Otel muhasebesi hesap planı: otelde en çok kullanılan hesaplar sözlüğü

Otel muhasebesi hesap planı, otelin kayıt yapabileceği numaralı hesapların listesidir. Türkiye'de bu plan, Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği (Sıra No: 1) ekindeki Tek Düzen Hesap Planı'na dayanır (Resmî Gazete 26.12.1992, sayı 21447 mükerrer; 1 Ocak 1994'ten itibaren uygulanır). Oteller standart hesapları kullanır; departmanlar, acenteler ve vergiler için kendi alt hesaplarını açar.

Bir muhasebeci otele girer, hesap planını ister ve eline oda ile yiyecek içecek başlıklarının tepede, hiçbir yerde hesap numarası olmayan bir dosya geçer. Resmî plan böyle çalışmaz ve bu iki anlayış arasındaki boşluk, ay sonunun nerede şaşacağını belirler. Bu yazı, otelin gerçekten kullandığı hesapları, her birinin ne işe yaradığını ve bunları otel programınızdaki gelir kodlarına nasıl bağlayacağınızı anlatır.

Otel muhasebesi hesap planı nedir ve nasıl numaralanır?#

Numaralandırılmış hesapların listesidir ve genel niteliktedir, otele özgü değildir: aynı plan bir fabrikaya da bir tesise de hizmet eder. Plan, Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği (Sıra No: 1) ekindeki "B- Hesap Planı"dır; 26.12.1992 tarihli ve 21447 mükerrer sayılı Resmî Gazete'de yayımlanmış, 1 Ocak 1994'ten itibaren uygulanır (Resmî Gazete arşivi (yeni sekmede açılır)).

İlk basamak sınıfı, ikinci basamak grubu gösterir: 100 Kasa 1. sınıfın 10. grubundadır, 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar 3. sınıfın 36. grubundadır. 1'den 5'e kadar sınıflar bilanço, 6. sınıf gelir tablosu, 7. sınıf ise yalnızca 7/A ya da 7/B seçeneğini işleten işletmenin kullandığı maliyet hesaplarıdır.

Yayımlanan plan, otelin ihtiyaç duyduğu ayrıntının oldukça üzerinde durur. O çizginin altındaki her şey, yani alt hesaplar, otelin kendi tasarımıdır ve yazılı bir hesap planına ait olmalıdır. İki otel de 120 Alıcılar'a kayıt yapabilir ve altta bambaşka şeyler kastedebilir; bu yüzden önemli belge üç haneli numara değil, alt hesap listesidir.

Bir alt hesap bir kez var oldu mu, anlamı dönemler boyunca sabit kalmalıdır. Amacını sessizce değiştiren bir alt hesap, otelin yapmak istediği her karşılaştırmayı bozar.

Otel her gün hangi hesaplara dokunur?#

Dördüne: nakit için 100 Kasa, banka ve kart tahsilatları için 102 Bankalar, çekler için 101 Alınan Çekler, şirket ve acentelerin borcu için 120 Alıcılar.

100 Kasa'yı her kasa noktası için ayrı bir alt hesap olarak açın, örneğin resepsiyon ve restoran için; böylece kasa sayımı tek satırla karşılaştırılabilir. 102 Bankalar, her banka hesabı için bir alt hesap alır. Kart tahsilatları buraya ulaşır ve birçok otel, banka ekstresinin tek geçişte mutabık kalması için her sanal pos için bir mutabakat alt hesabı ve komisyon için ayrı bir satır ekler.

101 Alınan Çekler, acente veya kurumsal müşterilerden alınan çekleri tahsil edilene kadar tutar; çek biçiminde bir alacaktır, nakit değil. 120 Alıcılar ise şehir defteridir (city ledger): misafir ayrıldıktan sonra bir şirkete, seyahat acentesine ya da kurumsal hesaba faturalanan bakiyeler. Otelde kalan misafirin açık hesabı, henüz alacak değildir. Çıkış anında, bakiye şirket ya da acente hesabına aktarıldığında alacak olur; bu yolculuğun tamamını misafir hesabından yevmiye kaydına anlatan yazı ayrıca okumaya değer.

Alt hesapları muhatap ve para birimiyle adlandırın, örneğin acente kodu artı para birimi; böylece yaşlandırma raporu bir çeviri tablosu olmadan okunur. Ay sonu kontrolü: 120 alt hesaplarının toplamı, şehir defteri yaşlandırma raporuna eşit olmalıdır. Eşit değilse, bir aktarma yanlış muhataba kaydedilmiştir.

Rezervasyon depozitoları ve avanslar nerede durur?#

Pasif tarafta, yani yabancı kaynaklarda, otelin bir konaklamaya karşı borçlu olduğu para olarak: rezervasyon karşılığı avanslar için 340 Alınan Sipariş Avansları, tutulan depozito ve teminatlar için 326 Alınan Depozito ve Teminatlar.

Test basittir: hizmet teslim edildi mi? Edilmediyse para bir borçtur ve hesap 326 ya da 340'dır, asla bir gelir hesabı değil. Planın, otelin ödediği paralar için ayna hesapları da vardır: bir sipariş karşılığı avans verirken 159 Verilen Sipariş Avansları, teminat yatırırken 126 Verilen Depozito ve Teminatlar. 380 Gelecek Aylara Ait Gelirler, henüz kazanilmamış bir döneme ilişkin alınan tutarları taşır, örneğin birden fazla aya yayılan ön ödemeli bir anlaşma.

Konaklama gerçekleştiğinde avans, hizmeti veren departmanın gelir hesabıyla kapatılır; böylece defter hem parayı hem hizmeti gösterir. Açık avansları varış tarihine göre listeli tutun. Varış tarihi geçmiş ama duran bir avans, ya kaydedilmemiş bir konaklamadır ya da iade bekleyen bir paradır.

İptalden sonra tutulan depozito ise zor vakadır. Konaklamada iptal bedelleri ya da elde tutulan depozitolara ilişkin kamuya açık bir düzenleme bulunamadı; bu yüzden alışkanlıkla gelire yazmayın, mali müşavirinizden yazılı bir muamele görüşü alın.

Otel hangi vergi hesaplarını kullanır?#

Alışlarda 191 İndirilecek KDV, satışlarda 391 Hesaplanan KDV, ödenecek vergi ve fonlar için 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar, bordro kesintileri için 361 Ödenecek Sosyal Güvenlik Kesintileri.

191 ve 391 karşıt taraflarda birikir ve KDV beyannamesiyle mahsup edilir; hesaplar hareketi kaydeder, ödemeyi beyanname belirler. 360 bir kap gibidir: otelin beyan ettiği her vergi ve fon kendi alt hesabını alır, böylece bakiye tek bir rakam olarak değil, vergi vergi okunabilir. 361, bordrodan kesilen sosyal güvenlik kesintilerini taşır ve vergiden ayrı tutulur; böylece bir bordro kontrolü vergi kontrolünü bozmaz.

Plan grubu adlandırır, muameleyi değil. İhtilaflı bir kalem hangi alt hesaba ait olacak, o kalemin gerçeklerine ilişkin bir karardır ve plan bunu çözmez. Oranları ya da süreleri hesap planına gömmeyin; oranlar değişir, hesap numaraları değişmez. Bu grupların arkasında ne olduğunu otelin vergi ve payları sözlüğünde ayrıca ele aldık.

Kontrol: 360 alt hesaplarının listesi, otelin fiilen beyan ettiği vergi ve fonların listesiyle bire bir örtüşmeli. Ardında beyanname olmayan bir alt hesap genellikle yanlış bir kaydın işaretidir.

Gelir hesapları otel departmanlarına nasıl bağlanır?#

Alt hesaplarla. Plan 600 Yurtiçi Satışlar, 601 Yurtdışı Satışlar ve 602 Diğer Gelirler'i sunar; hiçbir yerinde oda, restoran ya da spa yazmaz.

600 ve 601 satışları yurt içi ve yurt dışı olarak ayırır, departmana göre değil. Yurt dışında yerleşik bir misafire yapılan satışın nasıl sınıflanacağı, plandan okunacak bir kural değil, mali müşavirinize sorulacak bir sorudur. 602 Diğer Gelirler, ana satış çizgilerinin dışındaki gelirleri alır, örneğin bir hizmet bedeli ya da otelin kazandığı bir komisyon. 610 Satıştan İadeler, 611 Satış İskontoları ve 612 Diğer İndirimler karşı hesaplardır: geliri azaltırlar ve sessizce 600 içine netleştirilmek yerine ayrıca gösterilmelidir.

Pratik hamle, otel programının gelir kodlarıyla alt hesapları bire bir eşlemektir; böylece gün sonu raporu ile defter aynı satış için aynı kelimeleri kullanır. Gün sonunda otelden muhasebeye ne aktarılır sorusunun yanıtı tam olarak bu listedir ve iki tarafın uyuşmasını sağlayan şey eşlemedir. Eşlemeyi tek sayfada yazın: sistemdeki gelir kodu, defterdeki alt hesap, yönetim raporu satırı. Sürümlendirin ve tarihleyin. Yeni bir satış noktası açıldığında eşleme sayfası ilk satış kaydedilmeden değişmelidir, ilk ay kapandıktan sonra değil.

Yukarıdaki alt hesap numaraları örnektir; numaralandırmayı otel kendi tasarlar.

Maliyet ve gider hesapları neye benzer?#

Satılanın doğrudan maliyeti için 622 Satılan Hizmet Maliyeti, satış ve dağıtım için 631 Pazarlama, Satış ve Dağıtım Giderleri, yönetim için 632 Genel Yönetim Giderleri.

622, satışla birlikte hareket eden maliyeti taşır, örneğin bir restoran satışının ardındaki yemek maliyeti ya da bir oda gecesinin ardındaki çamaşırhane. 631, işi kazanmanın ve elde tutmanın maliyetini taşır, örneğin acente komisyonu ve pazarlama harcaması; belirli bir kalemin sınıflamasını mali müşavirinizle netleştirin. 632 yönetimi taşır: yönetici maaşları, muhasebe, sigorta; tek bir satışla artmayan maliyetler. Gelir tablosunun altında plan ayrıca 642 Faiz Gelirleri ve 660 Kısa Vadeli Borçlanma Giderleri'ni (-) taşır; finansman burada görünür.

7/A seçeneği maliyeti işleve göre kaydeder, 74 Hizmet Üretim Maliyeti, 76 Pazarlama Satış ve Dağıtım Giderleri ve 77 Genel Yönetim Giderleri gibi gruplarda, sonra 622, 631 ve 632'ye dağıtır. 7/B seçeneği maliyeti niteliğe göre kaydeder, 79 Gider Çeşitleri grubunda (790-799 hesapları), ve dağıtım yapmaz. Seçim, tutarlı biçimde uygulanan bir muhasebe politikasıdır, otele özgü bir kural değil.

USALI görünümü resmî planın yanına nasıl oturur?#

Eşlemeyle kurulan ikinci bir katman olarak, ikinci bir defter olarak değil. Yasal kayıtlar resmî planda kalır; yönetim görünümü ondan üretilir.

USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry) bir yönetim raporlama standardıdır: departman bazında gelir ve giderler, sonra dağıtılmamış işletme giderleri, sonra bir otelcinin karşılaştırabileceği bir dizi oran. Yasal bir plan değildir ve bir planın yerine geçmez; beyan edilen hiçbir şeyi değiştirmez.

Yapılacak iş, defter alt hesabından USALI satırına tek bir eşleme tablosudur; tek bir doğruluk kaynağı olsun diye gelir eşlemesiyle birlikte tutulur. Elle tutulan iki ayrı defter zamanla birbirinden uzaklaşır. Aylık kontrol, oranlar okunmadan önce yönetim toplamının yasal toplama mutabık kalmasıdır. Okurun kazandığı şey karşılaştırılabilmedir: aylar arasında, satış noktaları arasında ve tesisler arasında; resmî plan bunu tek başına vermez. Sahibinin gerçekten okuyacağı basit bir aylık tablo, kapsamlı bir yönetim paketinden önce makul bir ilk adımdır.

Şimdi ne yapmalı#

Bir sonraki dönem kapanmadan önce tek sayfalık eşlemeyi yazın: sistem gelir kodu, defter alt hesabı, yönetim satırı ve sayfada, değişikliği onaylayacak kişinin adı. Plan size grupları verir; genel bir planı otelin kendi hesap planına dönüştüren şey eşlemedir ve defteri, gün sonu raporunu ve yönetim görünümünü aynı hikâyeyi anlatır tutan belge de odur.