Otel gelir gider tablosu: küçük otel ve pansiyon için aylık şablon

Otel gelir gider tablosu, aylık tek sayfalık bir yönetim tablosudur: geliri oda, yemek ve ek hizmet satırlarında, giderleri besledikleri karar temelinde gruplayarak listeler ve bunların ardındaki satılan oda gecesi, doluluk oranı ve ortalama oda fiyatı (ADR) değerlerini aynı sayfada tutar. Muhasebecinin yasal defterlerinin yanında durur, vergiyi gelirin dışında tutar ve her çeyrekte bu defterlerle karşılaştırılır.

Muhasebecinin dosyası yılı doğru kapatacaktır ama Mart ayı hakkında size hiçbir şey söylemeyecektir. Mart'ı anlatan tablo tek sayfadır ve onu kendiniz tutmak zorundasınız. Bu yazıyı okuduktan sonra o sayfaya neyin, hangi sırayla gireceğini, hangi gider satırlarının yerini hak ettiğini ve tabloyu defterlerden uzaklaştırmayı önleyen üç kuralı bileceksiniz.

Muhasebecinin defterlerinin yanında neden yönetim tablosu tutulmalı?#

Çünkü ikisi farklı sorulara yanıt verir: defterler ne borçlu olduğunuzu, yönetim tablosu ise gelecek ay ne yapmanız gerektiğini söyler.

Yasal defterler muhasebecide kalır. Bu tablodaki hiçbir şey onların yerini almaz, bir belgenin düzenleniş biçimini değiştirmez veya beyan edilecek tutarı belirlemez. Defterler vergi için düzenlenmiştir ve belge tarihini izler. Sizin tablonuz kararlar için düzenlenmiştir ve ayı izler; bu yüzden ikisi asla satır satır örtüşmeyecektir.

Tek sayfa tutun, her kalem için tek satır, her ay aynı sırada, öyle ki iki ay yan yana konduğunda hiçbir şey baştan kurulmasın. Bir kapanış günü belirleyin, örneğin izleyen ayın beşinci iş günü, ve tabloyu her zaman aynı kaynaklardan doldurun: gün sonu (night audit) toplamları, tedarikçi faturaları, banka hesap özetleri. Tabloyu dolduran bir kişi ve okuyan bir kişi adıyla belirlensin. İki sahibi olan tablonun sahibi yoktur ve hafızadan doldurulan tablonun değeri yoktur.

Aylık tabloyu yıllık planla aynı biçimde kurun, öyle ki yıllık bütçe bu tabloların on iki sütunu olsun. Yapı, ay ay planlanan otel bütçesi rehberindekiyle aynıdır.

Ne olmadığını da açıkça bilin: bu tablo bir nakit akışı planı değildir, vergi beyannamesi değildir ve muhasebecinin mizanının yerine geçmez.

Otel gelir gider tablosunun gelir tarafında ne bulunur?#

Dört satır: oda, yemek, ek hizmet ve diğer. Geri kalan her şey bunlardan birinin içindeki ayrıntıdır.

Oda satırı yalnızca oda geliridir ve komisyon öncesi fiyatla kaydedilir. Komisyon, gider tarafında bir dağıtım maliyeti olarak yer alır; böylece tablo hem brüt satışı hem de o satışı kazanmanın bedelini gösterir.

Yemek satırı kahvaltı, yarım pansiyon, tam pansiyon, her şey dahil farkını ve konaklamayan kişilere yapılan restoran satışlarını kapsar. Yemeğin ayrı bir satır mı yoksa oda gelirine katılacak mı olduğuna bir kez karar verin, sonra yıl ortasında asla değiştirmeyin.

Paket fiyatları bir kural gerektirir. İncelenen kaynaklarda bir paketi oda ve yemek arasında bölmenin resmî bir yöntemi yoktur; bu yüzden bir bölme kuralı seçin, tabloya yazın, her ay uygulayın ve muhasebecinize gösterin.

Ek hizmetler minibar, çamaşırhane, spa, transfer, geç çıkış, otopark ve misafir hesabında odanın yanında görünen başka her şeydir. Diğer gelir toplantı salonu kiralanmasını, tur operatöründen alınan komisyonu, kullanılmayan bir varlığın satışını kapsar. Bu satırı küçük ve görünür tutun ki asla odalardaki zayıf bir ayı gizlemesin.

Konaklama vergisini ve KDV'yi her gelir satırının dışında tutun. Konaklama vergisi faturada ayrıca gösterilir ve KDV matrahına dahil edilmez (Mevzuat Bilgi Sistemi, Gider Vergileri Kanunu, Kanun No. 6802, Madde 34, birleşik metin (yeni sekmede açılır), 01.11.2026).

Satılan oda gecelerini, oda gelirini girdiğiniz sırada yanına yazın. İkisi farklı günlerde farklı kişilerce girilirse, tablonun ilerleyen bölümlerindeki oranlar birbirini tutmaz.

Küçük bir otel hangi gider satırlarını izlemeli ve nasıl gruplamalı?#

Giderleri tedarikçinin faturasına göre değil, besledikleri karara göre gruplayın; çünkü üzerinde işlem yapamayacağınız bir satır, birleştirmeniz gereken satırdır.

Personel; ücretleri, sosyal güvenlik primlerini, sezonluk ödemeleri ve sağlıyorsanız personel yemeği ile personel konaklamasının gerçek maliyetini kapsar. Sezonluk çalışanlar ayrı bir "sezonluk" satırında değil burada yer alır. Yiyecek içecek maliyeti, ayın faturaları değil, ay başı ve ay sonu stokla düzeltilmiş alımlardır; aksi halde yoğun bir teslimat haftası sonucu çarpıtır.

Enerji; elektrik, gaz, su ve kazan yakıtıdır. Sayaçları kapanış günü okuyun ki ay gerçekten bir ay olsun, bir faturalandırma dönemi değil. Çamaşırhane, dışarıya verildiyse fatura edilen tutardır; içeride yapılıyorsa deterjan, su, elektrik ve tükettiği işçilik saatlerine bölünür.

Dağıtım; rezervasyon sitesi komisyonu, seyahat acentesi komisyonu, ödeme kuruluşu ücretleri ve varsa ücretli görünürlük ödemeleridir. Bir kanalın bedelini hak edip etmediğini söyleyen satır budur. Bakım ve sarf malzemeleri; onarımları, tüketilebilirleri ve küçük yenilemeleri kapsar; bir onarımı bir iyileştirmeden ayırın, çünkü biri ayın maliyeti, diğeri ise bir varlık olur. Sabit giderler; kira, sigorta, ruhsatlar, muhasebe ücreti, yazılım abonelikleri ve banka masraflarıdır: Şubat ayında da gelmeye devam eden satırlar.

Her satır için test şudur: bu satır hiçbir zaman bir fiyatı, bir vardiya planını, bir tedarikçiyi veya bir menüyü değiştirmenize yol açtı mı? Cevap hayırsa, onu bir üstteki satırla birleştirin ve tabloyu okunur tutun.

Oda geceleri, doluluk ve ADR aynı tabloya nasıl sığar?#

Bunlar paydalardır: onlarsız para, aylar arasında, sezonlar arasında ya da başka bir tesisle karşılaştırılamaz.

Müsait oda gecesi, satılabilir oda sayısının aydaki gece sayısıyla çarpımıdır. Renovasyon için kapatılan odalar sayımdan çıkar ve ayrıca not edilir; aksi halde doluluk rakamı kendini olduğundan iyi gösterir. Satılan oda geceleri rezervasyon listesinden değil, gün sonundan alınır; çünkü rezervasyon bir vaattir, oda gecesi ise bir olgudur.

Üç oran kendiliğinden gelir: doluluk oranı, satılan oda gecesinin müsait oda gecesine bölümüdür. ADR, oda gelirinin satılan oda gecesine bölümüdür. RevPAR, oda gelirinin müsait oda gecesine bölümüdür. Üç tanımı tablonun başına yazın ve bütün yıl boyunca koruyun. Temmuz ayında değiştirilen bir tanım, önceki her ayı karşılaştırılamaz hale getirir.

Kültür ve Turizm Bakanlığı, belgeli tesisler için bir doluluk oranı yayımlar; ancak bu oran yalnızca Bakanlık belgeli tesisleri kapsar, tüm otelleri değil. Bu yüzden kendi rakamınızı, kapsam farkını kontrol etmeden yayımlanmış bir rakamın yanına koymayın (Kaynak: Kültür ve Turizm Bakanlığı, Bakanlık belgeli konaklama tesisi istatistikleri, Ağustos 2026). Konaklama başına gece sayısını ve misafir sayısını da ekleyin; çünkü yemek ve ek hizmet geliri oda geceleriyle değil, bunlarla birlikte hareket eder.

Formüller ve onları bozan hatalar RevPAR, ADR ve doluluk oranı hesaplama rehberinde ayrıntılı anlatılır.

Tabloyu muhasebecinin rakamlarından uzaklaştırmayı önleyen kurallar hangileridir?#

Üç kural: tek esas, nakit ya da tahakkuk; verginin gelirin dışında tutulması; ve istisnasız uygulanan tek bir kur kuralı.

Nakit esasında para hareket ettiğinde kaydedilir. Tahakkuk esasında ise hizmetin sunulduğu ayda kaydedilir. Birini seçin, tabloya yazın ve yıl içinde ikisini asla karıştırmayın. Fark gerçektir ve zararsızdır: Aralık'ta konaklayıp Ocak'ta faturalanan bir misafir, tahakkuk esaslı tabloda Aralık'a, nakit esaslı tabloda Ocak'a aittir. Kural kararlıysa ikisi de doğrudur.

Vergi: konaklama vergisi faturada ayrıca gösterilir ve KDV matrahına dahil edilmez (Mevzuat Bilgi Sistemi, Gider Vergileri Kanunu No. 6802, Madde 34, birleşik metin, 01.11.2026). Onu devlet için tahsil edilen para olarak kaydedin, asla gelir olarak değil; geçerli oranı ve kendi kapsamınızı muhasebecinizle doğrulayın.

Döviz: bir kural seçin, örneğin fatura tarihindeki merkez bankasının günlük gösterge kurunu, yazıya geçirin ve her satıra uygulayın. Kur hareket etti diye geçmiş bir ayı yeniden değerlemeyin. Dövizli fatura için vergi kurallarının hangi kuru istediği muhasebecinizin sorusudur; tablonun ihtiyacı olan tek şey, tutarlı uygulanan bir kuraldır.

Komisyonu gider tarafında tutun ve vergiyi gelirin dışında tutun. Yıl sonundaki tartışmaların çoğunu tek başına bu iki tercih önler.

Doldurulmuş bir ay nasıl görünür?#

İşte 12 odalı bir pansiyon için uydurma bir ay; rakamlar gerçek bir tesisi değil, yapının net görünmesini sağlamak için yuvarlak seçildi.

Örneğin: 12 oda ve 30 gece, 360 müsait oda gecesi demektir; 216'sı satıldı, doluluk %60. ADR 1.500 iken oda geliri 324.000 ve RevPAR 900'dür.

Oranlar: müsait oda gecesi 360, satılan 216, doluluk %60, ADR 1.500, RevPAR 900, satılan oda gecesi başına maliyet 1.380 lira.

Ay 144.000 bırakıyor; bu, satılan her oda gecesi için yaklaşık 667 lira demektir. Gelecek ayın kararlarına taşınacak tek rakam budur, çünkü bir oda gecesinin ne kadar kazanması gerektiğini söyler.

Tabloyu sabit bir sırayla okuyun: önce sonuç, sonra üç oran, sonra geçen yılın aynı ayına göre en çok hareket eden iki satır. Sezonluk bir tesis için son ayla değil, geçen yılın aynı ayıyla karşılaştırın. Nisan'ı Mart'la karşılaştırmak, sezonların varlığından başka hiçbir şey öğretmez. Yıllık görünüm, aynı satırların on iki sütunudur; mevsimsellik o zaman her yaz bir sürpriz olarak gelen değil, çevresinde plan yapabileceğiniz bir biçim olarak görünür.

Yapıyı kopyalayın, rakamları asla. Bu rakamlar bir örnektir ve hiçbir tesis ya da bölge için kıstas değildir.

Tablo muhasebecinin rakamlarıyla nasıl eşleştirilir ve bu tablodan ne zaman çıkarsınız?#

Her çeyrekte karşılaştırın, her farkı nedeniyle açıklayın ve USALI'yi yalnızca tesisin her biri kendi sonucunu gerektiren birden çok gelir merkezi olduğunda düşünün.

Her çeyrekte tablonuzdaki geliri defterlerdeki gelirle karşı karşıya koyun ve farkı nedenine göre listelemeye çalışın: zamanlama, başka bir ayda düzenlenen belge, bir düzeltme, kur dönüşümü, farklı grupladığınız bir satır. Farkı yok etmek için tabloyu asla düzeltmeyin. Yanına nedenini yazın ki aynı nedeni gelecek çeyrekte yeniden keşfetmek yerine tanıyın.

Muhasebecinizden sözlü bir özet yerine aynı tarihli bir mizan isteyin. Karşılaştırma iki belge ister; bir belge ve bir hafıza değil. Farkları bilgi olarak okuyun: yinelenen bir zamanlama farkı genellikle kapanış gününüzle muhasebecinin kesim tarihinin uyuşmadığı anlamına gelir ve bu bir hata değil, süreç sorunudur.

USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry), bir tesisi gelir merkezlerine ve departmanlara bölen standart bir hesap planıdır. Birden çok departmanın satış yaptığı ve tüketim gerçekleştirdiği tesislerde karşılığını verir; küçük bir tesis için ise sahip olmadığı zamanı harcar. Geçiş sinyalleri: kendi yöneticisi olan birden çok gelir merkezi, bir yönetim sözleşmesi ya da departman sonuçları isteyen bir kredi veren veya yatırımcı.

Bu tablo bir nakit akışı planı değildir. Sezonlar arasındaki aylar için nakdi ayrıca planlayın; sezonluk otelde nakit akışı planı bunu anlatır, çünkü kârlı bir ay ile borçlarını ödeyebilen bir ay aynı ay olmayabilir. Planın karşısındaki ay ay hareketi okumak ayrı bir beceridir ve bütçe gerçekleşen farkı analizi rehberinde ele alınır.

Şimdi ne yapmalı#

Tek bir sayfa açın, başına esası, vergi kuralını ve kur kuralını yazın, geçen ayı gün sonu toplamlarından ve tedarikçi faturalarından doldurun. Aynı satırları on iki ay boyunca koruyun, her çeyrekte muhasebeciyle karşılaştırın; tablo, her Ocak baştan kurduğunuz bir belge değil, planınızı yaptığınız yıllık görünüme dönüşür.