otel ilkbaharda, bir fuarın şehri üç gece dolduracağını öğreniyor. Yaz başında o geceler çoktan dolmuş: her salı gecesi uygulanan fiyatla satılmış, çünkü yıl boyu açık indirim o gecelerde de işletilmiş ve kimse kapatmamış. Büyük tarihlerde para kaybetmenin yaygın bir yolu budur ve kısa, tekrarlanabilir bir düzenle önlenebilir. Bu yazı o düzeni sırasıyla anlatır: tarihi erken bulun, kapatılması gerekeni kapatın, koşulları belirleyin, blokları netleştirin ve sonucu kaydedin.

Etkinlik tarihleri kimsenin farkına varmadan neden ucuza satılır?#

Çünkü fiyatlar aylar önceden yüklenir ve her kanala kopyalanır; varsayılan olarak açık bir indirim, kapatılması gereken tek tarihte de açık kalır.

Fiyat planı sıradan bir hafta için kurulur, sonra sıkışacak tarihler dahil her tarihe uygulanır. Büyük bir tarihe gelen ilk rezervasyonlar genelde en ucuz açık kanaldan, en ucuz açık fiyatla gelir; misafir önce onu bulduğu için. Onaylanmış bir fiyat ise rezervasyonu bozmadan yükseltilemez; kayıp, fark edildiği anda değil, satışın yapıldığı anda kesinleşir.

İki örgütsel boşluk işi büyütür. Talep takvimi çoğu zaman pazarlama departmanında, paylaşılacak içerik listesi olarak tutulur; rezervasyon tarafında fiyatlanacak tarihler listesi olarak değil. Ayrıca tarihe sahip çıkan kimse yoktur: ön büro alınan rezervasyon sayısını (pick-up) görür, gelir yöneticisi fiyatı görür ve ikisi aynı anda ikisini de göremez. Kontrolün kendisi kısadır; atlamak ise o gecelerdeki her oda için farka mal olur.

Tarihi nasıl erken bulursunuz?#

Yayımlayan taraflardan toplarsınız ve kesinliği beklemek yerine, kaynağı ve güven düzeyiyle birlikte yazıya geçirirsiniz.

Birincil kaynak mekân ve düzenleyici takvimleridir: fuar ve kongre takvimleri, arena ve stadyum fikstür listeleri, şehrin kendi etkinlik duyuruları. Otelin kendi gelen kutusu da kaynaktır: düzenleyici etkinlik duyurulmadan önce çoğu zaman oda sorar ve o talep, elinize geçecek en erken sinyaldir.

Her tarihi dört alana kaydedin: etkinliğin adı, nerede gördüğünüz, ne kadar emin olduğunuz (duyurulmuş, haber verilmiş, tekrar eden) ve tekrar bakacağınız tarih. Tekrar eden etkinlikler gelecek yılın tarihini, güncel etkinlik biter bitmez açıklar; kaynak sayfası açıkken, aynı hafta girin.

Belirsizlik beklemek için bir gerekçe değil. Fiyatı yayımlamadan içeride kararlaştırabilirsiniz; ama geri çekmek zorunda kalabileceğiniz bir fiyatı yayımlamamalısınız. Bütün yıl için tek bir sayfa tutun ki bir konser, bir dini bayram ve bir okul tatili tek tek değil, birlikte görülsün. Bunun özü, yılın otel talep takvimini hazırlamak yazısında anlatılıyor.

Hangi fiyatları kapatmalısınız ve ne zaman?#

Önce indirimleri kapatın, esnek oranı açık ve fiyatlı tutun; kısıtlamaları yalnızca talebin taşıyabileceği yere ekleyin.

Esnek, iade edilebilir oran kapatılacak son şeydir. Geç talebi gerçekten istediğiniz fiyata yakalayan odur. Otomatik indirimler, erken rezervasyon, uzun konaklama, üye ve sezon indirimi gibi, etkinlik geceleri için kapatılmalıdır; çevresindeki bütün ay için değil.

Kurumsal anlaşmalı fiyatları da kontrol edin. Sözleşme etkinlik tarihlerini dışlamıyorsa, müşteri yılın en yoğun gecesinde her zamanki fiyatına hak kazanabilir; sözleşmeyi tarihten sonra değil, önce okuyun. Bir de şunu unutmayın: otel sisteminde kapalı ama bir kanalda açık kalan fiyat satılmaya devam eder. Kısıtlamayı taşıyamayan kanalda, o tarihler için kanalı kapatın.

Zamanlama güvene bağlıdır. Takvimi yayımlanmış çok günlük bir fuar erken fiyatlanabilir; kapasitesi kesinleşmemiş tek bir konser, pick-up bir şey söyleyene kadar bekleyebilir. Tek seferde tek değişiklik yapın ve not edin; böylece etkinlikten sonra hangi değişikliğin işe yaradığını bilirsiniz. Minimum konaklama, girişe kapalı (CTA) ve çıkışa kapalı (CTD) gibi kısıtlamalara yeni başlıyorsanız otelde satış kısıtlamaları yazısına bakın.

Fiyat makul ölçüde ne kadar yükselebilir?#

Misafirin sonradan kendine bunu açıklayabildiği ölçüde: tavan, karşılaştırmayla ve konaklamanın değeriyle belirlenir, şehrin doluluk oranıyla değil.

Misafir üç şeyi karşılaştırır: bu odanın sıradan bir gecedeki fiyatını, yanındaki otelin aynı gecedeki fiyatını ve eve döndüğünde anlattıklarını. Görünür bir gerekçesi olan yüksek fiyat, fuarın şehirde olması, otelin dolu olması veya fiyatın herkese aynı olması, resepsiyonda uydurulmuş gibi görünen bir fiyattan farklı okunur. Bedeli etkinlikten sonra gelir: yorumlar, geri dönmeyen misafirler ve faturayı görüp yenileme görüşmesinde soru soran kurumsal müşteriler.

Tavanı talep gelmeden belirleyin, takvim kaydına yazın ve üstündeki her fiyat için adı konmuş tek bir kişinin onayını isteyin. En yüksek geliri hedeflemeyi kural edinmeyin; bu hafta oteli, gelecek ay yorum sayfasını boşaltan bir fiyat kötü bir takastır. Yerel kurallar asılı tarife zorunlu tutuyorsa, neyin nerede asılması gerektiğini mali müşaviriniz veya hukuk danışmanınızla teyit edin.

Bu tarihler hangi koşulları taşımalı?#

Etkinlik gecelerine, kendi iptal penceresi, ön ödemesi ve garantisi olan ayrı bir fiyat planı verin; böylece standart koşullar diğer her tarih için olduğu gibi kalır.

Ayrı bir fiyat planı değişikliği görünür kılar: misafir koşulları dipnotlarda değil, fiyat adında ve rezervasyon onayında görür. Rezervasyon anında alınan ön ödeme, ilk gece veya belirtilen bir oran, tutulmuş bir odayı bağlanmış bir odaya çevirir; kimin hangi gerekçeyle feragat edebileceğini önceden kararlaştırın. Daha kısa bir iptal penceresi, iptal edilen odanın yeniden satılmasının zor olduğu tarihlere uyar. Pencereyi düz bir dille söyleyin ve herkese aynı biçimde uygulayın.

No-show ve erken ayrılma muamelesini, fiyatı satan her kanalda aynı yerde, aynı sözlerle belirtin. Koşullar açık olmalı ve misafire karşı haksız olmamalıdır; iptal ve cezaya ilişkin tüketici kuralları duruma göre değişir, bu yüzden kendi metninizi yayına almadan önce hukuk danışmanına inceletin. Koşulları tek bir soruyla sınayın: misafir varış sabahı iptal ederse, ekibiniz kimseye sormadan tam olarak ne tahsil edeceğini biliyor mu? Metnin kendisi için otel iptal politikası nasıl yazılır yazısına bakın.

Acente ve organizatör bloklarıyla ne yaparsınız?#

Her bloku bir takas olarak görün: odalar, bir fiyat, bir iade tarihi ve adı konmuş bir sahip; bloğun kazandırdığını, aynı odaların tek tek satılmasının kazandıracağıyla karşılaştırın.

Önce blok serbest bırakma (release) tarihini sorun. Serbest bırakma tarihi yeniden satmaya vakit bırakmayacak kadar geçse, o blok ödünç verdiğiniz değil, verdiğiniz bir bloktur. Serbest bırakma anında satılmayan odalara ne olduğunu sorun: size kendiliğinden mi dönüyor ve döndüğünü kim teyit ediyor?

Yeniden satış önemlidir. Anlaşmalı fiyattan oda alıp etkinlik fiyatıyla satan acente, sizin gelir yönetimi işinizi yapıyor ve farkı kendine alıyor; bunu mu istediğinize, yoksa odaları daha erken geri mi almak istediğinize karar verin. Bloğun fiyatını, aynı odaların o gecelerde gerçekte satabileceği fiyatla, bloğun sessizce satıştan çektiği geceler dahil, karşılaştırın. Düzenleyici blokları, fuar düzenleyicisi, bir takım veya bir tur gibi, çoğu zaman ek yükler taşır: kahvaltı saatleri, ulaşım, her şey için tek fatura. Bu ilişkinin sahibi olarak otel içinde bir kişi adlandırın ve iade tarihini, etkinlik tarihinin yanına takvim kaydına yazın ki ikisi birlikte gözden geçirilsin. Büyük bir bloku kabul etmeden önce displacement analizi yapın.

Etkinlikten sonra ne kaydetmelisiniz?#

Kararları ve sonuçları takvim kaydının kendisine yazın; böylece gelecek yıl hatırayla değil kanıtla başlar.

Tarihi ve kaynağını, otelin bu tarihi ilk öğrendiği günü yazın: o boşluk, gerçekte ne kadar hazırlık süreniz olduğunu gösterir. Değişiklik öncesi ve sonrası fiyatı, hangi kısıtlamaların hangi gecelerde kullanıldığını kaydedin. Duyurudan varışa haftalık pick-up'ı izleyin; talebin sizin varsaydığınız değil, gerçekte ne zaman geldiğini görürsünüz.

Ayrıca blokların aldığı odaları, iade edilen odaları ve iadenin zamanında yapılıp yapılmadığını; iptalleri, no-show'ları, erken ayrılmaları ve satılamayan odalara mal olduklarını kaydedin. O gecelerin nihai ortalama fiyatını ve doluluk oranını, doğrulayamayacağınız bir sektör rakamıyla değil, aynı etkinliğin kendi geçmiş etkinliğiyle karşılaştırın. Ekibin neyi farklı yapacağına dair tek satır ekleyin; konu hâlâ canlıyken yazılmış haliyle.

Şimdi ne yapmalı#

Tarihi duyduğunuz hafta, bir ad, bir kaynak ve bir sahibiyle takvime yazın, sonra listeyi sırasıyla uygulayın: indirimleri kapatın, talebin taşıyabileceği kısıtlamaları ekleyin, koşulları belirleyin, blokları netleştirin ve sonucu aynı kaydın üzerine yazın. Bunu bir kez yapın, aynı etkinliğin gelecek yılki sürümü tahminle değil kayıtla başlar. Bu haftaki adımınız: takvimi açın ve sıkışacağını bildiğiniz bir tarihte, yıl boyu açık bir indirim olup olmadığını kontrol edin.