Otel ilaçlama: yetkili firma seçimi, güvenli uygulama ve misafir odaları

Otel ilaçlama, yıl boyu süren bir programdır; tek seferlik püskürtme ziyareti değildir. Önce önleme ve izleme gelir, sonra biyosidal kuralların öngördüğü izinlere sahip bir firmayla uygulama yapılır. Her uygulama otelde bir Ek-1 formu bırakır ve ilaçlanan oda, firmanın yazılı onayı gelene kadar kapalı kalır.

Gece on birde bir misafir banyoda böcek görür. Otelin imzalı sözleşmesi, fatura dosyası vardır; ama geçen ay hangi odalara uygulama yapıldığına ya da hangi ürünün kullanıldığına dair kaydı yoktur. Bu boşluk yaygındır ve giderilebilir. Bu yazı, çalışan bir otel ilaçlama programının ne içerdiğini, firmanın yetkilerinin nasıl doğrulanacağını, uygulamadan önce ve sonra nelerin yapılması gerektiğini ve kayıtların nasıl tutulacağını anlatıyor. Sonunda sözleşmenizi ve dosyanızı denetleyebileceksiniz.

Otel ilaçlama programı gerçekte ne içerir?#

Program; önleme, izleme ve kayıtlardan oluşur; ruhsatlı uygulama son adımdır, hizmetin tamamı değildir. Sözleşme, aylık ilaçlama ziyareti değil; denetim ve bulgu takvimi satın alır.

Önleme binadan başlar. Servis kapıları ve yükleme alanları tam kapanmalı, açılır pencerelere tel takılmalı, süzgeç kapakları oturmalı, boru geçişleri kapatılmalı, çöp odaları mutfak kapısından uzakta ve sabit bir boşaltma takvimiyle tutulmalıdır. Haşere sorununun çoğu, kapanmayan bir kapı, oturmayan bir süzgeç ya da duvardan uzaklaşmış bir depodur.

Kuru depolarda stok yerden ve duvardan ayrı tutulur; böylece süpürgelik boyunca geçen bir yol görünür kalır. Teslimler depoya girmeden kapıda kontrol edilir, çünkü bir teslim, böceklerin binaya girdiği en yaygın yoldur.

İzleme, kat planı üzerine numaralanmış istasyonlar demektir: yem istasyonları, tuzaklar ve yapışkan levhalar sabit noktalarda; her ziyarette nerede ne bulunduğu kaydedilir. Harita, misafir şikâyetini bir konuma çeviren şeydir. Harita yoksa 412 numaralı odada böcek görüldü raporu izole bir olaydır; harita varsa rapor, tek bir boru hattı boyunca uzanan bir örüntüye katılır.

İşi dört taraf paylaşır. Teknik servis sözleşmenin ve binanın dokusunun sahibidir. Kat hizmetleri odalarda gördüğünü bildirir. Yiyecek içecek departmanı mutfakların ve depoların sahibidir. Resepsiyon misafirle konuşmanın sahibidir. Yazılı program; izleme noktalarını, ziyaret sıklığını, çağrıya yanıt süresini, adı yazılı ekip sorumlusunu ve her ziyaretten sonra otelin ne aldığını belirtmelidir.

Bir şey bulunduğunda ortaya çıkan program şikâyet servistir. Takvimde görünen program önlemedir.

İlaçlama firmasının yetkili olduğunu nasıl kontrol edersiniz?#

Firmanın İl Sağlık Müdürlüğü iznini ve her ürünün Sağlık Bakanlığı ruhsatını isteyin; sonra belgelerdeki adların ve ürünlerin, sahada gördüğünüz kişilerle ve kaplarla eşleştiğini kontrol edin.

Ürün tarafında, bir biyosidal ürün ancak Sağlık Bakanlığı'nca ruhsatlandırılmış veya tescil edilmişse piyasaya arz edilebilir; ruhsat verilmeyen ya da ruhsat koşulları ve kullanım amaçları dışında kullanılan ürünler kullanılamaz (Biyosidal Ürünler Yönetmeliği, Resmî Gazete 31.12.2009, sayı 27449, madde 5 ve 7; tam metin Mevzuat Bilgi Sistemi (yeni sekmede açılır)'nde).

Firma tarafında, kullanım yönetmeliği otelleri halk sağlığı alanı sayar ve eğitilmiş profesyonel kullanıcı nezaretinde kullanılmak şartıyla izin verilen biyosidal ürünlerle zararlı mücadelesi yapmak isteyenler, faaliyet gösterecekleri ilin İl Sağlık Müdürlüğü'nden izin almak zorundadır (Biyosidal Ürünlerin Kullanım Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, Resmî Gazete 04.07.2019, sayı 30821, madde 5).

Ziyaret gününde uygulayıcılar kimlik kartlarını çalışma sırasında görünür biçimde taşır (madde 7); halk sağlığı zararlılarına karşı kullanılan ürünlerin Bakanlıktan imal veya ithal izni olmalıdır, izinsiz ürün ya da başka kimyasal kullanılamaz (madde 16). Firma, kullandığı ürünlerin güvenlik bilgi formlarını bulundurur (madde 16) ve Ek-1 formlarını denetime açık ayrı bir dosyada saklar (madde 19).

Ziyaretten önce mesul müdür uygulamaları, yapılmadan önce elektronik ortamda bildirir (madde 8) ve halkın gerekli tedbirleri alabilmesi için duyuru yapılır (madde 21). Yönetmelik, Bakanlığın halkın genel kullanımına izin verdiği ürünlerle yapılan bireysel uygulamaları kapsam dışında bırakır (madde 2). Bu, personelin misafir odasında doğaçlama uygulama yapmasına izin değildir.

Sözleşmede ürün listesini ekte bulundurun, Ek-1 formunu otel adına kimin imzalayacağını yazın, mesai dışı çalışmayı, çağrıya yanıt süresini ve firmanın dönem içinde ürün değiştirmesi durumunda ne olacağını düzenleyin.

Uygulamadan önce neler yapılmalı?#

Otel hangi oda ve alanların kapanacağına karar verir, etkilenen herkese duyurur ve firmaya yazılı bir planla çalışma imkânı tanır. Misafir odadayken hiçbir oda ilaçlanmaz.

Bölge bölge planlayın. Misafir katları, mutfaklar, kuru ve soğuk depolar, çamaşırhane, personel alanları ve arka koridorlar için ayrı kapanış listesi gerekir; mutfak uygulamasıyla koridor uygulaması farklı işlerdir. İlaçlanan oda ve hemen komşuları, altındaki, üstündeki ve iki yanındaki odalar satıştan çekilir. Resepsiyonda yanlışlıkla satılmamaları için "kirli" değil "arızalı" olarak işaretleyin.

Misafirin etrafında ilaçlamak yerine rezervasyonu taşıyın. Bir kat çalışılacaksa yeniden yerleştirme varıştan önce yapılır, ziyaret sabahına bırakılmaz. İş sağlığı ve güvenliği uzmanı ve departman şefleri tarihi, alanları ve sahada kimin olacağını bilir; kat görevlileri alan temizlenmeden girmez. Bu disiplin, departman bazında tutulan iş sağlığı ve güvenliği kontrol listesiyle aynı mantıktır.

Yönetmelik, halkın gerekli tedbirleri alabilmesi için uygulamadan önce duyuru yapılmasını ister (Kullanım Yönetmeliği, madde 21). Kanalı otel seçer, firma değil. Mesul müdür uygulamayı elektronik ortamda önceden bildirir (madde 8); otelin planındaki tarihle sistemdeki tarihin aynı olması gerekir.

Zamanlama: çıkış dalgası ile varış dalgası arasında çalışın, yoğun bir varışın ortasında asla; o akşam satılacak bir odada asla.

Uygulamadan sonra firma ne bırakmak zorunda?#

Ek-1 Biyosidal Ürün Uygulama İşlem Formu'nun bir nüshasını ve oda ya da alanın ne zaman yeniden kullanılabileceğini yazan bir onayı. İkisi de yoksa oda kapalı kalır.

Her uygulama için ekip sorumlusu Ek-1'deki Biyosidal Ürün Uygulama İşlem Formu'nu düzenler ve bir nüshasını uygulama yapılan yerin sahibine veya yetkilisine verir (Kullanım Yönetmeliği, madde 9). Form, uygulama yerlerini ve tarihlerini, kullanılan ürünleri, uygulayanları ve varsa kaza ile zehirlenmeleri gösterir (madde 19). Firma kendi nüshalarını denetime açık ayrı dosyada, kullandığı ürünlerin güvenlik bilgi formlarıyla birlikte saklar (madde 16 ve 19).

Onay ayrı bir belgedir. Firma, oda ya da alanın ne zaman ve hangi koşullarla yeniden kullanılabileceğini yazılı olarak bildirir. Otel bunu formdan, kokudan veya saatten çıkarsayamaz.

Otel tarafında formu odanın ya da alanın dosyasına tarayın, kapanış ve açılış saatlerini kaydedin, açılışı kabul eden kişiye imzalatın, kat hizmetlerine ve resepsiyona haber verin. Form ya da onay eksikse oda satışa verilmez. İkisini de üretemeyen bir firma, evrak sorunu değil, sözleşme sorunudur.

Gıda hijyeni kuralları mutfak ve depolarda ne bekler?#

Gıda Hijyeni Yönetmeliği, gıda işletmelerinden haşere ve kemirgen kontrolüne yönelik uygun prosedürler uygulamasını ve bu prosedürlerin, gıdanın hazırlandığı, muameleye tabi tutulduğu veya depolandığı yerlere evcil hayvanların girmesini önlemek için de uygulanmasını ister (Resmî Gazete 17.12.2011, sayı 28145, madde 18/4; tam metin Resmî Gazete (yeni sekmede açılır)'de).

Uygulamada bu; yazılı bir prosedür, adı yazılı bir sorumlu, prosedürün işlediğini gösteren kayıtlar ve çalışma saatleri mutfağa uyan bir firma demektir. Yönetmelik yöntemi değil, ödevi belirler. Uygulama sırasında neyin kapatılacağına, taşınacağına veya durdurulacağına, tarihten önce şefle anlaşılan, firmanın o ürün için yazılı talimatı karar verir.

Mutfaktaki izleme noktaları gıdayla temas eden yüzeylerden uzakta durur: kuru depolar, sabit ekipmanın arkası, yükleme kapısı, çöp odasından gelen yol boyunca. Uygulamadan sonra temizlik, gıda işi başlamadan önce ve talimatın belirlediği sırayla yapılır. Mutfak, kahvaltı vardiyası başlıyor diye açılmaz.

Kapsamınızı firma ve danışman avukatınızla doğrulayın. Yönetmelik geneldir; pratik ayrıntı ürünün talimatında ve denetim kaydındadır. Aynı disiplin, otelde yiyecek içecek maliyet kontrolünün de parçasıdır: kayda geçmeyen kayıplar, bir denetimin açıklayamadığı ilk şeydir.

Misafir böcek bildirirse resepsiyon ne yapmalı?#

Önce misafiri taşıyın, bildirileni aynen kaydedin, odayı satıştan çekin. Resepsiyon böceği teşhis etmez, tartışmaz, ilaçlamaz.

Misafir hâlâ oradayken yazın: oda numarası, saat, ne görüldü, odanın neresinde; misafir önerirse bir fotoğraf. Nedeni tartışmadan önce misafiri başka bir odaya taşıyın. Gece yarısı resepsiyonda bir tartışma, oda taşınmasından pahalıya mal olur.

Odayı yalnızca kirli değil, arızalı olarak kapatın. Kirli oda temizlenir ve satılır; haşere bildirimi olan oda önce incelenir. İlaçlamayın. Otel personeli misafir odasında biyosidal ürün uygulayamaz; ayrıca ilaçlanmış oda, firmanın ihtiyaç duyduğu kanıtı yok eder.

Oda numarası ve bulguyla bir iş emri açın; böylece firma genel bir çağrı değil, bir konum alır. Bu, her teknik servis iş emrinin arıza bildiriminden kapanışa izlemesi gereken yolla aynıdır. Bildirimi haşere defterine işleyin. Tek rapor bir olaydır; aynı koridorda bir ayda üç kez, bir örüntüdür ve aylık değerlendirmede ortaya çıkar.

Taşıma sonrası misafiri arayıp durumu sorun ve söylenenleri kaydedin; şikâyet bir hafta sonra geçmişi olmadan yeniden açılmasın.

Aylık kayıt ve yıllık değerlendirme nasıl yürütülür?#

Uygulama formlarıyla izleme bulgularını ayda bir birlikte okuyun; firmayla yılda bir, tüm dosya masadayken oturun.

Aylık olarak, izleme istasyonlarının yakaladıklarıyla Ek-1 formlarında uygulandığı görülenleri karşılaştırın. Sürekli yakalayan bir istasyon, kötü bir ay değil, binaya giren bir yol demektir. Toplama göre değil, konuma göre okuyun: mutfak kuru deposu, yükleme alanı ve tek bir misafir katı üç ayrı hikâye anlatır.

Firmayla yıllık değerlendirme; binada neyin değiştiğini, izlemenin yıl boyunca ne gösterdiğini, ürün listesi ve izin belgelerinin güncel olup olmadığını ve sözleşmedeki yanıt sürelerinin tutup tutmadığını kapsar. Yenilemede yeni ürün listesini ekte getirin ve imzalamadan önce firmanın izninin ve her ürünün ruhsatının geçerli olduğunu doğrulayın.

Tek dosya tutun: formlar, onaylar, iş emirleri, misafir bildirimleri ve program belgesi birlikte; saklama süresini avukatınızla netleştirin. Bulguları bakım planına aktarın, çünkü haşere işinin çoğu kapanmayan bir kapı, oturmayan bir süzgeç ya da duvardan uzaklaşmış bir depodur. Bu işler otelin önleyici bakım planına aittir.

Şimdi ne yapmalı#

İlaçlama sözleşmesini açın ve üç şeyi ona karşı kontrol edin: firmanın İl Sağlık Müdürlüğü izni, listedeki her ürünün ruhsat numarası ve her ziyaretten sonra otelin gerçekten bir Ek-1 formu ile yazılı onay alıp almadığı. Önleme, izleme, ruhsatlı uygulama ve kayıtlar tek bir döngüdür: izleme haritası firmaya nerede çalışacağını söyler, form ne yapıldığını kanıtlar, onay odanın ne zaman açılacağına karar verir, aylık değerlendirme de tümünü kapılar, süzgeçler ve depolar için bakım işlerine çevirir.