Gün sonu (night audit) raporları: mizan, yönetici özeti ve istisna listeleri

Gün sonu (night audit) raporları, otelin iş gününü kapatırken ürettiği belgelerdir: birbiriyle uzlaşması gereken denge raporları, paranın nereden geldiğini açıklayan gelir ve ödeme raporları ve bir kişinin elle neyi değiştirdiğini adıyla gösteren istisna listeleri. Her rapor tek bir soruyu yanıtlar ve ertesi sabah tek bir adı yazılı okuyucusu vardır.

Sabah yedide paket masadadır: bir düzine sayfa, her birinde bir iş günü tarihi ve bir imza satırı. Çoğu gün toplamların ötesi okunmadan imzalanır; bu, dünün sorununu yakalayacak tek sayfaları kimsenin okumadığı anlamına gelir. Bu yazının sonunda hangi sayfanın hangi soruyu yanıtladığını, her birini kimin okumak zorunda olduğunu ve hangi sırayla okunacağını bileceksiniz.

Night audit raporları nedir?#

Bunlar iş gününün kapatılmasının çıktısıdır: günün parasal dengesini kanıtlayan ve sabaha istisnalarını devreden, sabit bir belge takımıdır. Kapatma işleminin yan ürünüdürler, üstüne eklenen ayrı bir iş değildir.

İş günü tarihi, otelin muhasebesini yaptığı gündür ve saat tarihi değildir. Yalnızca gün sonu işlemi kapatınca ilerler; bu yüzden paketteki her sayfada aynı iş günü tarihi bulunmalıdır. 23:58'de basılan bir sayfa ile 00:05'te basılan bir sayfa iki farklı iş gününe ait olabilir ve paket bunun hangisi olduğunda tutarlı olmak zorundadır.

Paket üç aileden oluşur. Denge raporları her şeyin uzlaşıp uzlaşmadığını sorar. Gelir ve ödeme raporları paranın ne olduğunu ve nasıl geldiğini sorar. İstisna raporları bir kişinin elle neyi değiştirdiğini sorar. Her raporun tek bir adı yazılı okuyucusu vardır: gece görevlisi imzalar, gelir kontrolörü denetler, ön büro müdürü operasyonel olanları okur, genel müdür tek bir sayfayı okur.

Biçim, uzunluktan daha önemlidir. Her gece aynı sıra, toplamlardan önce istisnalar, her sayfada iş günü tarihi ve sayfa numarası, imza yanında imzalanma saati. Kimsenin okumadığı bir rapor bir ay içinde kontrol edilmekten çıkar ve üzerindeki sayılar kimsenin farkına varmadan kayar.

Paketi üreten işin sırası ayrı bir konudur; otelde gün sonu (night audit) işlemleri: adım adım kontrol listesi yazısında ele alınır.

Gün kapatılmadan önce hangi denge raporları uzlaşmalı?#

Mizan, misafir defteri, cari defter ve depozito hesabı birbiriyle ve günün kayıtlarıyla uzlaşmalıdır. Uzlaşmıyorsa, üstlerinde basılan hiçbir şeye güvenilemez.

Mizan, her gelir ve ödeme hesabını borç ve alacaklarıyla listeler. Sıfıra inmelidir ve her gelir satırı, onu açıklayan departman raporuyla eşleşmelidir. Misafir defteri, otelde konaklayan misafirlerin açık folyolarının toplamıdır; bu toplam sistemin taşıdığı kontrol rakamına eşit olmalıdır. Açık kalan bir folyo, yarın hâlâ hareket edecek bir bakiyedir.

Cari defter, şirket ve seyahat acentelerine aktarılan harcamaları tutar. Bir aktarma eşleşen bir çift olmalıdır: misafir folyosundan çıkış ve alacağa giriş; asla tek taraftan silme. Ön ödemeler (avanslar), henüz gerçekleşmemiş konaklamalar için alınan paradır: bir yükümlülüktür, gelir değildir ve bugünün satışlarıyla mahsup edilmemelidir.

Yabancı para cinsinden folyolar, paketteki her raporda tutarlı biçimde kullanılan tek bir kur üzerinden çevrilmelidir; böylece aynı harcama iki farklı değerde görünmez. Tüm bunları işleyen alışkanlık, raporu hafızayla değil raporla karşılaştırmak ve gün kapanmadan her farkın karşısına bir ad yazmaktır. Alacak tarafının ayrıntısı için otelde acente ve şirket cari hesapları: city ledger nasıl yönetilir? yazısına bakın.

Gelir raporları, mizanın gösteremediği neyi gösterir?#

Mizan toplamları verir. Gelir raporları aynı toplamları departmana, pazara ve fiyata göre kırar; günün neden böyle göründüğünü orada görürsünüz.

Departmana göre gelir, odaları, yemeği, içeceği, spayı ve diğer gelirleri, her birini kendi hacminin yanında böler: satılan oda, kuver (servis edilen misafir sayısı), misafir. Hacmi olmayan bir toplam kontrol edilemez. Pazar segmentine göre gelir işin nereden geldiğini gösterir; sıçrayan ya da kaybolan bir segment satışın sorusudur, gece görevlisinin saat ikide çözebileceği bir şey değil.

Fiyat farkı raporu, rezervasyondaki fiyattan farklı bir fiyatla satılan odaları listeler: oda, rezervasyon fiyatı, tahsil edilen fiyat ve değiştiren kişi. Fiyat farkı, kararı hatadan ayıran rapordur. Resepsiyonda adı yazılı olarak verilen bir indirim karardır; adı olmadan verilen aynı indirim, sonradan bir hatadan ayırt edilemez.

İstatistik bloğu satılan oda, mevcut oda, doluluk oranı, ortalama fiyat ve mevcut oda başına geliri (RevPAR) taşır ve tanımları bir kez yazılı olmalıdır, çünkü oteller mevcut oda tanımında farklılık gösterir. Ücretsiz odalar ve iç kullanım ayrı sayılır ve ayrı raporlanır, asla satılan odalara katılmaz; aksi halde paketteki her ortalama fiyat sessizce yanlış olur.

Hangi ödeme raporları paranın gerçekten geldiğini kanıtlar?#

Ödeme raporları günün hasılatını türe ve para birimine göre sıralar, sonra resepsiyonun saydığıyla ve bankanın tahsil edeceğiyle karşılaştırır. Gelirden farklı bir soruyu yanıtlarlar: ne satıldığı değil, ne tahsil edildiği.

Türüne göre ödemeler nakit, kart, banka havalesi, acente voucheri ve cari hesabı ayırır, çünkü her türün kendi kanıtı ve kendi zamanlaması vardır. Para birimine göre ödemeler, kasa sayımlarını ve kart mutabakatlarını tahsil edilen para biriminde tutar; böylece kur farkları bir toplamın içinde kaybolmak yerine adı yazılı bir hesaba düşer.

Kart mutabakatı, terminal toplamı ile sistemin kart toplamını karşılaştırır. Bir fark ya gece yarısını aşan bir zamanlama meselesidir ya da eksik bir kayıt; ve ikisi bambaşka biçimlerde ele alınır. Nakit, sistemin nakit tahsilatlarıyla sayılır; fazlalık ya da eksiklik olduğu gibi fazlalık ya da eksiklik olarak kaydedilir. Başka bir satıra yazmak, her hafta sonu yinelenen bir örüntüyü gizler.

Acente voucheri bir ödeme değil, bir sözdür. Para gelene kadar cari defterde kalır ve ödeme raporu onu tahsil edilmiş değil, bekleyen olarak göstermelidir. Kart itirazları konaklamadan haftalar sonra gelir ve o iş gününün ödeme raporu, sizden istenecek delildir.

Hangi istisna raporları okunmadan imzalanmamalı?#

İstisna listeleri, bir kişinin elle değiştirdiği işlemleri adıyla gösterir ve pakette tek bir satırı okumanın bir kararı değiştirebileceği tek sayfalardır. Toplamlardan önce okunun, sonra değil.

İptal ve indirim farklı eylemlerdir: iptal kaydedilmiş bir harcamayı kaldırır, indirim onu azaltır. İkisi de bir gerekçe ve bir ad ister ve ikisi de denetim izi korunsun diye silme değil ters kayıt olarak kaydedilir. Fiyat değişiklikleri kimin, hangi fiyattan hangi fiyata, hangi saatte değiştirdiğini gösterir; bir vardiyada kümelenen değişiklikler bir denetim değil yönetim sorusudur. Mekanik için folyodaki hatalı kalem nasıl düzeltilir? İptal ve ters kayıt rehberi yazısına bakın.

Ücretsiz odalar ve iç kullanım gelir taşımaz; bu yüzden her birinin onaylayan bir adı ve bir gerekçe kodu olmalıdır, aksi halde liste her şeyin konduğu bir yere dönüşür. Ayrılıştan sonra kalan açık folyolar ve sıfır bakiyeli folyolar ya bir alacaktır ya da bir hata; ve rapor, misafire fatura kesilmeden önce hangisi olduğunu söylemelidir. Oda durum uyuşmazlığı, resepsiyonun dolu dediği ve kat hizmetlerinin boş dediği, ya da tersinin olduğu odadır: önce bir güvenlik ve faturalama sorusu, sonra bir kat hizmetleri sorusu.

Kaçan misafir ve dolu görünen ama aslında boş olan oda, uygulamada yaygın kullanılan terimlerdir. Sistemler bunları farklı adlandırır ve farklı ele alır; sizinkinin ne anlama geldiğini yazılı hale getirin. Her liste için bir inceleme eşiği belirleyin, örneğin belli bir tutarın üzerindeki her iptal ve her fiyat değişikliği; böylece yoğun bir gecede bütününü okumak mümkün kalır.

Yönetici özeti raporunda ne olmalı?#

Tek sayfa. Dünün satılan odası, doluluk oranı, ortalama fiyatı, ana departmanlara göre geliri ve o sabah karar gerektiren istisnalar. İkinci bir sayfa gerektiren hiçbir şey bu sayfada olmamalı.

Özet, mizan uzlaştuktan sonra hazırlanır, asla öncesinde; çünkü dengede olmayan bir günden üretilen özet, kendinden emin yanlış sayılarla dolu bir sayfadır. Her rakam bir karşılaştırma taşır: geçen haftanın aynı günü, bütçe ya da geçen yılın aynı tarihi; böylece okuyucu yalnız bir sayı değil, yönü görür. Kısa bir ileriye bakış içerir: bugünkü ve sonraki birkaç günün eldeki rezervasyonları; böylece sabah toplantısı gözden geçirmek yerine harekete geçebilir.

İstisna bloğu üç ile beş satırdır; her biri bir sorumlu ve gereken kararla, yeniden yazılmak yerine istisna listelerinden alınır. Neye yer vermemeli: misafir adları, departman ayrıntısı, okuyucunun öğleden önce harekete geçemeyeceği hiçbir şey. Ayrıntı pakette yaşar ve okunması gereken yer pakettir. Özet ile gece paketi farklı okuyucular için farklı belgelerdir; ikisini karıştırmak kimsenin bitiremediği bir sayfa üretir. Daha geniş sabah belgesi için otel günlük raporu: genel müdür her sabah hangi bilgileri görmeli? yazısına bakın.

Şimdi ne yapmalı#

Paketi soruların sorulduğu sırayla okuyun: önce istisnalar, çünkü bir kararı değiştirebilecek tek sayfalar onlar; sonra günün uzlaştığını kanıtlayan denge kontrolleri; sonra gelir ve ödeme ayrıntısı; ve en son genel müdürün gerçekten kullanacağı tek sayfa. Sırayı her gece aynı tutun, her rapora bir okuyucu adı verin; ve alttaki imza, savunabileceğiniz bir beyana dönüşsün.

AI Otel'in faturalama modülü aynı ilkeyle geliştirildi: mali kayıtlar asla silinmez, düzeltmeler iptal ve ters kayıtla yapılır ve gün sonu işlemi iş gününü kapatır. Nasıl kurulduğunu görmek isterseniz görüşme talep edin.