Otelin aldığı hizmetlerde KDV tevkifatı: temizlik, güvenlik ve yemek faturası nasıl işlenir?

Otel hizmet alımı KDV tevkifatı, tedarikçi faturasındaki verginin bir bölümünün otel tarafından kendi adına vergi dairesine ödenmesi demektir; tedarikçi faturada tam KDV'yi gösterir ancak tahsilatı yalnızca kendi payı üzerinden yapar. 3065 sayılı Kanun'un 9. maddesi Maliye Bakanlığına bu yetkiyi verir; hangi hizmetlere ve hangi kesirlerin uygulanacağı, zaman zaman değişen güncel tebliğden gelir.

Temizlik faturası, otelin istemediği bir satırla gelir: KDV'nin bir bölümü tevkif edilmiş olarak işaretlenmiştir ve toplam, satın alma ekibinin ödemeyi beklediği tutarla uyuşmaz. Ardından gelen soru hep aynıdır: o dilimi kim öder, kime? Bu yazıyı okuduktan sonra tevkifatlı bir faturayı satır satır okuyabilir, ödemeden önce aritmetiği kontrol edebilir ve muhasebecinize tam olarak neyi soracağınızı bilirsiniz.

Otelin tedarikçi faturasındaki KDV tevkifatı (tevkifatlı KDV) ne demektir?#

Şu anlama gelir: o faturadaki KDV'yi bir taraf yerine iki taraf öder; otel belirtilen bölümü kendi adına vergi dairesine öder, tedarikçi yalnızca kalan kısmı tahsil eder ve beyan eder.

Zaten bildiğiniz olağan kuraldan başlayın. Tedarikçi hizmete KDV hesaplar, fiyata ekler, otelden tahsil eder ve kendi beyannamesiyle vergi dairesine öder. Bir otelin yaptığı neredeyse her alım için varsayılan kural budur.

3065 sayılı Kanun'un 9. maddesi Maliye Bakanlığına bir yetki verir: vergi alacağının emniyet altına alınması amacıyla, vergiye tabi işlemlere taraf olanları verginin ödenmesinden sorumlu tutabilir (Cumhurbaşkanlığı Mevzuat Bilgi Sistemi, "Katma Değer Vergisi Kanunu (No. 3065) (yeni sekmede açılır)", 11.11.2026). Pratikteki etkisi bir bölünmedir. Kapsamdaki faturalarda KDV'nin bir bölümü ayrıştırılır, alıcı tarafından beyan edilip ödenir ve hiçbir zaman tedarikçinin parası olmaz.

İki terimi ayırın. Tevkifat, bölünmenin kendisidir. Otelin "sorumlu sıfatıyla" hareket etmesi ise otelin kendi payıyla yaptığı iştir: o tutarı tedarikçinin vekili olarak değil, kendi vergi yükümlülüğü olarak beyan eder ve öder.

Kanun bir yetki verir, liste vermez#

Kanun yalnızca yetkiyi tanır. Hizmet, sektör veya kesir adı saymaz. Bunlar bu yetkiye dayanılarak çıkarılan tebliğlerden gelir ve zamanla değiştirilir. Dolayısıyla kanun metni tek başına, belirli bir temizlik faturasının kapsamda olup olmadığını söylemez. Yanıt güncel tebliğdedir; bu yüzden yazının son bölümü tebliği ezberlemekten değil, kontrol etmekten söz eder.

Otel vergilerinin daha geniş sözlüğü için otelin vergi ve payları sözlüğüne bakabilirsiniz.

KDV'yi kim tevkif eder: otel mi tedarikçi mi?#

Otel tevkif eder. Tedarikçi yalnızca kendi KDV payını faturalar; otel tedarikçiye fatura toplamından tevkif edilen tutar düşülerek ödeme yapar, sonra o tutarı vergi dairesine ayrıca yatırır.

Parayı izleyin. Otel, tedarikçiye matrah artı satıcının payını öder. Tevkif edilen payı ise kendi adına, tevkifat için verdiği beyanname ile vergi dairesine öder; bu beyanname, otelin oda, restoran ve diğer satışları için verdiği beyannameden ayrıdır.

Tedarikçiye "garanti olsun" diye tam tutarı ödeyip tevkif edilen kısmı sonra geri almaya çalışmak, klasik hatadır. Bu, hem tedarikçiyle hem vergi dairesiyle çözülmesi gereken bir çifte ödeme yaratır ve otelin kayıtlarını faturayla çelişkili hale getirir.

Otelin dosyası, üçüncü bir kişinin üç şeyi birbirine bağlayabilmesine izin vermelidir: faturayı, iki payı üreten hesabı ve tevkif edilen tutarın vergi dairesine ödendiğine dair kaydı. Üçünden biri eksikse dosya tamamlanmamıştır.

Tevkif edilen tutarın otelin kendi KDV hesabına nasıl gireceği, tevkif edilip edilmediğinden ayrı bir sorudur. Bu tutarın bir satın almadaki olağan indirilecek KDV ile birebir aynı davrandığını varsaymayın; muhasebeciden muameleyi bir kez, yazılı olarak açıklamasını isteyin ki her ay yeniden tartışılan bir konu değil, kural olsun.

Bunu otelin karşılaştığı diğer kesintilerden ayırın. Kamu kurumlarına yapılan ödemelerdeki tevkifat kendi kurallarını izler; kamu kurumuna otel faturası yazısında ayrıca ele alınır. Ücret ve kiradaki kesinti gelir vergisi tevkifatıdır, KDV değildir ve bu bölünmeyle ilgisi yoktur.

Bu yazı bilinçli olarak kesir, kod veya beyan tarihi vermez. Kesirler ve kapsam otelin muhasebecisine ve güncel resmî metne ait, değişen işletme ayrıntılarıdır. Buna karşılık usul standarttır: tevkifatlı KDV, genellikle takip eden ayın 26'sına kadar 2 No'lu KDV Beyannamesi ile beyan edilir ve ödenir. Güncel son ödeme gününü Gelir İdaresi Başkanlığı takviminden teyit edin.

Tevkifatlı fatura satır satır nasıl okunur?#

Dört sayıyı okuyun, sonra toplandığını kontrol edin: matrahı, toplam KDV'yi, alıcı payını ve satıcı payını.

Matrah, hizmetin KDV öncesi sözleşme bedelidir. Tedarikçinin kolayına göre değil, sözleşmeye veya satın alma siparişine uymalıdır.

Toplam KDV, matrahın o hizmete uygulanan oranla çarpımıdır. Oran, tevkifat kesrinden ayrı bir sorudur ve ikisi telefonda sık karıştırılır.

Faturada yazan kesir, toplam KDV'nin nasıl bölündüğünü söyler. Usulüne uygun düzenlenmiş bir tevkifatlı fatura kesri açıkça yazar; otel bunu toplamdan çıkarsamak zorunda kalmamalıdır.

Alıcı payı, kesrin toplam KDV ile çarpımıdır. Satıcı payı, toplam KDV'den alıcı payının düşülmesidir. İki işlem, yorum payı yok.

Alt satırı çapraz kontrol edin. Tedarikçiye ödenecek tutar, matrah artı satıcının payı olmalıdır. Tedarikçinin toplamı tam KDV'yi taşıyorsa, ya fatura olağan bir faturadır ya da bölünme hatalıdır; her iki durumda da ödemeden önce bir görüşme gerekir.

Hizmet tanımının teslim edilenle ve dönemiyle uyuşup uyuşmadığını kontrol edin. Üç tesisi kapsayan bir faturanın, tek tesisi kapsayan bir faturadan açıklama olmadan farklı bölünmesi gerekmez.

Faturada hiç kesir görünmüyorsa, faturayı olağan sayın ve ödemeden önce tedarikçiye sorun. Kesir taşımayan bir faturaya sizin kendi başınıza kesir uygulamanız, tedarikçinin sonradan düzeltme olmadan çözemediği bir uyumsuzluk yaratır. Belgelerin kendisi için otelin e-belge sözlüğü her e-belgenin ne olduğunu anlatır.

Bu tabloda bilerek hiç kesir yer almaz. Kesirler tebliğlerle belirlenir ve değiştirilir; güncel metinden kontrol edilmeleri gerekir.

Örnek hesap: uydurma rakamlarla bir temizlik faturası#

Uydurma sayılarla aritmetik bir çarpma ve bir çıkarmadır; yöntem, güncel metin hangi kesri belirlerse belirlesin aynı kalır.

Aşağıdaki her rakam yalnızca örnek içindir. Oran ve kesir güncel değerler değildir ve gerçek bir faturaya kopyalanmamalıdır.

Örneğin, aylık temizlik sözleşmesi düşünelim: matrah 100.000 lira, kolay aritmetik için uydurma %20 KDV oranı ve faturada yazan uydurma 3/10 kesri.

Toplam KDV 20.000 liradır. Otelin payı 20.000'in 3/10'u, yani 6.000 liradır. Tedarikçinin payı 14.000 liradır. Otel tedarikçiye 114.000 lira öder ve 6.000 lirayı kendi beyannamesiyle vergi dairesine yatırır.

Şimdi yalnızca kesri değiştirin, uydurma 5/10'a. Otelin payı 10.000, tedarikçinin payı 10.000, tedarikçiye ödeme 110.000 ve vergi dairesine ödeme 10.000 lira olur. Hizmetin toplam maliyeti değişmez; değişen, parayı kimin elinde tuttuğu ve ödemenin hangi beyannameyi taşıdığıdır.

Kesrin fiyatı değiştirmemesine karşın ticari bakımdan önemli olmasının nedeni budur. Yanlış bir kesir, bir dönem boyunca paranın otelin banka hesabı ile vergi dairesi arasında yerini değiştirir ve tedarikçinin beyan ettiği KDV'yi faturayla çelişir duruma sokar.

Onaylayanın tek ekranda görmesi gerekenler: sözleşme bedeli, fatura, iki payı veren hesap ve vergi dairesine ödemeye ilişkin referans. Bu dördü tek ekranda değilse, kontrol çalışmıyor demektir.

Fatura döviz cinsindense hangi kurun, hangi tarihte uygulanacağı muhasebecinin sorusudur. Fatura tarihinden tahmin etmeyin.

Hangi otel alımlarında karşınıza çıkar ve güncel metni nasıl kontrol edersiniz?#

Otelin dışarıdan aldığı hizmetlerde karşınıza çıkar ve yanıt, o hizmete ilişkin güncel tebliğe bağlıdır; tedarikçinin sektörüne ya da geçen yılki dosyada ne yazdığına değil.

Sorunun en sık düştüğü alımlar, dış kaynaklı temizlik, güvenlik, yemek, çamaşır, bakım-onarım, taşıma ve acente komisyonlarıdır. Bunları adlandırmak, kapsamda olduklarını söylemek demek değildir; tam olarak kontrol etmeniz gereken nokta budur.

Kapsam ve kesirler, değiştirilen tebliğlerde yer alır. İki yıl önce doğru olan bir kesir bugün yanlış olabilir; kapsam dışındaki bir hizmet kapsama girmiş olabilir.

Bayatlamış bir kesrin olağan kaynakları öngörülebilir: muhasebe programının varsayılan ayarı, tedarikçinin yeniden kullandığı şablon fatura, bir çalışanın elektronik tablosu ve örnek alınmak üzere açılan geçen yılki onaylı fatura.

Kontrolü yıl sonu kapanışına değil, fatura onayına koyun. Muhasebeci onu kapanış dosyasında gördüğünde, ödeme çoktan yanlış biçimde yapılmış olur.

Tedarikçiden, uyguladığı kesri ve dayandığı referansı yazmasını isteyin. Kendi faturasının dayanağını adlandıramayan bir tedarikçi, ödemeden önce sorgulanacak tedarikçidir.

Hangi metnin kontrol edildiğine ve kimin kontrol ettiğine dair tarihli bir not tutun. Bir tedarikçi, bir denetçi ya da yeni bir finans müdürü bir kesrin neden uygulandığını sorduğunda, not tek satırda yanıt verir.

Dış kaynak sözleşmeleri, fatura yanlış muameleyle düzenlendiğinde maliyeti kimin üstleneceğini yazmalıdır. O hüküm, sonradan yaşanan tartışmada değil, sözleşmede yer almalıdır. Taşeron kararının kendisini düşünüyorsanız kat hizmetleri taşerona verilir mi? yazısına bakabilirsiniz.

Sonraki fatura onaylanmadan önce muhasebecinize ne sormalısınız?#

Altı soruyu bir kez sorun, yanıtları yazıya dökün; aylık tartışma, satın alma müdürünün finans birimini aramadan izleyebileceği bir prosedüre dönüşür.

Birincisi: bu hizmet güncel tebliğe göre kapsamda mı, bugün hangi kesir geçerli? Bunu tedarikçiye değil, hizmete göre sorun; çünkü bir tedarikçi, muamelesi farklı hizmetler teslim edebilir.

İkincisi: tevkif edilen tutar bizim kendi KDV hesabımızda nasıl işlenir ve bu ay nakit durumumuzu değiştirir mi? Yanıtı yazılı alın ki her ay aynı biçimde uygulansın.

Üçüncüsü: otelde tevkifatlı bir faturayı onaylamaya kim yetkilidir ve imzalamadan önce tam olarak neyi kontrol eder? Onaylayıcı, " o gün kim varsa" değil, adı konmuş bir rol olmalıdır.

Dördüncüsü: bir tedarikçinin yanlış kesir uyguladığını düşündüğümüzde kim onunla görüşür ve düzeltilmiş fatura nasıl görünmelidir? Bu süreci ilk anlaşmazlıktan önce belirleyin.

Beşincisi: fatura döviz cinsindense hangi kuru, hangi tarihte kullanıyoruz? Tek yanıtı olan, yinelenen bir sorudur; önceden sabitlenmelidir.

Altıncısı: kontrol ettiğimiz metne dair ne tür bir kayıt tutuyoruz ve ne kadar süreyle? Not yazması ucuz, sonradan yeniden oluşturması pahalıdır.

Bir sınırla kapatın: bu yazı mekanizmayı anlatır, sizin durumunuzu değil. Tarihler, yaptırımlar ve otelin kendi vakası bir mali müşavir veya hukuk danışmanıyla doğrulanmalıdır.

Şimdi ne yapmalı#

Bir sonraki temizlik, güvenlik veya yemek faturası onaylanmadan önce Gelir İdaresi Başkanlığı'nın güncel metnini çekin, notun üstüne tarihi ve adınızı yazın ve muhasebecinin altı soruya verdiği yanıtları yazılı olarak alın. Mekanizmanın kendisi basittir: KDV'nin iki ödeyici arasında, aritmetiği faturada görünür biçimde bölünmesi. Yanlış giden neredeyse her şey, kimsenin dayanağını kontrol etmediği bayat bir kesirdir.