Faturasız alımda hangi belge: gider pusulası, müstahsil makbuzu ve serbest meslek makbuzu

Gider pusulası, otelin fatura düzenlemeyen bir satıcıdan mal veya hizmet alması hâlinde otelin kendisinin düzenlediği belgedir. Müstahsil makbuzu, gerçek usulde vergiye tabi olmayan çiftçilerden yapılan alımlarda yine alıcı tarafından düzenlenir. Serbest meslek makbuzunu ise serbest meslek erbabı kendi düzenler. Üçü de Vergi Usul Kanunu'nun 234. ile 236. maddeleri arasındaki hükümlerden gelir.

Yumurtalar sabah altıda gelir, üretici nakit ister ve fatura hiçbir zaman gelmeyecektir. Alım gerçektir, maliyet gerçektir ve otel yine de bu işlemin arkasına bir belge koymak zorundadır. Bu yazının sonunda her alımın üç belgeden hangisini gerektirdiğini, belgeyi kimin düzenlediğini, üzerinde neler bulunması gerektiğini ve yedi günlük sürenin nasıl işlediğini bilecek, satın alma ofsiniz aylar sonra değil, teslimat kapısında harekete geçebileceksiniz.

Faturasız alım neden yine de belge gerektirir?#

Çünkü hiçbir belgenin desteklemediği bir maliyet, otelin savunamayacağı bir maliyettir. Belge, arka kapıda yapılan nakit ödemeyi kayıtlı bir gider hâline getiren şeydir.

Vergi Usul Kanunu (bir işletmenin hangi belgeleri düzenlemek ve saklamak zorunda olduğunu belirleyen yasa) işi ikiye böler: bazen belgeyi satıcı düzenler, bazen alıcı. Günlük durumları üç madde kapsar: gider pusulası için 234. madde, müstahsil makbuzu için 235. madde, serbest meslek makbuzu için 236. madde.

Belge satıcının vergi durumunu izler, tutarı değil. Örneğin bir şirketten yapılan küçük bir alım fatura gerektirir; bir üreticiden yapılan daha büyük bir alım, otelin kendisinin yazacağı bir belge gerektirebilir. Üçünün hiçbiri KDV belgesi değildir; ne alındığını, kimden ve kaç liraya alındığını kayda geçirirler, KDV'nin nasıl ele alınacağı ayrı bir sorudur.

Risk satıcıda değil, oteldedir. Belgesiz kalan bir alım defterde desteksiz durur ve satın alma ofsi bunu genellikle aylar sonra, satıcı çoktan gidince fark eder. Satın alma ofsi için işleyebilir bir kural şudur: belge yoksa ödeme serbest bırakılmaz; istisna, belgeyi yazmak zorunda olan tarafın otel kendisi olduğu hâllerdir.

Gider pusulası: otel bu belgeyi ne zaman kendisi düzenler?#

Vergi Usul Kanunu'nun saydığı belgeleri, örneğin faturayı veya serbest meslek makbuzunu, düzenlemek zorunda olmayan birinden mal veya hizmet aldığında. Otel pusulayı düzenler ve satıcıya imzalatır (234. madde).

Yasa kimin düzenleyeceğini sayar: tacir, basit usulde vergilendirilen mükellef, defter tutan serbest meslek erbabı veya defter tutan çiftçi. Bir otel alımı için bu, otel şirketi anlamına gelir. Satıcının imzası belgeyi işler kılan şeydir: otelin yazdığı ama kimsenin imzalamadığı bir pusula pek bir şey kanıtlamaz.

Süre, malın teslimi veya hizmetin yapılmasından itibaren yedi gündür. Bu süreden sonra yazılan pusula hiç düzenlenmemiş sayılır; bu yüzden belge üzerindeki tarih, belgenin kendisi kadar önemlidir. Pusula maliyeti ve satıcıyı kayda geçirir; bu alımda KDV'nin nasıl ele alınacağı mali müşaviriniz için ayrı bir sorudur.

Otelde bu belgeyi düzenlemeye yetkili birinin bulunması gerekir. Şirket adına kimin imza atabileceği, kendi belge izi olan ayrı bir konudur.

Müstahsil makbuzu: satıcı çiftçi olduğunda ne değişir?#

Belgeyi alıcı yazar. Otel, gerçek usulde vergiye tabi olmayan bir çiftçiye mal bedelini öderken iki nüsha müstahsil makbuzu düzenler, imzaladığı nüshayı çiftçiye verir ve çiftçiye imzalattığı diğer nüshayı alır (235. madde).

Gerçek usul, çiftçinin basitleştirilmiş bir düzen yerine gerçek defterler ve gerçek gelir üzerinden vergilendirilmesi demektir. Gerçek usulde vergiye tabi olan çiftçi bu yolun dışındadır ve olağan fatura usulü geçerlidir. Alıcı tarafın tacir, basit usulde vergilendirilen mükellef veya defter tutan çiftçi olması gerekir; mutfağı için alım yapan bir otel şirketi burada alıcıdır.

Otelde kalan nüsha fatura yerine geçer. Bu, onu alımın maliyet belgesi yapar, bir belgeye iliştirilen not değil. Örneğin iki köye ötedeki bir üretici mutfağın kapısına yumurta, domates ve birkaç sandık biber getirir ve ödemesini nakit alır. Otel makbuzu yazar, üretici imzalar ve depo kaydıyla makbuzun miktar ve fiyat bakımından uyuşması gerekir. Aynı mantık otelle doğrudan çalışan her çiftçi için geçerlidir, yalnızca sebze meyve için değil: ölçüt satıcının nasıl vergilendirildiğidir, sandığın içindeki şey değil.

Serbest meslek makbuzu: bu belgeyi kim düzenler?#

Serbest meslek erbabı, mesleki faaliyetlerine ilişkin her tahsilat için iki nüsha düzenler. Bir nüsha otele verilir ve otel bu makbuzu istemek ve almak zorundadır (236. madde).

Satıcı, serbest meslek faaliyeti sayılan bir meslekte kendi hesabına çalışan kişidir. Örneğin sezonun otel fotoğraflarını çeken fotoğrafçı, çocuk kulübünü yürüten animatör veya bir projede danışmanlık veren uzman. Her tahsilat için ayrı makbuz, aylık özet değil: makbuz ödemeyi izler, peşinat ve bakiye iki ayrı tahsilattır.

Otelin yükümlülüğü edilgen değil etkindir. Yasa müşterinin makbuzu istemek ve almak zorunda olduğunu söyler; ödeyip umut etmek yetmez. Nüshasını hiç almayan bir otelin dosyaya koyacağı bir şey yoktur.

Serbest meslek erbabı makbuzun sonra geleceğini söylerse, ödemeyi belge bekliyor olarak kaydedin ve takip edin. Nüsha dosyaya girmediği sürece dosya eksiktir. Alınan hizmet KDV tevkifatına tabi bir hizmetse, bu, makbuzdan ayrı bir hesaplamadır ve otelin aldığı hizmetlerde KDV tevkifatı başlıklı yazıda ele alınır; makbuz bunu kendisi çözmez.

Hangi satıcıya hangi belge?#

Belgeyi satıcının vergi durumuna ve belge düzenleme zorunluluğunun olup olmadığına göre eşleştirin. Aşağıdaki tablo örnek niteliğindedir, kendi tedarikçilerinizin sınıflandırması değildir.

Tabloyu önce satıcı tarafından okuyun: bu kişi fatura veya serbest meslek makbuzu düzenlemek zorunda mı, değil mi? Sonra belgeyi kimin yazacağını sorun. Üç durumdan ikisinde yazan taraf oteldir; satın alma ofsi bu yüzden satıcının hareket etmesini bekleyemez.

Dördüncü satır ilk üçü kadar önemlidir: şirket veya tacir fatura düzenler ve otelin yazdığı bir pusula onun yerine geçmez. Bir satıcı satırlar arası geçebilir: defter tutmaya başlayıp gerçek usule geçen bir üretici, müstahsil makbuzu yolundan çıkar. Tabloyu belgelerin dosyalandığı yere değil, teslim almanın yapıldığı yere asın; çünkü belge teslimat anında yazılmak zorundadır.

En sık yapılan karışıklıklar neler?#

En pahalısı, her küçük satıcıyı gider pusulası durumu saymaktır; oysa satıcı, kendi makbuzunu düzenlemek zorunda olan bir serbest meslek erbabı veya fatura düzenmek zorunda olan bir şirket olabilir.

Şirketten yapılan alıma gider pusulası yazmak ilk karışıklıktır: şirket faturayı düzenlemek zorundadır ve pusula onun yerine geçmez. İkincisi, gerçek usulde vergiye tabi olan bir çiftçiye müstahsil makbuzu düzenlemektir; orada olağan fatura usulü geçerlidir.

Pusulayı geç yazmak başlı başına bir hatadır. Yedi gün sonra düzenlenen pusula hiç düzenlenmemiş sayılır; doğru belgenin yanlış tarihi de sorundur. Pusulayı KDV belgesi saymak veya fatura gibi KDV göstermesini beklemek dördüncüsüdür.

Listeyi iki madde kapatır. İmzalı tek nüshanın elden çıkmasına izin vermek: müstahsil makbuzunda ve serbest meslek makbuzunda otel sonuçta imzalı bir nüsha elinde tutmak zorundadır. Ve satıcının halledeceğini varsaymak: gider pusulasında ve müstahsil makbuzunda yazan taraf oteldir, başka kimse gelmeyecek.

Satın alma dosyasında ne olmalı ve mali müşavire ne sormalı?#

Her alım için bir dosya: doğru belge, mal kabul kaydı, ödeme kanıtı ve belgenin zamanında geldiğini gösteren bir tarih.

Otelin belgeyi yazdığı durumlarda, geçerli olan belgenin imzalı nüshası ödeme serbest bırakılmadan dosyada olmalıdır. Depodan gelen mal kabul kaydı önemlidir, çünkü belge üzerindeki miktar ve fiyat fiilen gelenle uyuşmak zorundadır; bu adım siparişten depoya otelde satın alma ve mal kabul prosedüründe ele alınır. Belgeyle eşleştirilen ödeme kanıtı, kasadan çıkan nakitle dosyadaki belgenin aynı hikâyeyi anlatmasını sağlar.

Maliyetin nasıl kaydedileceği ve hangi hesaba gireceği, alım alım değil, mali müşavirle bir kez kararlaştırılmalıdır; defter tarafı misafir hesabından yevmiye kaydına otel muhasebesi yazısında işlenmiştir.

Mali müşavirinize sormaya değer sorular: düzenli tedarikçilerimizden hangileri belge düzenlemek zorunda değil; pusulalarımız nasıl numaralanıyor ve saklanıyor; maliyet ve olası KDV nasıl ele alınıyor; belgesi olmayan geçmiş alımlar için ne yapılmalı. Belirli bir satıcının hangi kategoriye düştüğünü ve belgesiz kalmış bir geçmiş alımın nasıl düzeltileceğini mali müşavirinizle teyit edin.

Şimdi ne yapmalı#

Bu hafta, faturasız ödediğiniz on tedarikçiyi listeleyin, her birinin yanına belgeyi kimin üretmesi gerektiğini yazın ve listeyi mali müşavirinize götürün. Üç belge tek bir kuralın varyasyonu değildir: her biri farklı bir yazıcı adlandırır ve üçünden ikisinde yazıcı otelin kendisidir.