Yapay zekâ ile Excel: otel raporlarında formül, pivot tablo ve sonuç kontrolü

Yapay zekâ ile Excel çalışmak, bir yapay zekâ sohbet aracından ya da elektronik tablo yazılımının içindeki yapay zekâ özelliklerinden formül yazmasını, pivot tablo kurgusunu önermesini ya da bir çıktıyı açıklamasını istemektir. Araç yapı ve ifade konusunda iyidir. Verinizi göremez; bu yüzden sonucun doğru olup olmadığına üç kontrol karar verir.

Sabah toplantısı segment bazında ADR istiyor. Gelir yöneticisi gün sonu (night audit) çıktısını, her satırı bir rezervasyon olacak biçimde, elektronik tabloda açık tutuyor; formül ise kimsenin güvenmediği bir sayı üretiyor. Bir yapay zekâ aracı o formülü saniyeler içinde yazar. Asıl soru, araca ne söyleyeceğiniz ve sonucu nasıl kontrol edeceğinizdir. Bu yazı ikisini de ele alıyor: otel çıktılarını misafir verisi yapıştırmadan nasıl tanımlayacağınızı, yapay zekânın hangi işleri iyi yaptığını ve bir sayının genel müdüre ulaşmadan önce hangi kontrollerden geçeceğini.

Yapay zekâ bir otel Excel raporunda gerçekten ne yapabilir?#

Formül yazar, pivot kurgusu önerir, hata iletilerini açıklar ve düz bir anlatımdan grafik tanımı çıkarır. Dosyanızı, siz yapıştırmadıkça görmez; sonucun makul olup olmadığını da söyleyemez.

Yapay zekânın elektronik tabloyla buluştuğu iki yer var. İlki, elektronik tablo yazılımının kendi içindeki yapay zekâ özellikleri; bunlar açık dosyayı okuyabilir. İkincisi, ayrı bir yapay zekâ sohbet aracı; yalnızca yapıştırdığınız ya da anlattığınız kadarını görür. Otellerde yaygın olan ikinci durum, veri sorusunu da beraberinde getiren durum.

Bazı işler iyi yürür: anlatılan bir düzeni formüle çevirmek, bir hata iletisinin ne demek olduğunu açıklamak, belirli bir soru için pivot kurgusu önermek, bir sütunu temizleme adımlarını yazmak, bir karşılaştırma için grafik türü önermek. Bazıları yürümez: gerçek sayıları görmeyi gerektirenler, örnek olarak "bu ADR makul görünüyor mu" sorusu. Otelin kendi tanımlarına bağlı olanlar. Sütun anlamlarının belirsiz olduğu her durum.

Mekanizma basit. Araç metin üretir; formül de belirli bir dilbilgisi olan metindir, bu yüzden üretebilir. Doğru sayı ise doğru girdi verisini ve doğru tanımı gerektirir; ikisi de sizin işiniz. Aracı yazmayı kolaylaştırmak için kullanın, düşünmeyi ortadan kaldırmak için değil. Formül ucuz kısmıdır; sayının ne anlama geleceğine karar vermek asıl iştir.

Aracın yanıtını taslak olarak tutun. Tek bir hücreye yapıştırın, neye başvurduğuna bakın, ancak o zaman sütuna kopyalayın. Bir satır kayan göreli başvuru ilk hücrede görünmez, toplamda bariz olur.

Yapay zekânın yardımcı olduğu ve olmadığı yerler#

Aynı yöntem bu araçlara yazdığınız her metne uygulanır; tekrarlanabilir prompt yöntemi bunu örnekleriyle ayrıntılı anlatıyor.

Otel çıktıları ne içerir ve ölçek formülü neden belirler?#

Her çıktının bir ölçeği vardır: tek bir satırın temsil ettiği şey. Ölçek, hangi formüllerin geçerli olduğunu belirler. Yanlış otel sayılarının çoğu, dosyanın ölçeğinden farklı bir ölçek varsayan formülden çıkar.

Gün sonu ya da günlük gelir raporu her iş gününe bir satır düşer ve zaten toplanmıştır. Eğilimler için iyidir; segment detayı veremez, çünkü detay çıktı alınmadan önce toplamda kaybolmuştur. Rezervasyon çıktısı her rezervasyona bir satır düşer: varış, ayrılış, gece sayısı, fiyat, segment ve acente ile birlikte. Oda geceleri, gece sayısının oda sayısıyla çarpımı olarak hesaplanmalıdır; satır saymak rezervasyon sayısını sayar, oda gecesini değil.

Otelde konaklayan misafir ya da oda gecesi çıktısı her oda için her geceye bir satır düşer. Burada satır saymak doğrudan oda gecesi verir; aynı formülün bir dosyada doğru, diğerinde yanlış olmasının nedeni budur. Acente ekstresi her rezervasyona bir satır düşer, doğrulama numarasıyla eşleşir, yanında bazen acentenin kendi referansı bulunur. Bu bir gelir raporu değil, karşılaştırılacak bir listedir.

Bir şey istemeden önce yaygın kusurlara bakın: metin olarak saklanan tarihler, birleştirilmiş başlık hücreleri, verinin içinde duran bir toplam satırı, acente adlarındaki sondaki boşluklar ve başında kesme işaretiyle metin olarak saklanan sayılar. Her biri formülü sessizce bozar.

İsteği yazmadan önce ölçeği yüksek sesle söyleyin. Tek bir satırın ne olduğunu söyleyemiyorsanız araç da bilemez ve sessizce tahmin eder.

Misafir verisi yapıştırmadan formül nasıl istenir?#

Sütunları başlık ve türleriyle tanımlayın, ölçeği belirtin, kuralı sözlerle ve beklediğiniz sonucu verin; gerçek satırlar yerine uydurma satırlar kullanın. Araç, verinin biçimini ister, içindeki insanları değil.

Dört bölümlü isteğin dört bölümü var. Düzen: A'dan H'ye sütunlar, başlıkları ve her birinin hangi türü tuttuğuyla. Ölçek: her satır bir rezervasyon. Sözle kural: oda geliri bölü satılan oda; yalnızca durumu çıkış yapılmış ya da otelde olan satırlar sayılacak. Ve uydurduğunuz iki satırlık bir örnekte beklenen sonuç.

Adları yer tutucularla değiştirin. Misafir adı kişisel veridir ve formülün ona hiç ihtiyacı yoktur; "Misafir" başlığı yeterli. Asla misafir adı, kimlik ya da pasaport numarası, kart numarası ya da kart referansı, iletişim bilgileri ya da misafirin imzaladığı bir belgeden alınan herhangi bir şey yapıştırmayın. KVKK (kişisel verilerin korunması kanunu) kapsamında bunlar kişisel veridir ve herkese açık bir araç bunlar için uygun bir yer değildir.

Önce toplayın. Soru aylık toplamlardan yanıtlanabiliyorsa isteği toplamlarla sorun; on iki satırlık bir tablo, dört bin rezervasyonluk bir tablodan çok daha az risk taşır. Başlık adları hücre adreslerinden daha önemlidir: çıktınızda bir sütunda "Oda Geliri", diğerinde "Room Revenue" yazıyorsa, istemeden önce başlıkları düzeltin, yoksa araç yanlış sütunu seçer.

Son olarak, personelin yapay zekâ araçlarıyla ne paylaşabileceğine dair otelin kendi kuralına uyun. Otelde yapay zekâ kullanım politikası ayrı bir yazının konusu; böylesi bir kural yoksa, onu yazmak ilk iş olmalı, son iş değil.

Dört bölümlü istek#

Örnek çalışmalar: segmente göre ADR, geçen haftaya göre pickup, acente ekstresi eşleştirme#

Oteldeki elektronik tablo işinin çoğunu üç görev kapsar: segment başına bir oran, iki anlık görüntü arasındaki karşılaştırma ve iki listenin eşleştirilmesi. Her birinin farklı bir hata biçimi var.

Segmente göre ADR için her satırı bir rezervasyon olan, segment, oda geliri ve oda gecesi içeren bir çıktı gerekir. ADR oda geliri bölü satılan oda olduğundan, istekte hangi sütunun gelir, hangisinin oda sayısı olduğu söylenmelidir. Kontrol: tüm segmentlerin oda geliri toplamı bölü satılan oda toplamı, genel ADR'ye eşit olmalıdır ve segment ADR'lerinin ortalamasına eşit olmayacaktır. İsteği yazarken yanınızda ADR, doluluk oranı ve RevPAR formülleri bulunsun.

Pickup, ileri bir tarih için bugünkü eldeki rezervasyonları, bir hafta önceki aynı ileri tarihe göre karşılaştırır. İki çıktı gerekir ve her biri alındığı tarihle kaydedilmiş olmalıdır. Araç karşılaştırma formülünü yazabilir; geçen haftanın dosyasını yeniden kuramaz, bu yüzden eski anlık görüntünün isteğinizden önce var olması gerekir. İki anlık görüntü de aynı rapordan, aynı filtrelerle alınmış olmalıdır. Farklı bir segment filtresiyle alınmış anlık görüntü, aslında bir filtre değişikliği olan bir pickup gösterir. Sayılar doğru olduktan sonra pickup raporunun gün gün okunması yorumu açıklar.

Acente ekstresi eşleştirmesi, iki listeyi doğrulama numarası üzerinden birleştirir. Hata biçimleri: metinle sayının karşılaşması, baştaki sıfırların düşmesi, sondaki boşluklar ve bir rezervasyonun iki kez göründüğü yinelenen anahtarlar. Boş döndüren bir formül yerine "bulunamadı" yazısını açıkça işaretleyen bir formül isteyin; çünkü boşluk sorunu gizler. Kontrol: eşleşen satır sayısı artı eşleşmeyen satır sayısı, ekstredeki satır sayısına eşit olmalıdır. Sayılar tutmuyorsa yanlış olan ekstre değil, birleştirmedir.

Üçünde de formülü önce tek bir hücrede isteyin, örnekte sınayın, ancak o zaman aşağı doğru doldurun.

Yapay zekâ pivot tabloyu ve grafiği kurabilir mi, neyi kontrol etmelisiniz?#

Yerleşimi ve adımları önerebilir; risk tıklamada değil, alan yerleşiminde ve toplama biçimindedir. Bir pivot tablo, hiçbir anlamı olmayan bir sayıyı seve seve hesaplar.

Satırları, sütunları, değerleri ve filtreleri açıkça belirtin. "Segmente göre" bir tanım değildir; hangi alan satırlara, hangisi sütunlara gidecek, hangisi toplanacak ve hangisi raporu filtreleyecek, söyleyin. Toplam, sayma ve ortalama farklı soruları yanıtlar. Oda geceleri bir gece sütununun toplamıdır; rezervasyon sayısı satır sayısıdır; ADR ise iki toplamın oranıdır. Fiyat sütununun ortalamasını değil, oranı isteyin.

Toplam, sayma ya da ortalama#

Kaynak verideki boş satırlar ve verinin içindeki toplam satırı, sayıları şişirir ve genel toplamı ikiye katlar. Pivotu kurmadan önce aralığı temizleyin, veriyi değiştirdikten sonra yenileyin. Kaynak aralığın her satırı kapsadığını kontrol edin: dört bin satırlık bir çıktının ilk bin satırı üzerine kurulu pivot, makul görünen yanlış bir yanıttır.

Grafiklerde çizgi zaman serisine, sütun kategoriler arası karşılaştırmaya uyar; pasta grafiği ise birkaç dilimden fazlası için hiçbir şeye uymaz. Eksenlerde birimi yazın; birimsiz grafik dekorasyondur.

Pivot kurmak yerine kendi otel verinize günlük dille soru sormayı tercih ediyorsanız, o ayrı bir yetenek ve yapay zekâ ile otel raporlama yazısında ele alınıyor.

Genel müdüre gitmeden önceki üç kontrol nedir?#

Yanıtı bilinen küçük bir örnekte sınayın, tek bir satırı elle yeniden hesaplayın ve bir toplamı PMS raporuna bağlayın. Her kontrol farklı bir hata sınıfını yakalar ve üçü birlikte dakikalar sürer.

Örnek sınama. On satır seçin, beklenen sonucu kendiniz hesaplayın, karşılaştırın. On satır; yanlış sütunu, bir satır kayan aralığı ya da eklemek istediğiniz satırları dışarıda bırakan bir filtreyi yakalamaya yeter.

Tek satır elle. Tek bir rezervasyon alın, oda gelirini ve gece sayısını hesap makinesiyle ayrı ayrı yeniden hesaplayın ve formülün o satır için ürettiği değerlerle karşılaştırın. Bu, toplamda birbirini götürdüğü için toplamda varlığını sürdüren hataları yakalar.

Toplam bağlama. Elektronik tablodaki toplamı, aynı tarih aralığı için PMS raporundaki aynı değerle karşılaştırın. Fark varsa, gerekçelendirmeden önce nedenini bulun: iptal ve gelmeyen (no-show) satırlar, para birimi, bakımda olan odalar ya da gece yarısını aşan iş günü.

Paydayı kontrol edin. Doluluk oranı satılabilir oda sayısını kullanır ve bakımda olan odalar bu sayıyı değiştirir. Doğru pay üzerinde yanlış paydayla bölünen, yine yanlış bir doluluk oranıdır. Tarih sınırlarını da kontrol edin: varış tarihine göre filtrelenmiş bir çıktı, konaklama tarihine göre filtrelenmiş çıktıyla aynı değildir ve fark, konaklamaların ay sonunu aştığı aylarda ortaya çıkar.

Kontrolü yazılı hale getirin: dosya adı, tarih aralığı, kontrol eden kişi ve toplam neydi. Gelecek ay biri sayının neden değiştiğini soracaktır; not, yanıttır.

Yinelenen bir elektronik tablo ne zaman sistemde bir rapora dönüşmeli?#

Aynı çıktı her hafta yeniden kurulup yeniden kontrol ediliyorsa, rapor veriyi tutan sistem tarafından, sabit bir tanımla, bir kez üretilmelidir.

Sinyalleri görmek kolay. Dosya adında tarihle kaydediliyor. Birinin kişisel kopyası var ve başkaları onu istiyor. Kontrol etme, okumadan uzun sürüyor. Aynı soru için iki kişi farklı sayı üretiyor. Bunlardan herhangi biri, elektronik tablonun altyapıya dönüştüğünü gösterir.

Sistemdeki hazır rapor tanımı sabitler. ADR her ay aynı şeyi demektir, kimse formülü yeniden yazmaz ve yeni başlayan kişi, ayrılan kişiyle aynı sayıyı alır. Elektronik tabloyu iyi olduğu işte tutun: tek seferlik sorular, iki kaynak arasındaki karşılaştırmalar ve henüz verilmemiş bir kararın arkasındaki çalışma dosyası.

Dürüst ödünleşme şudur: sistemdeki rapor, birinin öngördüğü soruları yanıtlar; elektronik tablo ise öngörmediğinizi. Çoğu otelin ikisine de ihtiyacı vardır ve hata, birinci tür için elektronik tabloyu kullanmaktır. Çıktı kalacaksa, formülleri kilitli tek bir şablon ve üstte kısa bir değişiklik günlüğü tutun ki sıradaki kişi neyin ne zaman değiştiğini görebilsin. Sabit tanımlı, hazır raporlamanın nasıl göründüğü için otel işletim sistemi ve hazır raporlarına bakabilirsiniz.

Şimdi ne yapmalı#

Bu hafta yeniden kurduğunuz bir raporu alın; ölçeğini ve tanımını tek cümleyle yazın ve üç kontrolü bir kez, gerekirse kâğıt üzerinde uygulayın. Cümle ve kontroller tutuyorsa elektronik tablonuz iyidir ve elinizde artık bir şablon var. Aynı kurma işi geri gelmeye devam ediyorsa, o cümle sistemin üretmesi gereken raporun tanımıdır ve elektronik tablo yeniden bir çalışma dosyasına döner.