Otelde personel rapor aldığında: vizite onayı, ücret ve vardiya

Rapor, SGK'nın yetkilendirdiği hekim veya sağlık kurulundan alınan bir istirahat belgesidir. Otel tıbbi kararı onaylamaz; personelin istirahat süresinde çalışıp çalışmadığını, sürenin bittiği ayın bildirim döneminde elektronik olarak beyan eder. SGK hastalıkta, prim şartı sağlandığında üçüncü günden itibaren ödenek öder.

Cuma sabahı saat dokuzda bir aşçı üç günlük raporu elden verir. Mutfakta akşam servisi için kimse yok; bordro biriminin ise SGK sisteminde vermesi gereken beyan, raporun elden verildiği güne değil, ayın prim belgesinin takvimine bağlıdır. Türkiye'de işverenin rapor süreci büyük ölçüde bir rutindir, karar meselesi değil. Bu yazının sonunda otelin adımının gerçekte ne olduğunu, hangi günleri kimin ödediğini, vardiyanın devamsızlığı nasıl karşıladığını ve hukuki sınırların nerede olduğunu bileceksiniz.

Rapor sayılması için ne gerekir, raporu kim verebilir?#

Rapor, SGK'nın kabul etmeye yetkili olduğu bir hekim veya sağlık kurulunun düzenlediği istirahat belgesidir. Bu belge, kişinin çalışamayacağı bir dönemi başlatır.

Rapor bir izin talebi değil, çalışabilirliğe ilişkin tıbbi bir beyandır. Otelün yıllık izin kuralları rapora uygulanmaz; kişinin hasta olması için otelin iznine de ihtiyacı yoktur. SGK'nın ödeneği ödemesinin şartı, 5510 sayılı Kanun'un 18. maddesi ile Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği'nin 40. maddesi (yeni sekmede açılır) uyarınca, SGK'nın yetkilendirdiği hekim veya sağlık kurulundan alınmış rapordur. SGK'nın kabul etmediği bir kaynaktan gelen belge, otel ne düşünürse düşünsün, bu şartı karşılamaz.

Rapor bir başlangıç ve bir bitiş tarihi taşır. Vardiya çizelgesinin, puantajın ve bordro beyanının gerçekten ihtiyaç duyduğu, teşhis değil bu iki tarihtir. Raporun samimi olup olmadığına karar veren işveren değildir; bu, raporu düzenleyene ve SGK'ya aittir. Otel kötüye kullanımdan şüpheleniyorsa yol, resepsiyonda belgeyi reddetmek değil, hukuk müşavirine danışmaktır.

Belge bir sağlık verisidir. Birisi hatırladığı için değil, elden verildiği andan itibaren gizli olarak ele alın.

İşverenin SGK sistemindeki adımı nedir, ne zaman yapılmalıdır?#

Otel, personelin istirahat döneminde çalışıp çalışmadığını, SGK'nın belirlediği usulle elektronik olarak bildirmek zorundadır. Süre, istirahatin sona erdiği aya ait aylık prim ve hizmet belgesinin verilme süresidir.

Bu, "çalıştı" ya da "çalışmadı" şeklinde bir olgu beyanıdır; hekimin kararının onayı değildir. Oteller bu adımı rapor onayı sandığı için gecikir: kendisine hiç hitap edilmemiş bir belgeye ikna olmayı bekler. Oysa süre, bordro takvimini izler; Mart'ta sona eren bir istirahat, Mart ayının bildirim döneminde kapanır.

Çalışılmadığına dair bildirim yapılmazsa ya da süresinden sonra yapılırsa, 5510 sayılı Kanun'un 102. maddesinin birinci fıkrasının (i) bendi uyarınca idari para cezası uygulanır. Kişi dönemin bir kısmında çalıştıysa bu belirtilmelidir: beyan kişiye değil, günlere ilişkindir.

Devir teslimi ilk gün düzeltin. Departman sorumlusu tarihleri yazılı olarak teyit eder, bordro beyanı verir ve adı belli tek bir kişi bu adımdan sorumlu olur. Raporu ve elden verildiği tarihi dosyada saklayın ki beyan aylar sonra savunulabilsin.

Rapor süresince kim öder: SGK mı otel mi?#

Hastalıkta SGK, iki şart sağlandığında, iş göremezliğin üçüncü gününden itibaren geçici iş göremezlik ödeneği öder. Sözleşme askıda olduğu için kişinin çalışamadığı süreye ücret işlemez.

İki şart şunlardır: SGK'nın yetkilendirdiği istirahat raporu ve iş göremezliğin başladığı tarihten önceki bir yılda bildirilmiş en az 90 gün kısa vadeli sigorta primi. İş kazası veya meslek hastalığında ödenek üçüncü günden değil, iş göremezliğin her günü için ödenir.

Miktar, yatarak tedavide günlük kazancın yarısı, ayakta tedavide üçte ikisidir. SGK, belge veya bilgilerin kendisine ulaşmasından sonraki yedi iş günü içinde ödenek ödemeye yetkilidir. On günü aşan istirahatlerde her ödeme en az on günlük tutarı kapsar.

Hastalığın ilk iki gününe ödenek yoktur. Otelün bu günler için bir şey ödeyip ödemeyeceği bir sosyal güvenlik değil, sözleşme meselesidir. Sözleşme veya toplu iş sözleşmesi kanundan fazlasını vaat edebilir; bordro personelin sorusunu yanıtlamadan önce sözleşmeyi okuyun, çünkü kişinin hatırında kalan yanıt, resepsiyonda verilen yanıttır.

Rapor vardiya çizelgesine ve puantaja nasıl işlenir?#

Günler, arkasında belgesi olan rapor günleri olarak puantaja yazılır; vardiyalar da her planlı devamsızlıkta olduğu gibi karşılanır: servis gününde değil, kararın alındığı gün belirlenir.

Departman sorumlusunun rapordan iki şeye ihtiyacı vardır: tarihler ve hekimin belirttiği çalışma kısıtı. Bundan fazlasına, teşhise dair hiçbir şeye ihtiyacı yoktur. Puantajda günleri rapor günü olarak işaretleyin: yıllık izin olarak değil, açıklamasız devamsızlık olarak da değil. Belge vardır ve bordro beyanı tam olarak bu tarihlere bağlıdır.

Bir otelde işleyen sıra şudur: hafta içinde bir vardiyayı öne alın, ekipten çok yönlü bir üyeyi kullanın, gönüllü fazla çalışma isteyin, sonra dışarıya bakın. Bu sırayı sezon öncesinde, öğleden sonra saat dörtte değil, kararlaştırın. Gece vardiyası ve hafta sonu için vardiyadan önce bir vekil belirleyin: Cuma öğleden sonra verilen bir rapor hafta sonu sorunudur ve yedeğin bulunamadığı yer hafta sonudur. Bunların hepsi, resepsiyon, kat ve gece vardiyalarını adil kapsayan otelde vardiya planlaması rutininin bir parçasıdır.

Bölümün devri, yani mise en place, anahtarlar, kasa mevcudu ve devam eden misafir talepleri, vardiyayı karşılamaktan ayrı bir kontrol listesidir. Uzatmaya da hazır olun: raporlar sık uzatılır, haftayı baştan kurmak yerine her sabah bitiş tarihini yeniden kontrol edin.

Sezonluk sözleşmeler, lojman ve sezon sonu#

Belirli süreli sezonluk sözleşme de kişi raporda iken askıya girer; ancak sezon bitiş tarihi, personel odası ve yemekler kendiliğinden çözülmez. Her biri varsayılacak değil, kontrol edilecek bir maddedir.

Raporun sözleşmenin bitiş tarihini itip itmediği bir sözleşme meselesidir. Bitiş maddesini okuyun ve personele söz vermeden önce müşavire sorun. Aynı mantık, sezonluk otellerin sağladığı personel barınağı, lojman için de geçerlidir: sözleşme askıda iken odanın durumu ne olacaksa lojman kurallarında yazmalıdır; kurallar sessizse bunu sezon ortasında değil, sezon öncesinde kararlaştırın. Lojman kuralları ve güvenlik konusunu sözleşmenin yanında netleştirmeye değer.

Yemek, servis aracı ve benzeri menfaatler de sözleşme hükümleridir ve askıdaki bir sözleşme, sessizliğin anlaşmazlığa dönüştüğü yerdir. Sezon sonu bildirimi ile daha önce beyan edilen rapor günlerini tek dosyada tutun ki sezon kapanırken iki kayıt birbirini tutsun. İşe alırken de sezonluk sözleşme, raporun nasıl ve kime elden verileceğini yazmalıdır ki sezonun ilk raporu, raporlar üzerine ilk görüşme olmasın. Geniş giriş rutini sezonluk personel alımı yazısında ele alınıyor.

Otel, rapor sırasında veya sonrasında sözleşmeyi feshedebilir mi?#

Yalnızca İş Kanunu'nun saydığı hallerde; ve bildirim süresi hesabı, hakkın ne zaman doğduğunu belirler. Rapor tek başına fesih sebebi değildir.

4857 sayılı İş Kanunu (yeni sekmede açılır)'nun 25. maddesinin (I) bendinin (a) alt bendi, işçinin hastalığı veya engelliliği kendi kastından, düzensiz yaşayışından ya da içkiye düşkünlüğünden doğmuşsa ve bu yüzden devamsızlık ardı ardına üç iş gününü veya bir ayda beş iş gününü aşarsa uygulanır. (b) alt bendi ise sağlık kurulunun, hastalığın tedavi edilemeyecek nitelikte olduğunu ve işyerinde çalışmanın sakıncalı olduğunu saptadığı durumu kapsar.

(a) bendi dışındaki hastalık ve benzeri hallerde, bildirimsiz fesih hakkı devamsızlık, işçinin 17. maddedeki bildirim süresini altı hafta aştıktan sonra doğar. Doğum ve gebelikte bu altı hafta, 74. maddedeki izin süresinin bitiminde başlar. 17. maddedeki bildirim süreleri şunlardır: altı aydan az süre için iki hafta, altı aydan bir buçuk yıla kadar dört hafta, bir buçuk yıldan üç yıla kadar altı hafta, üç yıldan fazlası için sekiz hafta. Bunlar asgari sürelerdir ve sözleşmeyle artırılabilir.

Sözleşme askıda olduğu için kişinin çalışamadığı süreye ücret işlemez. Her devamsızlık gününü olduğu gibi belgeleyin: hesap, kaydın kalitesindedir ve sonradan kurulan bir takvim anlaşmazlıkta pek bir şey kanıtlamaz.

Yinelenen raporlar: yönetici ne sorabilir, ne özel kalır?#

Yönetici tarihleri ve çalışmaya ilişkin kısıtı sorabilir. Teşhis ise sağlık verisidir, KVKK'nın 6. maddesi (yeni sekmede açılır) uyarınca özel nitelikli kişisel veridir ve departman notlarıyla grup sohbetlerinin dışında kalır.

KVKK'nın 6. maddesi, sağlık verisini özel nitelikli kişisel veri sayar ve işlenmesini, ilgili kişinin açık rızası gibi Kanun'da sayılan haller dışında yasaklar. Departmanın ihtiyaç duyduğu, tarihler ve hekimin belirttiği çalışma kısıtıdır. İhtiyaç duymadığı ise teşhis, ilaç ve hastanedir.

Vardiya çizelgesindeki not, devir teslim kaydı ve departman grubu da işleme sayılır. Raporun kendisini herkesin açabildiği bir klasörde değil, erişimi kısıtlı bir dosyada tutun. Yinelenen kısa raporlar, kişiyle, insan kaynaklarıyla ve müşavirle görüşülecek bir örüntüdür: örüntü devam eden devamsızlık ve karşılamayla ilgilidir, bir hastalığı tahmin etmekle değil. Otelün kişinin işi yapıp yapamadığını bilmesi gerekiyorsa, bu departman sorumlusunun değil, hekimin çalışabilirlik sorusudur.

Şimdi ne yapmalı#

Gelecek raporu tek sabahta dört adımdan geçirin: tarihler çizelgeye, karşılayacak kişi belirlenmiş, tarihler bordroya, beyan ayın prim ve hizmet belgesiyle verilmiş. Sonra sezon başlamadan üç sessiz soruyu yazılı hale getirin: sezonluk sözleşmenin bitiş tarihi, askıdaki sözleşmede lojman kuralı ve departman için tek satırlık gizlilik kuralı. Tarihleri, yaptırımları ve kendi durumunuzu bir mali müşavir veya hukuk müşaviriyle teyit edin.