Otel muhasebesi nasıl tutulur? Misafir hesabından yevmiye kaydına

Türkiye'de otel muhasebesi geliri konaklanan gece başına kaydeder, para geldikçe değil: misafir hesabı gün sonunda kapanır, ödenmeyen bakiyeler şehir hesabına (city ledger) geçer, devlet adına tahsil edilen vergiler gelirden ayrı tutulur ve ay, bilanço esasına göre defter tutanları bağlayan tekdüzen hesap planıyla kapanır.

Otelin banka hesabını yeni açan bir muhasebeci, misafir varışından üç ay önce alınmış büyük bir kapora, yurt dışındaki bir acenteden gelmiş bir komisyon faturası ve otelin hiç elde etmediği bir vergiyi içeren bir misafir hesabı bulur. Bunların hiçbiri gelir değildir. Bu yazının sonunda bir otel faturasının yevmiye kaydına nasıl dönüştüğünü, hangi kalemlerin gelir hangilerinin yalnızca geçiş kaydı olduğunu, kapora ve acente bakiyelerinin nerede durduğunu ve ay sonunda dışarıdaki muhasebeciye neyin verildiğini bileceksiniz. Kısacası, otel muhasebesi nasıl tutulur sorusunun yanıtını adım adım göreceksiniz.

Bir otelin defteri bir dükkânın defterinden nasıl farklıdır?#

Otel saklanamayan bir gece satar, konaklamanın öncesinde ve sonrasında para tahsil eder ve her faturanın bir kısmını devlet için tutar; dükkân bir ürünü bir kez satar ve bir kez ödenir.

Bu gece satılmayan oda gelecek hafta satılamaz; bu yüzden gelir, tahsil edilen ödemeye göre değil, konaklanan geceye göre sayılır. Para üç farklı anda gelir: varıştan önce kapora, çıkışta ödeme ve haftalar sonra bir şirket ya da seyahat acentesinden ödenen fatura. Misafir hesabının bir bölümü de otelin parası değildir: KDV ve konaklama vergisi tahsil edilip aktarılır.

Tek bir hesap, oda, kahvaltı, minibar ve spa gibi farklı hesaplarda izlenmesi ve farklı maliyetler taşıması gereken birkaç gelir kalemini barındırabilir. Komisyonlar çoğu zaman misafir ayrıldıktan sonra, yabancı para cinsinden, yurt dışındaki bir acenteden faturalanır. Günün gelir rakamını banka hesap özeti değil, günlük kapanış üretir ve sonraki her rapor onun üzerine kurulur.

Bir otel faturası yevmiye kaydına nasıl dönüşür?#

Üç adımda: harcama misafirin hesabına işlenir, gün sonu günü kapatır ve hesapların dengeye ulaştığını kanıtlar, günün toplamları muhasebe defterine geçer.

İşleme (posting), her harcamanın ve her ödemenin tarih, satış noktası ve gelir koduyla misafir hesabına yazılmasıdır; böylece hesap satır satır yeniden kurulabilir. Harcamalar yönlendirilebilir (routing): oda ve kahvaltı bir hesaba, minibar başka bir hesaba yazılır; departman raporlamasını mümkün kılan da budur. Ön büro terimleri size yeni geliyorsa, ön büro terimleri rehberi folyo, posting ve routing kavramlarını ayrıntıyla anlatır.

Gün sonu (night audit) iş gününü kapatır: gelir departmanlara göre toplanır ve ödemelerle aktarımlar sayıldığında misafir hesapları toplamının sıfıra inmesi gerekir. Çıkışta ödenmeyen bakiye odadan çıkar ve şehir hesabında adı yazılı bir borçluya dönüşür; asla çıkışı yapılmış bir odanın üzerinde bırakılmaz. Muhasebeci günün toplamlarını kaydeder, tek tek hesapları değil; hesaplar bu toplamların arkasında belge olarak kalır. Gün sonunda sistemler arası aktarımda neyin taşındığını merak ediyorsanız otel programından muhasebe programına aktarım yazısı bu sınırı anlatır.

Düzeltme, orijinal satır iptal edilip yenisi yazılarak yapılır; asla silinerek değil. Böylece iz, yıllar sonra yapılacak bir incelemede de ayakta kalır.

AI Otel'in otel işletim sisteminde de aynı kural çekirdeğe işlenmiştir ve geliştirilmiştir: mali kayıtlar asla silinmez, düzeltmeler iptal ve ters kayıtla yapılır, gün sonu iş gününü kapatır.

Hangi kalemler gelir, hangileri defterden yalnızca geçer?#

Gelir, otelin sunduğu bir hizmet karşılığında kazandığı tutardır; vergiler ve başkası için tahsil edilen tutarlar defterden geçer ve asla gelir olmaz.

Oda geliri, yiyecek içecek geliri ve diğer faaliyet bölümleri ayrı tutulur; çünkü her birinin kendi maliyet tabanı ve kendi marjı vardır. KDV ve konaklama vergisi misafir hesabında görünür ama tahakkuk ettikleri andan itibaren borçtur. Paket fiyatı, belgelenmiş bir esasa göre bölümlerine ayrılmalı ve her ay aynı esas kullanılmalıdır; yoksa otelde hiçbir şey değişmeden marjlar oynar.

Servis bedeli ve bahşişin kendi kuralı vardır: gelir mi borç mu olduğu dağıtım biçimine bağlıdır ve bunu her otel için muhasebeci kararlaştırır. Komisyonlar maliyet olarak ya da gelirden düşülerek gösterilebilir; ama seçim tutarlı ve açıklanmış olmalıdır, çünkü sahibin okuduğu her oranı değiştirir.

Departman bazlı raporlamanın uluslararası referansı USALI'dır: HFTP'nin (Hospitality Financial and Technology Professionals) yayımladığı ve AHLA'nın konaklama sektöründe mali ve operasyonel raporlamanın dünya çapındaki yetkin standardı olarak tanımladığı tekdüzen hesap sistemi. 12. gözden geçirilmiş baskının duyurusu (AHLA, 11 Temmuz 2024) (yeni sekmede açılır), uygulamaya geçiş tarihini 1 Ocak 2026 olarak verir ve her şey dahil otellerin gelir gider raporlamasına ayrılmış bir bölüm ekler. Bu bir yönetim raporlama standardıdır, Türkiye'de vergi kuralı değildir.

Bu kalemlerin arkasındaki hesaplar için otel muhasebesi hesap planı sözlüğü bir otelin en çok kullandığı hesapları listeler.

Kapora, acente bakiyeleri ve şirket hesapları nerede tutulur?#

Şehir hesabında: parayı odaya değil, adı yazılı borçluya göre izleyen kayıtlarda.

Varıştan önce alınan kapora, konaklama gerçekleşene kadar borçtur; misafir konakladıkça gece gece gelire dönüşür. Çıkışta ödenmeyen bakiye odadan ayrılır ve borçlu olan şirket, acente ya da kişi adına şehir hesabına kaydedilir. Seyahat acentesi rezervasyonları çoğunlukla sözleşmeli fiyatla bir voucher olarak gelir; voucher ile yayımlanmış fiyat arasındaki fark zarar değil, iskontodur.

Şehir hesabının her ay bir yaşlandırma listesi ve her gecikmiş bakiyenin adı yazılı bir sorumlusu olmalıdır; yoksa eski bakiyeler sessizce şüpheli alacağa dönüşür. No-show ve iptal ücretleri sözleşmeye ve vergisel işleme bağlıdır; nasıl kaydedileceğini muhasebeci doğrular, genel bir kural varsayılmaz. Ay sonunda şehir hesabı muhasebe defteriyle mutabakata bağlanır; bir fark, içine sindirilecek bir yuvarlama değil, açıklanması gereken bir bulgudur.

Otel hangi vergileri devlet için tahsil eder ve tutar?#

KDV ve konaklama vergisi misafir hesabında tahakkuk eder ve devlet için tutulur; tahakkuk ettikleri andan itibaren otelin borcudur, geliri değildir.

Türkiye'de her konaklama; ödeme, mali belge (fatura ya da e-belge), misafir kimlik bildirimi (KBS) ve kişisel veri (KVKK) adımlarını içerir. e-faturalar lisanslı bir entegratör aracılığıyla düzenlenir ve gönderilmeden önce bir kişi belgeyi gözden geçirir; bu gözden geçirme bir engel değil, iyi uygulamadır. Konaklama vergisinin kendi matrahı ve misafir hesabında kendi satırı vardır; oran ve istisnalar mevzuattan gelir ve muhasebeci bunları her olaya uygular. Konaklama vergisinin neye işlendiğini konaklama vergisi rehberi ayrıntısıyla anlatır.

Bir ayda tahsil edilen vergi, vergi idaresinin belirlediği takvimde beyan edilir ve ödenir; geç ödemenin kendi maliyeti vardır. Otelin kendi maliyetleri, personel gideri, yemek maliyeti, elektrik, su ve enerji giderleri, komisyonlar ve bakım, kendi hesaplarında izlenir ve asla bir gelir satırından netleştirilmez. Oranlar, süreler ve yaptırımlar değişir; geçen yılın şablonuna güvenmek yerine güncel durumu bir mali müşavir ya da hukuk danışmanıyla doğrulayın.

Komisyonlar, yabancı faturalar ve kur nasıl işlenir?#

Ayrı bir belge zinciri olarak: komisyon faturası, arkasındaki sözleşme, kullanılan kur ve ödeme birlikte saklanır; böylece kayıt yıllar sonra yeniden kurulabilir.

Yurt dışındaki bir acente komisyonunu genellikle kendi para cinsinden faturalar; otel sözleşmeyi, faturayı ve ödeme dekontunu tek bir dosyada tutar. Yabancı para cinsinden bir faturada hangi kurun uygulanacağı vergisel bir sorudur; ayrıntılı kural muhasebeciyle doğrulanmalıdır. Yurt dışına ödemeler kendi stopaj ve bildirim yükümlülüklerini taşıyabilir; kararı muhasebeci verir, otel kararı destekleyen evrakı saklar.

Banka masrafları ve kur farkları kendi satırlarıdır; asla gelir düzeltmesi değildir, yoksa gelir rakamı anlamını yitirir. Her komisyonun aritmetiği saklanmalıdır: brüt fiyat, komisyon yüzdesi ve otelin fiilen aldığı net. Otel günlük merkez bankası kurlarını kullanıyorsa, kaynağı ve tarihi çalışma kâğıdına yazın ki kur savunulabilsin.

Ay sonunda ne olur, kim kime neyi verir?#

Otel kendi gününü ve ayını kapatır; dışarıdaki muhasebeci kapanmış bu ayı yasal defterlere, beyannamelere ve mali tablolara dönüştürür.

Rolleri ayırın: ön büro harcamaları işler, gün sonu günü kapatır, bir gelir kontrolcüsü günün toplamlarını denetler, otelin muhasebecisi bunları hesaplara bağlar ve dışarıdaki muhasebeci beyan eder. Devir paketini önceden kararlaştırın: günlük gelir raporları, şehir hesabı yaşlandırması, banka hesap özetleri, alış faturaları, bordro, vergi hesaplamaları ve düzeltme listesi.

Hesaplara bağlama, tekdüzen hesap planını izler. Plan, Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği (Sıra No: 1) ekinde (yeni sekmede açılır) yer alır (Resmî Gazete, 26 Aralık 1992, 21447 mükerrer) ve bilanço esasına göre defter tutan gerçek ve tüzel kişileri bağlar. İşletme hesabı esasına göre defter tutanlar ise yalnızca muhasebenin temel kavramlarına uymakla yükümlüdür.

Otelin hangi defterleri tutacağı, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 172 ila 182. maddelerindeki (yeni sekmede açılır) tüccar sınıflarına bağlıdır: birinci sınıf tüccar yevmiye defteri, defterikebir ve envanter defteri tutar; ikinci sınıf tüccar işletme hesabı defteri tutar. Birinci sınıfı belirleyen hadler, 30 Aralık 2025 tarihli ve 33124 (5. mükerrer) sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan 588 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile 1 Ocak 2026'dan itibaren uygulanır: örneğin mal alım satımı yapanlar yıllık alımları 2.500.000 TL'yi ya da satışları 3.500.000 TL'yi, diğer işlerle uğraşanlar yıllık gayrisafi iş hasılatı 1.200.000 TL'yi aşınca birinci sınıfa girer. Kendi durumunuzu bir mali müşavirle doğrulayın.

Ayı her ay aynı sırayla kapatın ve bu sırayı yazılı hale getirin; böylece yeni bir muhasebeci sormadan tekrarlayabilir.

Son satır için, küçük otel ve pansiyon için aylık gelir gider şablonu sahiplerin elinde tuttuğu bir örnek verir.

Şimdi ne yapmalı#

Bu yazıdaki gün sonu kontrol listesini ve devir paketini alın, muhasebecinizle oturun ve ikisini bir sonraki ay başlamadan önce yazılı olarak kararlaştırın. Böylece misafir hesabı, şehir hesabı, vergi satırları ve yasal defterler tek bir sıraya dizilir ve sonradan gelen her sorunun arkasında bir belge durur. Aynı kuralların yazılımda nasıl taşındığını görmek isterseniz, AI Otel'in otel işletim sistemi geliştirildi: mali kayıtlar asla silinmez, düzeltmeler iptal ve ters kayıtla yapılır, gün sonu iş gününü kapatır; görüşme talep edebilirsiniz.