Pansiyon hangi defteri tutar? Şahıs işletmesi, limited şirket ve fatura düzeni

Pansiyon hangi defteri tutar sorusunun yanıtı, tesisin büyüklüğünden önce hukuki biçimine ve sınıfına bağlıdır. Her türlü ticaret şirketi birinci sınıf tüccardır; yevmiye defteri, defterikebir ve envanter defteri tutar. Konaklama gibi alım satım dışı bir işle uğraşan şahıs işletmesi ise yıllık gayrisafi iş hasılatı 1.200.000 TL'yi aşana kadar ikinci sınıf tüccar olarak işletme hesabı esasına göre defter tutar. Kendi durumunuzu mutlaka bir mali müşavirle teyit edin.

Bir aile, altı odalı bir evi pansiyona çeviriyor. Belgeli tesis başvurusundan, web sitesinden ve ilk rezervasyondan önce mali müşavirin sorduğu soru şudur: şahıs işletmesi mi, şirket mi? Bu yanıt, tesisin hangi defterleri tutacağını, her misafirin elinde hangi belgeyle ayrılacağını ve her ay işletme sahibinin omzuna ne kadar iş yükleneceğini belirler. Bu yazı zinciri baştan sona anlatıyor: hukuki biçim, defter sınıfı, belgeler, günlük müşteri listesi, basit usul ve elektronik fatura. Yazının sonunda mali müşavir toplantısına doğru sorularla girebilirsiniz.

Şahıs işletmesi mi şirket mi: pansiyon için gerçekte ne değişir?#

Hukuki biçim önce defter sınıfını, sonra diğer her şeyi belirler. Şirket daima birinci sınıf tüccardır; şahıs işletmesi ise genellikle ikinci sınıf tüccar olarak başlar.

Şahıs işletmesinin ayrı bir hukuki kişiliği yoktur. İşletme, kişinin kendisidir; kazanç sahibinin ticari kazancıdır ve borçlardan sahibi kişisel malvarlığıyla sorumludur. Buna karşılık limited veya anonim şirket ayrı bir tüzel kişidir ve bir ticaret şirketidir; Vergi Usul Kanunu'nun 177. maddesi (yeni sekmede açılır) her türlü ticaret şirketini birinci sınıfa koyar.

Günlük işte değişen şeyler şunlardır: tutulan defterler, dönem sonu işlemleri, sahibin işletmeden para çekme biçimi (şahıs işletmesinde sermaye çekimi, şirkette maaş veya kâr dağıtımı) ve imzaların sahibi. Biçimle değişmeyenler de en az bunlar kadar önemlidir: turizm işletme belgesi, kimlik bildirimi, kişisel veri yükümlülükleri, günlük müşteri listesi, fatura ödevi ve konaklama vergisi faaliyeti izler; hukuki biçimi değil.

Mali müşavire götürülecek karar dört parçalıdır: beklenen yıllık gelirin 1.200.000 TL çizgisine göre konumu, binanın mülkiyeti ya da kira bedeli, işletmeyi kaç kişinin sahipleneceği ve ileride dışarıdan yatırımcı girme ihtimali. Bu yazı bir öneride bulunmaz. Biçimi sorumluluk, finansman, aile yapısı ve çıkış planı belirler; bunlar bir mali müşavir ve bir avukatla yapılacak görüşmelerin konusudur, bir blog yazısının değil.

Pansiyon hangi defteri tutar?#

Sınıfa bağlıdır. Birinci sınıf tüccarlar yevmiye defteri, defterikebir ve envanter defteri tutar; ikinci sınıf tüccarlar tek bir işletme hesabı defterinde gelir ve gider kaydeder.

Vergi Usul Kanunu'nun 176. maddesi iki sınıfı belirler; 182. madde bilanço esasındaki defterleri sayar: yevmiye defteri, defterikebir ve envanter defteri. 177. maddeye göre birinci sınıf tüccarlar şunlardır: satın aldıkları malları olduğu gibi veya işleyerek satanlardan yıllık alımları 2.500.000 TL'yi veya yıllık satışları 3.500.000 TL'yi aşanlar; alım satım dışı işlerle uğraşıp yıllık gayrisafi iş hasılatı 1.200.000 TL'yi aşanlar; iki işi birlikte yapanlardan iş hasılatının beş katı ile yıllık satış toplamı 2.500.000 TL'yi aşanlar; her türlü ticaret şirketi; işletme hesabı esasına izin verilmeyen diğer kurumlar vergisi mükellefleri; ve bilanço esasını kendi isteğiyle seçenler.

Bu tutarlar 1 Ocak 2026'dan itibaren geçerlidir. VUK Genel Tebliği (Sıra No: 588; Resmî Gazete, 31 Aralık 2025, sayı 33124, 5. mükerrer), 2025 tutarlarını %25,49 yeniden değerleme oranında artırarak bu rakamları belirlemiştir. İşe yeni başlayan, yıllık iş hacmine göre sınıflandırılıncaya kadar ikinci sınıf tüccar gibi hareket edebilir (178. madde); dolayısıyla ilk yılında bir pansiyon, şirket değilse genellikle ikinci sınıftır.

Sınıf değiştirmenin de kuralları vardır. Bir hesap döneminin iş hacmi sınırların %20'sinden fazla altında kalan veya arka arkaya üç dönem %20'ye kadar altında kalan birinci sınıf tüccar, izleyen dönemden itibaren ikinci sınıfa geçebilir. Bir dönemde sınırları %20'den fazla aşan veya arka arkaya iki dönem %20'ye kadar aşan ikinci sınıf tüccar ise birinci sınıfa geçer (179 ve 180. maddeler). İkinci sınıf tüccar dilerse bilanço esasını kendi isteğiyle seçebilir (181. madde); bazı işletme sahipleri büyüme veya banka kredisi beklentisiyle bunu yapar.

İşletme hesabı defteri, yıl içindeki gelir ve gideri kaydeder. Bu bir kasa defteri değildir ve misafir hesabının yerine de geçmez; misafir hesabı, her misafirin ne tükettiğine dair tesisin kendi kaydı olarak kalır. Hesabın defter kaydına nasıl aktarıldığını otel muhasebesi nasıl tutulur yazısında anlattık.

2026 tutarları tek bakışta#

Fatura, perakende satış fişi ya da yazar kasa: pansiyon hangi belgeyi düzenler?#

Vergi Usul Kanunu'nun 232. maddesi, ikinci sınıf tüccarlar dâhil, her tüccardan fatura vermesini ister; tüketiciye satışta fatura, 2026'da yalnızca bedel 12.000 TL'yi geçtiğinde veya misafir istediğinde zorunludur.

Dört grup fatura vermek zorundadır: birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenler ve defter tutmak zorunda olan çiftçiler. Bir pansiyon bu üç gruptan birine girer. Birinci ve ikinci sınıf tüccarlara, serbest meslek erbabına, basit usuldeki tüccarlara, defter tutmak zorunda çiftçilere ve vergiden muaf esnafa yapılan satışlarda fatura her zaman zorunludur; pansiyon bu alıcılardan fatura istemek ve almak zorundadır da.

Tüketiciye satışta ise fatura, bedel 12.000 TL'yi geçtiğinde (VUK Genel Tebliği, Sıra No: 588 ile belirlenen 2026 tutarı) ya da misafir daha düşük bedelde bile istediğinde düzenlenir. Sınırın altında ve istek yokken satış, perakende satış fişiyle veya satış noktasındaki yazar kasa (ÖKC) ile belgelenir. Tesisinizin hangi cihazı kullanmak zorunda olduğu, bu yazının kural koyabileceği bir soru değil; mali müşavirinize ve yerel vergi dairesine sorun.

Misafir hesabı ile fatura farklı şeylerdir: hesap, tesisin iç kaydıdır; fatura ise binadan çıkan mali belgedir. Belgeler sıra numarasıyla düzenlenir; bir hata, belgeyi iptal edip yenisini düzenleyerek düzeltilir, belgeyi defterden silmekle asla.

Günlük müşteri listesi küçük bir pansiyona da uygulanır mı?#

Evet. Vergi Usul Kanunu'nun 240. maddesi otel, motel ve pansiyonları sayar ve kazancı basit usulde tespit edilenleri açıkça kapsar.

Liste, tesisin oda, bölme ve yatak planına uygun olarak, müteselsil seri ve sıra numarasıyla her gün düzenlenir ve işletmede bulundurulur. Listede mükellefin adı, soyadı, varsa unvanı ve adresi; oda numarasıyla birlikte her misafirin adı, soyadı ve oda fiyatı; düzenleme tarihi yer alır.

Maddedeki ibarenin bilinmeye değer bir geçmişi var. 22 Temmuz 1998 tarihli ve 4369 sayılı Kanun, eski "götürü usulde vergiye tabi olanlar dahil" ibaresini "kazancı basit usulde tespit edilenler dahil" olarak değiştirdi; yani küçük tesisler hiçbir zaman bu ödevin dışında kalmadı. Müşteri listesi, kimlik bildirimi de değildir: liste belirli bir gece için odayı, misafiri ve fiyatı birbirine bağlayan tesisin kendi kaydıdır; kimlik bildirimi ise giriş akışının içinden gönderilen ayrı bir yükümlülüktür.

Listenin bilgisayarda tutulup tutulamayacağı, bu yazı için bulunabilen hiçbir metinle netleşmemiştir; kâğıt defteri bırakmadan önce mali müşavirinize ve vergi dairesine danışın. Hafta bitiminde rezervasyon ekranından doldurulan bir liste günlük liste değildir ve bir incelemede fark edilen ilk şey odur.

Bir pansiyon basit usulde vergilendirilebilir mi?#

Konaklama, Gelir Vergisi Kanunu'nun basit usulden yararlanamayacaklar listesinde değildir; ancak şartlar birlikte aranır ve yanıtı kira ile iş hacmi belirler.

Gelir Vergisi Kanunu'nun (193 sayılı Kanun) 46. maddesi, mükellefin kendi işinde bizzat çalışmasını, başka bir ticari, zirai veya mesleki faaliyet nedeniyle gerçek usulde vergilendirilmemesini, kira sınırını ve iş hacmi sınırını birlikte arar. 47. maddedeki kira şartı, büyükşehir belediye sınırları içinde 99.000 TL, diğer yerlerde 60.000 TL'dir; işyeri mükellefin kendisine aitse emsal kira bedeli esas alınır. Bunlar, Gelir Vergisi Genel Tebliği (Seri No: 332, Resmî Gazete, 31 Aralık 2025) ile belirlenen 2026 tutarlarıdır. Mal alım satımı dışındaki işlerde 48. maddedeki iş hacmi sınırı, yıllık gayrisafi iş hasılatının 600.000 TL'yi aşmamasıdır.

1. madde, yararlanamayacakları sayar: kollektif şirket ortakları, ikrazatçılar, sarraflar ve kuyumcular, sigorta prodüktörleri, gayrimenkul alım satımı yapanlar, aracılar ve benzerleri. Konaklama bu listede yoktur; ancak madde, Cumhurbaşkanına başka iş gruplarını, sektörleri ve yerleri gerçek usule çekebilme yetkisi verir.

Bu yetki kullanıldı da. 10380 sayılı Cumhurbaşkanı Kararı (yeni sekmede açılır) (Resmî Gazete, 9 Eylül 2025, sayı 33012), 10679 sayılı Kararla değiştirilerek (Resmî Gazete, 11 Aralık 2025, sayı 33104) 1 Ocak 2026'da yürürlüğe girdi. Buna göre büyükşehir belediyesi olan illerde mal imalatı, mal alım satımı, inşaat işleri, motorlu taşıt bakım ve onarımı, lokanta ve benzeri hizmet işletmeleri ile eğlence ve istirahat yerleri gibi faaliyetlerdeki mükellefler gerçek usulde vergilendirilir. Nüfusu 30.000'i geçmeyen ilçeler ile tüzel kişiliği kaldırılmış, nüfusu 2.000'i geçmeyen belde ve köyler istisnadır. Yemek servisi yapan veya kafe işleten bir pansiyon için bu nokta önemlidir: konaklamanın yanındaki faaliyet, mükellefi basit usulden çıkarabilir.

Vergi Usul Kanunu'nun 240. maddesinin kazancı basit usulde tespit edilen konaklama yerlerinden söz etmesi, bu usulün sektörde var olduğunu doğrular. Belirli bir tesisin şartları sağladığını doğrulamaz.

e-Arşiv ve e-Fatura: küçük bir pansiyon nerede duruyor?#

Elektronik fatura yükümlülükleri mükellefin kendi kapsamına ve cirosuna bağlıdır ve eşikler değişir; bir pansiyon, konumunu komşu otelden kopyalamak yerine mali müşaviriyle teyit etmelidir.

e-Fatura ve e-Arşiv, lisanslı bir entegratör aracılığıyla düzenlenen elektronik faturalardır; belge aynı mali belgedir, biçimi farklıdır. Kapsam mükellef bazında, faaliyete ve ciroya göre belirlenir ve rakamlar zamanla değişir. Bu yazı bilinçli olarak tarih ve eşik vermiyor; çünkü bunlar güncel resmî metinden, mali müşavirle birlikte okunmalıdır. e-Fatura'nın belge kuralı için oteller e-Fatura'ya geçmek zorunda mı yazısına bakabilirsiniz.

Kapsam ne olursa olsun, elektronik faturanın gönderilmeden önce bir kişi tarafından incelenmesi iyi bir uygulamadır: çıkmış bir fatura geri çekilemez, ancak düzeltme belgesiyle düzeltilir. Konaklama vergisi konaklama hizmetinden alınır ve belgede doğru gösterilmelidir; oran ve matrah güncel tebliğden gelir, rakip otelin faturasından değil. Verginin nasıl hesaplandığını konaklama vergisi rehberinde anlattık.

Netleştirilecek iki ayrı soru vardır: tesisinizin elektronik fatura vermek zorunda olup olmadığı ve kullandığı yazılımın faturaları bir inceleme adımıyla üretip üretemediği.

İlk mali müşavir görüşmesinde neyi netleştirmelisiniz?#

Beş sayı ve beş soru götürün; defter sınıfı, belge seti ve aylık rutin yazılı olarak çıkın.

Götürülecek sayılar: beklenen yıllık gelir; yıllık kira bedeli ya da kendinize ait bina için emsal kira; oda ve yatak sayısı; kurumsal ve bireysel misafirlerin beklenen dağılımı; yemek ya da alkol satılıp satılmayacağı. Sorulacaklar: hangi sınıf ve hangi defterler; her misafir tipinin hangi belgeyi alacağı; faturaları kimin düzenleyeceği ve elektronik olanları kimin inceleyeceği; günlük müşteri listesinin nasıl tutulup arşivleneceği; konaklama vergisinin belgelerde nasıl gösterileceği.

Her ödevin sorumlusunu sorun: işletme sahibi mi, resepsiyon mu, mali müşavir mi. Uyum kayıplarının çoğu bilgi eksikliğinden değil, devir teslim eksikliğinden doğar. Aylık kapanış paketini yazılı isteyin ki ilk ay, hangi belgelerin beklendiğine dair bir tartışmaya dönüşmesin; basit bir başlangıç noktası olarak otel gelir gider tablosu şablonunu kullanabilirsiniz. Sınıflandırma gözden geçirmesini her Ocak ayı takvime koyun; yeniden değerleme oranları o tarihte değişir ve sınırlar onlarla birlikte kayar.

Şimdi ne yapmalı#

Kira sözleşmesi imzalanmadan veya belge başvurusu yapılmadan önce mali müşavirinizle görüşme ayarlayın: beş sayıyı götürün, beş soruyu sorun ve defter sınıfı, belge seti ve aylık rutin yazılı olarak elinize geçsin. Zincir tek yönde işler: hukuki biçimden defter sınıfına, defter sınıfından her misafirin aldığı belgeye, oradan günlük müşteri listesine, elektronik fatura sorusuna ve belge üzerinde gösterilen vergilere. İlk halkayı doğru kurmak gerisini rutin hâle getirir.