Kamu kurumlarına konaklama satışı: doğrudan temin, ihale ve faturalama

Kamu kurumları Türkiye'de otel konaklamasını ya 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki bir ihaleyle ya da doğrudan teminle satın alır. Doğrudan temin, ilan, teminat ve ihale komisyonu gerektirmeyen basitleştirilmiş bir yoldur; sayılan hâllerde kullanılır, bunların arasında parasal limiti aşmayan ihtiyaçlar ile temsil ağırlama faaliyetleri kapsamındaki konaklama, seyahat ve iaşe alımları yer alır.

Örneğin bir bölge müdürlüğü kırk personeli için üç gece, yarım pansiyon ve bir toplantı salonu talep eder. Otel fiyat gönderir, sonra bekler; etkinlik tek güne düşer ya da bir kamu konukevine taşınır. Bunun nedeni genellikle satış masasındaki kimsenin okumadığı bir metinde yazılıdır. Bu yazının sonunda, kurumun hangi alım yolunu kullandığını adlandırabilecek, dosyasına dayanabilecek bir teklif hazırlayabilecek ve konaklamayı gerçekten ödenen bir faturaya dönüştürebileceksiniz.

Kamu kurumları Türkiye'de otel konaklamasını nasıl satın alır?#

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu (yeni sekmede açılır)'nda sayılan yöntemlerden biriyle: üç ihale usulünden biriyle ya da Kanunun saydığı hâllerde doğrudan teminle.

Kanunun 18 ila 20. maddeleri üç ihale usulünü belirler. Açık ihale usulünde bütün istekliler teklif verebilir. Belli istekliler arasında ihale usulünde yalnızca ön yeterlik sonrası davet edilenler teklif verebilir. Üçüncüsü pazarlık usulüdür; 21. madde bu usulü yalnızca sayılan hâllerde kullanmaya izin verir, bunlardan (f) bendi yaklaşık maliyeti parasal limite kadar olan mal veya hizmet alımlarıdır. (b), (c) ve (f) bentlerinde ilan zorunlu değildir; ilan yapılmazsa kurum en az üç istekliyi davet eder ve yeterlik belgeleriyle fiyat tekliflerini birlikte vermelerini ister.

Doğrudan temin (22. madde) dördüncü yoldur: ihtiyaç, sayılan hâllerde, ilan yapılmadan ve teminat alınmadan karşılanır. Parasal limitler her yıl 1 Şubat'tan geçerli olmak üzere güncellenir (67. madde); Ocak'ta okunan bir rakam Şubat'ta eskimiş olabilir. Teklif vermeden önce güncel tebliğe bakın.

Aynı kurum, aynı üç gecelik konaklamayı, tutara ve duruma göre farklı yollardan satın alabilir. Teklifi kurmadan önce, hangi yolun kullanıldığını yazılı olarak sorun. Konuşmanın tamamını taşıyan üç kavram vardır: ihale, doğrudan temin ve yaklaşık maliyet, yani kurumun kendi maliyet tahmini. Yaklaşık maliyet teklif değildir; kurumun hangi rakamdan hareket ettiğini yine yazılı olarak sorun.

Doğrudan temin nedir ve otelin yazılı olarak vermesi gereken nedir?#

Doğrudan temin, 22. maddedeki yoldur: kurum, ihtiyacı ilan ve teminat olmadan, fiyat araştırması yapıp alımı gerçekleştirmek üzere görevlendirdiği kişiler aracılığıyla karşılar.

İhale komisyonu kurulması gerekmez ve 10. maddedeki yeterlik kuralları aranmaz. İhale yetkilisinin görevlendirdiği kişiler piyasada fiyat araştırması yapar, sonra alımı yapar. Otel için pratik sonuç budur: yazılı teklifiniz, dosyanın dayandığı kanıttır.

Bir otel için iki bent önem taşır. (d) bendi, parasal limiti aşmayan ihtiyaçlarla birlikte temsil ağırlama faaliyetleri kapsamındaki konaklama, seyahat ve iaşe alımlarını kapsar. (a) ve (b) bentleri, ihtiyacın yalnızca tek bir gerçek veya tüzel kişice karşılanabilmesi ya da tek kişinin ihtiyaçla ilgili özel bir hakka sahip olması durumlarını kapsar. 2026 yılı 22/d limitleri şöyledir: büyükşehir belediyesi sınırları içindeki idareler için 1.021.827 TL, diğer idareler için 340.391 TL (Kamu İhale Tebliği No. 2026/1, Resmî Gazete 22.01.2026, sayı 33145, 1 Şubat 2026'da yürürlüğe girdi).

Alıcı, piyasa fiyat araştırmasını gösterebilmek zorunda olduğundan teklifin kanıt olarak kullanılabilir olması gerekir: tarihli, imzalı, oda tipi ve pansiyon tipine göre kalem kalem, vergiler ayrıca gösterilmiş, geçerlilik süresi ve kurumun referansı yazılmış olmalı. Aralık veya "başlangıç fiyatı" göndermeyin; başka bir teklifle karşılaştırılabilecek ve dosyaya konabilecek olan, birim başına tek ve kesin fiyattır. Odayı değil konaklamayı fiyatlandırın: toplantı salonu, kahve molası, otopark ve yemekler aynı kâğıtta olmalı, yoksa karşılaştırma bu kalemler olmadan yapılır.

Otel bir kamu kurumu konaklama ihalesini nasıl bulur ve teklif verir?#

İhale duyuruları yayımlanır; teklifin, şartnameye satır satır yanıt vermesi, birim fiyatlar ve duyuruda sayılan her belgeyi içermesi gerekir.

Kamu İhale Kurumu'nun ihale duyuru sistemi (ihale.gov.tr) ile Resmî Gazete'ye bakın. Duyuru usulü, istenen belgeleri ve son tarihi adlandırır. Teknik şartname, taslak hâliyle gerçek sözleşmedir: oda sayısı, pansiyon tipi, konum, belge veya sınıf, giriş ve çıkış saatleri, otopark, toplantı alanı ve otelin fiilen yürütmediği herhangi bir hizmet olarak okuyun.

1. madde (f) bendindeki pazarlık usulü de her yıl 1 Şubat'tan geçerli olmak üzere güncellenen bir parasal limite bağlıdır; aynı tebliğde 2026 için bu limit 3.406.508 TL'dir. Bu bandın üzerinde, ilanlı bir usul normal yoldur. Şartnamedeki zorunlu bir unsurun karşılanmaması genellikle teklifi bitirir; bu nedenle girip girmeyeceğine erken karar verin ve kararı yazıya geçirin ki satış masası baskı altında konuyu yeniden açmasın.

Hesabı görünür tutun. Kurumun her birim fiyatı toplamla denetleyebilmesi gerekir; açıklamasız tek tutarlı bir rakam, ihaleye değmeyecek kadar zaman kaybettiren bir sorgu davet eder. Son tarihler mutlaktır: geç, imzasız veya eksik bir dosya sonradan tamamlanamaz; zarfı kapanış saatinden geriye doğru hazırlayın. Duyuru çıkmadan önce otelin bir sayfalık bilgi dosyasını hazır bulundurun: kapasite, oda tipleri, pansiyon seçenekleri, mesafeler, belgeler ve teklifleri imzalayacak kişi.

Tasarruf tedbirleri, kamu kurumlarının otellerde toplantı yapmasını engelliyor mu?#

Kısıtlamalar geniş bir kapsamda tanımlanmıştır: kamu kurum ve kuruluşlarının hizmet içi eğitim, konferans, seminer, çalıştay, sempozyum ve benzeri faaliyetleri esas itibarıyla uzaktan erişimle yapılır.

Metin, Tasarruf Tedbirleri konulu 2024/7 sayılı Cumhurbaşkanlığı Genelgesi (yeni sekmede açılır)'dir: 16 Mayıs 2024'te imzalandı, 17 Mayıs 2024 tarihli ve 32549 sayılı Resmî Gazete'de yayımlandı ve 2021/14 sayılı Genelgeyi yürürlükten kaldırdı. Faaliyetin yüz yüze yapılması zorunluysa kamu tesisleri kullanılır, faaliyet mümkün olduğunca kamu personeliyle yürütülür, görev süresi ve görevli sayısı en düşük düzeyde tutulur. Uluslararası toplantılar ve millî bayramlar dışında açılış, konferans, seminer, yıl dönümü ve benzeri kutlama ve organizasyonlar için gezi, kokteyl, yemek ve benzeri davet düzenlenmez. Temsil ve ağırlama ödenekleri zorunlu hâller dışında kullanılmaz.

Bu son cümle, ihale kanunuyla çetrefil bir biçimde kesişir. 4734 sayılı Kanunun 22/d bendi, temsil ağırlama kapsamındaki konaklamayı doğrudan temin hâli olarak sayarken, genelge bu ödeneklerin ne zaman kullanılabileceğini daraltır. İki metin sorunu otel için çözmez; kurumun hangi dayanağa güvendiğini sorun ve yanıtı kaydedin.

Kapsam önemlidir. Genelge; 5018 sayılı Kanuna ekli cetvellerdeki kamu idareleri ve bağlı kuruluşları, il özel idareleri, belediyeler ve bağlı kuruluşları, kamu iktisadi teşebbüsleri ve sayılan diğer kuruluşları, bütçelerinden veya diğer kaynaklarından yaptıkları harcamalar bakımından kapsar. Doğal afet, salgın hastalık, orman yangını, iç ve dış güvenlik ve istihbarat gereği zorunlu harcamalar kapsam dışıdır. İstisnalar izin ister: merkezî idareler için Cumhurbaşkanlığından (önce Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Strateji ve Bütçe Başkanlığının görüşü alınarak), il özel idareleri için İçişleri Bakanlığından, belediyeler için Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığından. Ayakta kalan bir etkinlik daha kısa, daha küçük, kuruma daha yakın ya da böyle bir izinle yapılıyor olabilir.

O hâlde genelgenin yasakladığı bir etkinliğin peşinden koşmayın. Neyin değiştiğini sorun, dosyayı tutun ve uygun sürümü önerin: daha kısa bir konaklama, kamu kurumlarına özel fiyatla daha küçük bir blok ya da konaklamasız bir günlük toplantı.

Teklif, oda listesi ve değişiklikler nasıl yönetilmeli?#

Kurumun dosyalayabileceği tek bir belge takımı olarak: kesin bir teklif, son tarihi belli ve isimli bir oda listesi, ilk oda tutulmadan önce yazılmış değişiklik koşulları.

Teklifi her seferinde aynı yapıyla kurun: oda tipi, pansiyon, gece sayısı, birim fiyat, toplam, vergiler, geçerlilik ve otopark, toplantı salonu, kahve molası gibi dâhil olanlar. Bedelsiz odaları ve ön ödemeyi teklifin içinde yazın. Rezervasyon anında kart öngören bir ön ödeme koşulu, bir kamu kurumunun ödeme sürecine uymaz; ön ödemeyi vade tarihi belli bir fatura olarak yazın.

İsimleri isteyin ya da en azından oda başına gecelik bir tahsis isteyin. İsimsiz bir blok kayar ve otel, tuttuğu ama satamadığı odaların riskini taşır. Bir değişiklik penceresi yazın ve her iki tarafta birer kişi adlandırın; geç gelen eklemelerin müsaitlik durumuna göre teklif edilen fiyattan mı yoksa günün fiyatından mı geleceğini önceden yazın. Kurumun iptali ile tek bir misafirin gelmemesini ayırın: bunlar farklı sonuçları olan farklı olaylardır ve aynı maddeyi paylaşmamalıdır. Teklifin ve oda listesinin her sürümünü saklayın; dosya, fatura aylar sonra sorgulandığında otelin savunmasıdır. Fiyatlar, bedelsiz odalar ve ön ödeme mekaniği grup teklifi nasıl hazırlanır yazısında ayrıca ele alınır.

Kamu kurumu otel faturaları nasıl kesilir ve nasıl ödenir?#

Sözleşmeyi yapan birime, kurumun istediği belgelerle, otelin değil kurumun bütçe döngüsünü izleyen ödeme koşullarıyla.

Sözleşmeyi yapan tüzel kişiye fatura kesin, rezervasyonu yapan kişiye değil. Birim, departman ve referans numarası faturada yer almalı; çünkü faturanın kurum içinde hangi yola gideceğini bunlar belirler. Belgenin e-Fatura mı e-Arşiv fatura mı olacağı mükellefin kapsamına bağlıdır ve özel entegratör keser; seçim otelin tercihi değildir. İkisi arasındaki fark e-Fatura ve e-Arşiv farkı yazısında açıklanır.

Faturada KDV tevkifatı uygulanıp uygulanmayacağını bir mali müşavirle teyit edin. Tevkifat, otelin fiilen aldığı tutarı ve satışın kaydını değiştirir; konaklamanın kendisinden ayrı bir konudur. Etkinlikten önce hangi bütçeye taahhüt edildiğini ve ödeme vadesinin ne olduğunu sorun. Kart tahsilatı hızını varsaymayın: kamu kurumu taahhüt edilmiş bir bütçe kaleminden öder ve yıl sonu bu kalemi kapatır.

Alacağı, misafir bakiyesi değil, kendi vade yaşlandırmasıyla kurumsal bir cari hesap olarak izleyin. Misafir hesabı kapanmıştır; geriye adı, referansı ve vade tarihi olan bir borçlu kalır ve acentelerle şirketlerle birlikte otelin cari hesaplarında izlenir. Belge izini bir arada tutun: imzalı oda listesi, verilen hizmetlerin teyidi, yemek ve toplantı salonu için teslim belgesi. Bir sorgu belgeyle yanıtlanır, açıklamayla değil.

İnsanlar konusunda: alımı yürüten birimle ve ödemeyi yapan birimle çalışın, her talebe yazılı yanıt verin ve karar veren kişilere asla hediye, yemek veya ağırlama teklif etmeyin. Satın alma etiği iki tarafa da uygulanır; ilişkiyi yazışma ve dosyayla sınırlı tutun ve kuruma alıcıları için hangi etik kuralların geçerli olduğunu sorun.

Şimdi ne yapmalı#

Tek bir kamu dosyası kurun ve ona bir sorumlu verin. Dosyada, tebliğ referansıyla 2026 limitleri, tasarruf genelgesi, bir teklif şablonu, bir oda listesi şablonu, bir fatura kontrol listesi ve alacağın ödemeye kadar izlenmesini üstlenen bir kişinin adı bulunsun. Yol belgeleri, belgeler faturayı, fatura ise otelin ne zaman ödeneceğini belirler.