HACCP dosyası nasıl hazırlanır? Otel mutfağı için form listesi

HACCP dosyası, mutfağın izlediği yazılı prosedür ile bu prosedürün izlendiğini kanıtlayan kayıtlardan oluşur. Türkiye'de Gıda Hijyeni Yönetmeliği (Resmî Gazete 17.12.2011, sayı 28145), HACCP'ın yedi temel ilkesine dayanan prosedürler ve işletmenin yapısına uygun kayıtlar ister; ancak hiçbir form şablonu öngörmez.

Bir otel mutfağının gıda güvenliği dosyası, mutfağın işindeki her adıma bağlı bir kayıt kümesidir: ne kabul edildi, ne pişirildi, ne soğutuldu, ne temizlendi. Her kaydın bir sahibi, bir vardiyası ve bir saklama süresi vardır. Bu yazı, HACCP dosyası nasıl hazırlanır sorusunu bu üç eksende yanıtlıyor; yazının sonunda dosyanızdaki her formun neyi, kimin, ne zaman dolduracağını ve ne kadar saklanacağını belirleyebileceksiniz.

Otel mutfağının HACCP dosyasında neler bulunur?#

Üç parça: plan, ön koşul programları ve kayıtlar. Plan neyin yanlış gidebileceğini ve bunu nerede kontrol ettiğinizi söyler; ön koşullar temel hijyen koşullarını yerinde tutar; kayıtlar ikisinin de fiilen yapıldığını gösterir.

Plan#

Plan, her süreç adımı için tehlike analizidir: belirlediğiniz kritik kontrol noktaları, her birine koyduğunuz kritik limitler, bunları nasıl izlediğiniz, bir limit aşıldığında ne yaptığınız, bütün sistemin işlediğini nasıl doğruladığınız ve tuttuğunuz kayıtlar. Yönetmelik bunları HACCP'ın yedi temel ilkesi olarak sayar (madde 22); ilkeleri ayrıntılı olarak HACCP nedir? Otel mutfağında yedi ilke ve zorunluluk sorusu yazısında ele aldık. Plan tek bir mutfak için yazılır, oteller için genel olarak değil: aynı menüye sahip ama farklı ekipmana, teslimat düzenine ve kadroya sahip iki otelin kontrol noktaları farklıdır.

Ön koşullar#

Ön koşullar, planın üzerinde durduğu günlük hijyen koşullarıdır: temizlik, haşere kontrolü, kişisel hijyen, personel eğitimi, tedarikçi onayı ve soğuk zincir. Yönetmelik, HACCP prosedürlerinin iyi hijyen uygulamasının yerine değil, onunla birlikte uygulanmasını bekler. Dosya ayrıca tesisin Gıda İşletmelerinin Kayıt ve Onay İşlemlerine Dair Yönetmelik kapsamında kayıtlı veya onaylı olduğunu varsayar (madde 23); o belgeyi de aynı klasörde tutun.

Kayıtlar#

Kayıtlar, doldurulmuş formlar, kalibrasyon kontrolleri, eğitim belgeleri, ilaçlama firması raporları, tedarikçi evrakları ve düzeltici faaliyet kaydıdır. Sorumluluk önce işletmecidedir: yönetmeliğin genel ilkeleri, gıda güvenilirliğinden sorumluluğu kontrolündeki her aşamada işletmeciye yükler, planı yazan danışmana değil.

Otel mutfağında hangi formlar gerekir?#

Kontrol noktası başına bir form, fazlası değil. İşleyen bir otel mutfağına süreç adımlarına göre gruplanmış küçük bir form seti yeter; her biri planınızdaki bir satıra karşılık gelmeli. Bu formlar örnek olarak iyi bir uygulamadır, yasal belge değil: yönetmelik, işletmenin yapısına ve büyüklüğüne uygun kayıtlar ister, düzen öngörmez.

Kabul ve depolama#

Mal kabul formu tedarikçiyi, ürünü, araçta ölçülen teslimat sıcaklığını, ambalajın durumunu, kabul veya ret kararını ve teslim alanın imzasını içerir. Ret de bir kayıttır, üstelik değerli bir kayıttır. Depolama kaydında her soğutucu ve derin dondurucu için, vardiyada sabit bir saatte alınan sıcaklık okuması ve paraf bulunur. Yanına termometrelerin kalibrasyon kontrolü eklenmelidir; yoksa sayılar hiçbir şey kanıtlamaz. Mal kabulün siparişten depoya tüm akışı için otelde satın alma ve mal kabul prosedürü yazısına bakabilirsiniz.

Pişirme, bekletme ve soğutma#

Pişirme kaydı, planınızın adını verdiği noktada her partinin merkez sıcaklığını ve servis bekleyen yemekler için sıcak bekletme kontrolünü tutar. Soğutma kaydı, sonraki serviste kullanılacak pişmiş yiyecekler için soğutmanın başlangıç ve bitişini, okumayla birlikte sorumlu kişiyi kaydeder.

Servis, temizlik ve personel#

Büfe kaydı, her ürünün konma saatini, servis sırasındaki bekletme kontrolünü ve kaldırılma saatini tutar. Uzun bir her şey dahil servis, açılışta tek satırlık değil, servisin uzunluğuna göre kurulmuş bir form ister. Temizlik için alan ve gün bazında paraf içeren bir plan; haşereler için firmanın raporuyla birlikte kendi gözetim kaydınız; kusma, ishal veya iltihaplı yara bildiren bir gıda çalışanı için işe dönüş notu gerekir. Otelde ilaçlama sürecini ayrıca otel ilaçlama yazısında ele aldık.

Her formu kim, hangi vardiyada doldurur?#

Kontrolü yapan kişi, kontrol anında formu doldurur; adı belli bir bölüm şefi daha sonra doğrular. Formu asla vardiyayı kapatırken hafızadan dolduran kişi doldurmaz.

Teslimat kapısındaki kontroller#

Mal kabulü, teslimatın başında duran kişi tarafından imzalanır; genellikle depocu veya mutfağın teslim alacak personeli, siparişi veren şef değil. Aracı ve ambalajı gören tek kişi o kişidir.

Servis sırasındaki kontroller#

Soğutucu sıcaklıklarını, arıza hâlâ giderilebilirken, servis öncesinde, her vardiyanın başında bölüm şefi okur. Pişirme ve soğutma kayıtları, o parti hangisiyse onu bilen tek kişi olduğu için yemeği pişiren aşçıya aittir. Büfe kayıtları, servis boyunca fizik olarak hatta duran görevli büfe sorumlusuna aittir. Temizliği, o alanı temizleyen kişi parafler.

Kim ne zaman doğrular#

Doğrulama ayrı bir imza ve ayrı bir gündür: bölüm şefi haftayı, kalite yöneticisi ayı gözden geçirir. Aynı anda, aynı satıra atılan iki imza doğrulama değildir. Personel hastalığı, planınızda hangisini belirtmişse idari şefe veya insan kaynakları yetkilisine bildirilir.

Bir form ne kadar kısa olmalı?#

Kontrolü yapan kişinin, kontrolün yapıldığı yerden ayrılmadan bir dakikanın altında doldurabileceği kadar kısa. Daha uzun sürerse sonraya bırakılır; sonraya bırakılan form ise kanıt değildir.

Formu normal durum için tasarlayın: limit içindeki bir okuma için tek bir işaret, okumanın kendisi için yalnızca limit dışına çıkıldığında bir kutu. Sonradan okumak isteyeceğiniz şey istisnadır. Önceden imzalanabilecek bir alan bırakmayın; bir sayfa boyunca inen birbirinin aynı paraf kolonu, bir denetçinin ilk fark ettiği desendir. Formu ay için değil, vardiya için bastırın; aylık sayfa, aylık bir oturum davet eder.

Formu kontrolün yapıldığı yere koyun: teslimat kapısına, soğutucunun üzerine, büfe hattına. Ofisteki klasör bir arşivleme sistemidir, kontrol değildir. Limiti formun üzerine yazdırın ki kontrol eden kişi hatırlamak zorunda kalmasın; limit planınızdan, ekipmanın kullanma kılavuzundan veya kendi tehlike analizinizden gelir, yönetmelik sizin için sayı belirlemez. Termometrenin kimliğini veya kalibrasyon tarihini sayfaya kaydedin. Arkasında izlenebilir bir ölçüm aleti olmayan sıcaklık, bir görüşten ibarettir.

Bir kontrol yanlış çıktığında ne yazılır?#

Beş şey: ne buldunuz, yemeğe ne yaptınız, kim karar verdi, ne zaman ve sonrasında ne kontrol ettiniz. Yalnızca "izlendi" yazan bir düzeltici faaliyet, düzeltici faaliyet değildir.

Bulunan şey, okuma, ünite veya parti ve limitin ne kadar aşıldığıdır. Yemeğe yapılan şey niyeti değil sonucu adıyla yazmalıdır: kapıda reddedildi, daha soğuk bir üniteye taşındı, planınızdaki limite kadar yeniden ısıtıldı, doğrulama için bekletildi veya imha edildi. Karar veren, stok imha yetkisi olan adı yazılı bir kişidir; gece vardiyasında binada bu yetkiye sahip kimse yoksa planda bir boşluk var demektir. Zaman, bulgunun ve kararın saatidir; aradaki boşluk denetçinin okuduğu yerdir. Sonraki kontrol, tamir edilen üniteyi, yeniden kalibre edilen probu, uyarılan tedarikçiyi, büfe hattına kadar izlenip kaldırılan partiyi kapsar.

Tek olaydan çok örüntü önemlidir. Bir ayda üç özdeş sapma, limitin, ekipmanın veya formun yanlış olduğu anlamına gelir; gereken bir düzeltme satırı daha değil, planın gözden geçirilmesidir. Aşırı üretim, olmayı bekleyen bir düzeltici faaliyettir: uzun bir servis için bekletilen yemek arttıkça bekletme limiti o kadar sık aşılır. Büfe miktarlarını kişi sayısına göre planlamanın nedenlerinden biri budur; konuyu büfe miktarlarını kişi sayısına göre planlama yazısında işledik.

Kayıtlar ne kadar saklanır, denetçi önce neyi açar?#

Yönetmelik kayıtların "uygun bir süre" saklanmasını ister, sayı vermez; dolayısıyla saklama kuralınızı yazılı olarak siz koyun ve ona uyun. Bir denetçi veya tur operatörü denetçisi önce düzeltici faaliyet kaydını, sonra güncel sıcaklık kayıtlarını açar.

Saklama kuralını plana yazın: hangi kayıt, ne kadar süre, nerede saklanıyor, kim imha edebilir. Gösterebildiğiniz bir kural, savunamayacağınız bir sayıdan güçlüdür. Süreleri diğer yükümlülüklerinizle hizalayın; vergi, kişisel veri ve iş hukuku kuralları aynı evrakı daha uzun süre saklamanızı gerektirebilir. Muhasebeciniz ve hukuk danışmanınızla üç ayrı takvim yerine tek bir takvim üzerinde anlaşın. Prosedürü tanımlayan belgeleri güncel tutun; üründe, işleme yönteminde veya üretimin herhangi bir aşamasında değişiklik yaptığınızda prosedürü gözden geçirin (madde 22). Plandaki gözden geçirme tarihi başlı başına bir kayıttır.

HACCP prosedürünü uygulamakla sorumlu personel, ilkelerin uygulanması konusunda yeterli eğitimi almak zorundadır; gıda işinde çalışan personel ise işinin gerektirdiği hijyen konularında bilgilendirilir veya eğitilir (madde 21). Bu belgeleri dosyayla birlikte tutun; kimin hangi belgeye ihtiyaç duyduğunu hijyen belgesi yazısında ayrıntılandırdık. Sırayla açılan sayfalar şunlardır: düzeltici faaliyet kaydı, saklama kuralınızın kapsadığı sıcaklık kayıtları, eğitim belgeleri, ilaçlama raporları, sonra plan ve gözden geçirme tarihi. En son açılan ama en çok önem taşıyan soru şudur: formu imzalayan kişi o gün vardiyada mıydı? Vardiya çizelgesini de aynı süre için dosyada tutun.

Şimdi ne yapmalı#

Dosyanızdan, en çok vardiya sonunda hafızadan imzalanan formu alın ve tek bir servis boyunca onu kullanan kişinin yanında durun. Form, kontrolün yapıldığı yerde doldurulamıyorsa bu hafta o formu yeniden tasarlayın. Aynı sınamayı düzeltici faaliyet kaydıyla tekrarlayın; denetçinin ilk okuyacağı sayfa odur.