Otelde bekleme listesi: dolu tarihte gelen talebi kaydetmek ve sırayla aramak

Otel bekleme listesi, otelin onaylayamadığı taleplerin tarihli kaydıdır; bir oda boşaldığında resepsiyonun geri arayabilmesi için tutulur. Tarihleri, oda tipini, misafir sayısını ve tek bir iletişim numarasını kaydeder; oda sözü vermez. Çalışma kuralı nettir: önce uygunluk, sonra sıra, ve her teklifin bir son tarihi vardır.

Otel dolu bir akşam telefon çalar. Resepsiyon "hayır" der, arayan başka yerde rezervasyon yapar, iki gün sonra bir iptal ekranına düşer ama kimin sorduğu hiçbir yere yazılmamıştır. Kazanılabilir bir talepti ve artık gitmiştir. Bu yazı tek ve basit bir listeyi kurar: neyin kaydedileceği, hangi sırayla geri aranılacağı, bir teklifin ne kadar süreceği, neyin sözlenip söylenemeyeceği ve listenin satış kanallarının yanında nasıl duracağı.

Otel bekleme listesi ne zaman tutmaya değer?#

Dolu tarih dar olduğunda ve talep yeniden satılabilecek kadar somut olduğunda liste tutun: belirtilmiş bir oda tipi, kısa bir konaklama ve bir gün içinde ulaşılabilen bir arayan. Geniş ya da belirsiz talepler, kimsenin kullanamayacağı bir isim dosyası üretir.

Dar tarihler işe yarar: tek gece, bir hafta sonu, bir kongre haftası ya da tatil zirvesi. Ortasında tek dolu gece olan altı gecelik bir talep bambaşka bir sorundur; tek bir iptal bunu nadiren çözer. Konaklama süresi yerleştirmeyi belirler: iki gecelik bir talebi yeniden yerleştirmek, on gecelik bir talepten çok daha kolaydır.

Oda tipini ve kişi sayısını kaydedin, çünkü boşalan bir çift kişilik oda, ne kadar erken sormuş olurlarsa olsunlar, dört kişilik bir aileye hizmet edemez. İsmi yazmadan önce müsaitliğe bakın: gerçekten dolu olmayan bir tarih bekleme listesi vakası değildir, resepsiyonun yapamadığı bir rezervasyondur. Sekiz odalık bir talep liste kaydı değil, grup işidir; onu grupları ve blokları yöneten kişiye yönlendirin. Son olarak, her kayda bir son tarihi koyun. Son tarihi olmayan bir isim dosyada bir yıl kalır ve yanlış tarih için aranır.

Ne kaydedilmeli ve arayana ne söylenmeli?#

Yalnızca geri aramak ve konaklamayı yeniden fiyatlandırmak için gerekeni kaydedin, ve arayana tek bir cümleyle, listede yer almanın rezervasyon olmadığını söyleyin. Gerisi, listeyi çalışmayı zorlaştıran fazlalıktır.

Asgari küme küçüktür: varış ve ayrılış, oda tipi ve oda sayısı, yetişkin ve çocuk sayısı, isim, tek iletişim numarası, talebin geldiği kanal, kaydın alındığı saat, alan kişi ve son tarih. Arayana söylenen fiyatı, "o günkü fiyat" olarak işaretleyip not edin. Bu tutulmuş bir fiyat değildir ve sonradan öyle okunmamalıdır.

Söyleyebilecekleriniz: bu tarihler için adınızı ve numaranızı aldım, bir oda boşalırsa sizi ararım, ve bir oda ya da fiyat tutamam. Söyleyemeyecekleriniz: listede birincisiniz, oda sizindir; mutlaka ararım; fiyat aynı kalır. Liste kaydının yanında kaçan talebin kendisini de kaydedin ki alınamayan bir talep yalnız birinin hafızasında değil, sayılarda görünsün; bu kaydın ayrıntıları kaçan rezervasyon taleplerinin kaydı yazısında anlatılır. Listede yer almak için asla kapora ya da ön ödeme almayın. Para, listede yer almayı arayanın gözünde rezervasyona çevirir.

Bir oda boşaldığında hangi sırayla geri aranır?#

Listeyi önce uygunluğa, sonra zamana göre çalıştırın: boşalan odaya gerçekten uyan en eski talep ilk telefonu alır. Uygunluk; oda tipi, tarihler ve kişi sayısının birlikte tutmasıdır. Boşalan bir tek kişilik oda, ne kadar erken sormuş olurlarsa olsunlar, dört kişilik bir aileye yaramaz.

Eşleşen kümenin içinde en eski önce. Her ismin yanına arama saatini yazın ki sonraki vardiya sırayı sormadan görebilsin. Kısmi eşleşmede ne yaptığınızı önceden kararlaştırın: üç geceden biri boşalırsa ya bölünmüş konaklama önerirsiniz ya da önermezsiniz. Öneriyorsanız düz bir dille anlatın, iki gece burada bir gece şurada, ve seçimi arayana bırakın.

Her turda tek deneme yapın: arayın, sesli mesaj varsa bırakın, saati not edin, sıradaki isme geçin. Sıradaki isim beklerken aynı kişiyi üç kez aramayın. Sonucu her seferinde kaydedin: kabul, ret, cevapsız, yanlış numara. Sonucu yazılmayan bir isim iki kez aranır ve misafir bunu fark eder. Yaptığınız şeyin bir teklif, bir garanti olmadığını unutmayın; garantili, garantisiz ve opsiyonlu rezervasyon arasındaki fark, tam olarak söz ile talep arasındaki farktır.

Bir teklif ne kadar süreyle açık kalmalı, sonra sıradaki isim mi aranmalı?#

Tek bir pencere belirleyin, teklifi yaparken söyleyin ve ona bağlı kalın: aynı iş günü içinde birkaç saat makul bir varsayılandır, ve zaten oda yeniden satılmadan elinizde kalan süreden kısa olmak zorundadır. Son tarihi teklifin içine koyun: "Bugün saat 16.00'a kadar tutabilirim." Arayanın hiç duymadığı bir pencere, pencere değildir.

Pencere, iptalin düşmesi ile odanın kanallarda yeniden satışa çıkması arasındaki süreden kısa olmalıdır. Uzun bir pencere kendi listenizi tıkar. Pencere cevapsız kapanınca oda havuza döner ve sıradaki uygun isim aranır; bunu baştan söyleyin ki kimse köşeye sıkıştırılmış hissetmesin.

Aynı kişiye aynı pencereyi iki kez uzatmayın. İki uzatma, kural olmamakla aynı şeydir. Teklif, bugünün fiyatını ve iptal koşullarını taşır, arayanın geçen hafta duyduklarını değil. Ve listeyi yerine oturtun: o, olağan talep akışının önünde bir sıradır, ayrı bir süreç değil. Bir talebi rezervasyona çeviren aynı disiplin burada da geçerlidir.

Bekleme listesi kanallarla nasıl uyum içinde tutulur?#

Liste hiçbir zaman envanter tutmaz: biri gerçekten rezervasyon yapana kadar oda her yerde satışta kalır, ve liste kanalların yerine değil, onlarla paralel çalışır. Listede yer almak bir opsiyon değildir; otel dolu diye bir kanalı kapatmak, o kanalı yeniden açmaz ve listedeki bir isim için hiçbir şey ayırmaz.

İptal geldiğinde, oda siz aramaya başladığınız anda envantere ve kanallara döner. İlk rezervasyon yapan kazanır, ve bunu arayana telefonda söyleyin. Satış durdurma kararları envanter ve talebe dayanır, listede kaç isim olduğuna değil; bu kurallar bir kanalın ne zaman ve nasıl kapatılacağına aittir, buraya değil. Uzun bir liste sizi aşırı rezervasyona teşvik ediyorsa şunu hatırlayın: bir isim bir taahhüt değildir ve bekleme listesinden gelmeyenler normaldir.

Vardiya başına tek liste, tek sorumlu tutun. Resepsiyondaki bir defter ve sistemdeki bir not iki listedir, ve iki liste kayıp isim garantidir. Otel sistemi listeyi tarihe bağlı bir not ya da görev olarak taşıyorsa, resepsiyon iptal işlendiği anda, yani tek önemli an olan o anda, listeyi görür.

Listedeki iletişim bilgileriyle ne yapılabilir?#

Bu talep için kullanın ve sonra silin: bekleme listesi bir geri arama sırasıdır, pazarlama listesi değildir. Numarayı aldığınız anda ne için ve ne zamana kadar kullanılacağını söyleyin. O cümle, onu tutmanın tüm temelidir.

Bekleme listesindeki bir ismi, ayrı ve açık bir rıza olmadan bülten ya da kampanyaya eklemeyin. Oda talebi, pazarlama izni değildir. Erişimi listeyi çalıştıran kişilerle sınırlayın; tüm personel ve her mevsimlik çalışan değil. Son tarihte silin: üç ay önce süresi dolmuş bir kayıt, artık ihtiyacınız olmayan ve tutmamanız gereken bir telefon numarasıdır. Bir otelin kayıtları ne kadar saklayacağı ve bir saklama ve imha tablosunun nasıl kurulacağı, otelin ve danışmanının politika sorunudur; bu yazı yasal bir süre önermez, kendi durumunuzu hukuk danışmanınıza ya da mali müşavirinize doğrulatın. Arayan biri bilgilerinin silinmesini isterse yapın ve kayda tarihi not edin.

Geniş politika için saklama ve imha tablosu hazırlama yazısına bakın.

Listenin işe yarayıp yaramadığı nasıl anlaşılır?#

İki şeyi sayın: alınan isim ve listeden satılan oda. İkincisi bir sezon boyunca sıfırda kalırsa liste bir araç değil, bir arşiv alışkanlığıdır. İki sayaç yeterlidir: eklenen kayıt ve rezervasyona dönüşen kayıt. Tablonun şeklini görmek için yüzde gerekmez.

Başarısızlıkları da sayın: arama yapılmadan süresi dolan kayıtlar ve cevapsız kalan teklifler. Bunlar sorunun tarihlerde mi yoksa disiplinde mi olduğunu gösterir. Kaçan talep kaydının yanında aylık gözden geçirin ki kaybedilen ve kurtarılan talepler birlikte okunsun.

Hiç dönüşüm sağlamayan bir liste genellikle üç şeyden biridir: tarihler gerçekten dolu değildi, geri arama çok geç geldi ya da teklif penceresi kimsenin cevaplayamayacağı kadar kısaydı. Burada dönüşüm hedefi koymayın. Amaç sayıyı görmek ve örüntüye göre hareket etmek, birinin uydurduğu bir rakama ulaşmak değildir.

Şimdi ne yapmalı#

Üç küçük alışkanlık birlikte durduğunda liste çalışır: son tarihi yazın, yer almanın rezervasyon olmadığını yüksek sesle söyleyin ve isimleri önce uygunluk sonra sırayla, her teklifte tek son tarihle çalışın. Bir sonraki dolu hafta sonundan başlayın: kaçan talep kaydını açın, eksik dört alanı ekleyin ve listenin o vardiyadaki sahipliğini tek bir kişiye verin.